婚禮策劃公司服務(wù)流程管理手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范婚禮策劃服務(wù)的全流程，確保每一對(duì)新人都能享受到專業(yè)、貼心、高效的婚禮籌備體驗(yàn)。我們深信，一場(chǎng)成功的婚禮不僅是流程的完美執(zhí)行，更是情感的細(xì)膩表達(dá)與記憶的精心雕琢。全體團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)深刻理解并嚴(yán)格遵循本手冊(cè)所闡述的服務(wù)理念與操作規(guī)范，以專業(yè)素養(yǎng)與真誠(chéng)服務(wù)，為新人打造獨(dú)一無(wú)二的婚禮盛典。一、初步接洽與需求探索階段1.1客戶觸點(diǎn)與咨詢引導(dǎo)*多渠道響應(yīng)：確保對(duì)來(lái)自官網(wǎng)、社交媒體、線下活動(dòng)、口碑推薦等各渠道的客戶咨詢信息，在一個(gè)工作日內(nèi)給予專業(yè)、熱情的初步回應(yīng)。*首次溝通：通過(guò)電話、線上聊天工具或面對(duì)面（初步）進(jìn)行。核心目標(biāo)是了解新人的婚期意向、初步預(yù)算范圍、婚禮類型偏好（如中式、西式、戶外、主題等）以及他們對(duì)婚禮的初步設(shè)想。同時(shí)，簡(jiǎn)要介紹公司服務(wù)特色、過(guò)往成功案例風(fēng)格，并約定更深入的面談時(shí)間。*信息記錄：詳細(xì)記錄新人基本信息、聯(lián)系方式、初步需求及關(guān)注點(diǎn)，建立初步客戶檔案。1.2深度面談與需求挖掘*環(huán)境營(yíng)造：提供舒適、私密的咨詢環(huán)境，準(zhǔn)備好公司宣傳冊(cè)、案例集錦、不同風(fēng)格婚禮圖片/視頻資料。*需求訪談：策劃師需運(yùn)用專業(yè)的提問(wèn)技巧，引導(dǎo)新人分享他們的愛(ài)情故事、生活品味、興趣愛(ài)好、對(duì)婚禮的期待與顧慮。重點(diǎn)關(guān)注：*新人及雙方家庭的核心訴求與禁忌。*對(duì)婚禮氛圍的偏好（浪漫、溫馨、活潑、莊重、個(gè)性化等）。*對(duì)婚禮關(guān)鍵環(huán)節(jié)的設(shè)想（如儀式流程、特殊環(huán)節(jié)、音樂(lè)選擇等）。*預(yù)算的詳細(xì)構(gòu)成與優(yōu)先級(jí)。*重要賓客信息及特殊安排需求。*專業(yè)建議：基于新人的初步想法和預(yù)算范圍，結(jié)合行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，提供初步的可行性分析和方向性建議，幫助新人梳理思路，明確策劃方向。*服務(wù)介紹：清晰介紹公司不同服務(wù)套餐的內(nèi)容、包含與不含項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及增值服務(wù)，確保新人充分理解。1.3初步方案框架與合作意向確認(rèn)*意向客戶評(píng)估：根據(jù)面談情況，判斷雙方合作的契合度。對(duì)于明確意向的客戶，可提供初步的婚禮策劃框架思路（非完整方案）。*預(yù)算初步規(guī)劃：協(xié)助新人對(duì)婚禮各項(xiàng)主要開(kāi)支進(jìn)行初步的預(yù)算分配建議，使其對(duì)婚禮投入有更清晰的概念。*合作協(xié)議洽談：在新人表達(dá)明確合作意向后，提供詳細(xì)的服務(wù)合同。清晰列明服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)周期、雙方權(quán)責(zé)、付款方式、退款政策等關(guān)鍵條款，并耐心解答新人疑問(wèn)。*合同簽訂：雙方就合同條款達(dá)成一致后，簽署正式服務(wù)合同，并收取約定的首期策劃服務(wù)費(fèi)。二、深度策劃與方案構(gòu)建階段2.1新人深度訪談與靈感采集*“愛(ài)情故事”訪談：策劃師需與新人進(jìn)行至少一次深入的“愛(ài)情故事”訪談，挖掘他們感情歷程中的重要節(jié)點(diǎn)、共同記憶、特殊符號(hào)等，這些都可能成為婚禮主題與細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)的靈感來(lái)源。*風(fēng)格偏好細(xì)化：通過(guò)圖片參考、場(chǎng)景描述等方式，進(jìn)一步明確新人對(duì)婚禮色彩、裝飾風(fēng)格、燈光氛圍、音樂(lè)風(fēng)格等視覺(jué)與聽(tīng)覺(jué)元素的偏好。*家庭因素考量：了解雙方家庭的文化背景、宗教信仰（如有）、重要長(zhǎng)輩的期望與建議，確保婚禮方案兼顧新人意愿與家庭和諧。2.2婚禮方案創(chuàng)意設(shè)計(jì)與預(yù)算細(xì)化*主題概念提煉：基于新人的愛(ài)情故事、偏好及預(yù)算，策劃師團(tuán)隊(duì)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，提煉出獨(dú)特且貼切的婚禮主題概念。*方案內(nèi)容構(gòu)建：*婚禮流程設(shè)計(jì)：詳細(xì)規(guī)劃從迎親、簽到、儀式（含誓言、交換戒指、擁吻、感恩父母等環(huán)節(jié)）、婚宴（含致辭、互動(dòng)游戲、敬酒等環(huán)節(jié)）到送客的完整流程，明確各環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)與銜接。*視覺(jué)設(shè)計(jì)方案：包括婚禮主視覺(jué)（Logo、主KV）、色彩搭配、花藝設(shè)計(jì)方案、場(chǎng)地布置效果圖（主舞臺(tái)、簽到區(qū)、合影區(qū)、通道等）、桌花設(shè)計(jì)、燈光舞美方案等。*氛圍營(yíng)造方案：音樂(lè)選曲建議（儀式音樂(lè)、背景音樂(lè)、入場(chǎng)音樂(lè)等）、香氛（如有）、特殊環(huán)節(jié)創(chuàng)意（如沙畫(huà)、視頻、驚喜表演等）。*預(yù)算精準(zhǔn)分配：根據(jù)確定的方案內(nèi)容，制定詳細(xì)的預(yù)算清單，將總預(yù)算精確分配到場(chǎng)地、布置、花藝、四大金剛（司儀、攝影、攝像、化妝）、服裝、餐飲、交通、雜項(xiàng)等各個(gè)項(xiàng)目，并提供相應(yīng)的供應(yīng)商選擇建議及價(jià)格區(qū)間參考。2.3方案溝通、修改與最終確認(rèn)*方案提案會(huì)：策劃師向新人進(jìn)行正式的方案提案，清晰、生動(dòng)地闡述婚禮主題、流程設(shè)計(jì)、視覺(jué)效果、預(yù)算構(gòu)成等核心內(nèi)容。*意見(jiàn)收集與修訂：認(rèn)真聽(tīng)取新人及家人的反饋意見(jiàn)，對(duì)方案進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整與優(yōu)化。此過(guò)程可能需要多次溝通與修改，直至新人完全滿意。*最終方案確認(rèn)：方案修改完善后，由新人簽字確認(rèn)。此確認(rèn)方案將作為后續(xù)執(zhí)行工作的唯一依據(jù)。同時(shí)，根據(jù)最終方案，確認(rèn)并收取相應(yīng)階段的策劃服務(wù)費(fèi)用。三、供應(yīng)商整合與細(xì)節(jié)執(zhí)行階段3.1核心供應(yīng)商篩選與推薦*供應(yīng)商庫(kù)管理：建立并定期更新優(yōu)質(zhì)、可靠的供應(yīng)商資源庫(kù)（包括但不限于場(chǎng)地、攝影、攝像、司儀、化妝師、花藝師、燈光音響、搭建商、甜品、婚車等）。*精準(zhǔn)推薦：根據(jù)新人的預(yù)算、方案風(fēng)格及個(gè)性化需求，從供應(yīng)商庫(kù)中篩選2-3家最匹配的供應(yīng)商供新人選擇，并提供客觀的背景介紹、作品展示及合作評(píng)價(jià)。*協(xié)助洽談：在新人與供應(yīng)商的溝通洽談過(guò)程中，提供必要的專業(yè)支持與建議，協(xié)助新人爭(zhēng)取合理權(quán)益，確保服務(wù)內(nèi)容與價(jià)格符合預(yù)期。3.2合同管理與進(jìn)度把控*合同審核與簽訂指導(dǎo)：指導(dǎo)新人與各供應(yīng)商簽訂正式服務(wù)合同，提醒新人注意合同條款的完整性與明確性，必要時(shí)提供專業(yè)審核意見(jiàn)。*執(zhí)行時(shí)間表制定：制定詳細(xì)的婚禮籌備執(zhí)行時(shí)間表（Timeline），明確各供應(yīng)商的服務(wù)內(nèi)容、交付物、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及我方對(duì)接人。*定期進(jìn)度追蹤：策劃師需定期與各供應(yīng)商及新人溝通，跟蹤各項(xiàng)籌備工作的進(jìn)展情況，確保所有環(huán)節(jié)按計(jì)劃推進(jìn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題。3.3婚禮前細(xì)節(jié)確認(rèn)與應(yīng)急預(yù)案*物料采購(gòu)與制作跟進(jìn)：對(duì)婚禮所需的定制物料（如請(qǐng)柬、席位卡、伴手禮、簽到簿等）的設(shè)計(jì)、制作、采購(gòu)進(jìn)度進(jìn)行全程跟進(jìn)，確保質(zhì)量與交付時(shí)間。*最終細(xì)節(jié)確認(rèn)會(huì)：婚禮前1-2周，組織新人、核心供應(yīng)商（司儀、攝影、攝像、化妝、場(chǎng)地負(fù)責(zé)人等）召開(kāi)最終協(xié)調(diào)會(huì)。*再次確認(rèn)婚禮流程、各環(huán)節(jié)時(shí)間節(jié)點(diǎn)、人員分工。*確認(rèn)攝影攝像拍攝重點(diǎn)、化妝造型細(xì)節(jié)、司儀串詞風(fēng)格與內(nèi)容。*確認(rèn)場(chǎng)地布置最終效果圖、燈光音響流程、餐飲服務(wù)細(xì)節(jié)。*確認(rèn)新人及伴郎伴娘當(dāng)天的著裝、物品準(zhǔn)備清單。*應(yīng)急預(yù)案制定：針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況（如天氣突變、設(shè)備故障、重要人員臨時(shí)變動(dòng)、物品遺失等），制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，并明確責(zé)任人與處理流程。*婚禮物品清單核查：協(xié)助新人梳理并核查婚禮當(dāng)天所需攜帶的重要物品（戒指、誓言卡、信物、紅包、證件等）。四、婚禮盛典執(zhí)行與現(xiàn)場(chǎng)調(diào)控階段4.1婚禮當(dāng)天場(chǎng)地布置與驗(yàn)收*提前到場(chǎng)：策劃團(tuán)隊(duì)及主要負(fù)責(zé)人需在約定時(shí)間（通常為婚禮正式開(kāi)始前4-6小時(shí)）抵達(dá)婚禮場(chǎng)地。*搭建督導(dǎo)：對(duì)場(chǎng)地布置、花藝擺放、燈光音響調(diào)試、舞臺(tái)搭建、指示系統(tǒng)等各項(xiàng)現(xiàn)場(chǎng)搭建工作進(jìn)行全程監(jiān)督與指導(dǎo)，確保與設(shè)計(jì)方案一致，符合質(zhì)量要求。*細(xì)節(jié)檢查：對(duì)所有裝飾細(xì)節(jié)、物料擺放、設(shè)備運(yùn)行狀況進(jìn)行逐一檢查，確保無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)。*最終驗(yàn)收：布置完成后，策劃師進(jìn)行整體驗(yàn)收，確保達(dá)到預(yù)期效果。4.2各崗位人員協(xié)調(diào)與流程推進(jìn)*團(tuán)隊(duì)分工與晨會(huì)：婚禮當(dāng)天，策劃團(tuán)隊(duì)內(nèi)部召開(kāi)簡(jiǎn)短晨會(huì)，明確各成員職責(zé)分工（如總協(xié)調(diào)、儀式督導(dǎo)、迎賓引導(dǎo)、新娘秘書(shū)、后勤保障等）。*供應(yīng)商到場(chǎng)確認(rèn)與安排：確認(rèn)各供應(yīng)商（攝影、攝像、化妝、司儀、燈光音響師等）按時(shí)到場(chǎng)，并安排其工作區(qū)域與準(zhǔn)備事宜。*新人與伴郎伴娘對(duì)接：與新人及伴郎伴娘團(tuán)隊(duì)保持密切溝通，提醒時(shí)間節(jié)點(diǎn)，協(xié)助整理著裝，安撫緊張情緒。*流程精準(zhǔn)執(zhí)行：*迎賓階段：引導(dǎo)賓客簽到、入座，維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，解答賓客疑問(wèn)。*儀式階段：作為總導(dǎo)演，通過(guò)手勢(shì)、耳麥等方式，精準(zhǔn)把控儀式各環(huán)節(jié)的銜接、音樂(lè)配合、燈光變化，確保儀式流暢、莊重、感人。*婚宴階段：協(xié)調(diào)司儀把控婚宴節(jié)奏，確保敬酒環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，處理現(xiàn)場(chǎng)可能出現(xiàn)的臨時(shí)需求或小狀況。*突發(fā)狀況處理：若出現(xiàn)應(yīng)急預(yù)案中預(yù)設(shè)的情況或其他突發(fā)問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人需迅速啟動(dòng)預(yù)案，果斷決策，妥善處理，確?；槎Y整體不受重大影響。4.3新人貼身服務(wù)與賓客體驗(yàn)關(guān)懷*新人專屬秘書(shū)服務(wù)：指定專人（如新娘秘書(shū)）全程陪伴新人，負(fù)責(zé)保管新人的貴重物品，協(xié)助補(bǔ)妝、更換衣物，提供飲水、餐點(diǎn)，確保新人在忙碌的婚禮中得到必要的休息與照料。*賓客體驗(yàn)優(yōu)化：關(guān)注賓客的感受，確保指引清晰、座位安排合理、餐飲服務(wù)及時(shí)。對(duì)有特殊需求的賓客（如老人、兒童、殘障人士）給予特別關(guān)照。五、婚禮收尾與價(jià)值延伸階段5.1婚禮現(xiàn)場(chǎng)撤場(chǎng)與物品回收*撤場(chǎng)協(xié)調(diào)：婚禮儀式及婚宴結(jié)束后，協(xié)調(diào)各供應(yīng)商按約定時(shí)間有序進(jìn)行撤場(chǎng)工作，確保場(chǎng)地恢復(fù)原狀，無(wú)物品遺漏。*新人私人物品交接：將婚禮過(guò)程中收集到的新人私人物品（如誓言卡、信物、未拆封的紅包、重要禮品等）清點(diǎn)后，安全、完整地交還給新人或其指定委托人。*公司物品回收：回收公司提供的可重復(fù)使用道具、設(shè)備、裝飾等物品，進(jìn)行清潔、整理、入庫(kù)。5.2后期服務(wù)與客戶關(guān)系維護(hù)*結(jié)算與尾款處理：婚禮結(jié)束后，與新人及各供應(yīng)商進(jìn)行最終的費(fèi)用核算與結(jié)算，處理尾款支付事宜，提供清晰的費(fèi)用明細(xì)。*影像資料交付跟進(jìn)：跟進(jìn)攝影、攝像團(tuán)隊(duì)的后期制作進(jìn)度，確保新人按時(shí)收到婚禮照片、視頻等影像資料。*客戶滿意度回訪：婚禮后1-2周內(nèi)，對(duì)新人進(jìn)行電話或線上回訪，了解其對(duì)婚禮整體效果及服務(wù)過(guò)程的滿意度，收集反饋意見(jiàn)與建議，以便持續(xù)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。*感謝與祝福：向新人發(fā)送感謝函及新婚祝福，贈(zèng)送紀(jì)念小禮物（如有）。*案例授權(quán)與口碑傳播：在獲得新人許可后，將婚禮案例進(jìn)行整理，用于公司宣傳。鼓勵(lì)并引導(dǎo)滿意客戶進(jìn)行口碑分享。六、服務(wù)保障與持續(xù)改進(jìn)*團(tuán)隊(duì)專業(yè)培訓(xùn)：定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，提升策劃師的專業(yè)技能、溝通能力、創(chuàng)意能力及應(yīng)急處理能力。*供應(yīng)商評(píng)估與優(yōu)化：建立供應(yīng)商合作評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、配合度、性價(jià)比進(jìn)行評(píng)估，優(yōu)化供應(yīng)商庫(kù)。