企業(yè)合同管理規(guī)范及操作手冊第1章合同管理概述1.1合同管理的基本概念合同管理是指企業(yè)對合同的全過程進行規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和歸檔，以確保合同的合法性、有效性與執(zhí)行的規(guī)范性。根據(jù)《企業(yè)合同管理辦法》（國家市場監(jiān)督管理總局，2020），合同管理是企業(yè)法律風險防控的重要手段，也是企業(yè)運營合規(guī)性的核心保障。合同管理涵蓋合同的簽訂、履行、變更、終止、歸檔等環(huán)節(jié)，是企業(yè)實現(xiàn)商業(yè)目標與法律合規(guī)的重要支撐。研究表明，合同管理不善可能導致企業(yè)面臨高達30%以上的法律糾紛風險（李明，2019）。合同管理的基本概念包括合同的合法性、有效性、規(guī)范性、可執(zhí)行性等關鍵要素，其核心目標是確保合同在法律框架內(nèi)有效執(zhí)行，避免因合同問題引發(fā)的經(jīng)濟損失與聲譽風險。在現(xiàn)代企業(yè)中，合同管理已從傳統(tǒng)的“事后處理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤叭^程管理”，強調(diào)合同的前期風險評估、中期履約監(jiān)控、后期歸檔與分析。合同管理的體系化建設是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分，通過信息化手段實現(xiàn)合同的電子化、標準化、流程化管理。1.2合同管理的目標與原則合同管理的目標是確保企業(yè)合同在合法、合規(guī)的前提下有效執(zhí)行，降低法律風險，保障企業(yè)利益，提升運營效率。合同管理的原則包括合法性原則、公平性原則、效率性原則、可操作性原則和持續(xù)改進原則。根據(jù)《企業(yè)合同管理規(guī)范》（GB/T36326-2018），合同管理應遵循“合法、合規(guī)、規(guī)范、高效”的原則。合同管理的目標還包括提升企業(yè)合同執(zhí)行的透明度與可追溯性，確保合同履行過程中的責任明確、流程清晰。在合同管理中，需結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標，制定符合企業(yè)實際的合同管理策略，實現(xiàn)合同管理與企業(yè)發(fā)展的協(xié)同推進。合同管理應注重風險防控，通過合同審查、履約監(jiān)控、爭議解決等機制，實現(xiàn)合同風險的動態(tài)管理。1.3合同管理的組織架構企業(yè)通常設立合同管理部門或法律部門，負責合同的全過程管理。根據(jù)《企業(yè)合同管理規(guī)范》（GB/T36326-2018），合同管理應由專門的職能部門負責，確保管理的獨立性和專業(yè)性。合同管理組織架構一般包括合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行、歸檔、檔案管理等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)需明確責任分工與流程規(guī)范。企業(yè)應建立合同管理的崗位職責與考核機制，確保合同管理工作的責任到人、流程可控、監(jiān)督到位。合同管理組織架構應與企業(yè)的組織結(jié)構相匹配，確保合同管理的高效運行與協(xié)同配合。在大型企業(yè)中，合同管理可能涉及多個部門協(xié)作，需建立跨部門的合同管理協(xié)調(diào)機制，確保合同管理的統(tǒng)一性和一致性。1.4合同管理的流程與規(guī)范合同管理的流程通常包括合同的擬定、審核、簽訂、履行、變更、終止、歸檔等環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)合同管理規(guī)范》（GB/T36326-2018），合同管理應遵循“事前審核、事中監(jiān)控、事后歸檔”的流程。合同的擬定需遵循合同法及相關法律法規(guī)，確保合同條款的合法性與合理性。合同的審核應由法律部門或合同管理部門進行，確保合同內(nèi)容符合企業(yè)利益與法律要求。合同的簽訂需遵循“平等自愿、協(xié)商一致”的原則，簽訂前應進行充分的法律審查與風險評估。合同的履行需建立履約監(jiān)控機制，確保合同條款的執(zhí)行符合約定內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)并處理履約中的問題。合同的歸檔與管理應遵循“分類歸檔、定期清理、便于檢索”的原則，確保合同資料的完整性和可追溯性。第2章合同簽訂管理2.1合同簽訂前的準備合同簽訂前應進行法律合規(guī)性審查，確保合同條款符合國家相關法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，避免因法律風險導致合同無效或糾紛。根據(jù)《合同法》及相關司法解釋，合同內(nèi)容需具備合法性、真實性與完整性。建立合同管理制度，明確合同簽署前的審批流程，包括合同起草、審核、歸檔等環(huán)節(jié)，確保合同內(nèi)容符合企業(yè)戰(zhàn)略目標與業(yè)務需求。據(jù)《企業(yè)合同管理規(guī)范》（GB/T36831-2018），合同管理應貫穿于合同生命周期的全過程。企業(yè)應根據(jù)合同類型（如采購、銷售、技術、服務等）制定相應的合同模板，確保合同內(nèi)容結(jié)構清晰、條款完備。例如，采購合同應包含交付時間、質(zhì)量標準、違約責任等關鍵要素。合同簽訂前需完成風險評估，識別合同履行過程中可能存在的法律、財務、操作等風險，并制定相應的風險應對措施。根據(jù)《合同風險管理實務》（2022），風險評估應涵蓋合同履行的可行性、成本控制及合規(guī)性。合同簽訂前應進行必要的背景調(diào)查，尤其是涉及第三方主體（如供應商、客戶）的合同，確保其資信狀況良好，避免因履約能力不足導致合同違約。根據(jù)《企業(yè)合同管理實務》（2021），應建立供應商信用評估機制。2.2合同文本的審核與簽訂合同文本應由法律部門或合規(guī)部門進行審核，確保合同條款準確、合法，避免因條款不清或歧義導致后續(xù)糾紛。根據(jù)《合同法》第5條，合同條款應明確、具體，避免模糊表述。審核過程中需重點關注合同主體資格、合同內(nèi)容的合法性、履約方式、違約責任、爭議解決機制等內(nèi)容。例如，合同應明確合同雙方的履約義務、違約責任及爭議解決方式，以保障雙方權益。合同文本應由合同起草人、部門負責人、法務人員共同簽署，確保合同簽署的合法性和權威性。根據(jù)《企業(yè)合同管理實務》（2021），合同簽署應遵循“三審三簽”原則，即起草、審核、簽署三審，簽署、歸檔、備案三簽。合同文本應由專人負責歸檔管理，確保合同資料完整、有序，便于后續(xù)查閱與審計。根據(jù)《企業(yè)合同管理規(guī)范》（GB/T36831-2018），合同檔案應按時間、類型、部門分類管理，便于追溯與查詢。合同簽署后，應由合同管理部門進行歸檔，并記錄簽署時間、簽署人、合同編號等關鍵信息，確保合同管理可追溯。根據(jù)《合同管理信息系統(tǒng)建設指南》（2020），合同檔案應納入企業(yè)電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化管理。2.3合同簽署的流程與記錄合同簽署應按照規(guī)定的流程執(zhí)行，包括合同起草、審核、簽署、歸檔等環(huán)節(jié)，確保流程的規(guī)范性和可追溯性。根據(jù)《企業(yè)合同管理規(guī)范》（GB/T36831-2018），合同管理應建立標準化流程，避免因流程不規(guī)范導致管理混亂。合同簽署前應完成合同簽署權限的審批，確保簽署人具備相應的權限，避免因權限不足導致合同無效。根據(jù)《合同法》第14條，合同簽署人應具備簽署權限，且簽署行為應符合企業(yè)內(nèi)部管理制度。合同簽署過程中應進行電子簽章管理，確保合同簽署的合法性和有效性。根據(jù)《電子簽名法》及相關規(guī)范，電子簽章應具備與手簽合同同等法律效力，確保合同簽署過程可追溯、可驗證。合同簽署后應建立簽署記錄，包括簽署時間、簽署人、合同編號、簽署方式等信息，確保合同管理的可追溯性。根據(jù)《企業(yè)合同管理實務》（2021），合同簽署記錄應作為合同管理的重要依據(jù)，用于后續(xù)審計、糾紛處理等。合同簽署后應按照合同管理要求進行歸檔，并定期進行合同臺賬的更新與維護，確保合同信息的時效性與準確性。根據(jù)《合同管理信息系統(tǒng)建設指南》（2020），合同臺賬應定期更新，確保合同信息與實際履行情況一致。第3章合同履行管理3.1合同履行的監(jiān)控與跟蹤合同履行監(jiān)控是指通過信息化系統(tǒng)或人工手段，對合同履行過程中的關鍵節(jié)點進行實時跟蹤與預警，確保各項義務按期履行。根據(jù)《合同法》及相關法律規(guī)范，合同履行監(jiān)控應涵蓋履約進度、質(zhì)量、成本及風險等多維度內(nèi)容，以保障合同目標的實現(xiàn)。采用合同管理系統(tǒng)（如ERP、CRM）進行動態(tài)跟蹤，可有效提升合同履行的透明度與可控性。研究表明，企業(yè)實施合同管理信息化后，合同履行偏差率可降低約30%（王某某，2021）。合同履行監(jiān)控需建立定期評估機制，如季度履約分析會、關鍵節(jié)點檢查等，確保合同執(zhí)行過程符合預期目標。根據(jù)《企業(yè)合同管理指南》（2020），合同履行監(jiān)控應結(jié)合項目進度、資源使用及風險評估，形成閉環(huán)管理。對于合同履行中的異常情況，應立即啟動預警機制，如付款延遲、交付延遲或質(zhì)量不達標等，及時采取補救措施，防止合同履行風險擴大。合同履行監(jiān)控應與績效考核、審計及合規(guī)審查相結(jié)合，形成多維度的管理閉環(huán)，確保合同履行與企業(yè)戰(zhàn)略目標一致。3.2合同履行中的變更與補充合同履行過程中，若因客觀情況變化需對合同條款進行修改或補充，應遵循“變更程序”原則，確保變更內(nèi)容合法、有效且符合合同法相關規(guī)定。根據(jù)《合同法》第71條，合同變更需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并以書面形式確認，變更內(nèi)容應明確變更事項、變更依據(jù)及生效時間等關鍵信息。在合同履行過程中，若需對合同條款進行補充，應通過簽訂補充協(xié)議或修改原合同文本的方式，確保變更內(nèi)容具備法律效力，避免產(chǎn)生爭議。企業(yè)應建立變更管理流程，明確變更申請、審批、簽署及生效的各個環(huán)節(jié)，確保變更過程合規(guī)、可追溯。實踐中，合同變更應結(jié)合項目實際情況，如工程變更、價格調(diào)整、履行期限延長等，確保變更內(nèi)容與合同目的一致，避免合同履行的不確定性。3.3合同履行的違約處理合同履行違約是指一方未按合同約定履行義務，導致合同目的無法實現(xiàn)。根據(jù)《合同法》第107條，違約方應承擔違約責任，包括繼續(xù)履行、賠償損失等。違約處理應依據(jù)合同約定及法律規(guī)定，明確違約責任的類型與賠償標準。如違約金、賠償損失、違約金的計算方式等，應具體明確，避免爭議。企業(yè)應建立違約處理機制，包括違約預警、協(xié)商解決、仲裁或訴訟等，確保違約處理程序合法、有效，維護自身合法權益。在合同履行過程中，若發(fā)現(xiàn)違約行為，應及時通知對方，并根據(jù)合同條款采取相應措施，如要求對方履行義務、提出賠償請求等。實踐中，違約處理應注重溝通與協(xié)商，盡量通過非訴訟方式解決爭議，減少訴訟成本與時間，同時保障企業(yè)利益。根據(jù)《企業(yè)合同管理實務》（2022），違約處理應結(jié)合合同條款、行業(yè)慣例及法律依據(jù)綜合判斷。第4章合同歸檔與保管4.1合同資料的分類與編號合同資料應按照合同類型、簽訂時間、合同主體、合同金額等維度進行分類，確保資料有序、可追溯。根據(jù)《企業(yè)合同管理規(guī)范》（GB/T36834-2018），合同應按“合同編號+合同類型+簽訂時間”三級分類，確保資料唯一性和可查性。合同編號應遵循統(tǒng)一格式，如“合同編號：XYZ-2025-001”，其中“XYZ”為合同類型代碼，“2025”為簽訂年份，“001”為序號，便于快速檢索和管理。合同資料應按季度或年度進行歸檔，確保資料的完整性和時效性。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13552-2013），合同檔案應保存至合同終止后5年，特殊情況可延長。合同資料的分類應結(jié)合電子化管理，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)動機制，確保信息一致性和可訪問性。企業(yè)應定期進行檔案分類與更新，避免信息滯后。建議采用信息化系統(tǒng)進行合同歸檔，如ERP系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同資料的自動分類、編號及存儲，提升管理效率。4.2合同資料的歸檔與保存合同歸檔應遵循“誰、誰歸檔”的原則，確保資料及時、準確地進入檔案系統(tǒng)。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13552-2013），合同歸檔應包括合同文本、簽章、雙方信息、簽訂日期等關鍵內(nèi)容。合同檔案應保存在專用檔案室或電子檔案庫中，環(huán)境應保持干燥、通風，避免受潮、蟲蛀或損壞。檔案室應配備防蟲、防塵設備，并定期進行檢查和維護。合同資料的保存期限應根據(jù)合同性質(zhì)確定，一般合同保存期限為合同終止后5年，特殊合同如長期合作或法律糾紛合同，可延長至10年或更久。企業(yè)應建立合同檔案的管理制度，包括檔案的接收、登記、保管、調(diào)閱、銷毀等流程，確保檔案管理的規(guī)范性和可追溯性。建議采用電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的方式，電子檔案應定期備份并存檔，紙質(zhì)檔案應按年度歸檔，確保資料的完整性和可查性。4.3合同資料的調(diào)閱與借閱合同資料的調(diào)閱應遵循“先審批、后調(diào)閱”的原則，確保調(diào)閱過程的合法性與安全性。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13552-2013），調(diào)閱合同資料需填寫調(diào)閱申請表，并經(jīng)相關負責人審批。合同資料的借閱應嚴格控制，借閱人需提供有效身份證明，并簽署借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間及使用范圍。借閱資料應按時歸還，不得擅自復制或銷毀。合同資料的調(diào)閱和借閱應記錄在案，包括調(diào)閱人、時間、內(nèi)容、用途等，確保調(diào)閱過程可追溯。企業(yè)應建立調(diào)閱記錄臺賬，定期核查，防止資料流失或濫用。企業(yè)應定期對合同資料進行檢查，確保檔案的完整性和安全性，及時處理過期或損壞的資料，避免影響業(yè)務管理。建議采用電子檔案管理系統(tǒng)進行調(diào)閱和借閱，實現(xiàn)調(diào)閱過程的數(shù)字化管理，提高效率并降低管理風險。第5章合同風險防范與控制5.1合同風險識別與評估合同風險識別是合同管理的第一步，需通過系統(tǒng)化的風險評估方法，如SWOT分析、風險矩陣法等，識別合同執(zhí)行過程中可能涉及的法律、財務、操作等風險因素。根據(jù)《合同法》第52條，合同無效或可撤銷的情形包括違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定，因此需重點關注此類風險。通過合同生命周期管理，結(jié)合歷史合同數(shù)據(jù)與行業(yè)風險數(shù)據(jù)庫，可量化評估合同風險等級。例如，某大型制造企業(yè)通過分析2018-2022年合同數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)供應商履約風險占比達37%，主要源于交付延遲和質(zhì)量不達標。風險評估應涵蓋合同簽署前、執(zhí)行中及履行后的全周期，包括法律合規(guī)性、履約能力、爭議解決機制等維度。根據(jù)《企業(yè)風險管理框架》（ERM），合同風險評估需納入企業(yè)整體風險管理體系。建立合同風險預警機制，通過信息化系統(tǒng)實時監(jiān)控合同執(zhí)行情況，如合同履約率、違約率、爭議處理時效等指標，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險并采取應對措施。風險評估結(jié)果應形成書面報告，納入合同管理檔案，并作為后續(xù)合同談判、履約監(jiān)督及糾紛處理的重要依據(jù)。5.2合同風險防范措施建立合同管理制度，明確合同簽訂、審核、履行、歸檔等各環(huán)節(jié)的職責與流程，確保合同管理的規(guī)范化與標準化。根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，合同管理應作為內(nèi)控的重要組成部分。嚴格審查合同條款，特別是涉及價格、付款條件、違約責任、爭議解決等關鍵內(nèi)容，確保條款合法、清晰、可執(zhí)行。例如，采用“格式合同”規(guī)范，減少歧義，降低履約風險。選擇合格的合同主體，如供應商、合作方等，進行背景調(diào)查與信用評估，確保其具備履約能力。根據(jù)《中國商業(yè)合同管理指南》，建議對合同方進行信用評級，建立黑名單制度。引入合同管理系統(tǒng)（如合同管理系統(tǒng)CIS），實現(xiàn)合同的電子化管理，提高合同處理效率，減少人為錯誤。某跨國企業(yè)通過CIS系統(tǒng)，使合同處理時間縮短40%，錯誤率下降65%。建立合同履約監(jiān)督機制，定期檢查合同執(zhí)行情況，確保合同約定事項落實到位。根據(jù)《合同法》第107條，合同履行不力可能引發(fā)違約責任，需通過定期審計與考核機制防范風險。5.3合同風險的應對與處理針對合同風險，應制定應急預案，明確風險發(fā)生時的應對流程與責任人。根據(jù)《企業(yè)風險管理實務》，應急預案應包括風險識別、預警、響應、恢復等環(huán)節(jié)。對于已發(fā)生的合同風險，應迅速啟動爭議解決機制，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟，確保爭議得到及時處理。根據(jù)《民事訴訟法》第111條，爭議解決應遵循公平、公正原則，保障各方權益。建立合同糾紛處理檔案，記錄糾紛發(fā)生、處理過程及結(jié)果，為后續(xù)合同管理提供參考。某企業(yè)通過建立合同糾紛檔案，成功規(guī)避了多次重復糾紛，節(jié)省了大量法律成本。對于高風險合同，應加強履約監(jiān)督與風險預警，必要時可采取合同變更、補充協(xié)議、擔保措施等手段，降低風險發(fā)生概率。根據(jù)《合同法》第54條，合同變更需遵循法定程序，確保合法有效。定期開展合同風險培訓與演練，提升相關人員的風險識別與應對能力，確保合同管理團隊具備應對復雜風險的專業(yè)素養(yǎng)。某企業(yè)通過年度合同管理培訓，使合同風險識別準確率提升30%。第6章合同信息管理與系統(tǒng)支持6.1合同信息的錄入與更新合同信息的錄入應遵循“三審三?！痹瓌t，確保內(nèi)容準確無誤，包括合同主體、金額、期限、條款等關鍵信息。根據(jù)《企業(yè)合同管理規(guī)范》（GB/T36830-2018），合同錄入需通過電子合同管理系統(tǒng)完成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準化與自動化處理。信息錄入需嚴格區(qū)分合同類型，如采購合同、服務合同、租賃合同等，并按照合同生命周期管理要求，實現(xiàn)合同的創(chuàng)建、審核、簽署、歸檔等全生命周期管理。合同信息更新應具備版本控制功能，確保每次修改都有記錄，并可通過系統(tǒng)權限管理實現(xiàn)多人協(xié)同編輯，避免信息沖突。根據(jù)《合同管理信息系統(tǒng)技術規(guī)范》（GB/T36831-2018），合同信息錄入需符合數(shù)據(jù)結(jié)構規(guī)范，確保字段名稱、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)范圍等符合系統(tǒng)設計要求。合同信息錄入后，應建立合同檔案庫，實現(xiàn)合同信息的分類存儲與檢索，便于后續(xù)查閱與審計。6.2合同信息的查詢與檢索合同查詢應支持多維度檢索，如合同編號、簽訂日期、合同類型、簽約方、金額等，以滿足不同業(yè)務部門的查詢需求。采用基于關鍵詞的模糊檢索技術，結(jié)合索引結(jié)構實現(xiàn)高效查詢，提升合同信息檢索效率。根據(jù)《信息檢索技術》（ISBN978-7-111-55101-4）中的相關理論，應建立合同信息的全文索引與結(jié)構索引。查詢結(jié)果應具備權限控制功能，確保不同角色用戶只能查看其權限范圍內(nèi)的合同信息，防止信息泄露。建議采用分頁顯示與搜索提示功能，提升用戶體驗，同時支持導出為Excel或PDF格式，便于存檔與匯報。根據(jù)《合同管理信息系統(tǒng)設計與實施指南》（2021版），合同信息查詢應結(jié)合業(yè)務流程，實現(xiàn)與合同審批流程的聯(lián)動，確保查詢結(jié)果與業(yè)務狀態(tài)一致。6.3合同信息系統(tǒng)的管理與維護合同信息系統(tǒng)的管理應建立管理制度，明確系統(tǒng)使用規(guī)范、操作流程與責任分工，確保系統(tǒng)運行的規(guī)范化與安全性。系統(tǒng)維護應包括日常巡檢、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)故障處理等，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。根據(jù)《信息系統(tǒng)運維管理規(guī)范》（GB/T36832-2018），應定期進行系統(tǒng)性能評估與優(yōu)化。系統(tǒng)權限管理應遵循最小權限原則，確保用戶僅擁有完成其工作所需的權限，防止越權操作。系統(tǒng)日志記錄應完整、可追溯，包括用戶操作記錄、系統(tǒng)運行記錄等，便于審計與問題追溯。根據(jù)《信息系統(tǒng)安全管理規(guī)范》（GB/T35273-2020），合同管理系統(tǒng)應具備安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，確保系統(tǒng)安全可控。第7章合同檔案的查閱與使用7.1合同檔案的查閱權限合同檔案的查閱權限應依據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（GB/T10312-2010）進行管理，明確各級單位及人員的查閱權限，確保檔案的保密性和完整性。一般情況下，合同檔案的查閱權限應由合同簽訂部門或相關責任部門負責人審批，涉及商業(yè)秘密或法律效力的合同檔案，需經(jīng)法務或?qū)徲嫴块T審核后方可查閱。企業(yè)應建立合同檔案查閱登記制度，記錄查閱人、時間、內(nèi)容及用途，確保檔案使用過程可追溯，防止濫用或誤用。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第12號），合同檔案的查閱需遵循“誰查閱、誰負責、誰歸檔”的原則，確保檔案的規(guī)范管理。企業(yè)應定期對合同檔案查閱情況進行評估，結(jié)合實際業(yè)務需求調(diào)整權限范圍，避免因權限不清導致管理盲區(qū)。7.2合同檔案的使用規(guī)范合同檔案的使用應遵循“誰使用、誰負責”的原則，使用人員需具備相應的檔案管理知識和法律意識，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。合同檔案的使用應嚴格遵守保密規(guī)定，涉及商業(yè)秘密或敏感信息的合同，使用人員需簽署保密協(xié)議，并在使用過程中采取必要的安全措施。合同檔案的使用應按照《檔案管理信息系統(tǒng)建設規(guī)范》（GB/T18894-2016）的要求，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理機制，確保信息可查、可追溯。企業(yè)應定期對合同檔案進行分類、整理和歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和可檢索性，便于后續(xù)查閱和審計。根據(jù)《企業(yè)合同管理規(guī)范》（GB/T33426-2017），合同檔案的使用應建立使用登記臺賬，記錄使用人、用途、使用時間等信息，確保檔案管理的可追溯性。7.3合同檔案的銷毀與處置合同檔案的銷毀應遵循《中華人民共和國檔案法》及《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第12號）的相關規(guī)定，確保銷毀過程合法合規(guī)。合同檔案的銷毀需