采購(gòu)到付款（AP）全流程規(guī)范與控制手冊(cè)一、手冊(cè)目的與適用范圍本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)到付款（AP）全流程操作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，強(qiáng)化過程控制與風(fēng)險(xiǎn)防范，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、高效、透明，保障企業(yè)資金安全與資源合理配置。適用范圍企業(yè)類型：適用于制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、商貿(mào)業(yè)等各類實(shí)行集中采購(gòu)或分散采購(gòu)的企業(yè)。涉及部門：采購(gòu)部、需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)/質(zhì)檢部、法務(wù)部等。業(yè)務(wù)場(chǎng)景：日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物料采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)（如維修、咨詢）等非生產(chǎn)性采購(gòu)，以及項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)。二、采購(gòu)到付款全流程操作指引（一）需求識(shí)別與申請(qǐng)操作主體：需求部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、辦公需求），填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望交貨期、預(yù)算金額等信息，部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理簽字確認(rèn)。需求審核：采購(gòu)部對(duì)需求合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核對(duì)需求與業(yè)務(wù)計(jì)劃的匹配性、預(yù)算是否符合公司規(guī)定；財(cái)務(wù)部審核預(yù)算金額準(zhǔn)確性及資金來源。需求審批：根據(jù)采購(gòu)金額及權(quán)限，逐級(jí)報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)總、總經(jīng)理總審批（具體權(quán)限見公司《采購(gòu)審批權(quán)限管理辦法》）。審批通過后，需求正式生效，傳遞至采購(gòu)部。關(guān)鍵控制點(diǎn)：需求必須基于實(shí)際業(yè)務(wù)需求，嚴(yán)禁虛假采購(gòu)；預(yù)算未獲批或超預(yù)算需求需重新申請(qǐng)。（二）供應(yīng)商尋源與評(píng)估操作主體：采購(gòu)部、需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部操作內(nèi)容：市場(chǎng)尋源：采購(gòu)部根據(jù)需求物料/服務(wù)特性，通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)、單一來源采購(gòu)等方式篩選供應(yīng)商（具體方式選擇需符合《采購(gòu)管理辦法》規(guī)定）。供應(yīng)商資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如3C認(rèn)證、生產(chǎn)許可證）、過往合作業(yè)績(jī)、質(zhì)量體系認(rèn)證等資料，填寫《供應(yīng)商信息登記表》，法務(wù)部審核供應(yīng)商資質(zhì)合法性及履約能力。供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部組織需求部門、財(cái)務(wù)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估維度包括價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)、財(cái)務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、信用等級(jí)）等，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。供應(yīng)商準(zhǔn)入：評(píng)估合格的供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》，動(dòng)態(tài)更新（每年度復(fù)核一次）；不合格供應(yīng)商反饋原因并記錄，禁止其參與后續(xù)采購(gòu)。關(guān)鍵控制點(diǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)必須真實(shí)有效，避免與無資質(zhì)或不良供應(yīng)商合作；評(píng)估過程需客觀公正，記錄完整。（三）采購(gòu)訂單與下達(dá)操作主體：采購(gòu)部、需求部門、法務(wù)部操作內(nèi)容：訂單擬定：采購(gòu)部根據(jù)審批后的需求及選定供應(yīng)商，擬定《采購(gòu)訂單》，明確以下條款：物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；付款條件（如賬期、預(yù)付款比例）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。訂單審核：需求部門確認(rèn)訂單內(nèi)容與需求一致；法務(wù)部審核合同條款合規(guī)性；采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*主管審核訂單準(zhǔn)確性及價(jià)格合理性。訂單下達(dá)：審批通過后，采購(gòu)部加蓋公司公章（或合同專用章）生效，掃描件傳遞至供應(yīng)商及相關(guān)部門（倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)），紙質(zhì)原件存檔。關(guān)鍵控制點(diǎn)：訂單條款必須完整、清晰，避免歧義；重大采購(gòu)訂單（如金額超50萬元）需經(jīng)法務(wù)部審核合同條款。（四）訂單執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤操作主體：采購(gòu)部、供應(yīng)商操作內(nèi)容：訂單跟蹤：采購(gòu)部建立《采購(gòu)訂單跟蹤表》，定期與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，重點(diǎn)監(jiān)控交貨期、質(zhì)量異常情況（如原材料短缺、生產(chǎn)故障）。變更處理：如需變更訂單內(nèi)容（數(shù)量、交貨期等），需求部門提出變更申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)部評(píng)估影響（如價(jià)格調(diào)整、交貨延遲），按原審批流程報(bào)批后，書面通知供應(yīng)商確認(rèn)，雙方簽字蓋章后生效。異常處理：若供應(yīng)商可能無法按期交貨或出現(xiàn)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部需及時(shí)協(xié)調(diào)，采取備選供應(yīng)商、調(diào)整交貨計(jì)劃等措施，降低對(duì)業(yè)務(wù)的影響。關(guān)鍵控制點(diǎn)：訂單跟蹤需及時(shí)記錄，保證信息可追溯；變更必須書面確認(rèn)，避免口頭協(xié)議。（五）貨物/服務(wù)驗(yàn)收操作主體：需求部門、倉(cāng)庫(kù)/質(zhì)檢部、采購(gòu)部操作內(nèi)容：貨物驗(yàn)收：數(shù)量核對(duì)：倉(cāng)庫(kù)根據(jù)采購(gòu)訂單核對(duì)到貨物料數(shù)量、包裝情況，填寫《入庫(kù)單》，注明實(shí)收數(shù)量、異常情況（如短缺、破損）。質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)檢部按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行檢驗(yàn)（如抽樣檢測(cè)、功能測(cè)試），填寫《檢驗(yàn)報(bào)告》，判定合格、不合格或讓步接收。驗(yàn)收確認(rèn)：需求部門對(duì)物料使用功能進(jìn)行確認(rèn)，三方（倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)檢、需求部門）在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。服務(wù)驗(yàn)收：服務(wù)完成后，需求部門根據(jù)服務(wù)合同約定（如項(xiàng)目成果、服務(wù)時(shí)長(zhǎng)），填寫《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，說明服務(wù)完成情況、效果評(píng)價(jià)，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。關(guān)鍵控制點(diǎn)：驗(yàn)收必須由多方共同參與，保證數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格；不合格物料需及時(shí)通知采購(gòu)部處理（如退貨、換貨）。（六）結(jié)算單據(jù)核對(duì)與匹配操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：?jiǎn)螕?jù)收集：供應(yīng)商提交結(jié)算單據(jù)（如費(fèi)用憑證、明細(xì)清單、服務(wù)報(bào)告等），采購(gòu)部核對(duì)單據(jù)與訂單、驗(yàn)收單信息一致性（物料名稱、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等）。三單匹配：財(cái)務(wù)部組織采購(gòu)部、需求部門進(jìn)行“訂單-驗(yàn)收單-結(jié)算單據(jù)”三單匹配，保證三者信息完全一致；若存在差異（如價(jià)格變動(dòng)、數(shù)量短缺），采購(gòu)部需與供應(yīng)商核實(shí)并出具《差異說明》，按審批流程報(bào)批后調(diào)整。賬期管理：財(cái)務(wù)部根據(jù)訂單約定的付款條件，記錄應(yīng)付賬款到期日，提前5個(gè)工作日提醒采購(gòu)部安排付款。關(guān)鍵控制點(diǎn)：三單匹配是付款前提，任何不一致均需查明原因并審批；賬期記錄需準(zhǔn)確，避免逾期付款。（七）付款申請(qǐng)與審批操作主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、分管領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：付款申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部根據(jù)匹配無誤的結(jié)算單據(jù)，填寫《付款申請(qǐng)表》，附訂單、驗(yàn)收單、差異說明（如有）等資料，注明付款金額、供應(yīng)商名稱、賬號(hào)、付款方式等。審批流程：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核付款依據(jù)及金額準(zhǔn)確性；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核資金安排及合規(guī)性；按付款金額權(quán)限報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)總、總經(jīng)理總審批（具體權(quán)限見《資金支付管理辦法》）。付款指令：審批通過后，財(cái)務(wù)部付款指令，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付，保留付款憑證（如銀行回單）。關(guān)鍵控制點(diǎn)：付款申請(qǐng)資料必須完整，審批流程需嚴(yán)格執(zhí)行；嚴(yán)禁無審批付款或超權(quán)限付款。（八）檔案歸檔操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：資料整理：采購(gòu)部將采購(gòu)需求申請(qǐng)表、訂單、驗(yàn)收單、差異說明、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告等資料整理成冊(cè)；財(cái)務(wù)部將付款申請(qǐng)表、付款憑證、應(yīng)付賬款臺(tái)賬等資料整理歸檔。存檔管理：電子檔案：掃描至公司OA系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限，保存期限不少于5年；紙質(zhì)檔案：按時(shí)間順序分類存放于檔案柜，標(biāo)注檔案編號(hào)（如AP-2024-001），由專人保管，保存期限不少于10年。檔案調(diào)閱：因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案，需填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理及檔案管理員簽字后，方可查閱，查閱后及時(shí)歸還。關(guān)鍵控制點(diǎn)：檔案歸檔需及時(shí)、完整，避免資料遺失；調(diào)閱需登記，保證檔案安全。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)表單模板（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表字段名稱填寫說明需求部門如“生產(chǎn)部”“行政部”需求日期提交申請(qǐng)的日期（YYYY-MM-DD）物料/服務(wù)名稱詳細(xì)填寫，如“A4打印紙”“設(shè)備維修服務(wù)”規(guī)格型號(hào)如“80gA4”“上門維修2次”需求數(shù)量預(yù)計(jì)采購(gòu)數(shù)量單位如“箱”“次”用途說明用于生產(chǎn)、辦公或項(xiàng)目等，如“生產(chǎn)車間日常辦公”期望交貨期YYYY-MM-DD預(yù)算金額含稅金額（元）部門負(fù)責(zé)人簽字*經(jīng)理采購(gòu)部審核意見填寫“需求合理，預(yù)算符合”或“需求超預(yù)算，建議調(diào)整”財(cái)務(wù)部審核意見填寫“預(yù)算充足”或“預(yù)算不足，需追加”審批意見（分管）*總審批意見（總經(jīng)理）*總（二）供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（1-5分）評(píng)分備注價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力低于市場(chǎng)均價(jià)≥5%得5分，與均價(jià)持平得3分，高于均價(jià)≤5%得2分，＞5%得1分對(duì)比3家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)合格率100%得5分，≥95%得4分，≥90%得3分，＜90%得1分提供過往合作質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告交貨及時(shí)性按時(shí)交貨率100%得5分，≥95%得4分，≥90%得3分，＜90%得1分提供過往交貨記錄售后服務(wù)24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得5分，48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得3分，響應(yīng)慢得1分說明售后承諾（如質(zhì)保期、維修服務(wù)）財(cái)務(wù)狀況資產(chǎn)負(fù)債率＜50%得5分，50%-70%得3分，＞70%得1分提供近一年財(cái)務(wù)報(bào)表（如有）綜合評(píng)分各維度得分加權(quán)平均（可自定義權(quán)重）建議合格線≥3.5分評(píng)估結(jié)論□合格□不合格（不合格需說明原因）評(píng)估小組成員簽字采購(gòu)部主管、需求部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部*主管（三）驗(yàn)收單字段名稱填寫說明訂單編號(hào)如PO-2024-001供應(yīng)商名稱如“XX科技有限公司”物料名稱與訂單一致規(guī)格型號(hào)與訂單一致應(yīng)收數(shù)量訂單數(shù)量實(shí)收數(shù)量倉(cāng)庫(kù)實(shí)際清點(diǎn)數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格需注明原因：如破損、規(guī)格不符）檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)如“QC-2024-005”驗(yàn)收部門簽字倉(cāng)庫(kù)管理員、質(zhì)檢員、需求部門代表*驗(yàn)收日期YYYY-MM-DD（四）付款申請(qǐng)表字段名稱填寫說明供應(yīng)商名稱如“XX科技有限公司”訂單編號(hào)如PO-2024-001結(jié)算單據(jù)編號(hào)如“INV-2024-005”付款金額（元）含稅付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□支票□其他供應(yīng)商賬號(hào)如“6225*”開戶行如“XX銀行XX支行”付款事由如“支付2024年3月A4紙采購(gòu)款”采購(gòu)部審核意見“單據(jù)匹配，金額準(zhǔn)確，同意付款”財(cái)務(wù)部審核意見“資金充足，審批流程合規(guī)，同意付款”分管審批意見“同意支付”總經(jīng)理審批意見“同意支付”付款日期實(shí)際支付日期（YYYY-MM-DD）四、流程執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）需求環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：需求提報(bào)虛假、超預(yù)算需求未審批?？刂拼胧盒枨蟛块T負(fù)責(zé)人對(duì)需求真實(shí)性負(fù)責(zé)；財(cái)務(wù)部嚴(yán)格審核預(yù)算，超預(yù)算需求需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》。（二）供應(yīng)商環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：供應(yīng)商資質(zhì)造假、履約能力不足?？刂拼胧悍▌?wù)部核驗(yàn)供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件；年度復(fù)核供應(yīng)商履約情況，淘汰不合格供應(yīng)商。（三）訂單環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：訂單條款模糊、價(jià)格未經(jīng)審批?？刂拼胧河唵涡杳鞔_質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款條件；價(jià)格需經(jīng)采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部雙審核，重大訂單需集體決策。（四）驗(yàn)收環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：驗(yàn)收不嚴(yán)格、不合格物料入庫(kù)。控制措施：實(shí)行“三方驗(yàn)收”制度（倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)檢、需求部門）；不合格物料及時(shí)隔離、退貨，并記錄供應(yīng)商