深圳志愿服務(wù)規(guī)范性制度第一章總則第一條為規(guī)范公司志愿服務(wù)活動(dòng)的組織管理，防范相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，提升志愿服務(wù)效能，依據(jù)《中華人民共和國(guó)慈善法》《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于社會(huì)責(zé)任與公益事業(yè)的指導(dǎo)意見(jiàn)，以及公司內(nèi)部控制管理要求，特制定本制度。本制度旨在明確志愿服務(wù)管理的政策依據(jù)、適用范圍、核心術(shù)語(yǔ)及管理原則，為公司志愿服務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化運(yùn)行提供制度保障。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工參與的志愿服務(wù)活動(dòng)，涵蓋但不限于員工參與外部組織的公益活動(dòng)、公司統(tǒng)一組織的公益項(xiàng)目、以及與業(yè)務(wù)相關(guān)的公益合作等場(chǎng)景。公司各部門(mén)在開(kāi)展志愿服務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，確?；顒?dòng)合法合規(guī)、安全有序。第三條本制度涉及的核心術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”是指公司針對(duì)志愿服務(wù)活動(dòng)全流程的管理體系，包括活動(dòng)策劃、資源整合、風(fēng)險(xiǎn)防控、效果評(píng)估等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作。其外延覆蓋志愿服務(wù)的申請(qǐng)審批、過(guò)程監(jiān)督、成果應(yīng)用及持續(xù)改進(jìn)等管理活動(dòng)。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”是指志愿服務(wù)活動(dòng)中可能出現(xiàn)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)等，包括但不限于活動(dòng)組織不力導(dǎo)致的服務(wù)對(duì)象權(quán)益受損、參與人員人身安全威脅、或因活動(dòng)執(zhí)行不當(dāng)引發(fā)的社會(huì)輿情問(wèn)題。（三）“XX合規(guī)”是指志愿服務(wù)活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求，確保活動(dòng)目標(biāo)明確、流程規(guī)范、資源使用透明、利益相關(guān)方權(quán)益得到保障。第四條公司志愿服務(wù)專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”原則，即志愿服務(wù)活動(dòng)應(yīng)納入公司整體風(fēng)險(xiǎn)管理框架，確保所有相關(guān)環(huán)節(jié)均受到制度約束。（二）“責(zé)任到人”原則，即明確各級(jí)管理主體及執(zhí)行崗位的職責(zé)邊界，確保管理鏈條閉環(huán)。（三）“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向”原則，即重點(diǎn)防控可能導(dǎo)致重大損失或聲譽(yù)危機(jī)的突出問(wèn)題，優(yōu)先化解高危風(fēng)險(xiǎn)。（四）“持續(xù)改進(jìn)”原則，即通過(guò)動(dòng)態(tài)評(píng)估與優(yōu)化，不斷提升志愿服務(wù)管理的科學(xué)性與有效性。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司志愿服務(wù)管理的第一責(zé)任人，對(duì)志愿服務(wù)活動(dòng)的合規(guī)性、安全性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司志愿服務(wù)管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)、監(jiān)督考核及資源協(xié)調(diào)。公司應(yīng)將志愿服務(wù)管理納入年度重點(diǎn)工作計(jì)劃，定期聽(tīng)取匯報(bào)，決策重大事項(xiàng)。第六條設(shè)立公司志愿服務(wù)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)主持，成員包括人力資源部、法務(wù)合規(guī)部、品牌公關(guān)部、安全保衛(wèi)部等相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌公司志愿服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃，協(xié)調(diào)跨部門(mén)協(xié)作；（二）審議重大志愿服務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)及資源配置方案；（三）監(jiān)督志愿服務(wù)活動(dòng)的合規(guī)執(zhí)行，定期評(píng)估成效；（四）決策重大風(fēng)險(xiǎn)事件的處置方案及聲譽(yù)危機(jī)應(yīng)對(duì)。第七條明確三類主體的管理職責(zé)：（一）牽頭部門(mén)職責(zé)：由人力資源部擔(dān)任牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌志愿服務(wù)管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫及年度總結(jié)等工作。牽頭部門(mén)應(yīng)每季度組織一次專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，更新管理要求。（二）專責(zé)部門(mén)職責(zé)：法務(wù)合規(guī)部負(fù)責(zé)志愿服務(wù)活動(dòng)的法律合規(guī)審核，優(yōu)化流程設(shè)計(jì)；品牌公關(guān)部負(fù)責(zé)活動(dòng)宣傳與效果評(píng)估，維護(hù)公司形象；安全保衛(wèi)部負(fù)責(zé)參與人員及活動(dòng)場(chǎng)所的風(fēng)險(xiǎn)管控。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位職責(zé)：各部門(mén)及下屬單位負(fù)責(zé)本領(lǐng)域志愿服務(wù)活動(dòng)的具體落實(shí)，包括活動(dòng)方案制定、資源調(diào)配、人員組織及日常風(fēng)險(xiǎn)防控。第八條基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任包括：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，明確個(gè)人在志愿服務(wù)活動(dòng)中的行為規(guī)范；（二）主動(dòng)識(shí)別并上報(bào)活動(dòng)過(guò)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，如遇緊急情況應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急流程；（三）按規(guī)定使用公司資源參與志愿服務(wù)，嚴(yán)禁以志愿服務(wù)名義謀取私利。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條活動(dòng)策劃環(huán)節(jié)：志愿服務(wù)項(xiàng)目需符合公司社會(huì)責(zé)任戰(zhàn)略，明確服務(wù)對(duì)象、目標(biāo)、周期及預(yù)算，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后方可實(shí)施。嚴(yán)禁與員工個(gè)人利益直接掛鉤的強(qiáng)制志愿服務(wù)。第十條資源管理環(huán)節(jié)：公司統(tǒng)一組織的志愿服務(wù)活動(dòng)，需通過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)物資、支付費(fèi)用，嚴(yán)禁以虛報(bào)方式套取資金。參與人員的交通、食宿補(bǔ)貼應(yīng)遵循行業(yè)公允標(biāo)準(zhǔn)，上限不得突破相關(guān)規(guī)定。第十一條供應(yīng)商盡職調(diào)查環(huán)節(jié)：如需引入外部合作機(jī)構(gòu)開(kāi)展志愿服務(wù)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查，重點(diǎn)核實(shí)其公益運(yùn)營(yíng)記錄、財(cái)務(wù)透明度及社會(huì)公信力，必要時(shí)可委托第三方機(jī)構(gòu)評(píng)估。第十二條招標(biāo)采購(gòu)環(huán)節(jié)：金額超過(guò)X萬(wàn)元的志愿服務(wù)項(xiàng)目應(yīng)啟動(dòng)招標(biāo)程序，采用公開(kāi)、公平、公正的方式選擇執(zhí)行機(jī)構(gòu)，全程留痕備查。第十三條風(fēng)險(xiǎn)隔離環(huán)節(jié)：參與志愿服務(wù)的員工應(yīng)簽署免責(zé)聲明，公司應(yīng)購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)意外保險(xiǎn)，明確活動(dòng)組織方與參與方的責(zé)任邊界。第十四條數(shù)據(jù)保護(hù)環(huán)節(jié)：涉及服務(wù)對(duì)象的個(gè)人信息必須嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露，確需使用應(yīng)征得同意并采取加密存儲(chǔ)措施。第十五條安全管控環(huán)節(jié)：戶外志愿服務(wù)活動(dòng)需制定專項(xiàng)安全預(yù)案，配備急救物資，明確緊急撤離方案，必要時(shí)可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)提供安全保障。第十六條利益沖突防范環(huán)節(jié)：嚴(yán)禁利用志愿服務(wù)活動(dòng)進(jìn)行商業(yè)宣傳或謀取不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)禁接受服務(wù)對(duì)象的饋贈(zèng)。第十七條效果評(píng)估環(huán)節(jié)：志愿服務(wù)結(jié)束后應(yīng)開(kāi)展?jié)M意度調(diào)查，收集服務(wù)對(duì)象反饋，形成評(píng)估報(bào)告，作為后續(xù)改進(jìn)的依據(jù)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：人力資源部牽頭，每年聯(lián)合法務(wù)合規(guī)部、品牌公關(guān)部等共同評(píng)估制度適用性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂。修訂后的制度需經(jīng)公司管理層審議通過(guò)后發(fā)布。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每年X季度開(kāi)展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，采用定性與定量相結(jié)合的方法進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)發(fā)布預(yù)警通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：將志愿服務(wù)合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，建立“未經(jīng)審查不得實(shí)施”的剛性約束，審查結(jié)果納入檔案管理。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)由責(zé)任部門(mén)自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，明確牽頭部門(mén)、協(xié)同單位及上報(bào)時(shí)限。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反制度的行為，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度采取以下措施：（一）輕微違規(guī)：通報(bào)批評(píng)，責(zé)令整改；（二）一般違規(guī)：扣減績(jī)效分，取消評(píng)優(yōu)資格；（三）重大違規(guī)：移交紀(jì)律處分，涉及法律責(zé)任的依法處理。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年X月組織對(duì)志愿服務(wù)管理體系的有效性進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等方式收集意見(jiàn)，形成優(yōu)化方案并落實(shí)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確本層級(jí)在志愿服務(wù)管理中的職責(zé)，確保資源投入與任務(wù)匹配。領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開(kāi)會(huì)議，協(xié)調(diào)解決跨部門(mén)問(wèn)題。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：將志愿服務(wù)管理情況納入部門(mén)年度考核指標(biāo)，對(duì)表現(xiàn)突出的部門(mén)給予獎(jiǎng)勵(lì)；個(gè)人參與志愿服務(wù)達(dá)標(biāo)的可計(jì)入年度評(píng)優(yōu)參考。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，管理層需接受合規(guī)履職培訓(xùn)，一線員工需掌握操作規(guī)范。通過(guò)內(nèi)部平臺(tái)發(fā)布典型案例，強(qiáng)化警示教育。第二十七條信息化支撐：依托企業(yè)協(xié)同系統(tǒng)建設(shè)志愿服務(wù)管理模塊，實(shí)現(xiàn)需求發(fā)布、報(bào)名管理、進(jìn)度跟蹤、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能，提升管理效率。第二十八條文化建設(shè)：定期編發(fā)《志愿服務(wù)合規(guī)手冊(cè)》，在員工手冊(cè)中明確相關(guān)要求，鼓勵(lì)員工參與公益項(xiàng)目，營(yíng)造“人人有責(zé)、人人盡責(zé)”的合規(guī)氛圍。第二十九條報(bào)告制度：各部門(mén)每月報(bào)送志愿服務(wù)活動(dòng)進(jìn)展，下屬單位需于每年X月提交年度總結(jié)報(bào)告，內(nèi)容包括活動(dòng)開(kāi)