PAGE衛(wèi)生信息中心收文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生信息中心收文管理，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生信息中心收到的各類文件，包括上級部門文件、平級單位來文、下級單位上報文件以及其他相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.及時高效原則對收到的文件要及時處理，確保不積壓、不延誤，迅速傳遞給相關(guān)人員進(jìn)行閱辦。2.準(zhǔn)確無誤原則收文登記、傳遞過程中要準(zhǔn)確記錄文件信息，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏，保證文件內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件在傳遞、保管過程中的安全，防止文件泄露、丟失或損壞。二、收文渠道與方式（一）電子渠道1.上級部門通過電子政務(wù)平臺、專用郵箱等方式發(fā)送的文件。2.平級單位通過電子郵件、即時通訊工具等發(fā)送的文件。3.下級單位通過指定的電子文件傳輸系統(tǒng)上報的文件。（二）紙質(zhì)渠道1.上級部門通過郵政特快專遞（EMS）、掛號信等方式郵寄的文件。2.平級單位通過專人送達(dá)、普通信函等方式送交的文件。3.下級單位通過郵寄、專人報送等方式上報的文件。三、收文登記（一）登記內(nèi)容1.文件名稱、文號、密級、緊急程度。2.發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期。3.份數(shù)、附件名稱及數(shù)量。4.收文日期、收文編號。5.來文渠道（電子或紙質(zhì)）。（二）登記方式1.電子文件登記在衛(wèi)生信息中心專用的文件管理系統(tǒng)中，按照系統(tǒng)設(shè)定的格式準(zhǔn)確錄入上述登記內(nèi)容。2.紙質(zhì)文件登記設(shè)立專門的紙質(zhì)文件登記簿，逐份進(jìn)行登記，登記內(nèi)容要清晰完整，不得隨意涂改。（三）登記要求1.登記人員要認(rèn)真核對文件信息，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.對于緊急文件要在登記時注明“緊急”字樣，并及時提醒相關(guān)人員處理。3.登記完成后，要對文件進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。四、文件簽收（一）簽收人員1.電子文件由系統(tǒng)設(shè)定的專人負(fù)責(zé)簽收，簽收人員應(yīng)具備一定的計算機(jī)操作技能和文件管理知識。2.紙質(zhì)文件由衛(wèi)生信息中心收發(fā)室工作人員負(fù)責(zé)簽收，收發(fā)室工作人員要熟悉文件簽收流程和要求。（二）簽收流程1.電子文件簽收簽收人員登錄文件管理系統(tǒng)，查看待簽收文件列表。對于符合簽收條件的文件，點(diǎn)擊簽收按鈕，并按照系統(tǒng)提示進(jìn)行確認(rèn)操作。簽收后，系統(tǒng)自動記錄簽收時間和簽收人員信息。2.紙質(zhì)文件簽收收發(fā)室工作人員收到紙質(zhì)文件后，要認(rèn)真核對文件數(shù)量、封裝情況等。確認(rèn)無誤后，在文件投遞單或送文登記簿上簽字，并注明簽收時間。對于重要文件或緊急文件，要立即通知相關(guān)人員前來領(lǐng)取。（三）簽收注意事項1.簽收人員要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行簽收，不得擅自委托他人簽收。2.對于不符合簽收要求的文件，如文件封裝破損、數(shù)量不符等，要及時與發(fā)文單位聯(lián)系，說明情況并要求更正或補(bǔ)充。3.簽收人員要妥善保管簽收憑證，以備查詢和核對。五、文件分發(fā)（一）分發(fā)原則1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，準(zhǔn)確將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.遵循“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保文件分發(fā)到具體的承辦人手中。3.對于涉及多個部門的文件，要進(jìn)行協(xié)調(diào)分發(fā)，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。（二）分發(fā)流程1.電子文件分發(fā)登記人員根據(jù)文件登記信息，在文件管理系統(tǒng)中按照設(shè)定的分發(fā)規(guī)則，將文件發(fā)送給相應(yīng)的部門或人員。系統(tǒng)自動生成文件分發(fā)記錄，記錄分發(fā)時間、分發(fā)對象等信息。2.紙質(zhì)文件分發(fā)登記人員根據(jù)紙質(zhì)文件登記簿上的信息，填寫文件分發(fā)清單，注明文件名稱、文號、分發(fā)部門或人員等。將文件連同分發(fā)清單一并交給文件傳遞人員，由傳遞人員按照清單將文件送達(dá)指定地點(diǎn)。傳遞人員要與接收人員進(jìn)行交接，并在分發(fā)清單上簽字確認(rèn)。（三）分發(fā)要求1.分發(fā)人員要確保文件分發(fā)的準(zhǔn)確性，不得錯發(fā)、漏發(fā)文件。2.對于緊急文件，要優(yōu)先進(jìn)行分發(fā)，并及時通知相關(guān)人員查收。3.分發(fā)過程中要注意保護(hù)文件的安全，避免文件丟失或損壞。六、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，一般包括中心領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及其他需要了解文件內(nèi)容的人員。（二）傳閱方式1.電子文件傳閱通過文件管理系統(tǒng)設(shè)置傳閱流程，將文件發(fā)送給傳閱范圍內(nèi)的人員。傳閱人員在系統(tǒng)中收到文件后，按照規(guī)定的時間和要求進(jìn)行閱辦，并在系統(tǒng)中填寫傳閱意見。系統(tǒng)自動記錄傳閱過程和傳閱意見。2.紙質(zhì)文件傳閱設(shè)立專門的文件傳閱夾，將文件放入傳閱夾中，按照傳閱順序依次傳遞給傳閱人員。傳閱人員在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱時間和意見。傳閱完畢后，將文件交回衛(wèi)生信息中心收文管理人員。（三）傳閱要求1.傳閱人員要及時閱辦文件，不得拖延積壓。2.傳閱過程中要保持文件的整潔，不得隨意涂改、損壞文件。3.收文管理人員要定期檢查文件傳閱情況，對傳閱不及時的人員進(jìn)行提醒。4.對于重要文件或有明確辦理要求的文件，傳閱人員要認(rèn)真研究文件內(nèi)容，提出切實(shí)可行的處理意見。七、文件辦理（一）辦理原則1.各承辦部門或人員要按照規(guī)定的時間和要求認(rèn)真辦理文件，確保文件辦理質(zhì)量。2.辦理文件要嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得擅自違規(guī)處理。3.對于需要多個部門協(xié)同辦理的文件，主辦部門要主動牽頭協(xié)調(diào)，協(xié)辦部門要積極配合，共同推進(jìn)文件辦理工作。（二）辦理流程1.承辦部門或人員收到文件后，要認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，明確文件要求和辦理事項。2.根據(jù)文件要求，制定具體的辦理方案，明確辦理步驟、責(zé)任人員和時間節(jié)點(diǎn)。3.按照辦理方案組織實(shí)施辦理工作，涉及到調(diào)查研究、會議討論、數(shù)據(jù)收集等工作的，要認(rèn)真開展相關(guān)工作。4.辦理過程中要及時與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，解決辦理過程中出現(xiàn)的問題。5.文件辦理完畢后，承辦部門或人員要撰寫辦理結(jié)果報告，詳細(xì)說明文件辦理情況、辦理結(jié)果及相關(guān)依據(jù)。6.將辦理結(jié)果報告和相關(guān)文件資料一并交回衛(wèi)生信息中心收文管理人員。（三）辦理要求1.承辦人員要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，不得擅自將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.辦理文件要注重時效性，按時完成辦理任務(wù)，不得無故拖延。3.辦理結(jié)果報告要內(nèi)容詳實(shí)、邏輯清晰、結(jié)論明確，符合公文寫作規(guī)范。八、文件催辦（一）催辦范圍對超過規(guī)定辦理期限仍未辦結(jié)的文件進(jìn)行催辦。（二）催辦方式1.電子催辦通過文件管理系統(tǒng)向承辦部門或人員發(fā)送催辦通知，提醒其及時辦理文件，并告知剩余辦理時間。2.書面催辦對于重要文件或多次催辦仍未辦理完畢的文件，以書面形式發(fā)送催辦函，明確催辦事項、要求和期限。（三）催辦要求1.催辦人員要定期進(jìn)行催辦，確保催辦工作及時有效。2.催辦過程中要做好記錄，包括催辦時間、催辦對象、催辦內(nèi)容及承辦部門或人員的反饋情況等。3.對于經(jīng)多次催辦仍無正當(dāng)理由不辦理的部門或人員，要進(jìn)行通報批評，并將情況向中心領(lǐng)導(dǎo)匯報。九、文件歸檔（一）歸檔范圍1.已辦理完畢的文件。2.具有保存價值的文件資料，如重要會議文件、調(diào)研材料、統(tǒng)計報表等。3.上級部門要求歸檔的文件。（二）歸檔要求1.歸檔文件要齊全完整，包括文件正文、附件、辦理結(jié)果報告等。2.歸檔文件要分類準(zhǔn)確，按照年度、機(jī)構(gòu)、問題等進(jìn)行分類整理。3.歸檔文件要編號規(guī)范，編制統(tǒng)一的檔案編號，便于查找和管理。4.歸檔文件要裝訂整齊，去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂。（三）歸檔流程1.收文管理人員定期對辦理完畢的文件進(jìn)行收集整理，核對文件內(nèi)容和相關(guān)資料。2.根據(jù)歸檔要求，對文件進(jìn)行分類、編號、裝訂等處理。3.將整理好的文件裝入檔案盒或檔案袋中，并在檔案盒或檔案袋上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。4.將檔案移交至衛(wèi)生信息中心檔案室進(jìn)行集中保管。檔案室管理人員要對接收的檔案進(jìn)行登記，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存放和管理。十、文件保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。（二）保管期限根據(jù)文件的重要程度、性質(zhì)和作用，確定文件的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的文件凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，列為永久保管。2.長期保管的文件凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的文件凡是在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料，列為短期保管，保管期限一般為1年至15年。（三）保管要求1.檔案室管理人員要定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。4.對于電子檔案，要定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。十一、文件查閱與借閱（一）查閱范圍因工作需要，本單位內(nèi)部人員可以查閱已歸檔的文件。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息。2.將申請表提交給衛(wèi)生信息中心收文管理人員，收文管理人員對申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)。3.查閱人員憑批準(zhǔn)后的申請表到檔案室查閱文件，檔案室管理人員按照申請表上的要求提供文件，并做好查閱登記。4.查閱人員要在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。查閱過程中要保持文件的整潔，不得涂改、損壞文件。5.查閱完畢后，查閱人員要及時將文件歸還檔案室管理人員，檔案室管理人員在查閱登記上注明歸還時間。（三）借閱范圍因特殊工作需要，本單位內(nèi)部人員可以借閱已歸檔的文件，但必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核同意后，簽字并加蓋部門公章。3.將申請表提交給衛(wèi)生信息中心領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，簽字并注明審批意見。4.借閱人員憑批準(zhǔn)后的申請表到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案室管理人員按照申請表上的要求提供文件，并與借閱人員簽訂《文件借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。5.借閱人員要妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄文件內(nèi)容。借閱期限屆滿后，要及時歸還文件。6.檔案室管理人員要定期對借閱文件進(jìn)行催還，對逾期未還的借閱人員進(jìn)行提醒和督促。（五）查閱與借閱要求1.查閱和