PAGE衛(wèi)生檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生檔案室的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高衛(wèi)生工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織衛(wèi)生檔案室的檔案管理工作，包括各類(lèi)衛(wèi)生業(yè)務(wù)文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生檔案室對(duì)本公司/組織的衛(wèi)生檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案管理工作。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立衛(wèi)生檔案室，作為本公司/組織檔案管理的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集本公司/組織各部門(mén)形成的衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案材料，確保檔案的齊全完整。按照檔案整理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其達(dá)到規(guī)范化要求。2.檔案歸檔與保管定期將整理好的檔案進(jìn)行歸檔，妥善保管在檔案室的專(zhuān)用檔案柜中，確保檔案存放有序、便于查找。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.檔案查閱與利用按照規(guī)定的程序和手續(xù)，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記工作。根據(jù)工作需要，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等利用操作，并做好相關(guān)記錄。積極拓展檔案利用渠道，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、科研教學(xué)等提供有力的檔案支持。4.檔案信息化管理負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案的信息化建設(shè)，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。利用檔案管理系統(tǒng)，提高檔案檢索、利用的效率和準(zhǔn)確性。5.檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息，并向上級(jí)部門(mén)報(bào)送相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。按照檔案鑒定的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。6.檔案移交與銷(xiāo)毀按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的要求，及時(shí)將到期檔案或不需要保存的檔案移交上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)。對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案，嚴(yán)格按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行審批和銷(xiāo)毀，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。7.業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)本公司/組織各部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理水平。對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合本制度的要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生行政部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等。2.本公司/組織制定的衛(wèi)生管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.衛(wèi)生業(yè)務(wù)工作中形成的各類(lèi)記錄，如醫(yī)療文書(shū)、護(hù)理記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、藥品采購(gòu)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等。4.衛(wèi)生科研項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、科研成果等。5.衛(wèi)生教育培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、教材、課件、學(xué)員檔案等。6.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作中形成的監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書(shū)、案件卷宗等。7.與外部單位簽訂的衛(wèi)生合作協(xié)議、合同等文件。8.其他與衛(wèi)生工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案材料應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，做到分類(lèi)合理、排列有序。（三）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、科研教學(xué)類(lèi)、監(jiān)督執(zhí)法類(lèi)、合作協(xié)議類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙張較多、較厚的檔案材料進(jìn)行裝訂，使其整齊美觀(guān)，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.行政管理類(lèi)檔案應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.業(yè)務(wù)工作類(lèi)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.科研教學(xué)類(lèi)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題或課程結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.監(jiān)督執(zhí)法類(lèi)檔案應(yīng)在案件處理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。5.合作協(xié)議類(lèi)檔案應(yīng)在協(xié)議簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案符合歸檔要求。2.將符合要求的檔案按照類(lèi)別和編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、起止日期等信息。3.將檔案盒存放在檔案室的檔案架上，并在檔案架上標(biāo)明檔案類(lèi)別和存放位置。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本公司/組織工作具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案室查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.檔案室工作人員根據(jù)查閱人員填寫(xiě)的《檔案查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱檔案名稱(chēng)、查閱目的等。3.查閱人員應(yīng)在檔案室規(guī)定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)將檔案歸還檔案室工作人員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.未經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，不得用于與工作無(wú)關(guān)的目的。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的衛(wèi)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，并進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)：使用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的信息化水平。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理軟件的操作技能，確保檔案信息化管理工作的正常開(kāi)展。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止非法訪(fǎng)問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。4.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷完善檔案管理系統(tǒng)的功能，提高檔案管理工作效率。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫(xiě)《檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。2.《檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)來(lái)源應(yīng)真實(shí)可靠。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)建立臺(tái)賬，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便于查詢(xún)和分析。（二）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)等組成的鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出檔案存毀意見(jiàn)。3.對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.檔案鑒定工作應(yīng)做好記錄，包括鑒定時(shí)間、鑒定人員、鑒定意見(jiàn)、銷(xiāo)毀檔案清單等信息。八、檔案的移交與銷(xiāo)毀（一）移交工作1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織要求，定期將到期檔案或不需要保存的檔案移交上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交后，應(yīng)將《檔案移交清單》存檔，以備查閱。（二）銷(xiāo)毀工作1.對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行審批和銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀，如焚燒、粉碎等。4.檔