PAGE愛國衛(wèi)生檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織愛國衛(wèi)生工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高愛國衛(wèi)生工作水平，有效預(yù)防和控制疾病傳播，保障員工身體健康，促進(jìn)公司/組織持續(xù)健康發(fā)展，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及地方愛國衛(wèi)生工作的有關(guān)規(guī)定制定。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家和地方關(guān)于愛國衛(wèi)生工作的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織愛國衛(wèi)生工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。3.分類管理原則：按照愛國衛(wèi)生工作的不同類別和階段，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和使用。4.動態(tài)更新原則：隨著愛國衛(wèi)生工作的推進(jìn)和變化，及時更新檔案內(nèi)容，保證檔案的時效性和有效性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）愛國衛(wèi)生工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)公司/組織愛國衛(wèi)生檔案管理工作，制定檔案管理工作方針和政策。審議檔案管理制度、工作規(guī)劃及年度計劃。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，確保檔案管理工作順利開展。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和考核。（二）愛國衛(wèi)生管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定愛國衛(wèi)生檔案管理的具體操作流程和規(guī)范，明確檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作要求。2.組織開展愛國衛(wèi)生檔案的日常收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對各部門提交的檔案資料進(jìn)行審核和把關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。4.建立健全愛國衛(wèi)生檔案管理臺賬，詳細(xì)記錄檔案的種類、數(shù)量、存放位置、借閱情況等信息，便于查詢和管理。5.負(fù)責(zé)愛國衛(wèi)生檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案不受損壞、丟失或泄露。6.根據(jù)工作需要，及時提供愛國衛(wèi)生檔案資料的查閱和利用服務(wù)，為公司/組織決策和愛國衛(wèi)生工作開展提供依據(jù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門愛國衛(wèi)生工作相關(guān)檔案資料的收集、整理和初步歸檔，并按照規(guī)定時間和要求提交給愛國衛(wèi)生管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和準(zhǔn)確整理，保證檔案資料的真實性和完整性。3.配合愛國衛(wèi)生管理部門做好檔案資料的審核、補(bǔ)充和完善工作，積極接受愛國衛(wèi)生管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案分類與編號（一）愛國衛(wèi)生工作規(guī)劃與計劃檔案1.分類：包括公司/組織年度愛國衛(wèi)生工作計劃、中長期規(guī)劃、專項工作計劃等。2.編號：按照年份和計劃類別進(jìn)行編號，如“20XX年愛國衛(wèi)生年度工作計劃A01”，“愛國衛(wèi)生中長期規(guī)劃B01”等。（二）愛國衛(wèi)生工作組織與管理檔案1.分類：涵蓋愛國衛(wèi)生工作領(lǐng)導(dǎo)小組文件、會議記錄、工作制度、人員職責(zé)分工、考核獎懲辦法等。2.編號：根據(jù)文件類型和時間順序編號，如“愛國衛(wèi)生工作領(lǐng)導(dǎo)小組會議紀(jì)要C0120XX0X0X”，“愛國衛(wèi)生工作制度C02”等。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理檔案1.分類：包含辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域、公共區(qū)域等環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、清潔消毒記錄、衛(wèi)生設(shè)施維護(hù)記錄、病媒生物防治記錄等。2.編號：按照區(qū)域和記錄類別編號，如“辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄D0120XX0X0X”，“生產(chǎn)區(qū)域病媒生物防治記錄D0220XX0X0X”等。（四）健康教育與健康促進(jìn)檔案1.分類：涉及健康教育活動計劃、宣傳資料、培訓(xùn)記錄、健康體檢報告、員工健康檔案等。2.編號：依據(jù)活動類型和時間編號，如“健康教育講座記錄E0120XX0X0X”，“員工健康檔案E02[員工姓名]”等。（五）愛國衛(wèi)生工作經(jīng)費檔案1.分類：包括經(jīng)費預(yù)算、支出明細(xì)、報銷憑證等。2.編號：按照年份和經(jīng)費項目編號，如“20XX年愛國衛(wèi)生工作經(jīng)費預(yù)算F01”，“愛國衛(wèi)生工作經(jīng)費支出報銷憑證F0220XX0X0X”等。（六）愛國衛(wèi)生工作考核與評估檔案1.分類：有年度考核方案、考核評分表、考核結(jié)果通報、整改記錄等。2.編號：根據(jù)考核年份和考核類別編號，如“20XX年愛國衛(wèi)生工作年度考核方案G01”，“愛國衛(wèi)生工作考核結(jié)果通報G0220XX”等。（七）愛國衛(wèi)生工作宣傳與活動檔案1.分類：包含宣傳報道資料、活動照片、視頻、總結(jié)等。2.編號：按照活動時間和類型編號，如“愛國衛(wèi)生月活動照片H0120XX0X”，“愛國衛(wèi)生宣傳活動總結(jié)H0220XX”等。（八）其他相關(guān)檔案1.分類：如與愛國衛(wèi)生工作相關(guān)的上級文件、外來函件、調(diào)研報告等。2.編號：根據(jù)文件性質(zhì)和時間編號，如“上級關(guān)于愛國衛(wèi)生工作的指示文件I0120XX0X0X”，“外來愛國衛(wèi)生工作交流函件I0220XX0X0X”等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時間和范圍，及時收集本部門愛國衛(wèi)生工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（二）整理要求1.愛國衛(wèi)生管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，便于查詢和檢索。3.去除檔案資料中的金屬物、訂書釘?shù)?，對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照檔案裝訂要求，將相關(guān)資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備。2.按照檔案編號順序排列，同一類別的檔案集中存放，便于查找和管理。3.建立檔案索引卡片，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，放置在檔案柜前，方便快速定位檔案。（二）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管場所，保持環(huán)境整潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱愛國衛(wèi)生檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到愛國衛(wèi)生管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密或重要敏感信息的檔案，查閱人員需經(jīng)愛國衛(wèi)生工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的查閱范圍和要求進(jìn)行查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.申請表經(jīng)審批后，愛國衛(wèi)生管理部門工作人員根據(jù)查閱人員需求提供檔案資料，并做好查閱登記。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還愛國衛(wèi)生管理部門，工作人員核對無誤后，在查閱登記本上注明歸還時間。（三）檔案利用1.愛國衛(wèi)生管理部門應(yīng)積極為公司/組織決策、愛國衛(wèi)生工作開展、對外交流等提供檔案資料的利用服務(wù)。2.根據(jù)工作需要，對檔案資料進(jìn)行整理、分析、匯總，形成有價值的信息報告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。3.在對外提供檔案資料時，應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保檔案信息安全。七、檔案保密與安全（一）保密要求1.愛國衛(wèi)生檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個人泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、利用過程中，查閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時監(jiān)控。2.定期對檔案保管場所進(jìn)行安全檢查發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。工作人員離開檔案保管場所時，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備，確保安全。3.對因工作失誤、故意泄露等原因?qū)е聶n案信息安全事故的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)，且已無利用價值的。3.按照國家法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.愛國衛(wèi)生管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等