適用范圍與背景本制度表適用于各類企業(yè)的人事信息檔案管理工作，旨在規(guī)范人事檔案的收集、整理、存儲、使用及歸檔流程，保證人事信息的完整性、準確性和安全性。通過建立統(tǒng)一的管理標準，為企業(yè)人力資源規(guī)劃、員工發(fā)展、薪酬調(diào)整、勞動關系處理等提供可靠依據(jù)，同時保障員工個人隱私信息的安全，符合企業(yè)內(nèi)部管理及外部監(jiān)管要求。制度執(zhí)行流程一、人事檔案建立信息收集：員工入職時，人力資源部需收集以下基礎材料（原件或復印件，復印件需注明“與原件一致”并由員工簽字確認）：證件號碼、學歷學位證書、職業(yè)資格證書復印件；入職登記表、體檢報告、勞動關系證明（如離職證明）；崗位職責說明書、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議（如適用）；其他企業(yè)規(guī)定的必要材料（如背景調(diào)查報告）。分類整理：按照“一人一檔”原則，將收集的材料分類歸檔，可設置以下類目：基礎信息類（個人基本情況、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等）；入職材料類（入職申請、證件復印件、體檢報告等）；勞動合同類（勞動合同簽訂、變更、續(xù)訂、解除/終止協(xié)議等）；異動記錄類（晉升、調(diào)崗、培訓、獎懲、考勤等）；離職材料類（離職申請、工作交接清單、離職證明等）。編號錄入：為每位員工分配唯一檔案編號（格式建議：入職年份+部門代碼+序號，如“202301HR001”），將檔案信息錄入企業(yè)人事管理系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。二、檔案日常維護動態(tài)更新：員工信息發(fā)生變更時（如聯(lián)系方式調(diào)整、崗位變動、培訓經(jīng)歷新增等），人力資源部需在10個工作日內(nèi)收集最新材料，補充至檔案并更新電子系統(tǒng)，注明更新日期及經(jīng)辦人。定期核查：每季度對檔案完整性進行核查，重點檢查勞動合同期限、關鍵證件有效期、異動記錄是否遺漏，保證檔案信息與實際情況同步。安全存放：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，由人力資源部專人負責管理，柜門上鎖，防火、防潮、防蟲；電子檔案加密存儲，定期備份（建議每月備份一次），并設置訪問權限，僅HR部門相關負責人可查閱。三、檔案查閱與使用查閱權限：僅人力資源部、員工直屬上級（因工作需要）、企業(yè)高管（因管理決策需要）可申請查閱員工檔案，其他部門或個人需經(jīng)總經(jīng)理書面批準。查閱流程：申請人填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱人、檔案編號、查閱事由、用途及擬歸還時間；經(jīng)人力資源部負責人審批簽字后，由檔案管理員陪同查閱，查閱過程中不得涂改、勾畫、抽取材料；查閱后需在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、事由、查閱人簽字及檔案管理員簽字，檔案材料當場歸還。外借管理：原則上檔案不外借，確因特殊原因（如法律訴訟）需外借的，須經(jīng)總經(jīng)理批準，辦理外借登記手續(xù)，外借期限不超過3個工作日，到期由檔案管理員核查無誤后收回。四、檔案移交與歸檔人員調(diào)動：員工在企業(yè)內(nèi)部調(diào)動時，原檔案隨員工轉(zhuǎn)移至新部門，由人力資源部更新檔案所屬部門信息，并通知新部門負責人。離職處理：員工離職時，檔案由人力資源部統(tǒng)一保管，離職材料（如離職證明、交接清單）補充完整后歸入離職檔案庫，電子檔案標記為“離職狀態(tài)”。長期歸檔：對于已離職滿5年且無勞動爭議的員工檔案，可移交企業(yè)檔案室進行長期保存；保存期限滿后，經(jīng)企業(yè)負責人批準，按規(guī)定程序銷毀，銷毀時需有兩人以上在場并記錄銷毀清單。人事信息檔案管理制度表檔案類目具體內(nèi)容更新頻率保管責任部門基礎信息類員工編號、姓名、性別、出生日期、證件號碼號、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、現(xiàn)住址入職時填寫，變更時更新人力資源部入職材料類入職登記表、證件號碼復印件、學歷學位證書復印件、體檢報告、離職證明（如有）入職時收集人力資源部勞動合同類勞動合同書、變更協(xié)議、續(xù)訂協(xié)議、解除/終止勞動合同證明簽訂/變更時人力資源部異動記錄類晉職/降職通知、調(diào)崗通知、培訓記錄（含培訓證書）、考勤記錄、獎懲決定、薪資調(diào)整記錄發(fā)生時記錄人力資源部、各部門離職材料類離職申請表、工作交接清單、物品歸還清單、離職證明、勞動爭議處理材料（如有）離職時收集人力資源部檔案管理信息檔案建立日期、編號、檔案管理員、查閱記錄、更新記錄、歸檔日期動態(tài)更新人力資源部關鍵管理要點信息準確性保障：所有檔案材料需經(jīng)員工本人簽字確認，保證信息真實無誤；電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不一致時，以紙質(zhì)檔案為準，并及時修正電子系統(tǒng)。保密與合規(guī)：嚴禁非授權人員泄露、復制、傳播檔案信息；涉及員工隱私的內(nèi)容（如家庭情況、病史等）需單獨加密管理，僅限必要時由相關負責人查閱。電子化管理：企業(yè)應建立人事電子檔案系統(tǒng)，支持材料、檢索、更新功能，定期對系統(tǒng)進行安全維護，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。責任追溯：檔案管理員需對檔案的完整性、安全性負責，檔案材料丟失或損壞的，需