公路工程竣工文件歸檔管理指南前言公路工程竣工文件是公路建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收全過程的真實(shí)記錄，是工程建設(shè)成果的集中體現(xiàn)，也是工程投用后運(yùn)營管理、養(yǎng)護(hù)維修、改擴(kuò)建以及審計監(jiān)督、歷史追溯的重要依據(jù)。其歸檔管理工作的專業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性與系統(tǒng)性，直接關(guān)系到文件的保存價值與利用效率。本指南旨在結(jié)合公路工程特點(diǎn)，梳理竣工文件歸檔管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)與核心要求，為相關(guān)從業(yè)人員提供一套具有實(shí)操性的工作指引，以期推動公路工程竣工文件管理工作的規(guī)范化與精細(xì)化。一、竣工文件歸檔的基本原則竣工文件的歸檔管理，應(yīng)始終遵循以下基本原則，確保其在漫長的保管與使用周期中發(fā)揮應(yīng)有作用。（一）真實(shí)性與準(zhǔn)確性原則竣工文件必須如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，圖物相符，嚴(yán)禁虛構(gòu)、篡改或偽造。這是歸檔文件的生命線，任何脫離實(shí)際的記錄都將失去其存在的意義。（二）完整性與系統(tǒng)性原則歸檔文件應(yīng)全面覆蓋工程建設(shè)的各個階段和各個方面，從項(xiàng)目建議書、可行性研究報告，到設(shè)計文件、施工記錄、監(jiān)理報告，再到竣工驗(yàn)收報告等，形成一個有機(jī)聯(lián)系的整體，確保工程建設(shè)過程的可追溯性。（三）規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化原則文件的形成、積累、整理、組卷、編目等各項(xiàng)工作，均應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，做到格式統(tǒng)一、用語規(guī)范、手續(xù)完備，以保證文件的質(zhì)量和通用性。（四）及時性與全程性原則文件的收集與整理工作應(yīng)貫穿于工程建設(shè)的始終，從項(xiàng)目伊始便應(yīng)明確責(zé)任，及時收集、規(guī)范整理，避免工程結(jié)束后突擊補(bǔ)制，確保文件的原始性和連續(xù)性。二、竣工文件的收集范圍與責(zé)任主體明確竣工文件的收集范圍和各參與方的責(zé)任，是做好歸檔工作的前提。（一）收集范圍公路工程竣工文件的收集范圍廣泛，主要包括但不限于以下幾類：1.綜合管理文件：項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、合同、組織機(jī)構(gòu)、會議紀(jì)要等文件。2.勘察設(shè)計文件：工程地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計及其審查意見、批復(fù)文件等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、開工報告、測量放樣記錄、原材料試驗(yàn)報告、施工日志、隱蔽工程檢查記錄、分部分項(xiàng)工程檢驗(yàn)評定資料、質(zhì)量事故處理報告、施工總結(jié)等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理通知單、監(jiān)理報告、質(zhì)量評估報告等。5.設(shè)備文件：外購設(shè)備的產(chǎn)品合格證、說明書、安裝調(diào)試記錄等。6.財務(wù)文件：工程概預(yù)算、決算報告、工程款支付憑證等（按財務(wù)檔案管理規(guī)定整理歸檔）。7.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收申請報告、驗(yàn)收組名單、驗(yàn)收方案、驗(yàn)收會議紀(jì)要、專家意見、竣工驗(yàn)收鑒定書等。8.其他文件：與工程建設(shè)相關(guān)的重要協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、工程照片、錄像資料等。（二）責(zé)任主體竣工文件的形成與歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要各參建單位協(xié)同配合：1.建設(shè)單位：是竣工文件歸檔的總負(fù)責(zé)單位，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督各參建單位的文件收集、整理和歸檔工作，并最終向檔案管理部門移交完整、規(guī)范的竣工檔案。2.勘察設(shè)計單位：負(fù)責(zé)提交完整、準(zhǔn)確的勘察設(shè)計文件及其相關(guān)審批文件。3.施工單位：是施工階段文件形成與收集的主要責(zé)任單位，需按合同要求和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)施工過程中各類文件的及時形成、收集、整理、組卷，并對其真實(shí)性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)。4.監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的形成、收集、整理，并對施工單位提交的竣工文件進(jìn)行審核，簽署監(jiān)理意見。各單位應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專職（或兼職）檔案管理人員，確保責(zé)任落實(shí)到人。三、竣工文件的形成與積累竣工文件的質(zhì)量始于其形成階段，規(guī)范文件的產(chǎn)生過程至關(guān)重要。（一）文件形成的規(guī)范性要求1.格式統(tǒng)一：各類文件應(yīng)使用規(guī)定的表格樣式，若無可依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)表格，可由建設(shè)單位組織制定統(tǒng)一格式。文件用紙規(guī)格一般采用A4幅面。2.內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確：文件內(nèi)容必須與工程實(shí)際情況相符，數(shù)據(jù)清晰，結(jié)論明確。原始記錄應(yīng)在現(xiàn)場及時填寫，不得事后追憶補(bǔ)記。3.簽署完備：文件的編制、審核、批準(zhǔn)等簽署手續(xù)應(yīng)齊全，簽字應(yīng)清晰可辨，并注明日期。多人簽署時，應(yīng)按職級順序排列。4.字跡清晰耐久：文件應(yīng)使用不易褪色的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水或激光打印。不得使用鉛筆、圓珠筆（易褪色型）或純藍(lán)墨水等。（二）文件積累的及時性與連續(xù)性各單位應(yīng)建立健全文件積累制度，將文件收集整理工作融入日常管理流程。施工日志、檢驗(yàn)批記錄、測量記錄等應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成，做到日清月結(jié)。對于隱蔽工程等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的驗(yàn)收記錄，應(yīng)在驗(yàn)收合格后立即形成并各方簽字確認(rèn)。文件積累應(yīng)保持連續(xù)性，不得出現(xiàn)斷檔、遺漏。四、竣工文件的整理與組卷文件的整理組卷是將零散文件系統(tǒng)化、條理化的過程，是歸檔工作的核心環(huán)節(jié)。（一）整理原則整理組卷應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于查閱和利用。（二）組卷方法與要求1.劃分階段：一般可按項(xiàng)目前期文件、勘察設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等階段劃分。施工文件還可按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程或?qū)I(yè)（如道路、橋梁、隧道、交通安全設(shè)施、機(jī)電工程等）進(jìn)行劃分。2.確定案卷：在階段或?qū)I(yè)劃分的基礎(chǔ)上，將內(nèi)容聯(lián)系緊密的文件組成一卷或多卷。卷內(nèi)文件不宜過厚，一般不超過規(guī)定厚度（如40mm）。3.卷內(nèi)文件排列：卷內(nèi)文件一般按事項(xiàng)、時間或重要程度排列。批復(fù)性文件在前，請示性文件在后；結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；圖紙按圖號順序排列。4.編寫頁碼：卷內(nèi)文件應(yīng)在有文字或圖表的頁面編寫頁碼，頁碼位置通常在文件右下角（雙面印刷的背面為左下角）?？瞻醉摬痪庬摯a。5.填寫卷內(nèi)目錄與備考表：卷內(nèi)目錄置于卷首，列明卷內(nèi)文件的序號、文號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等。備考表置于卷末，注明卷內(nèi)文件的總件數(shù)、總頁數(shù)，以及文件的缺損、修改、補(bǔ)充等情況，并由立卷人、審核人簽字。（三）案卷封面與脊背的編制1.案卷封面：應(yīng)包含工程名稱、合同段（或單位工程名稱）、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等信息。案卷題名應(yīng)簡明扼要，準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。2.案卷脊背：應(yīng)標(biāo)明工程名稱、案卷號、案卷題名（或簡稱）等，以便于案卷立放時檢索。（四）編制總目錄與案卷目錄所有案卷整理完畢后，應(yīng)編制竣工文件總目錄和案卷目錄，列出全部案卷的序號、案卷號、案卷題名、頁數(shù)、保管期限等信息，方便查閱和管理。五、竣工文件的審核與驗(yàn)收竣工文件在正式歸檔前，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核與驗(yàn)收，確保其符合歸檔要求。（一）施工單位自審施工單位在完成竣工文件整理組卷后，應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部審核，由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對文件的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性進(jìn)行全面自查，合格后簽署意見，報請監(jiān)理單位審核。（二）監(jiān)理單位審核監(jiān)理單位收到施工單位提交的竣工文件后，應(yīng)依據(jù)監(jiān)理合同和相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對文件的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及施工過程的合規(guī)性進(jìn)行仔細(xì)審核，提出審核意見。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)要求施工單位及時整改。（三）建設(shè)單位驗(yàn)收與匯總建設(shè)單位在收到經(jīng)監(jiān)理單位審核通過的竣工文件后，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行最終驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)將各參建單位提交的文件進(jìn)行匯總整理，形成完整的項(xiàng)目竣工檔案。六、竣工文件的歸檔與移交竣工文件驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時辦理歸檔移交手續(xù)。（一）歸檔范圍與份數(shù)歸檔文件的范圍應(yīng)涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過程中具有保存價值的各類文件。歸檔份數(shù)應(yīng)根據(jù)工程規(guī)模、重要程度及有關(guān)規(guī)定確定，一般至少應(yīng)歸檔正本一套，副本若干套（如建設(shè)單位、運(yùn)營管理單位、城市建設(shè)檔案館等各一套）。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件一并歸檔。（二）移交手續(xù)建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后規(guī)定期限內(nèi)，向有關(guān)檔案管理部門（如交通主管部門檔案機(jī)構(gòu)、地方城建檔案館等）辦理檔案移交手續(xù)。移交時應(yīng)填寫《建設(shè)工程檔案移交書》，列明移交案卷的數(shù)量、冊數(shù)等，并由交接雙方簽字蓋章，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。（三）電子文件的歸檔要求隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件歸檔日益重要。電子文件的形成、收集、整理應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。1.格式規(guī)范：電子文件應(yīng)采用通用、開放、不易更改的格式存儲，如PDF、TIFF等。圖紙宜采用CAD原生格式及PDF格式雙套歸檔。2.元數(shù)據(jù)完整：應(yīng)保證電子文件的元數(shù)據(jù)（如文件名、形成時間、責(zé)任者、軟硬件環(huán)境等）齊全準(zhǔn)確。3.存儲安全：電子文件應(yīng)存儲在耐久性好的載體上（如只讀光盤、磁帶等），并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.真實(shí)性與完整性保障：可采用電子簽名、數(shù)字水印等技術(shù)手段，確保電子文件的真實(shí)性和完整性。七、竣工文件的保管與利用歸檔后的竣工文件應(yīng)妥善保管，確保其安全，并為后續(xù)利用提供便利。（一）保管條件檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等“七防”措施。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。檔案裝具應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒。（二）利用管理建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、審批程序和借閱手續(xù)。查閱檔案時，一般不得帶出檔案庫房，確需帶出的，須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換或損毀檔案材料。檔案利用后，應(yīng)及時歸位。八、保障措施為確保公路工程竣工文件歸檔管理工作的順利開展，需建立健全各項(xiàng)保障措施。（一）組織保障各參建單位應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案管理部門的職責(zé)，配備合格的檔案管理人員。建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)對各參建單位檔案工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。（二）制度保障制定完善的檔案管理制度，包括文件的形成、收集、整理、審核、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)定，使檔案工作有章可循。（三）人員培訓(xùn)加強(qiáng)對檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和操作技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識。培訓(xùn)可結(jié)合工程進(jìn)展分階段進(jìn)行。（四）監(jiān)督檢查建設(shè)單位應(yīng)將檔案管理工作納入合同管理和工程監(jiān)理范圍，定期對各參建單位的文件形成與積累情況進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。檔案管理工