企業(yè)合同審查與管理流程模板一、適用范圍與業(yè)務場景二、全流程操作指引1.合同需求發(fā)起與準備操作主體：業(yè)務部門（如采購部、銷售部）關(guān)鍵動作：業(yè)務部門根據(jù)合作需求，明確合同主體（對方企業(yè)/個人基本信息）、合作標的（貨物/服務/項目內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標準）、合作期限、價款及支付方式、雙方權(quán)利義務等核心要素。整理附件材料（如對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、技術(shù)參數(shù)、過往合作記錄等），保證信息真實、完整。填寫《合同需求申請表》，說明合同背景、合作必要性、預算金額及部門負責人意見，提交至法務部門及上級審批。2.合同起草操作主體：業(yè)務部門或法務部門（根據(jù)企業(yè)規(guī)模而定，建議法務主導）關(guān)鍵動作：以企業(yè)標準合同模板為基礎，結(jié)合具體需求填寫條款；無模板時，參考行業(yè)通用范本，保證核心要素齊全。明確合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等），避免主體不適格風險。細化標的條款（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間/地點等）、價款條款（金額、計價方式、幣種、發(fā)票類型）、支付條款（時間、方式、賬戶信息）、違約責任（違約情形、賠償標準、爭議解決方式）及保密條款等。起草完成后，內(nèi)部審核（業(yè)務部門負責人確認條款與需求一致），形成《合同草案（初稿）》。3.合同審查操作主體：法務部門、財務部門、業(yè)務部門（聯(lián)合審查）關(guān)鍵動作：法務審查：重點審查合同主體合法性、條款合規(guī)性（如是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求）、權(quán)利義務對等性、違約責任可執(zhí)行性、爭議解決方式（約定管轄法院/仲裁機構(gòu)）及格式條款公平性，出具《法務審查意見書》。財務審查：審查價款支付方式與企業(yè)財務制度匹配度、發(fā)票要求、稅務合規(guī)性、資金支付風險（如預付款比例、尾款支付條件），出具《財務審查意見書》。業(yè)務部門確認：審查意見涉及業(yè)務內(nèi)容調(diào)整時，業(yè)務部門需與對方溝通協(xié)商，確認是否可修改；無法修改的，由法務部門評估風險并上報決策。形成《合同審查匯總表》，明確各環(huán)節(jié)審查意見及最終修改版本。4.合同審批操作主體：企業(yè)各級審批人（根據(jù)合同金額、類型劃分審批權(quán)限）關(guān)鍵動作：業(yè)務部門將《合同草案（終稿）》《合同審查匯總表》《合同需求申請表》及相關(guān)附件，按審批權(quán)限逐級提交（如部門負責人→分管領(lǐng)導→總經(jīng)理→董事會）。審批人重點審查合同必要性、成本效益、風險可控性及是否符合企業(yè)戰(zhàn)略，簽署《合同審批單》，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”意見。涉及重大合同（如金額超限、核心業(yè)務合作），需召開專題評審會，由法務、財務、業(yè)務及管理層共同決策。5.合同簽署與用印操作主體：法務部門、行政部、授權(quán)簽署人關(guān)鍵動作：審批通過后，法務部門根據(jù)審批意見定稿《合同簽署文本》，保證文本與審查版本一致，避免涂改（如有修改需雙方蓋章確認）。明確授權(quán)簽署人（法定代表人或其授權(quán)委托人），核對授權(quán)委托書（若為授權(quán)簽署）及對方簽約人身份信息。雙方共同簽署合同（騎縫章、公章/合同章齊全），行政部負責用印管理，登記《合同用印登記表》（記錄合同編號、用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息）。簽署后，企業(yè)留存原件至少2份（1份歸檔，1份業(yè)務部門使用），對方提供復印件的需加蓋“與原件一致”章。6.合同履行與跟蹤操作主體：業(yè)務部門、財務部門關(guān)鍵動作：業(yè)務部門建立《合同履行跟蹤表》，記錄標的交付/服務提供進度、驗收情況、價款支付節(jié)點等，定期與對方對賬。出現(xiàn)履行異常（如延遲交付、質(zhì)量不符、付款逾期）時，業(yè)務部門需及時書面通知對方，協(xié)商解決方案（如延期、整改、違約賠償），并留存溝通記錄。財務部門根據(jù)合同約定及履行情況辦理付款，保證支付憑證與合同條款一致（如驗收報告、發(fā)票齊全）。合同履行完畢后，業(yè)務部門組織驗收（需簽署《驗收確認單》），歸檔驗收資料。7.合同歸檔與管理操作主體：行政部/檔案管理部門關(guān)鍵動作：合同履行完畢或終止后30日內(nèi)，業(yè)務部門將合同文本（含附件、審批單、審查意見書、履行記錄等）移交至檔案管理部門。檔案管理部門按“一合同一檔”原則分類歸檔，編制《合同歸檔登記表》（記錄合同編號、名稱、簽訂日期、對方信息、歸檔日期、存放位置、保管期限等）。電子合同同步存儲至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)安全、可追溯；紙質(zhì)合同存放在專用檔案柜，防火、防潮、防蟲蛀。保管期限：一般合同不少于5年，重大合同不少于10年，法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。三、核心工具表格1.合同需求申請表項目內(nèi)容合同名稱需求部門合作方信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址合同標的貨物/服務/項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準合作期限起止日期價款及支付方式總金額、計價方式、支付節(jié)點（如預付款30%，驗收后70%）、賬戶信息預算來源部門負責人意見簽字：______________日期：______________法務部門初審意見簽字：______________日期：______________上級審批意見簽字：______________日期：______________2.合同審查匯總表審查環(huán)節(jié)審查人審查意見是否通過修改說明法務審查*法務經(jīng)理1.主體資格需補充對方最新營業(yè)執(zhí)照；2.違約責任需明確具體賠償金額計算方式。是1日內(nèi)補充營業(yè)執(zhí)照復印件財務審查*財務總監(jiān)價款支付方式與企業(yè)財務制度一致，但需明確發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票）。是在支付條款中補充發(fā)票要求業(yè)務部門*業(yè)務總監(jiān)條款與需求一致，無異議。是無3.合同履行跟蹤表合同編號標的名稱履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行情況說明（正常/異常）異常處理措施責任人CG2024001辦公設備采購首批貨物交付2024-03-152024-03-16延期1天（物流原因）協(xié)商減免0.5%違約金*采購專員CG2024001驗收最終驗收2024-03-202024-03-20正常無*質(zhì)量主管4.合同歸檔登記表合同編號合同名稱簽訂日期對方名稱存放位置（檔案柜/電子路徑）歸檔日期保管期限經(jīng)辦人CG2024001辦公設備采購合同2024-02-20XX科技有限公司A柜-01-0022024-03-2110年*行政助理四、關(guān)鍵風險提示與操作規(guī)范1.合同主體風險防范簽訂前嚴格審查對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、安全生產(chǎn)許可證等），保證其具備履約能力；對方為自然人的，需核實證件號碼信息及授權(quán)范圍。避免與分公司、分支機構(gòu)簽約（除非總公司提供履保擔保），防止主體不適格導致合同無效。2.條款表述規(guī)范核心條款（如標的、價款、履行期限、違約責任）需明確具體，避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊表述；質(zhì)量標準需引用國家標準、行業(yè)標準或雙方確認的技術(shù)參數(shù)。格式條款（如“最終解釋權(quán)歸本方所有”）可能因排除對方主要權(quán)利而無效，需謹慎使用。3.審批權(quán)限管控嚴格執(zhí)行分級審批制度，禁止越權(quán)審批；重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議，留存會議紀要作為審批依據(jù)。審批過程中需全程留痕，紙質(zhì)審批單或電子審批流程記錄需歸檔保存，保證可追溯。4.履行過程監(jiān)控業(yè)務部門需定期跟蹤合同履行進度，對異常情況（如對方延遲履行、質(zhì)量瑕疵）需在3個工作日內(nèi)啟動應對機制，避免損失擴大。涉及款項支付的，需核對履行憑證（如驗收單、發(fā)票）與合同約定一致，財務部門方可付款，防止超付或重復支付。5.檔案安全管理合同原件由檔案管理部門集中保管，業(yè)務部門如需借閱，需填寫《合同借閱登記表》，明確借閱期限、用途，并由部門負責人簽字批準