辦公用品采購(gòu)領(lǐng)用管理制度一、目的為加強(qiáng)公司辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)流程和使用行為，合理控制辦公費(fèi)用支出，提高辦公用品的使用效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工的辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)用管理。三、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)工作，包括供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的簽訂、采購(gòu)訂單的下達(dá)、貨物的驗(yàn)收等。2.定期對(duì)辦公用品的市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)研，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。3.建立辦公用品采購(gòu)臺(tái)賬，記錄采購(gòu)日期、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額、供應(yīng)商等信息，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（二）行政部門1.負(fù)責(zé)辦公用品的庫(kù)存管理，包括辦公用品的入庫(kù)、保管、發(fā)放等工作。2.定期對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.制定辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)放計(jì)劃，根據(jù)各部門的需求合理發(fā)放辦公用品。4.對(duì)各部門的辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品的需求統(tǒng)計(jì)和申報(bào)工作，根據(jù)實(shí)際工作需要合理確定辦公用品的種類和數(shù)量。2.嚴(yán)格按照辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)和流程領(lǐng)用辦公用品，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。3.對(duì)本部門領(lǐng)用的辦公用品進(jìn)行妥善保管和使用，避免浪費(fèi)和損壞。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)資金的審核和支付工作，確保采購(gòu)資金的合理使用。2.對(duì)辦公用品的采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦公用品的費(fèi)用支出情況。四、辦公用品分類（一）低值易耗品1.辦公文具：如筆、筆記本、便簽紙、文件夾、檔案袋、訂書釘、回形針等。2.辦公耗材：如打印紙、復(fù)印紙、墨盒、硒鼓、色帶等。3.衛(wèi)生用品：如衛(wèi)生紙、抽紙、垃圾袋、洗潔精等。（二）固定資產(chǎn)1.辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。五、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃的制定1.各部門應(yīng)在每月月底前，根據(jù)本部門的實(shí)際工作需要，填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門匯總。2.行政部門根據(jù)各部門的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合辦公用品的庫(kù)存情況，制定次月的辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)的辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)、比價(jià)等方式，選擇至少三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行比較，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商。2.對(duì)于長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量提供辦公用品。（三）采購(gòu)訂單的下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)交貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問(wèn)題。（四）貨物的驗(yàn)收1.辦公用品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同行政部門對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用品，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，將辦公用品存入倉(cāng)庫(kù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或退貨處理。（五）采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷1.采購(gòu)人員應(yīng)在辦公用品采購(gòu)?fù)瓿珊螅皶r(shí)整理采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單等相關(guān)憑證，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的《費(fèi)用報(bào)銷單》，及時(shí)辦理采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)，將采購(gòu)費(fèi)用支付給供應(yīng)商。六、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.辦公用品入庫(kù)時(shí)，行政部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和驗(yàn)收單，對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)，確保入庫(kù)的辦公用品準(zhǔn)確無(wú)誤。2.行政部門應(yīng)及時(shí)將入庫(kù)的辦公用品登記到庫(kù)存臺(tái)賬中，并在辦公用品上貼上標(biāo)簽，注明名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）保管管理1.行政部門應(yīng)設(shè)置專門的倉(cāng)庫(kù)，對(duì)辦公用品進(jìn)行妥善保管。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，避免辦公用品受潮、發(fā)霉、損壞。2.辦公用品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。對(duì)于貴重的辦公用品，應(yīng)采取特殊的保管措施，確保其安全。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫(kù)存積壓、過(guò)期等問(wèn)題。（三）出庫(kù)管理1.各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政部門根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，按照辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)放計(jì)劃，發(fā)放辦公用品。發(fā)放時(shí)，應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬中進(jìn)行登記，注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量等信息。3.對(duì)于超過(guò)領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品，行政部門應(yīng)要求領(lǐng)用部門說(shuō)明原因，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可發(fā)放。（四）盤點(diǎn)管理1.行政部門應(yīng)每月對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行一次盤點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬是否一致。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。2.行政部門應(yīng)每季度對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門。庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存金額、盤盈盤虧情況等內(nèi)容。七、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具：根據(jù)員工的工作崗位和工作需要，制定合理的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，員工每月可領(lǐng)用筆2支、筆記本1本、便簽紙1本、文件夾2個(gè)等。2.辦公耗材：根據(jù)辦公設(shè)備的使用情況，制定合理的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，打印機(jī)每月可領(lǐng)用打印紙5包、墨盒1個(gè)；復(fù)印機(jī)每月可領(lǐng)用復(fù)印紙10包、硒鼓1個(gè)等。3.衛(wèi)生用品：根據(jù)辦公室的人數(shù)和使用情況，制定合理的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，每個(gè)辦公室每月可領(lǐng)用衛(wèi)生紙5卷、抽紙2包、垃圾袋2卷等。（二）領(lǐng)用流程1.員工需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)先向本部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)員工的工作需要和辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核簽字。3.員工持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.行政部門根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，發(fā)放辦公用品，并在庫(kù)存臺(tái)賬中進(jìn)行登記。（三）特殊情況的領(lǐng)用1.對(duì)于緊急需要的辦公用品，員工可以先向行政部門口頭申請(qǐng)，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人同意后，先行領(lǐng)用。事后，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》。2.對(duì)于因工作需要臨時(shí)借用辦公用品的員工，應(yīng)填寫《辦公用品借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過(guò)一周，借用期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還。八、使用管理（一）合理使用1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)和濫用。對(duì)于可以重復(fù)使用的辦公用品，應(yīng)盡量重復(fù)使用；對(duì)于能夠修復(fù)的辦公用品，應(yīng)及時(shí)修復(fù)后繼續(xù)使用。2.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，妥善保管辦公用品，避免辦公用品的損壞和丟失。如因個(gè)人原因?qū)е罗k公用品損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。（二）定期檢查1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門員工的辦公用品使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門的辦公用品使用情況進(jìn)行抽查，對(duì)浪費(fèi)、濫用辦公用品的行為進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其改正。（三）報(bào)廢處理1.對(duì)于無(wú)法繼續(xù)使用的辦公用品，員工應(yīng)及時(shí)將其交回行政部門。行政部門應(yīng)定期對(duì)交回的辦公用品進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)于確實(shí)無(wú)法修復(fù)的辦公用品，應(yīng)辦理報(bào)廢手續(xù)。2.辦公用品報(bào)廢時(shí)，行政部門應(yīng)填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出報(bào)廢辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門應(yīng)將報(bào)廢的辦公用品進(jìn)行妥善處理，如回收利用、銷毀等。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、使用等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的落實(shí)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)費(fèi)用的支出是否合理、合規(guī)。（二）考核評(píng)價(jià)1.