設(shè)計(jì)院項(xiàng)目溝通專員崗位職責(zé)崗位概述項(xiàng)目溝通專員在設(shè)計(jì)院中扮演著項(xiàng)目信息傳遞、內(nèi)外協(xié)調(diào)及關(guān)系維護(hù)的核心角色。該崗位要求從業(yè)者具備出色的溝通協(xié)調(diào)能力、細(xì)致的觀察力及高度的責(zé)任心，確保項(xiàng)目在設(shè)計(jì)、實(shí)施及交付的各個(gè)階段，信息流轉(zhuǎn)順暢、各方理解一致、潛在問題得到及時(shí)預(yù)警與處理，從而保障項(xiàng)目按計(jì)劃順利推進(jìn)，提升客戶滿意度與項(xiàng)目整體效率。主要工作職責(zé)一、項(xiàng)目信息統(tǒng)籌與傳遞1.信息樞紐：負(fù)責(zé)項(xiàng)目全生命周期內(nèi)各類信息的收集、整理、篩選與精準(zhǔn)傳遞，確保信息在設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)、客戶、合作方（如施工單位、監(jiān)理單位等）及院管理層之間高效流轉(zhuǎn)。2.需求對接：深入理解客戶需求、項(xiàng)目背景及設(shè)計(jì)目標(biāo)，協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將客戶意圖準(zhǔn)確轉(zhuǎn)化為設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)可執(zhí)行的具體要求，并及時(shí)反饋設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的疑問與建議。3.動(dòng)態(tài)更新：密切關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)展，追蹤設(shè)計(jì)成果、審批狀態(tài)、會議決議等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)信息，確保相關(guān)方及時(shí)掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)。二、會議組織與管理1.會議籌備：根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃及各方需求，協(xié)助組織或參與各類項(xiàng)目會議，包括但不限于項(xiàng)目啟動(dòng)會、方案匯報(bào)會、技術(shù)交底會、進(jìn)度協(xié)調(diào)會等，負(fù)責(zé)會議通知、議程擬定、材料準(zhǔn)備及會場安排。2.會議記錄：準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，明確決議事項(xiàng)、責(zé)任分工及完成時(shí)限，并及時(shí)分發(fā)至相關(guān)人員。3.決議跟蹤：負(fù)責(zé)跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)提醒相關(guān)責(zé)任人，并向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人反饋進(jìn)展。三、內(nèi)外部溝通協(xié)調(diào)1.內(nèi)部協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部各專業(yè)（如建筑、結(jié)構(gòu)、機(jī)電等）之間的工作銜接與信息溝通，促進(jìn)跨專業(yè)協(xié)作，協(xié)助解決因信息不對稱或理解偏差可能產(chǎn)生的設(shè)計(jì)沖突。2.外部聯(lián)絡(luò)：作為設(shè)計(jì)院與客戶、合作方之間的主要聯(lián)絡(luò)人之一，保持常態(tài)化溝通，傳遞院方意見，聽取外部反饋，維護(hù)良好合作關(guān)系。3.關(guān)系維護(hù)：積極維護(hù)與客戶及相關(guān)方的良好溝通氛圍，展現(xiàn)設(shè)計(jì)院專業(yè)、負(fù)責(zé)的形象。四、溝通文件管理1.文件起草與審核：負(fù)責(zé)或協(xié)助起草、審核項(xiàng)目相關(guān)的溝通文件，如會議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、情況說明、需求變更記錄等，確保文件表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、符合規(guī)范。2.檔案歸檔：對項(xiàng)目過程中的各類溝通記錄、函件、會議資料等進(jìn)行系統(tǒng)整理、編號、歸檔，確保文件的完整性與可追溯性，便于后續(xù)查閱與審計(jì)。五、協(xié)助問題解決與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警1.問題收集與反饋：主動(dòng)收集項(xiàng)目溝通中出現(xiàn)的疑問、分歧或潛在問題，及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并協(xié)助推動(dòng)問題的討論與解決。2.風(fēng)險(xiǎn)識別：在信息傳遞和協(xié)調(diào)過程中，敏銳察覺可能影響項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量或成本的溝通風(fēng)險(xiǎn)，并提出初步的應(yīng)對建議。六、項(xiàng)目溝通總結(jié)與改進(jìn)1.經(jīng)驗(yàn)沉淀：在項(xiàng)目完成后，參與溝通工作的總結(jié)，提煉項(xiàng)目溝通中的成功經(jīng)驗(yàn)與不足之處，為后續(xù)類似項(xiàng)目的溝通管理提供借鑒。2.流程優(yōu)化：協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門，對設(shè)計(jì)院項(xiàng)目溝通流程、模板及工具提出優(yōu)化建議，持續(xù)提升整體溝通效率與質(zhì)量。任職要求一、教育背景與專業(yè)知識1.通常要求相關(guān)專業(yè)背景，如工程管理、建筑學(xué)、土木工程或其他與設(shè)計(jì)院業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)，本科及以上學(xué)歷。2.熟悉設(shè)計(jì)院項(xiàng)目運(yùn)作流程及基本的設(shè)計(jì)專業(yè)知識者優(yōu)先。3.具備良好的文字功底和公文寫作能力，熟練使用各類辦公軟件。二、工作經(jīng)驗(yàn)1.具備一定年限的項(xiàng)目協(xié)調(diào)、行政助理或相關(guān)崗位工作經(jīng)驗(yàn)，有設(shè)計(jì)院或工程類項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。三、核心能力素質(zhì)1.溝通表達(dá)能力：具備優(yōu)秀的口頭與書面溝通能力，善于傾聽，能夠清晰、準(zhǔn)確、有邏輯地表達(dá)復(fù)雜信息，能與不同背景的人員有效溝通。2.組織協(xié)調(diào)能力：具備出色的組織能力和協(xié)調(diào)技巧，能夠有效安排會議、協(xié)調(diào)多方資源，推動(dòng)事項(xiàng)進(jìn)展。3.細(xì)致與耐心：工作細(xì)致認(rèn)真，有耐心，能夠處理繁瑣的信息和事務(wù)，注重細(xì)節(jié)。4.責(zé)任心與抗壓性：具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和敬業(yè)精神，能夠承受項(xiàng)目緊張期的工作壓力，確保任務(wù)按時(shí)完成。5.學(xué)習(xí)與適應(yīng)能力：樂于學(xué)習(xí)新知識、新技能，能夠快速適應(yīng)設(shè)計(jì)院的工作環(huán)境和項(xiàng)目需求的變化。6.團(tuán)隊(duì)合作精神：具備良好的團(tuán)隊(duì)合作意識，積極配合團(tuán)隊(duì)其他成員完成工作。7.應(yīng)變能力：面對突發(fā)情況或溝通僵局，能保持冷靜，并嘗試尋找解決方案。職業(yè)發(fā)展項(xiàng)目溝通專員在積累豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和溝通協(xié)調(diào)能力后，可向資深項(xiàng)目