物業(yè)合同是物業(yè)管理服務的基石，規(guī)范著物業(yè)服務企業(yè)與業(yè)主（或業(yè)主大會/業(yè)主委員會）之間的權利與義務，直接關系到物業(yè)管理的質量和各方的切身利益。一套科學、嚴謹?shù)奈飿I(yè)合同管理流程，輔以規(guī)范的合同模板，是提升物業(yè)管理效率、防范法律風險、保障服務質量的關鍵。本文將從實務角度，詳細闡述物業(yè)合同的全生命周期管理流程，并提供一份具有參考價值的合同模板框架。一、物業(yè)合同管理的核心流程物業(yè)合同管理并非簡單的簽訂與存檔，而是一個動態(tài)的、系統(tǒng)性的過程，需要貫穿合同的準備、談判、簽署、履行、監(jiān)控直至終止的整個生命周期。（一）合同準備與策劃階段此階段是合同管理的起點，其工作質量直接影響后續(xù)環(huán)節(jié)。1.明確需求與目標：業(yè)主方需清晰界定所需物業(yè)服務的范圍、標準、預期目標及預算。這包括對基礎服務（如安保、清潔、綠化、設施維護）和增值服務的具體要求，以及對物業(yè)服務企業(yè)資質、經(jīng)驗、信譽的初步篩選標準。物業(yè)服務企業(yè)則需評估自身服務能力與資源，明確是否有能力承接，并初步規(guī)劃服務方案。2.市場調研與供方選擇（業(yè)主方視角）/項目評估（物業(yè)方視角）：業(yè)主方通過招標、邀標或競爭性談判等方式選擇合適的物業(yè)服務企業(yè)。此過程需制定詳細的招標文件，明確評審標準。物業(yè)服務企業(yè)則需對目標項目進行深入調研，評估項目風險與收益。3.組建談判團隊：雙方均應組建由專業(yè)人員（如物業(yè)管理人員、財務人員、法務人員）構成的談判團隊，確保各方面利益得到充分考量。（二）合同談判與起草階段這是合同條款形成的關鍵階段，需要雙方充分溝通，求同存異。1.核心條款談判：圍繞服務范圍、服務標準、服務期限、服務費用（構成、支付方式、調整機制）、雙方權利與義務、違約責任、合同變更與解除條件、爭議解決方式等核心條款進行細致談判。特別注意服務標準的量化與可考核性，避免模糊不清的表述。2.合同文本起草：在談判基礎上，通常由物業(yè)服務企業(yè)或委托的法律顧問起草合同文本。建議采用當?shù)刈〗ú块T發(fā)布的示范文本作為基礎，再結合項目具體情況進行修改和補充，以確保合同的規(guī)范性和適用性。起草過程中，應力求條款明確、邏輯清晰、權責對等。（三）合同審核與審批階段合同文本形成后，需經(jīng)過嚴格的內部審核與審批程序，以防范風險。1.內部審核：*業(yè)務部門審核：確認合同內容是否符合項目實際需求和談判成果。*財務部門審核：審核服務費用的合理性、支付方式、稅務處理等財務相關條款。*法務部門/法律顧問審核：從法律角度審查合同條款的合法性、完整性、嚴謹性，規(guī)避法律風險，特別是違約責任、爭議解決等條款。2.審批流程：根據(jù)企業(yè)內部管理規(guī)定，履行相應的審批手續(xù)，確保合同的簽訂得到適當授權。審批過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時反饋并修改。（四）合同簽訂與備案階段審核通過后，即可進入正式簽署環(huán)節(jié)。1.合同簽署：合同文本需經(jīng)雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）。簽署前應再次核對合同文本與審批版本的一致性，以及簽約主體的合法性。2.合同備案：根據(jù)當?shù)匚飿I(yè)管理條例的規(guī)定，部分類型的物業(yè)服務合同（如前期物業(yè)服務合同、業(yè)主大會選聘后的物業(yè)服務合同）需向物業(yè)所在地的房地產(chǎn)行政主管部門備案。（五）合同履行與監(jiān)控階段合同簽署生效后，即進入履行階段，這是合同管理的核心環(huán)節(jié)。1.合同交底：物業(yè)服務企業(yè)應將合同主要內容（特別是服務標準、責任范圍）向項目管理團隊進行詳細交底，確保執(zhí)行層面理解到位。2.履約跟蹤與記錄：*服務過程監(jiān)控：業(yè)主方（或業(yè)主委員會）與物業(yè)服務企業(yè)均應建立履約跟蹤機制，定期對物業(yè)服務質量進行檢查、評估，并做好書面記錄。這包括日常巡查、定期報告、業(yè)主滿意度調查等。*文檔管理：對合同履行過程中的各類文件（如通知、函件、會議紀要、檢查記錄、付款憑證、變更協(xié)議等）進行系統(tǒng)收集、整理和存檔。3.費用支付管理：業(yè)主方應按照合同約定及時支付物業(yè)服務費；物業(yè)服務企業(yè)應按照合同約定收取費用，并確保?？顚Ｓ?。4.變更管理：如因客觀情況變化需對合同內容進行調整，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面的補充協(xié)議，作為原合同的組成部分。5.爭議處理：履行過程中發(fā)生爭議時，應首先嘗試友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式（如仲裁或訴訟）處理。（六）合同終止與后評估階段合同期滿或因其他原因終止后，仍有重要工作需完成。1.合同終止清算：包括剩余款項的結清、物業(yè)共用部位和共用設施設備的交接、檔案資料的移交等。2.合同歸檔：將合同文本及所有相關附件、履行過程中的文件資料進行整理、編號、歸檔，確保檔案的完整性和安全性，以備查閱。3.履約后評估：合同終止后，雙方（尤其是業(yè)主方）應對合同的整體履行情況進行評估，總結經(jīng)驗教訓，為后續(xù)合同的簽訂與管理提供參考。評估內容可包括服務質量、成本控制、合作順暢度等。二、物業(yè)服務合同模板框架（參考）以下提供一個物業(yè)服務合同的基本框架和主要條款，具體內容需根據(jù)項目實際情況進行細化和調整，并建議咨詢法律專業(yè)人士。物業(yè)服務合同（范本）合同編號：[年份]-[項目名稱]-[序號]甲方（業(yè)主方）：名稱：[業(yè)主大會/業(yè)主委員會全稱或建設單位全稱]地址：[注冊地址或主要辦公地址]法定代表人/負責人：[姓名]聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系電話：[電話號碼]（如為業(yè)主委員會，應附業(yè)主大會授權決議）乙方（物業(yè)服務企業(yè)）：名稱：[物業(yè)服務企業(yè)全稱]地址：[注冊地址]法定代表人：[姓名]資質等級：[物業(yè)服務企業(yè)資質等級]聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系電話：[電話號碼]根據(jù)《中華人民共和國民法典》、《物業(yè)管理條例》及其他有關法律、法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方在平等、自愿、公平、誠實信用的基礎上，就[物業(yè)名稱]（以下簡稱“本物業(yè)”）的物業(yè)管理服務事宜，達成如下協(xié)議：第一章總則第一條物業(yè)基本情況（包括物業(yè)名稱、坐落位置、建筑面積、物業(yè)類型、產(chǎn)權狀況等）第二條服務期限（明確起始日期和終止日期）第三條服務目標（簡述物業(yè)服務應達到的總體目標）第二章物業(yè)服務內容與質量標準第四條基礎物業(yè)服務內容（可分項列出，如：1.物業(yè)共用部位的維護和管理；2.物業(yè)共用設施設備的運行、維護和管理；3.環(huán)境衛(wèi)生管理（包括公共區(qū)域清潔、垃圾清運等）；4.公共秩序維護（包括門崗值守、巡邏、車輛停放管理等）；5.綠化養(yǎng)護管理；6.物業(yè)檔案資料管理；7.其他約定的基礎服務。）第五條專項服務或增值服務內容（如適用，需明確服務項目、標準和費用）第六條服務質量標準（各項服務的具體量化指標或定性要求，可作為附件詳細列明）第三章物業(yè)服務費用第七條物業(yè)服務費用構成及標準（明確收費標準、計費方式，如按建筑面積每月每平方米多少元）第八條物業(yè)服務費的調整（約定調整的條件、程序和方式）第九條繳費方式與期限（業(yè)主或物業(yè)使用人繳納物業(yè)費的方式、時間）第十條其他費用（如停車費、公攤水電費、特約服務費等的收取標準和方式）第十一條物業(yè)服務費的用途與財務管理（簡述物業(yè)費的主要用途，物業(yè)服務企業(yè)應按規(guī)定公開財務收支情況）第四章雙方權利與義務第十二條甲方權利與義務（一）權利：對乙方服務進行監(jiān)督、檢查；提出改進意見；按照合同約定解聘乙方等。（二）義務：按時足額支付物業(yè)服務費；遵守管理規(guī)約；配合乙方工作；提供必要的工作條件等。第十三條乙方權利與義務（一）權利：按照合同約定提供服務并收取費用；制止違反管理規(guī)約的行為；要求甲方配合等。（二）義務：按照合同約定提供符合標準的服務；建立健全管理制度；定期向甲方報告工作；接受甲方監(jiān)督；保守業(yè)主秘密等。第五章物業(yè)的承接與移交第十四條物業(yè)承接查驗（如為新接項目，明確承接查驗的內容、標準、程序和責任）第十五條資料移交（乙方應向甲方移交的物業(yè)檔案資料清單）第十六條合同終止時的移交（明確合同終止時，乙方應向甲方或新物業(yè)服務企業(yè)移交的內容、程序和要求）第六章合同的變更、解除與終止第十七條合同變更（需雙方協(xié)商一致，簽訂書面補充協(xié)議）第十八條合同解除（約定解除合同的條件和程序，如一方嚴重違約等）第十九條合同終止（合同期滿自然終止；或因法定或約定事由提前終止）第七章違約責任第二十條甲方違約責任（如未按時支付物業(yè)費的違約金計算方式；違反約定義務給乙方造成損失的賠償?shù)龋┑诙粭l乙方違約責任（如服務未達標準的整改措施、違約金；因乙方過錯造成甲方或業(yè)主損失的賠償?shù)龋┑诙l免責條款（如因不可抗力導致無法履行合同義務的處理）第八章爭議解決方式第二十三條本合同在履行過程中發(fā)生爭議的，由雙方當事人協(xié)商解決；協(xié)商不成的，按下列第[]種方式解決：（一）提交[]仲裁委員會仲裁；（二）依法向有管轄權的人民法院提起訴訟。第九章其他約定第二十四條通知與送達（雙方的通訊地址、聯(lián)系方式及變更通知義務）第二十五條保密條款第二十六條附件效力（本合同附件是本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等法律效力）第二十七條合同份數(shù)及生效（本合同一式[]份，甲乙雙方各執(zhí)[]份，[報備部門]備案[]份，具有同等法律效力；自雙方簽字蓋章之日起生效）第二十八條其他需要約定的事項（如管理規(guī)約的效力、保險等）附件清單：1.物業(yè)構成明細2.物業(yè)服務質量標準細則3.物業(yè)共用設施設備清單4.[其他相關附件，如：前期物業(yè)服務協(xié)議（如適用）、業(yè)主臨時管理規(guī)約（如適用）等]甲方（蓋章）：法定代表人/授權代表（簽字）：日期：年月