合同審核與簽訂流程標(biāo)準(zhǔn)模板規(guī)范合同管理一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)各類對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同的簽訂與管理，包括但不限于：日常采購(gòu)類：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)等；服務(wù)合作類：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、外包服務(wù)、廣告宣傳等；項(xiàng)目開發(fā)類：聯(lián)合研發(fā)、工程建設(shè)、定制開發(fā)等；銷售貿(mào)易類：產(chǎn)品銷售、渠道代理、分銷協(xié)議等；其他類：租賃合同、保密協(xié)議、勞動(dòng)合同等（特殊行業(yè)或類型合同可根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充細(xì)則）。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證合同簽訂的合規(guī)性、嚴(yán)謹(jǐn)性，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起與合同起草需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限等核心要素，填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批后啟動(dòng)合同起草。合同起草：由法務(wù)部門或指定授權(quán)人員（如業(yè)務(wù)專員*助理）根據(jù)需求內(nèi)容，參照《合同必備要素清單》（見模板2）起草合同文本。合同內(nèi)容需包括但不限于：雙方主體信息（名稱、地址、法定代表人/授權(quán)代表）；合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；價(jià)款、支付方式、發(fā)票類型（如適用）；履行期限、地點(diǎn)、方式；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式；合同生效條件、變更解除條款。內(nèi)部初審：起草完成后，業(yè)務(wù)部門對(duì)合同內(nèi)容與需求的匹配性進(jìn)行初審，保證核心要素?zé)o遺漏，形成《合同初審意見表》。（二）內(nèi)部多部門審核法務(wù)審核：法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的法律合規(guī)性，包括：主體資格是否合法（對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）；條款是否違反法律法規(guī)或企業(yè)內(nèi)部制度；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確；爭(zhēng)議解決約定是否有效（如仲裁/訴訟管轄）。法務(wù)審核需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，出具《法務(wù)審核意見書》，對(duì)修改項(xiàng)標(biāo)注“必須修改”“建議修改”或“通過(guò)”。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核：價(jià)款、支付方式是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具要求是否明確；履約保證金、質(zhì)保金等約定是否合理；涉及資金支付的時(shí)間節(jié)點(diǎn)與業(yè)務(wù)流程是否匹配。財(cái)務(wù)審核需在1個(gè)工作日內(nèi)完成，出具《財(cái)務(wù)審核意見書》。業(yè)務(wù)部門復(fù)核：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)、財(cái)務(wù)意見，配合起草人修訂合同，對(duì)有爭(zhēng)議的條款組織協(xié)調(diào)，保證修訂后滿足業(yè)務(wù)需求及風(fēng)控要求。（三）外部溝通與終稿確認(rèn)草案提交：內(nèi)部審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門將合同草案（含審核意見修訂版）提交合作對(duì)方，明確溝通對(duì)接人（如對(duì)方業(yè)務(wù)代表*先生/女士）。談判修訂：雙方就合同條款進(jìn)行協(xié)商，重點(diǎn)針對(duì)價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款達(dá)成一致。每次修訂需保留書面記錄（如《合同修訂記錄表》），由雙方簽字確認(rèn)。終稿確認(rèn)：協(xié)商一致后，形成合同終稿，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章頁(yè)掃描件確認(rèn)，保證與最終文本完全一致。（四）分級(jí)審批與用印審批權(quán)限劃分：根據(jù)合同金額、重要性設(shè)定審批權(quán)限：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理+法務(wù)負(fù)責(zé)人主管審批；5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元：分管副總總+法務(wù)負(fù)責(zé)人主管審批；金額＞20萬(wàn)元：總經(jīng)理*董+法務(wù)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批。審批流程：業(yè)務(wù)部門將終稿及《合同審批表》（見模板3）提交至對(duì)應(yīng)審批人，審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，對(duì)審批通過(guò)的合同簽署“同意”意見；對(duì)需進(jìn)一步修訂的，注明修改意見并退回。用印申請(qǐng)：審批通過(guò)后，由行政或合同管理部門填寫《合同用印申請(qǐng)表》，附合同終稿、審批表、對(duì)方主體資格證明等材料，按規(guī)定流程加蓋企業(yè)公章或合同專用章。用印需嚴(yán)格執(zhí)行“審批-登記-用印”流程，保證材料齊全、用印規(guī)范。（五）簽署與交付正式簽署：根據(jù)合同約定，雙方授權(quán)代表（需提供授權(quán)委托書）在合同文本上簽字蓋章。簽署時(shí)需核對(duì)文本內(nèi)容與終稿一致性，保證每頁(yè)小簽、騎縫章（如適用）齊全。文本交付：簽署完成后，企業(yè)留存至少2份正本（合同管理部門、財(cái)務(wù)部門各1份），業(yè)務(wù)部門可根據(jù)需要領(lǐng)取副本；對(duì)方合同文本通過(guò)快遞或當(dāng)面交付，并保留簽收記錄（如《合同簽收單》）。（六）履行跟蹤與歸檔履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，需建立《合同履行臺(tái)賬》，記錄履行進(jìn)度、款項(xiàng)支付、驗(yàn)收情況等，對(duì)可能出現(xiàn)的履約風(fēng)險(xiǎn)（如對(duì)方逾期、質(zhì)量問(wèn)題）及時(shí)上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)對(duì)措施。歸檔管理：合同履行完畢或終止后，由合同管理部門收集合同正本、審批表、審核意見、修訂記錄、簽收單等全套資料，按“一合同一檔”原則編號(hào)歸檔（電子檔案同步備份），歸檔期限為合同終止后3年內(nèi)。三、配套模板工具模板1：合同需求申請(qǐng)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同名稱需求部門合作方名稱合同標(biāo)的（如：采購(gòu)XX設(shè)備、提供XX服務(wù)）數(shù)量/規(guī)模預(yù)算金額大寫：________________小寫：________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日核心需求說(shuō)明（可附附件，如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_____________日期：_____________模板2：合同必備要素清單序號(hào)必備條款說(shuō)明是否必須1雙方主體信息名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表聯(lián)系方式是2合同標(biāo)的明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)等是3數(shù)量與質(zhì)量數(shù)量單位、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/約定標(biāo)準(zhǔn)）是4價(jià)款與支付方式含稅價(jià)款、支付進(jìn)度（如預(yù)付款/尾款比例）、賬戶信息是5履行期限與地點(diǎn)開始/結(jié)束時(shí)間、履行具體地點(diǎn)是6違約責(zé)任違約情形、違約金計(jì)算方式或賠償標(biāo)準(zhǔn)是7爭(zhēng)議解決方式約定由某地法院訴訟或某仲裁委員會(huì)仲裁是8合同生效條件如“雙方法定代表人簽字并蓋章后生效”是9附件清單列明所有附件名稱及頁(yè)數(shù)否模板3：合同審批表合同名稱編號(hào)：_____________合作方合同金額大寫：________________小寫：________________起草部門起草人序號(hào)審核環(huán)節(jié)1業(yè)務(wù)部門初審2法務(wù)審核3財(cái)務(wù)審核4分管副總審批（如需）5總經(jīng)理審批（如需）審批結(jié)論□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明原因：_________________________）用印記錄用印日期：_____________用印人：_____________用印份數(shù)：_____________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示主體資格風(fēng)險(xiǎn)：簽約前需核實(shí)合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證）、授權(quán)委托書等文件，保證簽約主體合法有效，避免與無(wú)資質(zhì)主體簽約。條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款需明確可量化；禁止約定“霸王條款”，保證權(quán)利義務(wù)對(duì)等。審批流程風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁跳過(guò)審批環(huán)節(jié)或先簽后批，對(duì)超權(quán)限合同需逐級(jí)上報(bào)審批，保證審批流程完整可追溯。用印管理風(fēng)險(xiǎn)：用印前需核對(duì)合同文本與審批材料一致性，嚴(yán)禁在空白合同、空白