大型超市冷鏈設(shè)備冷凝風(fēng)機(jī)軸承檢查記錄保存管理細(xì)則一、總則（一）目的與適用范圍為規(guī)范大型超市冷鏈設(shè)備冷凝風(fēng)機(jī)軸承檢查記錄的保存管理，確保冷鏈系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)可追溯、設(shè)備維護(hù)責(zé)任可落實(shí)，保障生鮮食品存儲(chǔ)安全，降低設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)，特制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于超市內(nèi)所有冷藏柜、冷庫、展示柜等冷鏈設(shè)備的冷凝風(fēng)機(jī)軸承檢查記錄（以下簡稱“檢查記錄”）的生成、歸檔、存儲(chǔ)、查閱及銷毀全流程管理。（二）職責(zé)分工設(shè)備管理部門：負(fù)責(zé)檢查記錄的標(biāo)準(zhǔn)化制定、保存流程監(jiān)督及定期審計(jì)；運(yùn)維班組：負(fù)責(zé)檢查記錄的實(shí)時(shí)填寫、初步審核及提交歸檔；檔案管理部門：負(fù)責(zé)檢查記錄的分類存儲(chǔ)、電子化備份及合規(guī)性保管；門店負(fù)責(zé)人：監(jiān)督本細(xì)則在門店層面的執(zhí)行，確保記錄真實(shí)完整。二、檢查記錄的內(nèi)容規(guī)范（一）基礎(chǔ)信息模塊檢查記錄需包含以下固定字段，確保數(shù)據(jù)完整性和可追溯性：設(shè)備標(biāo)識(shí)：設(shè)備編號(hào)（按“區(qū)域-設(shè)備類型-序號(hào)”規(guī)則編制，如“冷藏區(qū)-立柜-001”）、安裝位置（具體到貨架編號(hào)或冷庫分區(qū)）、制造商及型號(hào)；檢查信息：檢查日期、檢查時(shí)間（精確到分鐘）、檢查人員姓名及工號(hào)、天氣溫度（環(huán)境溫度對(duì)軸承散熱影響需關(guān)聯(lián)記錄）；設(shè)備運(yùn)行參數(shù)：風(fēng)機(jī)運(yùn)行電流（A）、軸承溫度（℃，需標(biāo)注測量位置：驅(qū)動(dòng)端/非驅(qū)動(dòng)端）、轉(zhuǎn)速（rpm）、異響描述（如“無雜音”“輕微嗡嗡聲”“周期性摩擦聲”）。（二）核心檢查項(xiàng)記錄需詳細(xì)記錄軸承狀態(tài)的關(guān)鍵檢查結(jié)果，包括：物理檢查：軸承外觀（是否有銹蝕、裂紋、油脂滲漏）；軸向/徑向間隙（使用塞尺測量，單位mm）；潤滑脂狀態(tài)（顏色、黏度、是否有雜質(zhì)）。功能測試：空載運(yùn)行測試（持續(xù)30秒，記錄啟動(dòng)電流峰值）；負(fù)載運(yùn)行穩(wěn)定性（連續(xù)運(yùn)行10分鐘后，復(fù)測溫度變化值）；異常情況處理（如“已添加潤滑脂30g”“更換軸承型號(hào)XXX”）。歷史數(shù)據(jù)對(duì)比：與上一次檢查數(shù)據(jù)的偏差率（如“溫度較上次升高5℃，偏差率12%”）；累計(jì)運(yùn)行時(shí)長（自上次維護(hù)后，單位小時(shí)）。三、記錄生成與填寫要求（一）填寫規(guī)范實(shí)時(shí)性：檢查完成后1小時(shí)內(nèi)必須完成記錄填寫，禁止事后補(bǔ)填或偽造數(shù)據(jù)；準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)需直接從測量工具讀?。ㄈ缂t外測溫儀、萬用表），不得估算；異常描述需附照片（存儲(chǔ)路徑關(guān)聯(lián)至記錄編號(hào)）；標(biāo)準(zhǔn)化用語：使用統(tǒng)一術(shù)語（如“徑向間隙超標(biāo)”“潤滑脂乳化”），避免模糊表述（禁用“正?！薄傲己谩钡葻o量化詞匯）。（二）審核機(jī)制一級(jí)審核：檢查人員填寫后，由同班組組長在當(dāng)日下班前復(fù)核，重點(diǎn)校驗(yàn)“參數(shù)邏輯性”（如“溫度85℃但未記錄異響”需標(biāo)注疑問）；二級(jí)審核：設(shè)備管理部門每周抽取20%的記錄進(jìn)行抽查，核對(duì)“數(shù)據(jù)趨勢合理性”（如連續(xù)3次檢查間隙增大需觸發(fā)預(yù)警）。四、記錄的歸檔與分類存儲(chǔ)（一）分類規(guī)則檢查記錄按“年度-季度-月度-設(shè)備類型”層級(jí)分類，具體如下：一級(jí)分類：按年份劃分文件夾（如“2025年檢查記錄”）；二級(jí)分類：按季度劃分（Q1-Q4），包含當(dāng)季所有設(shè)備記錄匯總表；三級(jí)分類：按設(shè)備類型（冷藏柜、冷庫、展示柜）分設(shè)子文件夾；四級(jí)分類：單臺(tái)設(shè)備的月度記錄（按檢查日期排序，文件名格式為“設(shè)備編號(hào)-日期-檢查人”）。（二）載體要求紙質(zhì)記錄：使用防水、無酸紙張打印，采用活頁裝訂（便于增補(bǔ)），封面標(biāo)注“機(jī)密-冷鏈設(shè)備記錄-年度”；電子記錄：通過超市內(nèi)部OA系統(tǒng)“設(shè)備管理模塊”在線填寫，自動(dòng)生成PDF格式不可篡改文件，同步上傳至云端服務(wù)器。五、存儲(chǔ)與備份管理（一）存儲(chǔ)條件紙質(zhì)檔案：存放于檔案室專用金屬柜（防火等級(jí)≥GB/T16810-2008規(guī)定的3級(jí)），環(huán)境溫度15-25℃，相對(duì)濕度45%-60%，遠(yuǎn)離腐蝕性氣體；電子檔案：本地服務(wù)器存儲(chǔ)（硬盤RAID5陣列）+云端備份（加密傳輸至企業(yè)云盤，密鑰由檔案部門雙人保管），備份頻率為每日23:00自動(dòng)增量備份，每周日全量備份。（二）保存期限基礎(chǔ)保存期：檢查記錄自生成之日起保存5年（覆蓋設(shè)備設(shè)計(jì)壽命周期的2倍）；特殊情況延長：發(fā)生設(shè)備故障的記錄，保存至故障處理完成后3年；涉及食品安全事故的關(guān)聯(lián)記錄，永久保存（需單獨(dú)標(biāo)注“事故關(guān)聯(lián)”）。六、查閱與使用規(guī)范（一）查閱權(quán)限管理實(shí)行“分級(jí)授權(quán)”查閱機(jī)制，具體權(quán)限如下：|人員類型|查閱范圍|操作權(quán)限（查看/下載/修改）||----------------|---------------------------|---------------------------||運(yùn)維人員|本人填寫的記錄|查看/修改（提交前）||設(shè)備管理部門|分管區(qū)域所有記錄|查看/下載||外部審計(jì)機(jī)構(gòu)|經(jīng)審批的指定時(shí)段記錄|只讀查看||門店負(fù)責(zé)人|本門店全量記錄匯總表|查看/導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)報(bào)表|（二）查閱流程內(nèi)部人員通過OA系統(tǒng)提交查閱申請(qǐng)，注明“查閱事由+設(shè)備編號(hào)+時(shí)間范圍”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后系統(tǒng)自動(dòng)授權(quán)；外部單位（如監(jiān)管部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)）需提供單位介紹信及經(jīng)辦人身份證復(fù)印件，由檔案管理部門專人陪同查閱，禁止攜帶電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)入檔案室。七、銷毀管理（一）銷毀條件滿足以下條件之一的記錄可啟動(dòng)銷毀程序：超過保存期限且無關(guān)聯(lián)故障或事故記錄；設(shè)備已報(bào)廢并完成環(huán)保處置，且無歷史數(shù)據(jù)追溯需求（需附設(shè)備報(bào)廢審批單）。（二）銷毀流程檔案管理部門每年度末列出待銷毀清單，報(bào)設(shè)備管理部門及法務(wù)部門審核；紙質(zhì)記錄采用碎紙機(jī)粉碎（粉碎顆粒≤5mm2），電子記錄通過專業(yè)數(shù)據(jù)擦除工具（符合《信息安全技術(shù)數(shù)據(jù)銷毀指南》GB/T38550-2020）徹底清除，銷毀過程需雙人監(jiān)督并簽署《記錄銷毀確認(rèn)表》。八、異常情況處理（一）記錄缺失或損壞若紙質(zhì)記錄因意外（如滲水、火災(zāi)）損壞，需立即啟動(dòng)電子備份恢復(fù)，并在24小時(shí)內(nèi)重新打印歸檔，標(biāo)注“原件損壞-備份恢復(fù)”；電子記錄丟失時(shí)，通過云端備份恢復(fù)，由設(shè)備管理部門出具《數(shù)據(jù)恢復(fù)報(bào)告》，說明丟失原因及處理措施。（二）數(shù)據(jù)篡改與造假發(fā)現(xiàn)記錄數(shù)據(jù)與設(shè)備實(shí)際狀態(tài)不符（如“軸承溫度記錄35℃，但實(shí)際測量達(dá)70℃”），立即暫停涉事人員權(quán)限，由內(nèi)審部門調(diào)查；確認(rèn)造假后，按《員工手冊(cè)》追責(zé)（警告/記過/解除勞動(dòng)合同），并重新追溯該設(shè)備近3個(gè)月的檢查記錄。九、附則（一）記錄模板標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備管理部門需每兩年根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)更新檢查記錄模板（如新增“振動(dòng)頻率檢測”項(xiàng)），并組織全員培訓(xùn)；（二）數(shù)字化升級(jí)鼓勵(lì)門店逐步采用物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備（如加裝溫度傳感器、振動(dòng)分析儀），實(shí)現(xiàn)檢查數(shù)據(jù)自動(dòng)采集，減