吉林大學(xué)檔案館的查閱制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》及國(guó)家檔案局相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，結(jié)合吉林大學(xué)檔案館實(shí)際工作需要，旨在規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息安全，維護(hù)檔案完整與真實(shí)，防范查閱過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，通過(guò)明確管理職責(zé)與運(yùn)行機(jī)制，提升檔案查閱服務(wù)的規(guī)范化水平，滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作對(duì)檔案信息的需求。第二條本制度適用于吉林大學(xué)檔案館所有檔案的查閱活動(dòng)，包括但不限于普通檔案查閱、特殊檔案查閱、數(shù)字化檔案查閱等場(chǎng)景。適用對(duì)象包括學(xué)校各部門、教學(xué)單位、科研團(tuán)隊(duì)及經(jīng)批準(zhǔn)的外部查閱人員。所有查閱行為必須嚴(yán)格遵守本制度及相關(guān)檔案管理規(guī)定。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語(yǔ)：（一）“檔案查閱專項(xiàng)管理”指吉林大學(xué)檔案館依據(jù)法律法規(guī)及制度要求，對(duì)檔案查閱申請(qǐng)的受理、審核、執(zhí)行、監(jiān)督等全流程管理活動(dòng)。（二）“查閱風(fēng)險(xiǎn)”指因查閱程序不規(guī)范、權(quán)限控制失效、信息泄露等原因可能導(dǎo)致的檔案安全事件或合規(guī)問(wèn)題。（三）“查閱合規(guī)”指查閱行為嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保查閱目的合法、程序正當(dāng)、權(quán)限明確、信息安全。第四條檔案查閱專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則，確保所有檔案查閱活動(dòng)納入制度管理范圍；（二）責(zé)任到人原則，明確各層級(jí)、各崗位的查閱管理職責(zé)；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則，聚焦高風(fēng)險(xiǎn)查閱場(chǎng)景，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控；（四）持續(xù)改進(jìn)原則，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)需求動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理制度。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條吉林大學(xué)檔案館主要負(fù)責(zé)人對(duì)檔案查閱專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)查閱工作的全局性風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)問(wèn)題；分管負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體管理工作的組織落實(shí)與監(jiān)督考核。第六條設(shè)立檔案查閱專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案館館長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，分管副館長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)查閱工作的重大事項(xiàng)，審批特殊查閱申請(qǐng)，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，并定期開展管理評(píng)估。第七條明確三類主體職責(zé)：（一）檔案館牽頭部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案查閱專項(xiàng)管理制度建設(shè)，組織開展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，監(jiān)督查閱流程合規(guī)性，定期開展培訓(xùn)宣貫，并制定年度管理報(bào)告。（二）專責(zé)部門：包括檔案管理部、技術(shù)保障部等，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合規(guī)審核，優(yōu)化查閱流程，處置查閱風(fēng)險(xiǎn)事件，并參與系統(tǒng)工具開發(fā)與維護(hù)。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負(fù)責(zé)落實(shí)本領(lǐng)域查閱管理要求，開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，確保查閱需求與檔案價(jià)值的匹配性，并及時(shí)反饋管理問(wèn)題。第八條明確基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任：（一）檔案管理員需嚴(yán)格執(zhí)行查閱審核程序，確認(rèn)查閱人身份、目的與權(quán)限；（二）查閱申請(qǐng)人需如實(shí)填寫查閱申請(qǐng)，不得虛構(gòu)查閱需求；（三）所有崗位人員均有風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或安全隱患須立即報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條查閱申請(qǐng)審核環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：申請(qǐng)人需提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱范圍、目的，并由單位負(fù)責(zé)人簽字審批；特殊檔案需經(jīng)檔案館館長(zhǎng)批準(zhǔn)。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁通過(guò)非正規(guī)渠道申請(qǐng)查閱，嚴(yán)禁提供虛假信息套取檔案資源。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：重點(diǎn)審查查閱目的的合理性，防止商業(yè)性利用或非法牟利。第十條查閱權(quán)限控制環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：普通檔案實(shí)行部門申請(qǐng)制，特殊檔案（如保密檔案）需符合《檔案保密管理規(guī)定》；數(shù)字化檔案需通過(guò)系統(tǒng)授權(quán)登錄查閱。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁超權(quán)限查閱，嚴(yán)禁將檔案轉(zhuǎn)借第三方或用于非授權(quán)用途。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：建立分級(jí)權(quán)限清單，定期復(fù)核權(quán)限分配的準(zhǔn)確性。第十一條查閱過(guò)程監(jiān)督環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：檔案館對(duì)查閱過(guò)程實(shí)施全程監(jiān)控，保留查閱記錄；數(shù)字化查閱需登錄IP與時(shí)間戳。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁涂改、損毀檔案，嚴(yán)禁拍照、復(fù)印涉密檔案。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)查閱場(chǎng)景（如涉密檔案）實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。第十二條查閱結(jié)果處置環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：查閱結(jié)束后需填寫《查閱記錄表》，注明查閱范圍與時(shí)間，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)；紙質(zhì)檔案及時(shí)歸還，數(shù)字化檔案自動(dòng)退出系統(tǒng)。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁將檔案帶離查閱場(chǎng)所，嚴(yán)禁擅自留存查閱材料。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：建立查閱結(jié)果復(fù)核機(jī)制，確保檔案完好無(wú)損。第十三條特殊檔案查閱管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：涉密檔案實(shí)行“雙人雙鎖”管理，查閱需經(jīng)審批并登記；歷史檔案需由專人陪同查閱。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁在非查閱場(chǎng)所查閱特殊檔案，嚴(yán)禁將特殊檔案上傳網(wǎng)絡(luò)。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：建立特殊檔案查閱臺(tái)賬，實(shí)施臨時(shí)封存制度。第十四條數(shù)字化檔案查閱管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)字化檔案需通過(guò)專用系統(tǒng)查閱，支持按需縮略、打印，但需經(jīng)管理員批準(zhǔn)；系統(tǒng)自動(dòng)記錄查閱行為。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁下載數(shù)字化檔案至個(gè)人設(shè)備，嚴(yán)禁非法復(fù)制、傳播數(shù)字化檔案。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：定期檢測(cè)系統(tǒng)安全漏洞，強(qiáng)化訪問(wèn)日志審計(jì)。第十五條外部人員查閱管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：外部人員需提交單位介紹信、個(gè)人身份證明及查閱目的說(shuō)明，經(jīng)檔案館審核后方可查閱；查閱范圍受檔案開放程度限制。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁外部人員以營(yíng)利為目的查閱檔案，嚴(yán)禁泄露查閱信息。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：對(duì)外部人員實(shí)施臨時(shí)權(quán)限控制，查閱過(guò)程全程錄音錄像。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）檔案館每年至少開展一次制度評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整制度內(nèi)容；（二）重大制度修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并及時(shí)發(fā)布實(shí)施通知。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）檔案館每季度開展風(fēng)險(xiǎn)排查，分級(jí)評(píng)估查閱風(fēng)險(xiǎn)（一般、較大、重大）；（二）發(fā)布《查閱風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知》，明確風(fēng)險(xiǎn)場(chǎng)景與防控措施。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將查閱合規(guī)審查嵌入關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：申請(qǐng)受理、權(quán)限審核、過(guò)程監(jiān)督、結(jié)果處置；（二）實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則，違規(guī)查閱一律暫停并調(diào)查。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，較大風(fēng)險(xiǎn)由檔案館組織整改，重大風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌解決；（二）建立應(yīng)急流程：發(fā)現(xiàn)檔案損毀、泄露時(shí)，立即啟動(dòng)封存、溯源、通報(bào)程序。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：擅自查閱特殊檔案、超權(quán)限查閱、泄露查閱信息等；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：輕微違規(guī)通報(bào)批評(píng)，嚴(yán)重違規(guī)取消查閱資格，并按《檔案違規(guī)行為處理辦法》處罰；（三）聯(lián)動(dòng)考核：將違規(guī)情況納入部門年度考核，與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年開展專項(xiàng)管理有效性評(píng)估，包括制度執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)處置效率、服務(wù)滿意度等指標(biāo)；（二）形成《評(píng)估報(bào)告》，明確優(yōu)化方向，并納入次年工作計(jì)劃。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部需簽署《查閱管理責(zé)任書》，明確“一崗雙責(zé)”；（二）檔案館設(shè)立專職監(jiān)督員，定期抽查查閱活動(dòng)。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將查閱合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀案例予以表彰；（二）制定查閱服務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)辦法，對(duì)規(guī)范操作、風(fēng)險(xiǎn)防控表現(xiàn)突出的個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層培訓(xùn)：每年開展合規(guī)履職培訓(xùn)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)；（二）一線員工培訓(xùn)：每半年開展操作規(guī)范培訓(xùn)，提升風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力；（三）發(fā)布《查閱合規(guī)手冊(cè)》，張貼宣傳海報(bào)，營(yíng)造全員合規(guī)氛圍。第二十五條信息化支撐：（一）開發(fā)檔案查閱管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)線上提交、權(quán)限自動(dòng)校驗(yàn)、查閱行為實(shí)時(shí)監(jiān)控；（二）建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警模型，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析識(shí)別異常查閱行為。第二十六條文化建設(shè)：（一）發(fā)布《查閱合規(guī)承諾書》，組織全員簽署；（二）設(shè)立查閱合規(guī)案例庫(kù)，定期開展警示教育。第二十七條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：重大風(fēng)險(xiǎn)須在X小時(shí)內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，