圖書館文獻(xiàn)資料制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國公共文化服務(wù)保障法》及國家相關(guān)行業(yè)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控需求與管理規(guī)范化要求制定。為規(guī)范圖書館文獻(xiàn)資料的采集、整理、存儲(chǔ)、使用與處置全流程管理，保障文獻(xiàn)資源安全與有效利用，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。文獻(xiàn)資料的專項(xiàng)管理覆蓋公司知識(shí)管理、培訓(xùn)支持、決策參考等場(chǎng)景，包括但不限于圖書、期刊、電子文獻(xiàn)、音像資料及內(nèi)部刊物等。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）“文獻(xiàn)資料專項(xiàng)管理”指通過系統(tǒng)性制度設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資料全生命周期內(nèi)合規(guī)、安全、高效管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)；（二）“文獻(xiàn)資料風(fēng)險(xiǎn)”指因管理不善可能導(dǎo)致的資料遺失、損毀、泄露或使用不當(dāng)引發(fā)的法律、經(jīng)濟(jì)及聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)；（三）“文獻(xiàn)資料合規(guī)”指文獻(xiàn)資料管理行為符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)；（四）“文獻(xiàn)資料保密等級(jí)”指根據(jù)資料內(nèi)容敏感性劃分的管控級(jí)別，分為“內(nèi)部公開”“內(nèi)部限閱”“秘密”“機(jī)密”四檔。第四條文獻(xiàn)資料專項(xiàng)管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋：確保所有文獻(xiàn)資料納入統(tǒng)一管理范疇；（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)管理主體的具體職責(zé)；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：優(yōu)先防控重大風(fēng)險(xiǎn)，動(dòng)態(tài)優(yōu)化管控措施；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估管理效能，完善制度體系。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司文獻(xiàn)資料專項(xiàng)管理第一責(zé)任人，對(duì)公司文獻(xiàn)資料安全負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，統(tǒng)籌制度實(shí)施與風(fēng)險(xiǎn)管控。第六條設(shè)立文獻(xiàn)資料專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成員包括公司辦公室、人力資源部、信息技術(shù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌決策、重大風(fēng)險(xiǎn)審批及跨部門協(xié)調(diào)。第七條牽頭部門（公司辦公室）職責(zé)：（一）制定、修訂文獻(xiàn)資料管理制度，組織宣貫與培訓(xùn)；（二）牽頭開展文獻(xiàn)資料風(fēng)險(xiǎn)排查，制定管控方案；（三）監(jiān)督各部門執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決管理問題。第八條專責(zé)部門職責(zé)：（一）人力資源部：負(fù)責(zé)制定文獻(xiàn)資料保密培訓(xùn)計(jì)劃，監(jiān)督員工合規(guī)操作；（二）信息技術(shù)部：保障文獻(xiàn)資料存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，實(shí)施數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)；（三）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)文獻(xiàn)購置預(yù)算審核，規(guī)范采購費(fèi)用管理。第九條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)小組及牽頭部門的制度要求；（二）建立本領(lǐng)域文獻(xiàn)資料臺(tái)賬，實(shí)行動(dòng)態(tài)更新；（三）定期自查合規(guī)情況，及時(shí)上報(bào)異常問題。第十條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，嚴(yán)格遵守借閱、歸還、處置流程；（二）發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)資料損毀、遺失、泄露等情形，須立即上報(bào)至直屬部門負(fù)責(zé)人。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條文獻(xiàn)資料采集管理業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：通過正規(guī)渠道采購或接受捐贈(zèng)，建立采購審批臺(tái)賬；電子文獻(xiàn)需核對(duì)來源合法性，禁止采集涉密或侵權(quán)內(nèi)容。禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)自行下載互聯(lián)網(wǎng)文獻(xiàn)，杜絕虛假采購套取費(fèi)用。重點(diǎn)防控點(diǎn)：采購渠道資質(zhì)審核、重復(fù)文獻(xiàn)過濾、價(jià)格合理性評(píng)估。第十二條文獻(xiàn)資料整理與編目管理業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：按分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一編目，電子文獻(xiàn)需與紙質(zhì)版本同步歸檔；建立元數(shù)據(jù)規(guī)范，支持全文檢索。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自修改編目信息，禁止對(duì)涉密資料進(jìn)行無碼化處理。重點(diǎn)防控點(diǎn)：編目人員資質(zhì)培訓(xùn)、數(shù)據(jù)校驗(yàn)機(jī)制、元數(shù)據(jù)完整性與準(zhǔn)確性。第十三條文獻(xiàn)資料存儲(chǔ)與保管管理業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)資料存放于恒溫恒濕庫房，電子資料存儲(chǔ)于加密服務(wù)器；重要文獻(xiàn)需雙備份，定期巡檢存儲(chǔ)環(huán)境。禁止性行為：嚴(yán)禁將涉密資料存放在非安全區(qū)域，禁止擅自調(diào)整存儲(chǔ)位置。重點(diǎn)防控點(diǎn)：庫房物理隔離、訪問權(quán)限管理、存儲(chǔ)介質(zhì)定期檢測(cè)。第十四條文獻(xiàn)資料借閱與使用管理業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立借閱登記制度，涉密資料實(shí)行審批制；電子文獻(xiàn)使用需綁定用戶賬號(hào)，記錄操作日志。禁止性行為：嚴(yán)禁將涉密資料外借，禁止非授權(quán)人員訪問敏感文獻(xiàn)。重點(diǎn)防控點(diǎn)：借閱期限管理、違規(guī)使用預(yù)警、日志審計(jì)機(jī)制。第十五條文獻(xiàn)資料保密管理業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：按保密等級(jí)劃分接觸權(quán)限，涉密資料交接需雙人監(jiān)督；離職人員須清退所有資料，并簽署保密承諾。禁止性行為：嚴(yán)禁拍照、復(fù)印涉密資料，禁止通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸敏感內(nèi)容。重點(diǎn)防控點(diǎn)：保密協(xié)議簽訂、脫密期管理、泄密事件追溯。第十六條文獻(xiàn)資料數(shù)字化管理業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)字化過程需確保內(nèi)容完整性，原始資料與數(shù)字副本同步保存；電子文獻(xiàn)需符合版權(quán)要求，標(biāo)注引用出處。禁止性行為：嚴(yán)禁數(shù)字化涉密資料，禁止未經(jīng)許可擅自傳播數(shù)字資源。重點(diǎn)防控點(diǎn)：數(shù)據(jù)脫敏處理、版權(quán)授權(quán)審核、數(shù)字水印應(yīng)用。第十七條文獻(xiàn)資料處置管理業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：報(bào)廢資料需履行審批手續(xù)，紙質(zhì)資料銷毀需登記影像記錄；電子資料需徹底清除，禁止二次利用。禁止性行為：嚴(yán)禁將涉密資料作廢品處理，禁止未登記擅自銷毀。重點(diǎn)防控點(diǎn)：處置流程審批、銷毀記錄保存、資產(chǎn)核銷同步。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制每年12月由牽頭部門牽頭，組織各部門評(píng)估制度有效性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整于次年3月前修訂發(fā)布。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制每季度由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭開展風(fēng)險(xiǎn)排查，采用“風(fēng)險(xiǎn)矩陣法”分級(jí)評(píng)估，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)發(fā)布預(yù)警通知并跟蹤整改。第二十條合規(guī)審查機(jī)制將文獻(xiàn)資料合規(guī)審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：（一）文獻(xiàn)采購前需由財(cái)務(wù)部、信息技術(shù)部聯(lián)合審核；（二）涉密資料借閱需經(jīng)保密委員會(huì)審批；（三）數(shù)字化項(xiàng)目啟動(dòng)前需評(píng)估版權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。明確“未經(jīng)合規(guī)審查的文獻(xiàn)資料不得流轉(zhuǎn)”紅線。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，每月5日前上報(bào)處置報(bào)告；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)，成立臨時(shí)處置組，明確上報(bào)時(shí)限為事件發(fā)生后2小時(shí)內(nèi)。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：（一）違反保密規(guī)定，情節(jié)輕微處警告，情節(jié)嚴(yán)重追究紀(jì)律處分；（二）造成資料損毀，按價(jià)值10%-20%賠償，屢次發(fā)生取消崗位晉升資格；（三）風(fēng)險(xiǎn)事件瞞報(bào)、漏報(bào)，對(duì)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人降級(jí)處理。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制每年11月由牽頭部門組織第三方機(jī)構(gòu)開展體系評(píng)估，出具報(bào)告后30日內(nèi)完成優(yōu)化方案，納入次年考核。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障公司主要負(fù)責(zé)人每季度聽取專項(xiàng)管理匯報(bào)，分管領(lǐng)導(dǎo)每月檢查執(zhí)行情況，確保制度落實(shí)。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制（一）部門年度考核指標(biāo)包含“文獻(xiàn)資料合規(guī)率”“風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生率”；（二）員工評(píng)優(yōu)優(yōu)先考慮合規(guī)操作表現(xiàn)突出的個(gè)人。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制（一）管理層每年參加合規(guī)履職培訓(xùn)，考核合格后方可分管相關(guān)業(yè)務(wù)；（二）新員工入職3個(gè)月內(nèi)完成文獻(xiàn)資料專項(xiàng)培訓(xùn)，考核不合格不得上崗。第二十七條信息化支撐采用文獻(xiàn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)：（一）采購流程線上審批；（二）電子文獻(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控用戶操作；（三）智能預(yù)警異常訪問行為。第二十八條文化建設(shè)（一）每年4月發(fā)布《文獻(xiàn)資料合規(guī)手冊(cè)》，內(nèi)容涵蓋制度、案例、流程；（二）組織全員簽訂年度合規(guī)承諾書，懸掛于公共區(qū)域。第二十九條報(bào)告制度（一）風(fēng)險(xiǎn)事件日?qǐng)?bào)：事發(fā)后4小時(shí)內(nèi)提交初步報(bào)告，72小時(shí)內(nèi)補(bǔ)充完整；（二）年度管理報(bào)告：次年2月底前報(bào)送至領(lǐng)導(dǎo)小組，內(nèi)容包含：1.本年度管控成效數(shù)據(jù)；2.存在問題與改進(jìn)措施；3.下年度工作計(jì)劃。第六章附