合同審核流程標準化工具：合規(guī)保障操作指南一、適用范圍與場景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同的合規(guī)性審核管理，覆蓋但不限于以下場景：日常業(yè)務合同：采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等常規(guī)交易類文件；合作類合同：戰(zhàn)略合作協(xié)議、聯(lián)合開發(fā)合同、代理協(xié)議等長期或深度合作文件；特殊場景合同：涉及知識產(chǎn)權、數(shù)據(jù)安全、跨境業(yè)務的專項合同；合同變更與補充：已簽署合同的修訂、續(xù)簽或補充協(xié)議審核。無論合同金額大小、合作方類型（如供應商、客戶、合作伙伴），均需通過本流程保證條款合規(guī)、風險可控。二、標準化操作流程合同審核需遵循“發(fā)起-初審-法審-財審-審批-歸檔”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)責任明確、節(jié)點清晰，具體操作步驟1：合同發(fā)起與材料準備責任主體：業(yè)務部門（合同經(jīng)辦人*）操作內(nèi)容：業(yè)務部門根據(jù)合作需求，與對方協(xié)商擬定合同初稿，同時收集以下必備材料：（1）合作主體資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、授權委托書等，若涉及特殊行業(yè)需提供行業(yè)許可證）；（2）合作背景說明（如項目立項審批表、需求函、往來溝通記錄等）；（3）合同初稿電子版及紙質(zhì)版（需加蓋合作方公章或合同章騎縫章）。在企業(yè)OA或合同管理系統(tǒng)內(nèi)填寫《合同申請表》，注明合同名稱、合作方信息、合同金額、主要交易條款、預計簽署日期等基本信息，并附上述材料掃描件。輸出成果：《合同申請表》+合同初稿+合作方資質(zhì)材料步驟2：業(yè)務部門初審（合規(guī)性與商務條款）責任主體：業(yè)務部門負責人*審核重點：主體合規(guī)性：核查合作方是否具備履約資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍是否涵蓋交易內(nèi)容、是否為失信被執(zhí)行人等）；商務條款合理性：核對標的物/服務描述是否清晰、數(shù)量價格是否準確、交貨/服務期限是否符合業(yè)務需求、付款方式與進度是否匹配公司現(xiàn)金流；業(yè)務邏輯一致性：合同內(nèi)容是否與立項需求、招標結果（若有）或口頭約定一致，避免出現(xiàn)“陰陽合同”條款矛盾。操作要求：初審需在1個工作日內(nèi)完成，通過OA系統(tǒng)流轉審核意見，對不合規(guī)條款明確標注修改建議并退回經(jīng)辦人調(diào)整。輸出成果：業(yè)務部門《初審意見表》（含“通過/修改后重審/不通過”結論）步驟3：法務部門審核（法律風險與條款完整性）責任主體：法務專員*審核重點：主體法律風險：核查合作方簽約代表是否獲得合法授權（需核對授權委托書原件及證件號碼復印件），避免無權代理或越權簽約風險；條款合規(guī)性：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”“免責條款顯失公平”等問題；核心條款完整性：保證合同包含標的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力等核心要素；特殊條款審查：涉及知識產(chǎn)權的需明確歸屬與侵權責任，涉及跨境業(yè)務的需適用法律與爭議解決地約定，涉及個人信息的需符合《個人信息保護法》要求。操作要求：法審需在2個工作日內(nèi)完成，對高風險條款出具《法律風險評估書》，注明修改理由及法律依據(jù)；對低風險條款可直接標注“同意”或“微調(diào)后同意”。輸出成果：法務部門《法審意見表》+《法律風險評估書》（如需）步驟4：財務部門審核（金額與支付條款）責任主體：財務經(jīng)理*審核重點：金額準確性：核對合同總金額、分階段付款金額與業(yè)務申報數(shù)據(jù)是否一致，是否存在大額異常支出；支付方式合規(guī)性：檢查付款條件是否明確（如“驗收合格后30日內(nèi)支付”），支付方式是否符合公司財務制度（如禁止預付全款至個人賬戶、大額支付需約定銀行轉賬）；稅務條款合理性：明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票時間及稅率，避免“三流不一致”（發(fā)票流、資金流、合同流）導致的稅務風險；財務影響評估：評估合同履行對公司現(xiàn)金流、資產(chǎn)負債率的影響，對超出預算或可能造成財務風險的合同提出預警。操作要求：財審需在1個工作日內(nèi)完成，通過OA系統(tǒng)反饋審核意見，對涉及大額資金或長期支付的合同需同步財務總監(jiān)會簽。輸出成果：財務部門《財審意見表》步驟5：管理層審批（最終決策與用印授權）責任主體：根據(jù)合同金額與重要性分級審批（如：10萬元以下由部門總監(jiān)審批；10萬-50萬元由分管副總審批；50萬元以上由總經(jīng)理*審批）審批重點：綜合業(yè)務、法務、財務部門的審核意見，判斷合同是否符合公司戰(zhàn)略目標與風險控制要求；對涉及重大合作、高額投入或創(chuàng)新業(yè)務的合同，需組織專題會議討論，明確決策依據(jù)；審批通過后，簽署《合同審批單》，授權用??；審批不通過的，注明原因并終止流程。操作要求：審批環(huán)節(jié)需在1-3個工作日內(nèi)完成（根據(jù)審批層級調(diào)整），緊急合同可啟動“綠色審批通道”，但需補全審批手續(xù)。輸出成果：管理層《合同審批單》（含“批準/否決”結論）步驟6：合同簽署與歸檔責任主體：行政部（用印專員）+檔案管理員操作內(nèi)容：用印管理：審批通過后，經(jīng)辦人持《合同審批單》、最終版合同文本（需雙方確認無誤）到行政部申請用印，用印專員核對審批手續(xù)與合同內(nèi)容一致性后，加蓋公司公章或合同章（騎縫章）；簽署交接：用印后，合同文本正本（一式兩份或三份）由經(jīng)辦人與合作方共同簽署，簽署后1個工作日內(nèi)將正本交回行政部，副本由業(yè)務部門留存；歸檔管理：檔案管理員對合同正本進行編號、登記，錄入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行完畢后5年（涉及知識產(chǎn)權、跨境業(yè)務的保存期限按相關規(guī)定延長）。輸出成果：簽署完成并歸檔的合同正本+《合同歸檔登記表》三、流程執(zhí)行表單與審核要點清單（一）合同審核流程跟蹤表流程節(jié)點責任部門/崗位操作內(nèi)容完成時限輸出文件備注（如需退回修改）合同發(fā)起業(yè)務經(jīng)辦人*提交初稿及資質(zhì)材料，填寫申請表-《合同申請表》+合同初稿需保證材料齊全業(yè)務初審業(yè)務負責人*審核商務條款與主體合規(guī)性1個工作日《初審意見表》標注修改建議法務審核法務專員*審查法律風險與條款完整性2個工作日《法審意見表》+風險評估書高風險條款需附法律依據(jù)財務審核財務經(jīng)理*核查金額與支付條款1個工作日《財審意見表》大額資金需財務總監(jiān)會簽管理層審批審批人*綜合決策，授權用印1-3工作日《合同審批單》重大合同需會議討論簽署與歸檔行政部/檔案部用印、簽署、登記歸檔1個工作日歸檔合同正本+登記表保證正本與副本一致（二）合同審核核心要點清單審核維度具體審核要點主體信息合作方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人是否與營業(yè)執(zhí)照一致；簽約代表授權委托書是否在有效期內(nèi)標的條款標的物/服務描述是否具體（如型號、規(guī)格、技術參數(shù)），避免“同類產(chǎn)品”“優(yōu)質(zhì)服務”等模糊表述權利義務雙方權利義務是否對等，如質(zhì)量驗收標準、售后服務責任、保密范圍是否明確違約責任違約金比例是否合理（一般不超過實際損失的30%），約定違約責任是否可量化、可執(zhí)行爭議解決爭議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟，或選擇仲裁時需明確仲裁機構（如*仲裁委員會）生效條款合同生效條件（如簽字蓋章后生效、附條件生效）及生效時間是否明確附件完整性合同附件（如技術協(xié)議、報價單、驗收標準）是否齊全，與沖突時以附件為準的約定是否有效四、應用關鍵提示審核時效管理：各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，非緊急合同不得超期；若因合作方原因導致延遲，需在《合同申請表》中備注說明，避免內(nèi)部責任誤判?？绮块T溝通：對存在爭議的條款，需由業(yè)務部門牽頭組織法務、財務部門溝通協(xié)調(diào)，達成一致后再提交審批，避免“帶病審批”。文檔留存：合同審核過程中的所有表單（如《初審意見表》《法審意見表》）需與合同正本一并歸檔，保證審核全程可追溯。特殊情況處理：對于緊急合同（如突發(fā)采購、應急服務），可啟動“先溝通、后補單”機制，但