合同管理流程及風(fēng)險評估工具模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、科技公司等）的合同全生命周期管理，涵蓋采購、銷售、租賃、合作研發(fā)、服務(wù)外包等類型合同。常見應(yīng)用場景包括：新業(yè)務(wù)合作合同簽訂、年度框架協(xié)議審核、重大采購合同風(fēng)險評估、合同履行異常情況處理等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與風(fēng)險前置管控，可降低合同糾紛概率，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、合同管理全流程操作步驟第一步：合同發(fā)起與需求確認(rèn)需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購原材料、委托服務(wù)等），填寫《合同需求申請表》，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、預(yù)算金額等核心要素，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門。對方主體信息收集：業(yè)務(wù)部門與合作方溝通，獲取其營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（若由代理人簽署）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等），保證主體信息真實有效。第二步：合同起草與內(nèi)部審核合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求及對方提供的信息，參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵條款。法務(wù)審核：法務(wù)部門重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：合同主體是否具備完全民事行為能力；條款是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部政策；權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確；爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否約定清晰。法務(wù)部門出具《合同審核意見表》，對存在問題的條款標(biāo)注修改建議，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見調(diào)整文本。財務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同審核：財務(wù)部門審核合同中的付款條件、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具要求等，保證符合企業(yè)財務(wù)制度；業(yè)務(wù)部門再次確認(rèn)商務(wù)條款（如交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)）與實際需求一致。第三步：審批與簽署授權(quán)分級審批：根據(jù)合同金額及重要性，確定審批層級：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部審核；10萬元＜金額≤50萬元：增加分管副總審批；金額＞50萬元：需總經(jīng)理辦公會審批。審批通過后，由法務(wù)部門出具《合同簽署授權(quán)書》。規(guī)范簽署：簽署前核對合同文本與審核版本是否一致，保證簽字人持有有效授權(quán)（如法定代表人親自簽署或提供授權(quán)委托書），雙方加蓋合同專用章或公章（騎縫章需齊全），簽署日期不得晚于合同生效日期。第四步：合同歸檔與信息管理歸檔登記：合同簽署后3個工作日內(nèi)，由行政或法務(wù)部門完成歸檔，填寫《合同歸檔登記表》，記錄合同編號、名稱、簽署日期、存放位置（紙質(zhì)/電子）等信息，同步錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)。分類存儲：紙質(zhì)合同按“類別-年份”分類存放，電子合同加密備份至指定服務(wù)器，保證檔案完整、可追溯。第五步：履行監(jiān)控與變更管理履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，按合同約定跟蹤履約進(jìn)度（如交付時間、驗收節(jié)點(diǎn)），填寫《合同履行跟蹤表》，每月向法務(wù)及財務(wù)部門反饋履行情況。異常處理：若出現(xiàn)對方違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或不可抗力（如自然災(zāi)害導(dǎo)致無法履行），業(yè)務(wù)部門需在5個工作日內(nèi)提交《合同異常報告》，說明情況并制定應(yīng)對方案（如催告履約、協(xié)商解除），法務(wù)部門協(xié)助處理爭議。變更與補(bǔ)充：合同履行中需變更條款時，雙方應(yīng)簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，參照原合同流程審核、簽署，補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力。第六步：合同終止與復(fù)盤終止確認(rèn)：合同到期或履行完畢后，業(yè)務(wù)部門確認(rèn)終止條件，出具《合同終止確認(rèn)書》，雙方書面確認(rèn)無未結(jié)款項或爭議。復(fù)盤歸檔：法務(wù)部門組織業(yè)務(wù)、財務(wù)部門對合同管理流程進(jìn)行復(fù)盤，分析風(fēng)險點(diǎn)及改進(jìn)措施，相關(guān)資料隨合同一并歸檔。三、核心模板表格示例表1：合同基本信息表合同編號合同名稱甲方信息乙方信息合同類型標(biāo)的描述合同金額（元）幣種簽署日期履行期限主要條款摘要（付款方式、違約責(zé)任）歸檔日期責(zé)任人CG-2024-001原材料采購合同有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：XXX地址：XX市XX區(qū)聯(lián)系人：經(jīng)理科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：XXX地址：XX市XX區(qū)聯(lián)系人：主管采購合同A型材料1000件500,000人民幣2024-03-152024-03-15至2024-06-15付款方式：簽約后30%預(yù)付款，驗收合格后付清；違約責(zé)任：逾期付款按日萬分之五支付違約金2024-03-20*主管表2：合同風(fēng)險評估表風(fēng)險點(diǎn)風(fēng)險等級（高/中/低）判斷依據(jù)可能影響應(yīng)對措施責(zé)任部門/人員完成時限乙方履約能力不足中乙方成立時間不足2年，無同類合同履約記錄延遲交付或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)要求乙方提供銀行保函（金額為合同總額的20%），增加履約保證金條款法務(wù)部/*經(jīng)理2024-03-20合同條款歧義高“驗收標(biāo)準(zhǔn)”未明確引用具體國標(biāo)或行標(biāo)，僅描述“符合雙方約定”驗收爭議導(dǎo)致付款延遲補(bǔ)充附件《技術(shù)參數(shù)表》，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)及檢測方法法務(wù)部/*主管2024-03-18付款方式風(fēng)險低預(yù)付款比例30%，略高于企業(yè)常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)（20%）資金占用增加協(xié)商將預(yù)付款降至20%，剩余款項按交付進(jìn)度分期支付財務(wù)部/*會計2024-03-22爭議解決約定不明高未約定爭議解決的具體管轄法院或仲裁機(jī)構(gòu)發(fā)生糾紛時訴訟成本高修改為“由甲方所在地人民法院管轄”法務(wù)部/*律師2024-03-17四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項主體審查不可忽視：合作方為企業(yè)的，需核實營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍及年檢情況；為自然人的，需核對證件號碼件及授權(quán)文件，避免與不具備簽約主體資格的對象合作。條款表述需精準(zhǔn)無歧義：避免使用“盡量”“盡快”等模糊表述，涉及時間、金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息需明確具體數(shù)值（如“7個工作日內(nèi)交付”而非“盡快交付”）。風(fēng)險等級動態(tài)調(diào)整：合同履行過程中，若出現(xiàn)對方經(jīng)營異常（如涉訴、失信）、政策變化（如行業(yè)監(jiān)管收緊）等情況，需重新評估風(fēng)險等級并更新應(yīng)對措施。歸檔管理規(guī)范統(tǒng)一：紙質(zhì)合同需原件保存，電子合同需備份至企業(yè)指定系統(tǒng)，避免因人員變動導(dǎo)致檔案丟失；涉密合同需單獨(dú)標(biāo)注，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限。跨部門協(xié)作需高