鑰匙管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司各類鑰匙的管理，確保公司財產(chǎn)安全，規(guī)范鑰匙的使用、保管和借用流程，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有涉及鑰匙管理的部門和人員。（二）適用范圍本規(guī)定所涉及的鑰匙包括但不限于公司辦公區(qū)域各房間鑰匙、倉庫鑰匙、設(shè)備機房鑰匙、車輛鑰匙等。二、鑰匙的分類與編號（一）鑰匙分類1.辦公區(qū)域鑰匙：包括辦公室、會議室、接待室等日常辦公場所的鑰匙。2.倉庫鑰匙：用于開啟公司各類倉庫，存放貨物、辦公用品等物資的場所。3.設(shè)備機房鑰匙：如服務(wù)器機房、配電室、空調(diào)機房等，涉及公司重要設(shè)備運行的區(qū)域。4.車輛鑰匙：公司公務(wù)車輛的鑰匙。（二）鑰匙編號1.行政部門負責對所有鑰匙進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則應(yīng)具有系統(tǒng)性和可識別性，例如采用“區(qū)域代碼+房間/車輛編號+序號”的方式。辦公區(qū)域：以“BG”開頭，如“BG0101”表示辦公區(qū)域1號樓1號房間的鑰匙。倉庫：以“CK”開頭，如“CK0203”表示2號倉庫3號庫位的鑰匙。設(shè)備機房：以“JF”開頭，如“JF0302”表示3號機房2號設(shè)備間的鑰匙。車輛：以“CL”開頭，如“CL0501”表示5號車輛的第1把鑰匙。2.每把鑰匙應(yīng)配備鑰匙牌，將編號清晰標注在鑰匙牌上，并確保鑰匙牌牢固地固定在鑰匙上。三、鑰匙的配備與發(fā)放（一）配備原則1.根據(jù)工作需要進行配備，確保員工能夠正常開展工作，但避免不必要的鑰匙配備。2.對于重要區(qū)域的鑰匙，應(yīng)嚴格控制配備數(shù)量，實行專人專用或多人共管。（二）申請流程1.員工因工作需要配備鑰匙時，需填寫《鑰匙配備申請表》，詳細說明申請原因、所需鑰匙的類型和數(shù)量等信息。2.《鑰匙配備申請表》需經(jīng)所在部門負責人審核簽字，確認申請的合理性。3.審核通過后，申請表提交至行政部門，行政部門根據(jù)實際情況進行調(diào)配或制作新鑰匙。（三）發(fā)放程序1.行政部門在收到審核通過的《鑰匙配備申請表》后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成鑰匙的配備和發(fā)放工作。2.發(fā)放鑰匙時，行政部門應(yīng)與領(lǐng)用人當面核對鑰匙編號，并要求領(lǐng)用人在《鑰匙發(fā)放登記表》上簽字確認。3.《鑰匙發(fā)放登記表》應(yīng)詳細記錄領(lǐng)用人姓名、部門、領(lǐng)用日期、鑰匙編號、鑰匙類型等信息。四、鑰匙的使用與保管（一）使用要求1.領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要臨時轉(zhuǎn)借，需填寫《鑰匙轉(zhuǎn)借申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，方可轉(zhuǎn)借，并在轉(zhuǎn)借結(jié)束后及時收回鑰匙。2.員工在使用鑰匙開啟或關(guān)閉相關(guān)區(qū)域時，應(yīng)確保操作規(guī)范，避免損壞鑰匙或鎖具。3.對于需要多人同時使用的鑰匙（如多人共管的倉庫鑰匙），使用人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的流程進行交接，確保鑰匙的安全使用。（二）保管責任1.領(lǐng)用人對所領(lǐng)用的鑰匙負有直接保管責任。如因保管不善導(dǎo)致鑰匙丟失或損壞，領(lǐng)用人應(yīng)及時向行政部門報告，并承擔相應(yīng)的賠償責任。2.員工離職或崗位調(diào)動時，需將所領(lǐng)用的鑰匙全部交回行政部門，并在《鑰匙回收登記表》上簽字確認。如未交回鑰匙，公司有權(quán)從其工資中扣除相應(yīng)的賠償費用。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況（如火災(zāi)、地震等）需要緊急開啟相關(guān)區(qū)域時，可在確保安全的前提下，采取必要的措施開啟門鎖，但事后應(yīng)及時向行政部門報告，并說明情況。2.如發(fā)現(xiàn)鑰匙被盜或被惡意使用，應(yīng)立即向公司安全管理部門報告，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查。五、鑰匙的借用與歸還（一）借用流程1.非鑰匙領(lǐng)用人因工作需要借用鑰匙時，需填寫《鑰匙借用申請表》，詳細說明借用原因、借用時間、歸還時間等信息。2.《鑰匙借用申請表》需經(jīng)借用人員所在部門負責人和鑰匙領(lǐng)用人所在部門負責人共同審核簽字。3.審核通過后，借用人員持申請表到行政部門辦理借用手續(xù)。行政部門在確認申請表審核無誤后，將鑰匙借給借用人員，并在《鑰匙借用登記表》上記錄相關(guān)信息。（二）歸還要求1.借用人員應(yīng)按照申請表上填寫的歸還時間按時歸還鑰匙。如需延長借用時間，需提前辦理續(xù)借手續(xù)，填寫《鑰匙續(xù)借申請表》，經(jīng)相關(guān)負責人批準后，方可延長借用時間。2.歸還鑰匙時，借用人員應(yīng)與行政部門工作人員當面核對鑰匙編號，確保鑰匙完好無損。行政部門工作人員在確認無誤后，在《鑰匙借用登記表》上記錄歸還時間，并將鑰匙歸位保管。六、鑰匙的定期檢查與維護（一）檢查內(nèi)容1.行政部門應(yīng)定期對鑰匙的使用和保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括鑰匙的編號是否清晰、鑰匙牌是否牢固、鑰匙是否有損壞或丟失等。2.對于重要區(qū)域的鑰匙，應(yīng)檢查共管人員的交接記錄是否完整、規(guī)范。（二）檢查周期1.行政部門應(yīng)每月對辦公區(qū)域和倉庫的鑰匙進行一次全面檢查。2.每季度對設(shè)備機房和車輛的鑰匙進行一次檢查。（三）維護措施1.如發(fā)現(xiàn)鑰匙編號模糊或鑰匙牌損壞，應(yīng)及時進行更換或修復(fù)。2.對于損壞的鑰匙，應(yīng)及時進行更換，并將損壞的鑰匙交回行政部門統(tǒng)一處理。3.定期對鎖具進行保養(yǎng)，確保鎖具的正常使用。七、鑰匙的報廢與銷毀（一）報廢條件1.鑰匙因損壞無法正常使用。2.因鎖具更換或區(qū)域改造等原因，原鑰匙不再適用。（二）報廢流程1.當鑰匙出現(xiàn)報廢情況時，領(lǐng)用人應(yīng)及時填寫《鑰匙報廢申請表》，說明報廢原因。2.《鑰匙報廢申請表》經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門對報廢申請進行核實，確認無誤后，在《鑰匙報廢登記表》上記錄相關(guān)信息，并將報廢鑰匙收回。（三）銷毀處理1.行政部門應(yīng)定期對收回的報廢鑰匙進行銷毀處理，銷毀周期為每半年一次。2.銷毀鑰匙時，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀過程安全、徹底。銷毀后，監(jiān)督人員應(yīng)在《鑰匙銷毀登記表》上簽字確認。八、違規(guī)處理（一）一般違規(guī)行為1.未按規(guī)定辦理鑰匙配備、借用、歸還等手續(xù)的，給予警告處分，并責令其限期改正。2.隨意轉(zhuǎn)借鑰匙或未妥善保管鑰匙導(dǎo)致鑰匙丟失的，除承擔賠償責任外，給予記過處分。（二）嚴重違規(guī)行為1.私自配制鑰匙或惡意損壞鑰匙、鎖具的，給予辭退處分，并追究其法律責任。2.因違規(guī)使用鑰匙導(dǎo)致公司財產(chǎn)損失或安全事故的，除承擔相應(yīng)的賠償責任外，將依法追究其刑事責任。九、附則（一）本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況進行補充和修訂。（二）本規(guī)定由行政部門負責解釋和執(zhí)行。附件1.《鑰匙配備申請表》2.《鑰匙發(fā)放登記表》3.《鑰匙轉(zhuǎn)借申請表》4.《鑰匙回收登記表》5.《鑰匙借用申請表》6.《鑰匙借用登記表》7.《鑰匙續(xù)借申請表》8.《鑰匙報廢申請表》9.《鑰匙報廢登記表》10.《鑰匙銷毀登記表》《鑰匙配備申請表》|申請部門||申請人姓名||申請日期|||---|---|---|---|---|---||申請原因|||所需鑰匙類型||所需鑰匙數(shù)量|||部門負責人意見|簽字：日期：||行政部門意見|簽字：日期：|《鑰匙發(fā)放登記表》|領(lǐng)用人姓名||部門||領(lǐng)用日期|||---|---|---|---|---|---||鑰匙編號|鑰匙類型|備注||||||||||領(lǐng)用人簽字||行政部門發(fā)放人簽字||《鑰匙轉(zhuǎn)借申請表》|轉(zhuǎn)借人姓名||部門||轉(zhuǎn)借日期|||---|---|---|---|---|---||借用人姓名||部門||預(yù)計歸還日期|||鑰匙編號|鑰匙類型|||||原領(lǐng)用人意見|簽字：日期：||部門負責人意見|簽字：日期：|《鑰匙回收登記表》|回收日期||回收人姓名||部門|||---|---|---|---|---|---||鑰匙編號|鑰匙類型|原領(lǐng)用人姓名||||||||||回收人簽字||原領(lǐng)用人簽字||《鑰匙借用申請表》|借用人姓名||部門||借用日期|||---|---|---|---|---|---||預(yù)計歸還日期||借用原因|||鑰匙編號|鑰匙類型|||||借用人部門負責人意見|簽字：日期：||鑰匙領(lǐng)用人部門負責人意見|簽字：日期：||行政部門意見|簽字：日期：|《鑰匙借用登記表》|借用人姓名||部門||借用日期|||---|---|---|---|---|---||鑰匙編號|鑰匙類型|預(yù)計歸還日期|實際歸還日期|備注||||||||||||||借用人簽字||行政部門發(fā)放人簽字||《鑰匙續(xù)借申請表》|借用人姓名||部門||原借用日期|||---|---|---|---|---|---||原預(yù)計歸還日期||續(xù)借日期|||預(yù)計續(xù)借歸還日期||續(xù)借原因|||鑰匙編號|鑰匙類型|||||借用人部門負責人意見|簽字：日期：||鑰匙領(lǐng)用人部門負責人意見|簽字：日期：||行政部門意見|簽字：日期：|《鑰匙報廢申請表》|申請人姓名||部門||申請日期|||---|---|---|---|---|---||鑰匙編號|鑰匙類型|報廢原因||||||部門負責人意見|簽字：日期：||行政部門意見|簽字：日期：|《鑰匙報廢登記表》|報廢日期|