備用金定期清理管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司備用金的管理，規(guī)范備用金的使用和定期清理流程，提高資金使用效率，保障公司資金的安全與合理流動，特制定本備用金定期清理管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有因業(yè)務(wù)需要申請備用金的部門和員工。（三）定義備用金是指公司為滿足日常零星開支、業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)等需要，暫借給員工或部門的一定金額的款項。備用金分為定額備用金和非定額備用金。定額備用金是指根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為相關(guān)部門或崗位核定一個固定金額的備用金，用于日常的經(jīng)常性開支，該備用金在使用后按規(guī)定報銷補(bǔ)充，保持余額不變；非定額備用金是指因臨時性業(yè)務(wù)需要，一次性借用的備用金，業(yè)務(wù)完成后應(yīng)及時清理歸還。二、備用金申請與審批（一）申請條件員工或部門因以下業(yè)務(wù)需要可以申請備用金：1.日常辦公用品采購、市內(nèi)交通費(fèi)、快遞費(fèi)等零星費(fèi)用支出。2.出差期間的差旅費(fèi)預(yù)支。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會議費(fèi)等專項費(fèi)用支出。4.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的臨時性業(yè)務(wù)支出。（二）申請流程1.申請人需填寫《備用金借款申請單》，詳細(xì)注明借款日期、借款部門、借款人姓名、借款用途、借款金額、預(yù)計還款日期等信息。2.對于定額備用金的申請，由使用部門提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門復(fù)核，最后由公司總經(jīng)理審批。3.對于非定額備用金的申請，申請人填寫申請單后，先由部門負(fù)責(zé)人審核借款用途的合理性和必要性，再經(jīng)財務(wù)部門審核借款金額的合理性以及申請人的信用狀況（是否有逾期未還的備用金等），最后報公司總經(jīng)理審批。（三）審批權(quán)限1.備用金借款金額在[X]元以下（含[X]元）的，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.備用金借款金額在[X]元以上至[Y]元以下（含[Y]元）的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。3.備用金借款金額在[Y]元以上的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司總經(jīng)理審批。三、備用金發(fā)放（一）發(fā)放方式1.備用金原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式發(fā)放至借款人指定的本人銀行賬戶。特殊情況下，如金額較小且經(jīng)財務(wù)部門同意，也可以以現(xiàn)金形式發(fā)放。2.財務(wù)部門在收到經(jīng)審批通過的《備用金借款申請單》后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成備用金的發(fā)放工作。（二）發(fā)放記錄財務(wù)部門應(yīng)建立備用金發(fā)放臺賬，詳細(xì)記錄備用金的發(fā)放日期、借款人姓名、借款部門、借款金額、借款用途、預(yù)計還款日期等信息，以便進(jìn)行跟蹤管理。四、備用金使用（一）使用范圍備用金必須嚴(yán)格按照申請用途使用，不得挪作他用。借款人應(yīng)確保備用金的使用符合公司的財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）使用規(guī)范1.借款人在使用備用金時，應(yīng)取得合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。原始憑證應(yīng)注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、日期等信息，并由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。2.對于差旅費(fèi)的使用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的差旅費(fèi)報銷制度執(zhí)行，包括出差的交通工具選擇、住宿標(biāo)準(zhǔn)、伙食補(bǔ)助等。3.對于業(yè)務(wù)招待費(fèi)的使用，應(yīng)遵循公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理規(guī)定，注明招待對象、招待事由等信息。（三）監(jiān)督與檢查1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門員工備用金的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，確保備用金的使用符合規(guī)定。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金的使用情況進(jìn)行檢查，抽查借款人的原始憑證，核實備用金的使用是否合理、合規(guī)。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時要求借款人進(jìn)行整改。五、備用金報銷（一）報銷時間1.對于非定額備用金，借款人應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。2.對于定額備用金，使用部門應(yīng)定期（每月[具體日期]）將備用金使用情況進(jìn)行匯總，到財務(wù)部門辦理報銷補(bǔ)充手續(xù)。（二）報銷流程1.借款人整理備用金使用過程中取得的原始憑證，按照費(fèi)用類別進(jìn)行分類粘貼，并填寫《費(fèi)用報銷單》?！顿M(fèi)用報銷單》應(yīng)注明報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、報銷用途、報銷金額等信息，并附上相應(yīng)的原始憑證。2.借款人將填寫好的《費(fèi)用報銷單》及原始憑證提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核費(fèi)用的真實性、合理性以及是否符合公司的相關(guān)規(guī)定。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，借款人將報銷單據(jù)提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)審核原始憑證的合法性、有效性以及報銷金額的準(zhǔn)確性。對于不符合要求的報銷單據(jù)，財務(wù)部門應(yīng)及時退回給借款人，并說明原因。4.財務(wù)部門審核通過后，報公司總經(jīng)理審批（根據(jù)審批權(quán)限，需要總經(jīng)理審批的情況）。經(jīng)總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門辦理報銷付款手續(xù)。對于報銷金額大于備用金借款金額的，財務(wù)部門應(yīng)及時將差額支付給借款人；對于報銷金額小于備用金借款金額的，借款人應(yīng)將多余的款項及時歸還公司。（三）報銷憑證要求1.原始憑證必須是合法、有效的發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方的發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋收款方的財務(wù)專用章。2.原始憑證的內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，包括業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、日期、客戶名稱等信息。對于發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息等內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.對于金額較大的支出，應(yīng)提供相關(guān)的合同、協(xié)議等附件，以證明業(yè)務(wù)的真實性和合理性。六、備用金定期清理（一）清理周期財務(wù)部門應(yīng)每月對備用金進(jìn)行一次全面清理，確保備用金的及時歸還和合理使用。（二）清理內(nèi)容1.核對備用金發(fā)放臺賬與財務(wù)賬目中的備用金余額，確保兩者一致。2.檢查借款人的備用金使用情況和報銷情況，對于逾期未報銷或未歸還的備用金，及時進(jìn)行催繳。3.對于長期未使用的備用金（如超過[X]個月未發(fā)生業(yè)務(wù)往來），應(yīng)與借款人或使用部門溝通，根據(jù)實際情況決定是否收回備用金。（三）清理流程1.每月[具體日期]，財務(wù)部門根據(jù)備用金發(fā)放臺賬和財務(wù)賬目，生成《備用金清理明細(xì)表》，詳細(xì)列出每個借款人的借款金額、借款日期、預(yù)計還款日期、已報銷金額、未報銷金額等信息。2.財務(wù)部門將《備用金清理明細(xì)表》發(fā)送給各部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人通知本部門的借款人進(jìn)行核對。借款人應(yīng)在收到通知后的[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行核對，并反饋核對結(jié)果。3.對于逾期未報銷或未歸還的備用金，財務(wù)部門應(yīng)向借款人發(fā)送《備用金催繳通知》，明確告知借款人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦理報銷或歸還手續(xù)，并說明逾期不辦理的后果。4.對于經(jīng)多次催繳仍未歸還備用金的借款人，財務(wù)部門應(yīng)將情況報告給公司總經(jīng)理，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如從借款人的工資中扣除相應(yīng)的備用金金額等。（四）清理結(jié)果處理1.對于按時報銷或歸還備用金的借款人，財務(wù)部門應(yīng)及時更新備用金發(fā)放臺賬和財務(wù)賬目，并做好相關(guān)記錄。2.對于清理過程中發(fā)現(xiàn)的備用金使用違規(guī)問題，如挪用備用金、虛假報銷等，應(yīng)按照公司的獎懲制度進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金清理情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善備用金管理制度。七、備用金的保管（一）現(xiàn)金保管如果備用金是以現(xiàn)金形式發(fā)放的，借款人應(yīng)妥善保管現(xiàn)金，確?，F(xiàn)金的安全?，F(xiàn)金應(yīng)存放在安全的地方，如保險柜等，不得隨意放置。對于現(xiàn)金的使用，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，不得坐支現(xiàn)金。（二）票據(jù)保管借款人應(yīng)妥善保管備用金使用過程中取得的原始憑證和相關(guān)票據(jù)，不得丟失或損壞。在辦理報銷手續(xù)時，應(yīng)確保提交的原始憑證和票據(jù)完整、清晰。八、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金的管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查備用金的申請、審批、發(fā)放、使用、報銷和清理等環(huán)節(jié)是否符合公司的制度規(guī)定。2.審計人員應(yīng)獨(dú)立、客觀地開展審計工作，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部審計公司應(yīng)接受外部審計機(jī)構(gòu)的審計監(jiān)督，對于外部審計機(jī)構(gòu)提出的問題和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時進(jìn)行整改。九、獎懲制度（一）獎勵1.對于嚴(yán)格遵守備用金管理制度，及時報銷和歸還備用金，且備用金使用合理、合規(guī)的部門和員工，公司將給予一定的獎勵，如通報表揚(yáng)、發(fā)放獎金等。2.對于在備用金管理工作中提出合理化建議，為公司節(jié)約資金或提高資金使用效率的部門和員工，公司將給予相應(yīng)的獎勵。（二）懲罰1.對于逾期未報銷或未歸還備用金的借款人，每逾期一天，將按照借款金額的[X]%收取滯納金。2.對于挪用備用金、虛假報銷等違規(guī)行為，一經(jīng)查實，將責(zé)令借款人立即歸還備用金，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，