辦公耗材節(jié)約管理制度一、總則為加強公司辦公耗材的管理，合理控制辦公耗材的使用成本，減少浪費，提高資源利用效率，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦公耗材節(jié)約管理制度。本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在辦公耗材使用、采購、庫存等環(huán)節(jié)的管理。二、辦公耗材的分類（一）低值易耗品1.書寫工具：包括各類中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆及配套的筆芯、墨水等。2.紙張類：復印紙、打印紙、傳真紙、便簽紙、便箋本等。3.辦公文具：膠水、膠棒、訂書釘、回形針、大頭針、文件夾、檔案袋、信封、橡皮、尺子、剪刀等。（二）高值耗材1.打印機耗材：硒鼓、墨盒、色帶等。2.存儲設備：移動硬盤、U盤等。三、辦公耗材的采購管理（一）采購計劃的制定1.各部門于每月末根據(jù)本部門的辦公需求和實際使用情況，填寫《辦公耗材采購申請表》，詳細列出所需辦公耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.部門負責人對本部門的采購申請表進行審核，確保申請的合理性和必要性。審核通過后，將申請表提交至行政部門。3.行政部門對各部門提交的采購申請表進行匯總和整理，結(jié)合庫存情況，制定次月的《辦公耗材采購計劃》。采購計劃應包括采購的耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容。4.《辦公耗材采購計劃》需經(jīng)行政部門負責人審核，報公司分管領導審批，重大采購項目需經(jīng)總經(jīng)理審批。（二）供應商選擇與管理1.行政部門負責尋找和篩選合適的辦公耗材供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等因素。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。3.定期對供應商的表現(xiàn)進行評估，根據(jù)評估結(jié)果決定是否繼續(xù)合作。對于產(chǎn)品質(zhì)量不佳、價格過高、服務不到位的供應商，應及時終止合作。（三）采購實施1.行政部門按照審批通過的采購計劃，向選定的供應商發(fā)出采購訂單。采購訂單應明確采購的耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商按照采購訂單的要求及時交貨。行政部門在收到貨物后，應組織相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。3.對于驗收合格的貨物，行政部門應辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公耗材入庫單》。對于驗收不合格的貨物，應及時與供應商聯(lián)系，要求其退換貨。四、辦公耗材的庫存管理（一）倉庫設置與管理1.公司設立專門的辦公耗材倉庫，倉庫應保持干燥、通風、整潔，確保辦公耗材的質(zhì)量不受影響。2.倉庫應配備必要的消防設備和防盜設施，確保倉庫存貨的安全。3.倉庫管理人員應負責辦公耗材的日常管理工作，包括貨物的入庫、出庫、盤點等。（二）入庫管理1.倉庫管理人員在收到采購的辦公耗材后，應根據(jù)《辦公耗材入庫單》對貨物進行核對和驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。2.驗收合格的貨物應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并在貨架上標明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.倉庫管理人員應及時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確性。（三）出庫管理1.各部門需要領用辦公耗材時，應填寫《辦公耗材領用申請表》，注明領用的耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.《辦公耗材領用申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字，對于高值耗材的領用，還需經(jīng)公司分管領導審批。3.倉庫管理人員根據(jù)審批通過的《辦公耗材領用申請表》發(fā)放辦公耗材，并填寫《辦公耗材出庫單》。出庫單應注明領用部門、領用日期、領用耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。4.倉庫管理人員應及時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確性。（四）盤點管理1.倉庫管理人員應定期對辦公耗材進行盤點，盤點周期為每月一次。2.盤點時，應認真核對庫存實物與庫存臺賬的一致性，對于盤盈、盤虧的情況，應查明原因，并填寫《辦公耗材盤點報告》。3.《辦公耗材盤點報告》需經(jīng)倉庫管理人員、行政部門負責人簽字確認，報公司分管領導審批。五、辦公耗材的節(jié)約使用管理（一）紙張類耗材的節(jié)約使用1.雙面打印復印：在進行打印和復印時，應優(yōu)先選擇雙面打印復印功能。各部門的打印機、復印機應設置為默認雙面打印復印模式，特殊情況需要單面打印復印的，需經(jīng)部門負責人批準。2.紙張重復利用：對于單面使用過的紙張，可以進行二次利用，如作為草稿紙、便簽紙等。各部門應設置專門的紙張回收箱，用于收集單面使用過的紙張。3.電子文檔優(yōu)先：在日常辦公中，應盡量使用電子文檔進行信息傳遞和存儲，減少紙質(zhì)文檔的使用。對于一些非必要打印的文件，可以通過電子郵件、即時通訊工具等方式進行傳輸。4.合理排版：在打印文件時，應合理排版，減少紙張的浪費?？梢酝ㄟ^調(diào)整字體大小、行距、頁邊距等方式，使文件內(nèi)容更加緊湊。（二）書寫工具的節(jié)約使用1.筆芯替換：對于圓珠筆、中性筆等書寫工具，應優(yōu)先使用可替換筆芯的產(chǎn)品。當筆芯使用完后，應及時更換筆芯，而不是直接丟棄整支筆。2.墨水補充：對于鋼筆，應使用可補充墨水的款式。當墨水使用完后，應及時補充墨水，而不是重新購買鋼筆。3.合理使用：員工應愛惜書寫工具，避免隨意丟棄和浪費。在使用鉛筆時，應盡量使用鉛筆刀進行削筆，減少鉛筆芯的浪費。（三）打印機耗材的節(jié)約使用1.墨粉/墨水添加：對于硒鼓、墨盒等打印機耗材，應盡量采用墨粉/墨水添加的方式進行補充，而不是直接更換新的耗材。公司可以指定專業(yè)的供應商進行墨粉/墨水添加服務。2.合理設置打印參數(shù)：在進行打印時，應合理設置打印參數(shù)，如打印質(zhì)量、顏色模式等。對于一些非正式文件，可以選擇草稿模式進行打印，以降低墨水/墨粉的消耗。3.定期維護打印機：定期對打印機進行維護和保養(yǎng)，保持打印機的良好性能?？梢园凑沾蛴C的使用說明書，定期清潔打印機的噴頭、硒鼓等部件，避免因打印機故障導致耗材的浪費。（四）其他辦公耗材的節(jié)約使用1.辦公文具的重復利用：對于一些可以重復使用的辦公文具，如文件夾、檔案袋、訂書釘、回形針等，應在使用后進行整理和回收，以便下次繼續(xù)使用。2.控制使用量：各部門應根據(jù)實際需求合理控制辦公耗材的使用量，避免過度領用和浪費。對于一些非必要的辦公耗材，應盡量減少使用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對各部門辦公耗材的使用情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括辦公耗材的領用、使用、節(jié)約情況等。2.定期對各部門的辦公耗材使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。3.鼓勵員工對浪費辦公耗材的行為進行舉報，對于舉報屬實的員工，給予一定的獎勵。（二）考核指標1.耗材費用降低率：以各部門每月的辦公耗材費用為考核指標，計算與上一年同期相比的費用降低率。2.耗材節(jié)約率：根據(jù)各部門的辦公耗材領用情況，計算實際使用量與計劃使用量的差值，以此作為耗材節(jié)約率的考核指標。（三）考核辦法1.將辦公耗材節(jié)約管理納入部門和員工的績效考核體系，與部門和員工的績效獎金掛鉤。2.對于在辦公耗材節(jié)約管理方面表現(xiàn)突出的部門和員工，給予表彰和獎勵；對于浪費嚴重的部門和員工