酒店掛賬制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照行業(yè)內(nèi)的信用管理及財(cái)務(wù)管理規(guī)范，并遵循集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)管理的基本要求制定。同時(shí)，為有效防控掛賬業(yè)務(wù)中的信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范酒店內(nèi)部掛賬業(yè)務(wù)的申請、審批、使用、結(jié)算等全流程管理，提升資金使用效率與風(fēng)險(xiǎn)防控能力，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬酒店及各業(yè)務(wù)單元全體員工。掛賬業(yè)務(wù)涵蓋但不限于酒店對供應(yīng)商（如餐飲、布草、維修等供應(yīng)商）的貨品或服務(wù)采購、對員工的預(yù)支費(fèi)用、對合作方的保證金或押金等場景，均須遵循本制度執(zhí)行。第三條本制度下列術(shù)語含義如下：（一）“掛賬專項(xiàng)管理”指企業(yè)對涉及未來結(jié)算義務(wù)或權(quán)利的掛賬業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)性識別、評估、控制與監(jiān)督的治理活動(dòng)，包括但不限于掛賬額度審批、賬期管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及結(jié)算執(zhí)行等環(huán)節(jié)。（二）“掛賬專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”指因掛賬業(yè)務(wù)管理不當(dāng)可能導(dǎo)致的資金占用、壞賬損失、供應(yīng)商信用風(fēng)險(xiǎn)、員工違規(guī)操作等風(fēng)險(xiǎn)。（三）“掛賬合規(guī)”指掛賬業(yè)務(wù)操作嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度，確保交易真實(shí)、審批規(guī)范、信息透明。第四條掛賬專項(xiàng)管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則。（一）全面覆蓋：所有掛賬業(yè)務(wù)均須納入制度管控范圍，確保無死角、無盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各級管理人員及業(yè)務(wù)執(zhí)行人的職責(zé)權(quán)限，確保掛賬業(yè)務(wù)可追溯、可問責(zé)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以風(fēng)險(xiǎn)防控為核心，動(dòng)態(tài)調(diào)整管控措施，優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估掛賬管理體系的有效性，優(yōu)化流程與技術(shù)工具，適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司掛賬專項(xiàng)管理的第一責(zé)任人，對掛賬業(yè)務(wù)的合規(guī)性、安全性負(fù)總責(zé)；分管財(cái)務(wù)及運(yùn)營的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織制度落實(shí)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控及考核執(zhí)行。第六條設(shè)立掛賬專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，成員包括財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、采購部、人力資源部及各下屬酒店負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌掛賬業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略規(guī)劃、重大風(fēng)險(xiǎn)決策、跨部門協(xié)調(diào)及年度管理工作。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）審議掛賬管理制度及重大風(fēng)險(xiǎn)控制政策；（二）協(xié)調(diào)解決跨部門的掛賬爭議及風(fēng)險(xiǎn)事件；（三）監(jiān)督各層級掛賬業(yè)務(wù)的合規(guī)執(zhí)行情況；（四）定期聽取專項(xiàng)管理報(bào)告，優(yōu)化管控方向。第八條牽頭部門為財(cái)務(wù)部，負(fù)責(zé)掛賬專項(xiàng)管理的體系建設(shè)、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)識別及考核監(jiān)督。主要職責(zé)包括：（一）制定并修訂掛賬管理制度及操作指南；（二）建立掛賬業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評估模型及預(yù)警機(jī)制；（三）監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的掛賬審批執(zhí)行情況；（四）定期組織掛賬合規(guī)培訓(xùn)及考核。第九條專責(zé)部門為審計(jì)部，負(fù)責(zé)掛賬業(yè)務(wù)的合規(guī)審計(jì)及流程優(yōu)化。主要職責(zé)包括：（一）開展季度及年度掛賬業(yè)務(wù)專項(xiàng)審計(jì)；（二）識別流程漏洞，提出優(yōu)化建議；（三）對重大違規(guī)事件進(jìn)行調(diào)查處理；（四）出具審計(jì)報(bào)告，評估管理有效性。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位為掛賬業(yè)務(wù)的實(shí)際執(zhí)行者，主要職責(zé)包括：（一）按照制度規(guī)定開展掛賬申請、審批及使用；（二）確保掛賬業(yè)務(wù)的真實(shí)性、必要性；（三）定期核對掛賬明細(xì)，及時(shí)反饋異常情況；（四）落實(shí)部門內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。第十一條基層執(zhí)行崗（如采購專員、前臺接待等）須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，熟知掛賬操作紅線；（二）拒絕執(zhí)行違規(guī)掛賬指令，及時(shí)上報(bào)異常情況；（三）妥善保管掛賬相關(guān)單據(jù)，確?？勺匪荩唬ㄋ模﹨⑴c定期培訓(xùn)，更新掛賬政策及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條供應(yīng)商掛賬管理。（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.采購部門對新增供應(yīng)商實(shí)施盡職調(diào)查，包括資質(zhì)審核、信用評估及歷史合作記錄；2.掛賬額度根據(jù)供應(yīng)商信用等級及采購金額設(shè)定，原則上不超過其年度采購總額的X%；3.掛賬期限根據(jù)貨品性質(zhì)及行業(yè)慣例確定，最長不超過X個(gè)月。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)盡職調(diào)查接入掛賬合作、利用掛賬進(jìn)行利益輸送或變相回扣。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：供應(yīng)商信用惡化風(fēng)險(xiǎn)、虛假交易風(fēng)險(xiǎn)及賬期超限風(fēng)險(xiǎn)。第十三條員工預(yù)支費(fèi)用掛賬管理。（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.員工需提交預(yù)支申請，注明事由、金額及預(yù)計(jì)結(jié)算時(shí)間；2.人力資源部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合審批，金額超過X元需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)；3.預(yù)支費(fèi)用應(yīng)在X個(gè)月內(nèi)結(jié)清，逾期需按合同約定支付違約金。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁虛假預(yù)支、重復(fù)申請或利用預(yù)支套現(xiàn)。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：員工道德風(fēng)險(xiǎn)、審批權(quán)限濫用及資金挪用風(fēng)險(xiǎn)。第十四條合作方保證金/押金掛賬管理。（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.合作方申請保證金時(shí)需提供履約能力證明及資金來源說明；2.金額超過X萬元的保證金需經(jīng)法律部審核；3.保證金返還期限應(yīng)明確約定，最長不超過合作期滿后X個(gè)月。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁以保證金名義進(jìn)行不當(dāng)資金占用、違規(guī)投資。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：保證金挪用風(fēng)險(xiǎn)、合作方破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)及合同違約風(fēng)險(xiǎn)。第十五條掛賬賬期管理與結(jié)算。（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.財(cái)務(wù)部每月X日生成掛賬對賬單，業(yè)務(wù)部門核對無誤后簽字確認(rèn)；2.超期掛賬需提交延期申請，說明原因并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批；3.結(jié)算時(shí)需核對發(fā)票、合同及驗(yàn)收單據(jù)，確保要素齊全。（二）禁止性行為：隱瞞超期掛賬、偽造結(jié)算憑證。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：結(jié)算延遲風(fēng)險(xiǎn)、賬實(shí)不符風(fēng)險(xiǎn)及稅務(wù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。第十六條掛賬額度動(dòng)態(tài)調(diào)整。（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.每季度末，財(cái)務(wù)部根據(jù)供應(yīng)商履約情況及業(yè)務(wù)需求調(diào)整掛賬額度；2.信用評級下降的供應(yīng)商需立即縮減額度，直至完成整改；3.調(diào)整方案需經(jīng)審計(jì)部復(fù)核，重大調(diào)整需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組備案。（二）禁止性行為：無依據(jù)隨意擴(kuò)大或縮小額度、利益相關(guān)者操縱調(diào)整結(jié)果。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：額度虛高風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商道德風(fēng)險(xiǎn)及調(diào)整隨意性。第十七條異常掛賬處理。（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.發(fā)現(xiàn)疑似虛假掛賬的，業(yè)務(wù)部門需立即凍結(jié)相關(guān)操作，并提交財(cái)務(wù)部核查；2.涉及金額超過X萬元的，需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組啟動(dòng)專項(xiàng)調(diào)查；3.問題核實(shí)后，按合同約定追繳款項(xiàng)或解除合作。（二）禁止性行為：包庇違規(guī)行為、隱瞞問題不報(bào)。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：虛假交易風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)部協(xié)同不足及處理不及時(shí)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。（一）財(cái)務(wù)部每年X月對照國家法規(guī)、行業(yè)政策及業(yè)務(wù)變化評估制度適用性；（二）重大調(diào)整需經(jīng)公司發(fā)文，并同步更新相關(guān)流程及培訓(xùn)材料；（三）系統(tǒng)功能需同步迭代，確保管控要求落地。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制。（一）財(cái)務(wù)部每月編制《掛賬風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告》，內(nèi)容涵蓋逾期賬款、供應(yīng)商信用預(yù)警等；（二）審計(jì)部每半年開展一次風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注金額超限及異常模式；（三）預(yù)警信息需分級發(fā)布，重大風(fēng)險(xiǎn)需即時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。第二十條合規(guī)審查機(jī)制。（一）掛賬申請必須經(jīng)財(cái)務(wù)部合規(guī)性審查，未經(jīng)審查不得進(jìn)入審批流程；（二）合同簽訂前需核對掛賬條款，確保符合制度要求；（三）結(jié)算時(shí)同步核查發(fā)票、驗(yàn)收單等合規(guī)要素，缺一不可。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制。（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：業(yè)務(wù)部門自行整改，財(cái)務(wù)部監(jiān)督跟蹤；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭成立專項(xiàng)小組，明確責(zé)任分工，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案；（三）緊急情況需上報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)資源解決。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制。（一）違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：1.虛假掛賬：直接責(zé)任人解除勞動(dòng)合同，金額超X萬元追究刑事責(zé)任；2.超額審批：審批人降級處理，累計(jì)兩次取消評優(yōu)資格；3.風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)不及時(shí)：部門負(fù)責(zé)人扣除績效獎(jiǎng)金。（二）處罰聯(lián)動(dòng)：違規(guī)記錄計(jì)入個(gè)人檔案，與晉升、調(diào)薪掛鉤。第二十三條評估改進(jìn)機(jī)制。（一）每年X月，領(lǐng)導(dǎo)小組組織對制度執(zhí)行情況開展全面評估；（二）評估內(nèi)容：流程效率、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率、員工合規(guī)度等；（三）優(yōu)化方案需經(jīng)公司審議，并納入次年工作計(jì)劃。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障。（一）各級領(lǐng)導(dǎo)干部須簽署《掛賬管理責(zé)任書》，明確失職后果；（二）設(shè)立專項(xiàng)管理聯(lián)絡(luò)員制度，各部門指定專人負(fù)責(zé)對接；（三）重大決策需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組會議審議，確保決策科學(xué)性。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制。（一）將掛賬合規(guī)情況納入部門年度考核，占比不低于X%；（二）對風(fēng)險(xiǎn)管理成效突出的部門授予“合規(guī)標(biāo)桿”稱號，優(yōu)先獲取資源傾斜；（三）個(gè)人違規(guī)行為與績效考核直接掛鉤，情節(jié)嚴(yán)重者取消評優(yōu)資格。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。（一）管理層：每季度開展合規(guī)履職培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋政策解讀及案例警示；（二）基層員工：每月組織操作規(guī)范培訓(xùn)，重點(diǎn)講解禁止性行為及風(fēng)險(xiǎn)識別方法；（三）培訓(xùn)效果納入考核，未達(dá)標(biāo)者強(qiáng)制補(bǔ)訓(xùn)。第二十七條信息化支撐。（一）開發(fā)掛賬管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)申請線上化、審批自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控；（二）系統(tǒng)需支持多層級授權(quán)、單據(jù)留痕及異常自動(dòng)預(yù)警；（三）財(cái)務(wù)部定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保系統(tǒng)與賬實(shí)一致。第二十八條文化建設(shè)。（一）編制《掛賬合規(guī)手冊》，人手一冊，內(nèi)容涵蓋制度要點(diǎn)及操作指引；（二）每年X月開展“合規(guī)月”活動(dòng)，通過案例分享、知識競賽強(qiáng)化意識；（三）員工入職時(shí)必須簽署合規(guī)承諾書，確認(rèn)知曉紅線。第二十九條報(bào)告制度。（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：重大事件須在X小時(shí)內(nèi)上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)抄送財(cái)務(wù)部、審計(jì)部；（二）年度管理情況報(bào)告：次年X月底前提交，內(nèi)容包含風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)、改進(jìn)措施及下年