基層單位檔案管理操作指南一、引言檔案工作是基層單位行政管理和業(yè)務(wù)建設(shè)中不可或缺的基礎(chǔ)性工作，是記錄歷史、傳承經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、著眼未來的重要載體。規(guī)范、科學(xué)的檔案管理，對(duì)于維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、提高工作效率、保障各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。本指南旨在結(jié)合基層單位實(shí)際，提供一套系統(tǒng)性、可操作性強(qiáng)的檔案管理操作規(guī)范，以期幫助基層單位提升檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。二、檔案管理的基本原則基層單位檔案管理應(yīng)遵循以下基本原則，確保工作的正確方向和質(zhì)量：1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映單位各項(xiàng)活動(dòng)的客觀情況，做到實(shí)事求是，杜絕虛假材料。2.完整性原則：確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整，不缺不漏，準(zhǔn)確反映工作的全過程。3.規(guī)范性原則：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和移交等各個(gè)環(huán)節(jié)，均應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止失泄密、損毀、丟失和篡改。5.可利用性原則：在安全保密的前提下，建立便捷的檔案利用機(jī)制，滿足單位工作查考、決策參考及其他合法需求。三、檔案管理制度建設(shè)健全的檔案管理制度是做好檔案工作的前提和保障?；鶎訂挝粦?yīng)結(jié)合自身性質(zhì)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，建立健全以下基本制度：（一）組織領(lǐng)導(dǎo)與人員職責(zé)明確單位檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)部門以及專（兼）職檔案員的職責(zé)。檔案員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，并保持相對(duì)穩(wěn)定。（二）歸檔范圍與分類方案根據(jù)國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，明確文件材料的歸檔范圍，界定哪些文件材料需要?dú)w檔，哪些不需要?dú)w檔。同時(shí)，制定科學(xué)合理的檔案分類方案，確定一級(jí)類目、二級(jí)類目甚至三級(jí)類目的設(shè)置，確保檔案分類清晰、邏輯嚴(yán)密。常見的分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等，可根據(jù)實(shí)際情況組合使用。（三）檔案整理規(guī)范1.文書檔案：按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理，一般以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。2.聲像檔案：照片、錄音、錄像等聲像材料，應(yīng)收集齊全，注明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、拍攝者等要素，并妥善存儲(chǔ)。3.實(shí)物檔案：榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、印章等實(shí)物，應(yīng)登記造冊(cè)，妥善保管，并與相關(guān)文字材料一并歸檔。4.專業(yè)檔案：如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案等，應(yīng)按照相應(yīng)的專業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。（四）檔案利用與保密規(guī)定制定檔案借閱、復(fù)制、查閱等利用制度，明確利用權(quán)限、審批程序和借閱期限。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，明確檔案的密級(jí)劃分、保密措施和涉密檔案的管理要求，確保檔案信息安全。（五）檔案鑒定與銷毀對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定。確無保存價(jià)值的檔案，需履行嚴(yán)格的銷毀審批手續(xù)，并在指定監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案。四、檔案管理基本流程（一）文件材料的收集與積累這是檔案工作的起點(diǎn)。各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集和初步整理，確保應(yīng)歸檔的文件材料在辦理完畢后及時(shí)、完整地收集起來，避免遺漏或散失。檔案員應(yīng)主動(dòng)指導(dǎo)和督促各部門做好這項(xiàng)工作。（二）檔案的整理與編目1.分類：按照單位制定的分類方案，將收集到的文件材料歸入相應(yīng)的類別。2.排列：在同一類別內(nèi)，按照一定的順序（如時(shí)間順序、重要程度、問題等）對(duì)文件材料進(jìn)行排列。3.編號(hào)：對(duì)排列好的文件材料進(jìn)行編號(hào)，如檔號(hào)的編制，確保每份檔案都有唯一的標(biāo)識(shí)。4.著錄：按照檔案著錄規(guī)則，對(duì)檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行記錄，形成檔案目錄。著錄項(xiàng)目應(yīng)齊全、準(zhǔn)確，包括文件名、責(zé)任者、形成時(shí)間、檔號(hào)、頁數(shù)等。5.裝訂：對(duì)需要裝訂的檔案材料，應(yīng)采用規(guī)范的裝訂方式，做到整齊、牢固，便于保管和利用。（三）檔案的保管與保護(hù)1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”要求。保持適宜的溫度和濕度（一般溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%）。2.日常維護(hù)：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.安全防護(hù)：配備必要的消防器材和防盜設(shè)施。重要檔案可采取異地備份或數(shù)字化備份等方式，提高安全保障水平。（四）檔案的利用服務(wù)1.借閱手續(xù)：嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，借閱檔案需填寫借閱單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.利用方式：可提供檔案原件查閱、復(fù)印件、摘錄件等利用方式。對(duì)于涉密檔案，應(yīng)在指定的涉密場(chǎng)所查閱。3.利用反饋：關(guān)注檔案利用效果，收集利用者的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。（五）檔案的移交對(duì)于需要向檔案館或上級(jí)單位移交的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限和要求，辦理移交手續(xù)，確保交接雙方責(zé)任明確，檔案完整無損。五、檔案信息化建設(shè)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化已成為必然趨勢(shì)。基層單位應(yīng)根據(jù)自身?xiàng)l件，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)：1.數(shù)字化原則：對(duì)重要、常用的檔案可優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立數(shù)字檔案庫。數(shù)字化過程應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.檔案管理軟件：選擇或開發(fā)適合本單位實(shí)際的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)管理，提高工作效率。3.數(shù)據(jù)備份與安全：數(shù)字檔案數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，并采取嚴(yán)格的安全保密措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。六、檔案管理人員的素養(yǎng)與能力提升檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案工作的質(zhì)量?；鶎訂挝粦?yīng)重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、專業(yè)知識(shí)和操作技能，不斷提升業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)，以適應(yīng)新時(shí)代檔案工作發(fā)展的要求。七、結(jié)語基層單位檔案管理工作看似平凡，實(shí)則責(zé)任重大。它是單位各項(xiàng)工作有序開展的歷史見證，也是單位寶貴的信息資源。各基層單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，將其納入日常管理的重要議程，常抓不懈。通過建立健全制度、規(guī)范工作流程、提