人事檔案管理規(guī)范及資料歸檔方法一、總則人事檔案管理是組織人事工作的重要組成部分，是組織了解、考察和使用人員的重要依據(jù)，也是維護(hù)員工合法權(quán)益的基礎(chǔ)性工作。為確保人事檔案材料的真實(shí)、完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在通過系統(tǒng)化、制度化的管理，提升人事檔案工作的科學(xué)化水平，為人事決策、人才培養(yǎng)、薪酬福利等工作提供可靠的信息支撐。本規(guī)范適用于組織內(nèi)所有員工的人事檔案管理工作，包括檔案的建立、收集、審核、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞及保密等環(huán)節(jié)。檔案管理工作應(yīng)遵循真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范、安全保密、動態(tài)管理、依法利用的原則，確保檔案工作的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。二、檔案材料的收集與審核（一）收集范圍人事檔案材料的收集應(yīng)全面、及時，確保反映員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎懲情況等方面的信息完整無缺。主要包括但不限于以下類別：1.履歷材料：個人簡歷等；2.考核、考察、鑒定材料：各類考核登記表、鑒定材料、民主評議材料等；3.學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、學(xué)術(shù)評議、職業(yè)資格、教育培訓(xùn)材料：學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、成績單、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任書、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等；4.政治歷史情況審查材料：審查結(jié)論、調(diào)查旁證材料等；5.黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表、民主評議黨員登記表、不合格黨員處置材料、退黨材料、入團(tuán)志愿書等；6.獎勵材料：各類獎勵審批表、先進(jìn)模范事跡材料、嘉獎令等；7.處分材料：處分決定、調(diào)查報(bào)告、本人檢查或說明、撤銷處分決定等；8.招錄聘用、任免、調(diào)動、工資、待遇、出國、退（離）休、死亡等材料：錄用審批表、聘用合同、干部任免審批表、調(diào)動介紹信、工資變動審批表、出國審批材料、退（離）休審批表、死亡報(bào)告、撫恤材料等；9.其他有參考價值的材料：如體檢表、重要家庭成員及社會關(guān)系材料等。（二）收集要求檔案材料的收集應(yīng)遵循主動性、及時性和規(guī)范性原則。人力資源部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，定期檢查材料的完整性。新形成的材料應(yīng)在相關(guān)手續(xù)辦理完畢后及時歸檔，避免材料積壓或遺失。對于外部獲取的材料，應(yīng)核實(shí)其真實(shí)性和有效性，并由相關(guān)部門或個人簽字蓋章確認(rèn)。（三）審核要求對收集到的檔案材料，必須進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核重點(diǎn)包括：材料是否真實(shí)可靠，內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊全，書寫是否規(guī)范，是否符合歸檔要求。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時退回形成單位或個人補(bǔ)充完善。對于虛假材料，應(yīng)拒絕歸檔，并按有關(guān)規(guī)定處理。三、檔案的建立與歸檔（一）檔案建立為每位員工建立獨(dú)立的人事檔案。新建檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案袋或檔案盒，檔案封面應(yīng)注明單位名稱、姓名、檔案編號等信息。檔案建立后，應(yīng)及時登記造冊，建立檔案管理臺賬。（二）歸檔要求1.材料齊全：歸檔的材料必須齊全完整，手續(xù)完備。2.真實(shí)有效：歸檔材料必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.規(guī)范整理：歸檔材料應(yīng)按照本規(guī)范要求進(jìn)行分類、排序、編目后再裝入檔案。4.及時歸檔：員工錄用、調(diào)入或形成新的檔案材料后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔工作。四、檔案材料的分類與排序（一）分類方法檔案材料的分類應(yīng)遵循邏輯性和便于查找利用的原則。推薦采用按材料性質(zhì)結(jié)合時間順序的方法進(jìn)行分類。通?？煞譃橐韵聨最悾ň唧w分類可根據(jù)組織實(shí)際情況調(diào)整）：1.第一類：履歷材料；2.第二類：考核考察鑒定材料；3.第三類：學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、職業(yè)資格、教育培訓(xùn)材料；4.第四類：政治歷史情況審查材料；5.第五類：黨團(tuán)材料；6.第六類：獎勵材料；7.第七類：處分材料；8.第八類：招錄聘用、任免、調(diào)動、工資、待遇、出國、退（離）休、死亡等材料；9.第九類：其他有參考價值的材料。（二）排序規(guī)則同一類別的檔案材料，應(yīng)按照形成時間的先后順序排列。對于成套的材料，應(yīng)保持其完整性，如干部任免審批表應(yīng)與考察材料、公示結(jié)果等一并排序。批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。五、檔案的編號與編目（一）檔案編號為便于檔案的管理和查找，應(yīng)對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。檔案編號可采用字母與數(shù)字組合的方式，如“部門代碼+員工編號”或按歸檔順序編制流水號。編號應(yīng)具有唯一性和穩(wěn)定性，一旦確定，不應(yīng)隨意更改。檔案編號應(yīng)在檔案封面、檔案管理臺賬及相關(guān)檢索工具中注明。（二）檔案編目檔案編目是對檔案內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化、條理化整理的重要手段。應(yīng)建立檔案案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。案卷目錄包括檔案編號、姓名、部門、檔案起止日期、保管期限等信息。卷內(nèi)文件目錄包括序號、材料名稱、材料形成日期、頁碼等信息。編目應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于快速檢索。六、檔案的保管與防護(hù)（一）庫房要求檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等“九防”措施。庫房內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度（14℃-24℃）和相對濕度（45%-60%）。庫房應(yīng)專用，不得存放與檔案無關(guān)的物品。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。（二）裝具要求檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案夾等裝具，確保檔案材料不受損壞。裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、防潮防蟲。（三）日常保管檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。檔案的存放應(yīng)按照檔案編號順序排列，便于存取。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍與權(quán)限查閱人事檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，履行審批手續(xù)。因工作需要查閱檔案的，須由所在部門提出申請，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案一般應(yīng)在指定的閱檔室進(jìn)行。查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。（二）查閱手續(xù)查閱檔案時，查閱人應(yīng)出示有效身份證件，并填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)核對檔案材料無誤后，方可將檔案歸庫。（三）利用要求檔案材料一般不得帶出閱檔室。確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限期歸還。檔案內(nèi)容的復(fù)制、摘錄，須經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。嚴(yán)禁利用檔案材料進(jìn)行人身攻擊、誣告陷害或從事其他違法違紀(jì)活動。八、檔案的轉(zhuǎn)遞員工因調(diào)動、辭職、辭退、解除勞動合同、開除、退休等原因離開本單位時，其人事檔案應(yīng)及時轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，嚴(yán)禁個人自帶或通過普通郵寄方式轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞檔案前，檔案管理人員應(yīng)核對檔案材料是否齊全，確保無誤后，填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明材料份數(shù)、頁數(shù)，并由接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后存檔。九、檔案的保密與安全人事檔案屬于黨和國家的核心機(jī)密，檔案管理人員和所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)建立健全保密制度，定期進(jìn)行保密檢查和教育。對檔案管理系統(tǒng)及存儲介質(zhì)應(yīng)采取嚴(yán)格的安全保密措施，防止信息泄露、丟失或被篡改。十、檔案的鑒定與銷毀對于已故人員或已超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由人力資源部門會同有關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。經(jīng)鑒定仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；無保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定程序予以銷毀。檔案銷毀必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。十一、檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)守紀(jì)律。其主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策；負(fù)責(zé)檔案材料的收集、審核、整理、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作；維護(hù)檔案的完整與安全，防止檔案材料的損壞和泄密；負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和使用；定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)；指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案材料收集工作。十二、附則本規(guī)范未盡事宜，參照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策執(zhí)行。本規(guī)范由人力資源部門負(fù)責(zé)解釋和