公司會議管理制度一、總則（一）目的與意義為規(guī)范公司會議行為，提升會議質(zhì)量與效率，確保信息有效傳遞、決策科學(xué)高效、行動迅速落實，特制定本制度。本制度旨在通過明確會議的組織、流程、權(quán)責(zé)及紀(jì)律，減少不必要的會議消耗，將會議真正打造為統(tǒng)一思想、解決問題、推動工作的有效平臺，促進公司整體運營效率的提升。（二）適用范圍本制度適用于公司及各部門、各層級組織的各類正式會議。非正式的、臨時性的溝通交流，可參照本制度精神執(zhí)行，但不做強制要求。（三）基本原則1.必要性原則：召開會議必須有明確的目的和預(yù)期成果，無實質(zhì)內(nèi)容或可通過其他方式（如郵件、即時通訊、簡短溝通）解決問題的，一律不召開會議。2.效率性原則：會議應(yīng)嚴(yán)格控制時長，議題集中，議程緊湊，避免議而不決。3.規(guī)范性原則：會議組織應(yīng)遵循既定流程，確保信息傳遞準(zhǔn)確、決策過程規(guī)范、會議記錄完整。4.成果導(dǎo)向原則：會議應(yīng)以達成明確結(jié)論、形成具體行動方案為目標(biāo)。5.精簡性原則：參會人員應(yīng)根據(jù)議題需要嚴(yán)格篩選，避免無關(guān)人員參會；會議材料應(yīng)簡明扼要。二、會議分類與組織權(quán)限（一）會議分類1.決策類會議：旨在對公司戰(zhàn)略、重大經(jīng)營管理事項、重要制度政策等進行審議和決策。如：公司經(jīng)營管理會議、董事會會議（如適用）、專項決策會議等。2.研討類會議：旨在對特定議題進行深入探討、分析，集思廣益，形成共識或初步方案。如：項目研討會、方案論證會、專題分析會等。3.溝通類會議：旨在傳遞信息、通報情況、協(xié)調(diào)工作、統(tǒng)一思想。如：部門例會、項目進度會、公司/部門通報會等。4.例行會議：根據(jù)固定周期或時間召開的常規(guī)性會議。如：晨會、周會、月度/季度/年度工作總結(jié)與計劃會等。（二）組織權(quán)限1.公司級重要決策會議、全局性工作會議，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理、董事長）提議或根據(jù)公司章程規(guī)定組織。2.各部門內(nèi)部會議，由部門負(fù)責(zé)人決定并組織。3.跨部門協(xié)調(diào)會議，一般由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人提議，或由相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)指定牽頭部門組織。4.臨時會議，根據(jù)議題重要性和涉及范圍，由相應(yīng)層級負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并組織。三、會議組織與管理流程（一）會前準(zhǔn)備1.議題征集與確定：會議組織者應(yīng)提前征集、梳理議題，明確會議主題和要解決的核心問題。對于復(fù)雜議題，可事先進行小范圍溝通。2.會議發(fā)起與通知：*會議組織者應(yīng)至少提前一個工作日（特殊緊急會議除外）發(fā)出會議通知。*鼓勵使用公司統(tǒng)一的日程管理工具或郵件系統(tǒng)發(fā)送會議通知，便于參會人確認(rèn)和日程安排。3.參會人員確認(rèn)：參會人員收到通知后，應(yīng)及時回復(fù)是否參會。組織者需確認(rèn)參會人數(shù)，特別是關(guān)鍵人員是否能出席，必要時進行協(xié)調(diào)。4.會議材料準(zhǔn)備：*對于需要討論或決策的議題，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)提前準(zhǔn)備簡明扼要的會議材料，并在會前分發(fā)給參會人員，以便提前審閱，提高會議效率。*會議材料應(yīng)突出重點，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，觀點清晰。5.會議場地與設(shè)備準(zhǔn)備：組織者需提前預(yù)訂會議室，準(zhǔn)備好必要的會議設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板、網(wǎng)絡(luò)等），確保會議順利進行。（二）會議組織與進行1.簽到：會議開始前，可進行簡單簽到，以便掌握實際參會情況。2.主持：*會議應(yīng)有明確的主持人，負(fù)責(zé)掌控會議節(jié)奏、引導(dǎo)議題討論、維持會議秩序、確保各議題得到充分討論并向結(jié)論推進。*主持人應(yīng)在會議開始時重申會議主題、議程和預(yù)計時長，提醒參會人員聚焦議題。3.發(fā)言與討論：*參會人員應(yīng)圍繞議題積極發(fā)言，觀點明確，言簡意賅。*鼓勵充分發(fā)表不同意見，但應(yīng)尊重他人，理性討論，避免跑題或進行與議題無關(guān)的爭論。*主持人有權(quán)打斷冗長發(fā)言或偏離議題的討論，確保會議效率。4.會議記錄：*重要會議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，也可由主持人指定參會人員輪流記錄。*會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、客觀，主要內(nèi)容包括：會議時間、地點、參會人員（含缺席人員及原因）、議題、主要討論觀點、形成的決議、待辦事項（含負(fù)責(zé)人、完成時限）。*記錄人員應(yīng)在會議過程中及時整理要點，確保關(guān)鍵信息不遺漏。（三）會后跟進1.會議紀(jì)要整理與分發(fā)：*會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在一個工作日內(nèi)整理完成會議紀(jì)要，并提交主持人審核。*審核通過的會議紀(jì)要，應(yīng)及時分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)干系人。2.決議事項的落實與追蹤：*對于會議形成的決議和待辦事項，由主持人或指定負(fù)責(zé)人明確每項任務(wù)的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和時限。*相關(guān)責(zé)任人應(yīng)主動推進任務(wù)落實，并及時向相關(guān)方反饋進展。*會議組織者或相關(guān)管理部門（如辦公室）應(yīng)對決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤和督辦。3.會議資料歸檔：會議紀(jì)要、會議材料及其他相關(guān)文件應(yīng)按公司檔案管理規(guī)定進行整理、存檔，以備查閱。四、會議紀(jì)律與責(zé)任（一）參會紀(jì)律1.參會人員應(yīng)準(zhǔn)時出席會議，不得無故遲到、早退或缺席。確有特殊情況不能參會或需晚到、早走者，應(yīng)提前向會議組織者或主持人請假，并可根據(jù)情況安排他人代為參會（如需發(fā)言或表決）。2.會議期間應(yīng)將手機調(diào)至靜音或震動狀態(tài)，非緊急情況不接聽電話、不處理與會議無關(guān)的事務(wù)，專注投入討論。3.尊重他人發(fā)言，不隨意打斷，不私下議論。發(fā)言應(yīng)圍繞議題，觀點明確，條理清晰。4.遵守保密紀(jì)律，對于會議中涉及的公司機密信息，不得隨意泄露。（二）責(zé)任追究1.會議組織者對會議的質(zhì)量和效率負(fù)主要責(zé)任，未能有效組織、導(dǎo)致會議低效或無果的，應(yīng)進行反思改進。2.參會人員無故缺席、遲到早退，或在會議中不遵守紀(jì)律、影響會議秩序的，組織者可進行提醒或通報。3.對于會議決議事項，責(zé)任人未能按時保質(zhì)完成，且無合理解釋的，將按照公司相關(guān)績效考核或獎懲制度處理。4.因會議記錄不實或遺漏重要信息導(dǎo)致不良后果的，記錄人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、附則1.本制度