樣品管理辦法一、總則樣品作為科研、生產、檢驗檢測等活動中不可或缺的實物載體，其管理的規(guī)范性、科學性直接關系到數據的準確性、實驗的可重復性以及最終結論的可靠性。為確保樣品在整個生命周期內得到妥善控制，防止混淆、污染、損壞或丟失，保障相關工作的順利開展，特制定本辦法。本辦法適用于所有進入本單位（或實驗室/部門，根據實際情況調整）的各類樣品，包括但不限于外購標準樣品、客戶送檢樣品、實驗自制樣品、生產過程中抽取的中間品及成品樣品等。所有與樣品接觸、處理、存儲和處置相關的人員均須嚴格遵守本辦法規(guī)定。樣品管理工作應遵循“科學規(guī)范、安全第一、全程可控、責任到人”的原則，確保樣品的真實性、完整性和可追溯性。二、樣品接收與標識（一）樣品接收樣品接收人員在收到樣品時，應首先對樣品的外觀、數量、包裝完整性等進行檢查，核對樣品信息與送檢單（或其他相關憑證）的一致性，包括樣品名稱、型號規(guī)格、批號、送樣單位/人、送樣日期、必要的特殊要求等。對于有特殊保存條件要求的樣品，接收時應確認其在運輸過程中是否符合規(guī)定條件，并及時轉入相應的存儲環(huán)境。若發(fā)現樣品破損、泄漏、數量不符、信息不清或與要求嚴重不符等情況，接收人員應立即與送樣方溝通，并做好記錄，必要時可拒收。（二）樣品標識樣品一經接收，必須立即進行唯一標識。標識應清晰、牢固、易于識別，并能有效追溯至樣品信息。標識內容通常應包含樣品編號（必要時可包含子編號）、接收日期等關鍵信息。樣品編號應按照統一的規(guī)則編制，確保唯一性。編號規(guī)則可根據樣品類型、來源或項目進行分類設計。對于需要分樣、留樣的樣品，其分樣和留樣也應具有相應的子標識，并與原樣品編號關聯。標識方式可采用標簽、記號筆書寫、條形碼、二維碼等，具體方式應根據樣品特性和存儲條件選擇，確保在樣品有效期內標識清晰可辨。三、樣品存儲與保管（一）存儲環(huán)境應根據樣品的特性（如物理狀態(tài)、化學性質、穩(wěn)定性、對溫濕度敏感性等），選擇適宜的存儲環(huán)境和設施，如常溫庫、冷藏庫、冷凍庫、干燥柜、避光柜等。存儲設施應定期檢查、維護和校準，確保其運行參數符合樣品存儲要求，并做好相關記錄。對有特殊環(huán)境要求的樣品，應配備必要的監(jiān)控和報警裝置。（二）樣品存放樣品應分類存放，不同類型、不同狀態(tài)、不同批次的樣品應分區(qū)放置，并有明確標識，防止混淆。易混淆的樣品應進行有效隔離。樣品容器應清潔、干燥、密封良好，符合樣品特性要求。存放時應注意穩(wěn)固，防止傾倒、泄漏。劇毒、易燃易爆、放射性等危險樣品的存儲，必須嚴格遵守國家及單位關于危險化學品和危險品管理的相關規(guī)定，單獨存放于符合安全標準的專用庫房或設施中，并實行雙人雙鎖管理。（三）保管責任樣品存儲區(qū)域應指定專人負責管理，明確保管職責。管理人員應定期對存儲樣品進行盤點和檢查，核對樣品信息、數量、狀態(tài)及存儲條件，確保樣品完好無損，發(fā)現問題及時處理并報告。非授權人員不得隨意進入樣品存儲區(qū)域或接觸樣品。樣品的存取應履行相應手續(xù)。四、樣品領用與流轉（一）樣品領用因檢驗、測試、實驗、分析等工作需要領用樣品時，領用人員應填寫樣品領用申請，經相關負責人批準后，方可到樣品保管處辦理領用手續(xù)。領用樣品時，領用人員與保管人員應共同核對樣品編號、名稱、數量、狀態(tài)等信息，確認無誤后簽字交接。（二）樣品流轉樣品在內部流轉過程中，各環(huán)節(jié)經手人應確保樣品的完整性和標識清晰，并在樣品流轉記錄上簽字確認，明確責任。流轉過程中應采取適當的防護措施，防止樣品受到污染、損壞或丟失。對有特殊運輸要求的樣品，應使用專用運輸工具和包裝。（三）樣品返還與續(xù)用領用的樣品若有剩余且仍有保存價值，領用人員應在規(guī)定期限內將剩余樣品返還樣品保管處，并辦理返還登記手續(xù)。樣品保管人員應對返還樣品進行檢查和重新標識。如需延長樣品使用或保存期限，應提前申請，經批準后辦理續(xù)用手續(xù)。五、樣品處置對于檢驗檢測完畢、超過保存期限、失去保留價值或因其他原因需要處置的樣品，應按照規(guī)定的程序進行處置。樣品處置方式應符合環(huán)保、安全等相關規(guī)定，可采用銷毀、返還、廢棄處理等方式。對于危險樣品或可能對環(huán)境造成污染的樣品，處置前必須進行無害化處理。樣品處置應由專人負責，填寫樣品處置記錄，詳細記錄處置樣品的編號、名稱、數量、處置方式、處置日期及處置人等信息，并經相關負責人審批。六、記錄與追溯樣品管理的全過程，包括接收、標識、存儲、領用、流轉、處置等各個環(huán)節(jié)，均應進行詳細記錄。記錄內容應真實、準確、完整、清晰，具有可追溯性。相關記錄表單（如樣品接收登記單、樣品存儲臺賬、樣品領用/返還單、樣品處置記錄等）應統一規(guī)范，妥善保管。記錄的保存期限應根據樣品的性質、相關法規(guī)要求及工作需要確定。通過樣品編號和相關記錄，應能追溯到樣品的來源、流轉過程、檢驗檢測結果及最終處置情況。七、辦法的評審與修訂本辦法應根據單位發(fā)展、相關法規(guī)標準更新及實際運行情況，定期組織評審。必要時，應對本辦法進行修訂和完善，