總經(jīng)辦統(tǒng)籌管理手冊一、總經(jīng)辦概述總經(jīng)辦作為企業(yè)的綜合管理部門，是企業(yè)的指揮協(xié)調(diào)中心和信息樞紐。它直接服務(wù)于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，承擔(dān)著上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、行政管理、后勤保障等多項(xiàng)重要職責(zé)。其工作的高效與有序開展，對于保障企業(yè)日常運(yùn)營的順暢、推動企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起著至關(guān)重要的作用。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工組織架構(gòu)總經(jīng)辦通常設(shè)總經(jīng)辦主任、行政專員、文書專員、后勤專員等崗位。根據(jù)企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，崗位設(shè)置可適當(dāng)增減。職責(zé)分工1.總經(jīng)辦主任全面主持總經(jīng)辦的日常工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)企業(yè)各部門之間的工作關(guān)系，確保信息暢通和工作的協(xié)同推進(jìn)。負(fù)責(zé)與企業(yè)外部相關(guān)單位和部門的溝通與協(xié)調(diào)，維護(hù)企業(yè)良好的社會形象和公共關(guān)系。參與企業(yè)重大決策的制定和研討，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的信息和建議。監(jiān)督和指導(dǎo)部門員工的工作，進(jìn)行績效考核和培訓(xùn)，提高部門整體工作效率和員工素質(zhì)。2.行政專員負(fù)責(zé)企業(yè)行政事務(wù)的管理，包括辦公設(shè)備采購、辦公用品發(fā)放、辦公場地管理等。組織安排企業(yè)各類會議、活動，做好會議記錄和活動總結(jié)。負(fù)責(zé)企業(yè)文件、檔案的管理，包括文件的收發(fā)、登記、歸檔和借閱等工作。協(xié)助總經(jīng)辦主任進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的行政管理和制度執(zhí)行監(jiān)督。3.文書專員負(fù)責(zé)企業(yè)各類文件、報(bào)告、請示、通知等文字材料的起草、審核和印發(fā)工作。對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的講話、發(fā)言等進(jìn)行整理和記錄。收集、整理企業(yè)內(nèi)外部的相關(guān)信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。參與企業(yè)重要文件和資料的翻譯工作（如有涉外業(yè)務(wù)）。4.后勤專員負(fù)責(zé)企業(yè)后勤保障工作，包括員工食堂管理、車輛調(diào)度、安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生等。制定和完善后勤管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保后勤工作的規(guī)范和安全。與相關(guān)供應(yīng)商和服務(wù)提供商進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，保障后勤服務(wù)的質(zhì)量和供應(yīng)的及時(shí)性。定期對后勤設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)處理后勤工作中的突發(fā)問題。三、工作流程會議管理流程1.會議計(jì)劃制定：總經(jīng)辦主任根據(jù)企業(yè)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)要求，制定年度、季度和月度會議計(jì)劃，明確會議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員和會議主題。2.會議通知發(fā)布：行政專員根據(jù)會議計(jì)劃，提前發(fā)布會議通知，通知內(nèi)容包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程和參會要求等。通知方式可采用郵件、短信或書面通知等。3.會議準(zhǔn)備工作：行政專員負(fù)責(zé)會議場地的布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作；文書專員準(zhǔn)備相關(guān)的會議文件和資料。4.會議組織與記錄：會議期間，行政專員負(fù)責(zé)會議的簽到、秩序維護(hù)等工作；文書專員做好會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容和決議。5.會議紀(jì)要整理與分發(fā)：會議結(jié)束后，文書專員及時(shí)整理會議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)辦主任審核后分發(fā)給相關(guān)人員。6.會議決議跟蹤與反饋：行政專員負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，定期向總經(jīng)辦主任和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)反饋執(zhí)行進(jìn)度。文件管理流程1.文件起草：根據(jù)企業(yè)工作需要，由相關(guān)部門或文書專員起草文件。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，符合企業(yè)的政策和規(guī)定。2.文件審核：文件起草完成后，先由起草部門負(fù)責(zé)人審核，再提交總經(jīng)辦主任審核。審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容、格式、政策符合性等。3.文件簽發(fā)：審核通過的文件，根據(jù)文件的重要程度和審批權(quán)限，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.文件印發(fā)：文書專員根據(jù)簽發(fā)的文件，進(jìn)行排版、印刷和裝訂，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)。5.文件歸檔：文件分發(fā)后，文書專員將文件原件進(jìn)行歸檔，建立文件檔案庫，便于查詢和管理。6.文件借閱與銷毀：需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)后借閱。對于過期或無保存價(jià)值的文件，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。行政管理流程1.辦公設(shè)備采購：各部門根據(jù)工作需要提出辦公設(shè)備采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交總經(jīng)辦。總經(jīng)辦根據(jù)企業(yè)的采購制度和預(yù)算，進(jìn)行市場調(diào)研和供應(yīng)商篩選，確定采購方案，報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施采購。2.辦公用品發(fā)放：行政專員定期統(tǒng)計(jì)各部門的辦公用品需求，制定辦公用品采購計(jì)劃。采購回來的辦公用品，由行政專員進(jìn)行入庫登記，并按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程發(fā)放給各部門。3.辦公場地管理：后勤專員負(fù)責(zé)辦公場地的日常管理，包括環(huán)境衛(wèi)生清潔、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、安全檢查等。定期對辦公場地進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。4.車輛調(diào)度：企業(yè)配備的車輛由后勤專員統(tǒng)一調(diào)度管理。員工需要使用車輛時(shí)，應(yīng)提前填寫用車申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)后，由后勤專員安排車輛和司機(jī)。5.安全保衛(wèi)管理：后勤專員制定安全保衛(wèi)制度和應(yīng)急預(yù)案，安排安保人員進(jìn)行值班和巡邏，保障企業(yè)的人員和財(cái)產(chǎn)安全。定期組織安全培訓(xùn)和演練，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。四、工作制度考勤管理制度1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守企業(yè)的考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退和曠工。2.員工請假應(yīng)提前填寫請假申請表，按照審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。請假類型包括病假、事假、婚假、產(chǎn)假、喪假等，不同類型的請假有不同的審批流程和期限規(guī)定。3.總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對員工的考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理，每月定期公布考勤結(jié)果，并與員工的績效工資掛鉤。保密管理制度1.企業(yè)員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守企業(yè)的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等機(jī)密信息。2.涉及機(jī)密信息的文件、資料和數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.員工在離職時(shí)，應(yīng)將涉及企業(yè)機(jī)密的文件、資料和數(shù)據(jù)交回企業(yè)，并簽訂保密協(xié)議，承諾在一定期限內(nèi)不泄露企業(yè)的機(jī)密信息。檔案管理制度1.企業(yè)檔案包括文件檔案、合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，明確檔案的分類、歸檔、保管、借閱和銷毀等流程。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門的文件和資料移交總經(jīng)辦進(jìn)行歸檔。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理和清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的期限和要求歸還。檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤?？冃Э己酥贫?.總經(jīng)辦根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和部門職責(zé)，制定員工績效考核指標(biāo)和考核辦法?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面。2.績效考核分為月度考核、季度考核和年度考核?？己诉^程應(yīng)公開、公平、公正，考核結(jié)果應(yīng)與員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎勵(lì)等掛鉤。3.總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對績效考核結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為企業(yè)的人力資源管理提供依據(jù)。五、溝通協(xié)調(diào)機(jī)制內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)1.定期工作匯報(bào)：各部門每周或每月向總經(jīng)辦匯報(bào)工作進(jìn)展情況和存在的問題，總經(jīng)辦進(jìn)行匯總和分析后向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.跨部門溝通會議：總經(jīng)辦定期組織跨部門溝通會議，協(xié)調(diào)解決部門之間的工作矛盾和問題，促進(jìn)部門之間的協(xié)作和配合。3.企業(yè)內(nèi)部信息平臺：建立企業(yè)內(nèi)部信息平臺，如企業(yè)微信群、OA系統(tǒng)等，方便員工之間的信息交流和共享。外部溝通協(xié)調(diào)1.政府部門溝通：總經(jīng)辦負(fù)責(zé)與當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解政策法規(guī)的變化，爭取政府的支持和優(yōu)惠政策。2.合作伙伴溝通：與企業(yè)的供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等保持良好的溝通和合作關(guān)系，定期進(jìn)行拜訪和交流，維護(hù)企業(yè)的商業(yè)信譽(yù)和合作利益。3.媒體公關(guān)：在必要時(shí)，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)與媒體進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，處理企業(yè)的媒體宣傳和公關(guān)事務(wù)，提升企業(yè)的社會形象和知名度。六、突發(fā)事件應(yīng)急處理機(jī)制應(yīng)急預(yù)案制定總經(jīng)辦根據(jù)企業(yè)可能面臨的突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、安全事故、公共衛(wèi)生事件等，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)流程、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。應(yīng)急演練定期組織應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急意識和應(yīng)急處理能力。演練內(nèi)容包括火災(zāi)逃生演練、地震避險(xiǎn)演練、安全事故救援演練等。突發(fā)事件處理流程1.事件報(bào)告：突發(fā)事件發(fā)生后，現(xiàn)場人員應(yīng)立即向總經(jīng)辦報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括事件的時(shí)間、地點(diǎn)、性質(zhì)、影響范圍等。2.應(yīng)急響應(yīng)：總經(jīng)辦接到報(bào)告后，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，通知相關(guān)人員和部門趕赴現(xiàn)場進(jìn)行處理。3.現(xiàn)場處置：應(yīng)急處置人員到達(dá)現(xiàn)場后，按照應(yīng)急預(yù)案的要求進(jìn)行現(xiàn)場處置，采取有效的措施控制事件的發(fā)展，減少損失。4.信息發(fā)布與溝通：總經(jīng)辦及時(shí)向上級主管部門和相關(guān)單位報(bào)告事件情況，同時(shí)通過企業(yè)內(nèi)部信息平臺和外部媒體等渠道，向員工和社會公眾發(fā)布準(zhǔn)確的信息，避免謠言和恐慌。5.恢復(fù)與重建：事件處理結(jié)束后，總經(jīng)辦組織相關(guān)部門對事件進(jìn)行總結(jié)和評估，分析事件發(fā)生的原因和教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。同時(shí)，組織力量進(jìn)行恢復(fù)和重建工作，盡快恢復(fù)企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營秩序。七、培訓(xùn)與發(fā)展員工培訓(xùn)計(jì)劃制定總經(jīng)辦根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和員工的崗位需求，制定年度員工培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)對象等。培訓(xùn)實(shí)施按照培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等。內(nèi)部培訓(xùn)由企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)人員或業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任講師；外部培訓(xùn)可邀請行業(yè)專家或培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行授課。培訓(xùn)效果評估培訓(xùn)結(jié)束后，通過考試、問卷調(diào)查、實(shí)際操作等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。評估結(jié)果作為員工績效考核和培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整的依據(jù)。員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃總經(jīng)辦協(xié)助員工制定個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為員工提供晉升機(jī)會和發(fā)展空間。根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和能力，為員工提供相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助員工實(shí)現(xiàn)職業(yè)目標(biāo)。八、文檔模板會議通知模板[企業(yè)名稱]會議通知各位[參會人員]：為了[會議目的]，茲定于[具體時(shí)間]在[會議地點(diǎn)]召開[會議名稱]會議。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：1.會議議程[第一項(xiàng)議程內(nèi)容][第二項(xiàng)議程內(nèi)容]……2.參會要求請各位參會人員提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料和發(fā)言內(nèi)容。請準(zhǔn)時(shí)參加會議，如有特殊情況不能參會，請?zhí)崆跋騕請假審批人]請假。3.聯(lián)系人及聯(lián)系方式聯(lián)系人：[聯(lián)系人姓名]聯(lián)系電話：[電話號碼][總經(jīng)辦名稱][通知發(fā)布時(shí)間]會議紀(jì)要模板[企業(yè)名稱][會議名稱]會議紀(jì)要會議時(shí)間：[具體時(shí)間]會議地點(diǎn)：[會議地點(diǎn)]參會人員：[參會人員名單]會議主持：[主持人姓名]會議記錄：[記錄人姓名]會議主要內(nèi)容：1.[第一項(xiàng)議程討論內(nèi)容及決議]2.