名師工作室檔案管理制度第一章總則1.1為規(guī)范名師工作室檔案的收集、整理、保管、利用與銷毀，確保檔案信息真實、完整、可用、安全，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《事業(yè)單位檔案管理規(guī)定》及教育主管部門相關(guān)細(xì)則，結(jié)合工作室運(yùn)行特點(diǎn)，制定本制度。1.2本制度所稱檔案，是指在名師工作室立項、運(yùn)行、評估、輻射、成果轉(zhuǎn)化及日常管理等活動中形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子、實物等各種形態(tài)的歷史記錄。1.3檔案管理堅持“誰形成、誰負(fù)責(zé)”“集中統(tǒng)一、分級管理”“全程留痕、風(fēng)險可控”“技術(shù)支撐、服務(wù)優(yōu)先”四項原則，實行主持人負(fù)總責(zé)、檔案員專責(zé)、成員協(xié)同、專家評估、行政監(jiān)督的五級責(zé)任體系。第二章組織與職責(zé)2.1主持人職責(zé)2.1.1將檔案工作納入工作室發(fā)展規(guī)劃與年度目標(biāo)，在經(jīng)費(fèi)預(yù)算中單列檔案專項，確保軟硬件投入不低于年度總經(jīng)費(fèi)的3%。2.1.2任命專職或兼職檔案員，簽署《檔案安全責(zé)任書》，每季度聽取檔案工作匯報，對重大檔案缺失、損毀、泄密事件承擔(dān)第一責(zé)任。2.1.3在工作室終止或主持人變更時，組織完成檔案清點(diǎn)、鑒定、移交，確保過程可追溯、結(jié)果可驗證。2.2檔案員職責(zé)2.2.1制定《年度檔案工作方案》，細(xì)化收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化計劃、開放目錄、培訓(xùn)安排，經(jīng)主持人批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.2.2對全部檔案實行“三同步”：同步收集、同步整理、同步質(zhì)檢；對電子文件實行“四件套”：原文、元數(shù)據(jù)、版式文件、簽名封存包同時歸檔。2.2.3每月開展一次庫房巡檢，填寫《庫房安全日志》；每半年進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，形成《檔案清點(diǎn)報告》；每年組織一次檔案開放鑒定，提出保密延期或解密建議。2.3成員職責(zé)2.3.1在活動結(jié)束后5個工作日內(nèi)，向檔案員移交原始記錄與過程性材料，填寫《材料交接清單》，確保字跡清晰、簽章完整。2.3.2對本人形成的電子文件進(jìn)行首次質(zhì)量自檢，確保格式符合《電子文件長期保存格式規(guī)范（DA/T47-2009）》，分辨率、采樣率、碼率滿足再利用需求。2.3.3離崗時須辦理《檔案清退單》，未清退者，工作室可暫停其經(jīng)費(fèi)報銷、成果申報、評優(yōu)推薦。2.4專家評估組職責(zé)2.4.1由教育行政主管部門、高校檔案學(xué)教授、信息化專家組成，每年對檔案工作進(jìn)行績效評估，權(quán)重占工作室年度考核的15%。2.4.2評估采用“材料審查+現(xiàn)場抽測+情景模擬”方式，重點(diǎn)查驗真實性、完整性、可用性、安全性四項核心指標(biāo)，結(jié)果分為A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（限期整改）、D（不合格）四檔。2.4.3對C檔單位下發(fā)《整改通知書》，限期30日內(nèi)完成；對D檔單位啟動問責(zé)，暫停下一年度經(jīng)費(fèi)撥付。第三章文件材料歸檔范圍與保管期限表3.1綜合管理類3.1.1工作室申報書、批復(fù)、章程、年度工作計劃、總結(jié)、大事記——永久。3.1.2例會紀(jì)要、值班表、考勤記錄——10年。3.1.3資產(chǎn)登記、低值易耗品領(lǐng)用單——5年。3.2教學(xué)研究類3.2.1國家級、省級課題立項書、合同、結(jié)題報告、成果公報——永久。3.2.2市級、校級課題材料——30年。3.2.3微課題研究、教學(xué)反思、聽評課記錄——10年。3.3輻射引領(lǐng)類3.3.1送教下鄉(xiāng)、名師課堂、聯(lián)片教研方案、現(xiàn)場照片、視頻、媒體報道——30年。3.3.2對口幫扶協(xié)議、受援學(xué)校反饋、成效評估報告——30年。3.4師資培養(yǎng)類3.4.1學(xué)員手冊、培養(yǎng)方案、導(dǎo)師協(xié)議、結(jié)業(yè)考核表、成長檔案袋——30年。3.4.2公開課教案、磨課記錄、同課異構(gòu)對比分析——10年。3.5成果推廣類3.5.1專著、教材、校本課程、教學(xué)資源包、專利證書——永久。3.5.2論文、案例、微課、課件、題庫——30年。3.6聲像實物類3.6.1工作室揭牌儀式、學(xué)術(shù)論壇、教學(xué)比賽、專家講座全程錄像——永久。3.6.2獎牌、聘書、題字、簽名簿——永久。3.7電子系統(tǒng)類3.7.1網(wǎng)站、公眾號、教研社區(qū)后臺數(shù)據(jù)、用戶日志——10年。3.7.2在線課程、直播回放、互動彈幕、評價數(shù)據(jù)——5年。第四章整理與編號規(guī)則4.1分類方案采用“年度—類別—項目—件號”四級結(jié)構(gòu)，類別代碼為：A綜合管理、B教學(xué)研究、C輻射引領(lǐng)、D師資培養(yǎng)、E成果推廣、F聲像實物、G電子系統(tǒng)。4.2檔號示例2024-B0103-005表示2024年度教學(xué)研究類第1項課題第3卷第5件。4.3裝訂與裝具4.3.1紙質(zhì)檔案采用不銹鋼釘左側(cè)三孔一線法裝訂，厚度不超過2cm；超大圖表采用A3折疊成A4，圖面朝外。4.3.2照片檔案使用無酸紙相冊，每頁不超過6張，背面標(biāo)注“檔號—張?zhí)枴獣r間—人物—事件—拍攝者”。4.3.3實物檔案貼附二維碼標(biāo)簽，掃碼可查看數(shù)字化信息及流轉(zhuǎn)記錄。4.4元數(shù)據(jù)要求4.4.1題名：不超過80字，含主體、內(nèi)容、文種三要素。4.4.2責(zé)任者：多個責(zé)任者用“；”分隔，最多錄入5個。4.4.3日期：采用YYYY-MM-DD，原文件無具體日時，用“00”補(bǔ)齊。4.4.4關(guān)鍵詞：3—8個，按《教育主題詞表》標(biāo)引，不得使用口語化簡稱。第五章數(shù)字化與長期保存5.1掃描參數(shù)5.1.1紙質(zhì)檔案采用300dpi、24位彩色、TIFF格式；大幅面圖紙采用600dpi。5.1.2掃描后圖像不得出現(xiàn)陰影、黑邊、歪斜，OCR識別率≥98%。5.2音視頻參數(shù)5.2.1高清視頻采用H.264編碼，MP4容器，1080P，碼率≥8Mbps；音頻采樣率48kHz，碼率≥192kbps。5.2.2原始素材保留MOV無壓縮母版，刻錄至檔案級藍(lán)光光盤，一式三套。5.3存儲架構(gòu)5.3.1采用“在線—近線—離線”三級架構(gòu)：在線NASRAID6，近線磁帶庫LTO9，離線光盤庫。5.3.2每年進(jìn)行一次磁帶全盤回讀校驗，每兩年進(jìn)行一次光盤老化測試，誤碼率>10-4即觸發(fā)遷移。5.4備份策略5.4.13-2-1原則：至少3份副本，2種介質(zhì)，1份異地。5.4.2異地備份距離≥100公里，采用加密傳輸，AES256位密鑰托管于主管單位保密室。第六章庫房管理6.1物理環(huán)境6.1.1溫度14—24℃，相對濕度45—60%，日波動≤±2℃、±5%。6.1.2過濾效率≥99.97%（0.3μm）的HEPA凈化器持續(xù)運(yùn)行，PM2.5≤35μg/m3。6.1.3采用無紫外線LED照明，照度50—150lx，紫外線強(qiáng)度≤20μW/lm。6.2安防系統(tǒng)6.2.1七重防護(hù)：紅外微波雙鑒、震動感應(yīng)、煙感、水浸、門禁、視頻監(jiān)控、智能鎖。6.2.2監(jiān)控錄像保存≥180天，重點(diǎn)部位≥365天，任何故障2小時內(nèi)到場修復(fù)。6.3出入庫管理6.3.1實行雙人雙鎖，鑰匙與密碼分離保管；外來人員須持《查檔申請表》，經(jīng)主持人簽字、檔案員陪同、全程錄像。6.3.2檔案出入庫掃描RFID標(biāo)簽，系統(tǒng)自動記錄時間、人員、事由、預(yù)計歸還時間，超期未還每日自動郵件提醒。第七章利用與開放7.1利用權(quán)限7.1.1內(nèi)部成員可在線查閱非密級檔案，下載需水印追溯；外部單位須簽訂《檔案利用協(xié)議》，明確引用范圍、版權(quán)歸屬、保密義務(wù)。7.1.2涉密檔案按《教育工作國家秘密目錄》劃控，秘密級以下經(jīng)主持人審批，機(jī)密級以上報主管部門審批。7.2利用方式7.2.1現(xiàn)場閱覽：提供電子閱覽室，禁止攜帶個人存儲設(shè)備，打印每頁加蓋“檔案復(fù)制件”章。7.2.2遠(yuǎn)程傳遞：通過VPN加密隧道，采用DRM權(quán)限控制，有效期7天，過期自動銷毀。7.3開放目錄7.3.1每年5月發(fā)布《檔案開放清單》，列明檔號、題名、日期、利用級別、獲取方式。7.3.2對具有示范意義的教案、課例、微課，主動推送至省級資源平臺，采用CCBY-NC-SA4.0協(xié)議，擴(kuò)大輻射面。第八章統(tǒng)計與編研8.1統(tǒng)計報表8.1.1月度：收集率、整理率、數(shù)字化率、利用率四張表。8.1.2年度：形成《檔案工作績效報告》，含數(shù)據(jù)圖表、典型案例、改進(jìn)建議，報送主管單位備案。8.2編研開發(fā)8.2.1每兩年編纂《工作室教學(xué)研究成果匯編》，電子版同步發(fā)行EPUB3電子書。8.2.2建立“名師教學(xué)思想庫”，對音頻、視頻進(jìn)行語義標(biāo)注，實現(xiàn)片段級檢索，支持同音字、方言、英文混合查詢。第九章保密與信息安全9.1密級劃定9.1.1依據(jù)《教育工作國家秘密范圍的規(guī)定》，對涉及考試命題、評審專家名單、未公布的政策文件，劃為機(jī)密級。9.1.2對涉及未成年人隱私、家長聯(lián)系方式、心理測評結(jié)果，劃為內(nèi)部級，參照《個人信息保護(hù)法》加密存儲。9.2技術(shù)防護(hù)9.2.1采用國產(chǎn)商用密碼算法SM4進(jìn)行磁盤全盤加密，密鑰存放于硬件加密機(jī)，符合GM/T0028-2014《密碼模塊安全技術(shù)要求》二級以上。9.2.2部署數(shù)據(jù)庫審計系統(tǒng)，對select、update、delete操作實時告警，異常行為15分鐘內(nèi)短信、郵件、微信三通道推送。9.3人員管理9.3.1檔案員、系統(tǒng)管理員、安全審計員三崗分離，任何一人無法獨(dú)立完成數(shù)據(jù)導(dǎo)出。9.3.2每年組織一次保密教育與應(yīng)急演練，簽署《保密承諾書》，離職時進(jìn)行離崗審計，收回全部權(quán)限。第十章鑒定與銷毀10.1鑒定程序10.1.1成立由主持人、檔案員、業(yè)務(wù)專家、保密員組成的鑒定小組，依據(jù)保管期限表逐卷審查。10.1.2對超過保管期限但仍具有歷史價值或法律證據(jù)價值的檔案，重新劃定保管期限；對確無保存價值的，填寫《檔案銷毀清冊》。10.2銷毀方式10.2.1紙質(zhì)檔案使用符合保密局標(biāo)準(zhǔn)的雙刀切紙機(jī)，粉碎顆?！?mm，現(xiàn)場拍照、錄像，雙人監(jiān)督。10.2.2電子檔案采用BS8470標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)擦除軟件，執(zhí)行7次覆寫，生成不可恢復(fù)報告，保存3年。10.3銷毀記錄10.3.1銷毀清冊永久保存，內(nèi)容包括檔號、題名、份數(shù)、頁數(shù)、銷毀原因、時間、地點(diǎn)、執(zhí)行人、監(jiān)督人簽字。10.3.2任何個人不得擅自銷毀檔案，違者按《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》追責(zé)。第十一章突發(fā)事件應(yīng)急處置11.1事件分級11.1.1特別重大：庫房坍塌、火災(zāi)、水災(zāi)導(dǎo)致檔案整體面臨毀滅；11.1.2重大：服務(wù)器陣列崩潰、勒索病毒、機(jī)密外泄；11.1.3較大：局部滲水、個別硬盤損壞；11.1.4一般：空調(diào)故障、臨時停電。11.2響應(yīng)流程11.2.110分鐘內(nèi)：發(fā)現(xiàn)人立即撥打119、110，同時啟動工作室應(yīng)急預(yù)案，檔案員遠(yuǎn)程關(guān)閉系統(tǒng)寫入權(quán)限。11.2.230分鐘內(nèi)：應(yīng)急小組抵達(dá)現(xiàn)場，對受損檔案進(jìn)行冷凍干燥或真空封存，防止二次損傷。11.2.32小時內(nèi)：向主管單位電話口頭報告，24小時內(nèi)提交書面報告，72小時內(nèi)形成《檔案災(zāi)害評估報告》。11.3恢復(fù)與重建11.3.1利用異地備份數(shù)據(jù)在備用機(jī)房恢復(fù)服務(wù)，RTO≤4小時，RPO≤15分鐘。11.3.2對受損紙質(zhì)檔案委托國家級修復(fù)中心進(jìn)行修裱、去污、脫酸，修復(fù)過程全程記錄并歸檔。第十二章培訓(xùn)與考核12.1培訓(xùn)體系12.1.1新員工崗前培訓(xùn)不少于8學(xué)時，內(nèi)容含制度解讀、系統(tǒng)操作、保密教育、應(yīng)急演練。12.1.2每年組織一次“檔案學(xué)術(shù)周”，邀請檔案