保密工作檔案管理制度第一章總則1.1制度定位本制度所稱保密工作檔案，是指本單位在履行國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密及內(nèi)部敏感信息管理職責(zé)過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種載體材料。其管理遵循“最小知悉、全程受控、永久追溯”原則，確保檔案實(shí)體與信息內(nèi)容同步安全。1.2適用范圍適用于本單位所有涉密部門、項(xiàng)目組、臨時機(jī)構(gòu)及外包協(xié)作單位在保密工作檔案生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、利用、銷毀等全生命周期內(nèi)的管理活動。1.3職責(zé)矩陣1.3.1保密委員會：統(tǒng)籌制定年度保密檔案管理計(jì)劃，審批解密與銷毀事項(xiàng)，組織年度合規(guī)審計(jì)。1.3.2檔案中心：設(shè)立保密檔案專庫，配備雙人雙鎖、生物識別、振動報警、環(huán)境監(jiān)控四位一體防護(hù)系統(tǒng)；負(fù)責(zé)實(shí)體檔案接收、清點(diǎn)、編目、上架、巡檢、修復(fù)。1.3.3信息中心：建設(shè)涉密電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱“檔案系統(tǒng)”），實(shí)現(xiàn)三權(quán)分立（系統(tǒng)管理、安全保密、審計(jì)監(jiān)督），提供加密存儲、版本固化、水印溯源、防截屏、防復(fù)制技術(shù)支撐。1.3.4業(yè)務(wù)部門：指定保密檔案聯(lián)絡(luò)員，落實(shí)“誰形成、誰定密、誰負(fù)責(zé)”要求，在事項(xiàng)辦結(jié)后五個工作日內(nèi)完成預(yù)立卷并提交移交清單。1.3.5審計(jì)與風(fēng)控部：每季度對保密檔案管理進(jìn)行穿透式審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題立即下發(fā)《整改通知書》，并跟蹤閉環(huán)。第二章密級與期限2.1密級劃分依據(jù)《保密事項(xiàng)范圍規(guī)定》及本單位細(xì)化目錄，將保密檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密、工作秘密、內(nèi)部敏感五級，分別用紅色、橙色、黃色、藍(lán)色、綠色標(biāo)簽標(biāo)識。2.2保密期限絕密級不超過30年，機(jī)密級不超過20年，秘密級不超過10年，工作秘密不超過5年，內(nèi)部敏感不超過3年。期限自檔案形成之日起算，法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。2.3動態(tài)調(diào)整2.3.1每年3月啟動密級審核，由業(yè)務(wù)部門提出“升密、降密、解密”建議，填寫《密級變更審批表》，附背景說明及風(fēng)險評估報告。2.3.2保密委員會在收到建議后十個工作日內(nèi)組織專家論證，形成會議紀(jì)要并編號存檔，變更結(jié)果同步錄入檔案系統(tǒng)，原密級標(biāo)識加蓋“作廢”章并留存痕跡。第三章形成與收集3.1前端控制3.1.1涉密事項(xiàng)啟動前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須在檔案系統(tǒng)創(chuàng)建“保密檔案預(yù)立卷”，自動生成唯一二維碼，后續(xù)所有過程文件必須掃碼上傳。3.1.2涉密會議、談判、評審等活動，采用專用錄音錄像設(shè)備，信號實(shí)時存入加密移動硬盤，現(xiàn)場雙人簽字封存。3.2收集范圍除正式文件外，還包括草稿、過程稿、征求意見稿、領(lǐng)導(dǎo)批示、會簽單、電子郵件、即時通訊截屏、源代碼、配置文件、測試數(shù)據(jù)、圖紙、芯片布線圖、聲紋與指紋記錄等。3.3質(zhì)量要求3.3.1紙質(zhì)文件采用70克及以上水印保密紙，激光打印；手寫部分使用黑色防褪色簽字筆，禁止鉛筆、圓珠筆。3.3.2電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF/A-2格式，設(shè)置128位AES加密，附加隱形水?。ê脩鬒D、時間、IP、機(jī)器碼）。3.3.3多介質(zhì)載體同步收集：同一事項(xiàng)若同時生成紙質(zhì)、光盤、硬盤、膠片，須建立“母子關(guān)聯(lián)號”，確保版本一致、互為印證。第四章整理與歸檔4.1分類方案采用“年度—密級—業(yè)務(wù)類型—保管期限”四級分類法，每級用三位數(shù)字編碼，共十二位，確保未來50年不撞號。4.2組件規(guī)則4.2.1一事一件：同一事項(xiàng)文件組成一件，厚度不超過2厘米，超量時分冊并編分冊號。4.2.2正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請示在后；最終稿在前，過程稿在后。4.2.3每頁右下角編寫頁碼，遇雙面書寫文件，正面右下角、背面左下角；圖紙折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露。4.3目錄著錄4.3.1必備字段：全宗號、目錄號、案卷號、密級、保密期限、形成時間、頁數(shù)、載體類型、責(zé)任者、開放狀態(tài)。4.3.2可選字段：關(guān)鍵詞、地理坐標(biāo)、芯片型號、算法版本、哈希值、關(guān)聯(lián)案卷號。4.3.3目錄數(shù)據(jù)以XML格式導(dǎo)出離線備份，SHA-256校驗(yàn)值刻錄一次性光盤，放入防潮袋，存于異地保密庫。4.4移交接收4.4.1業(yè)務(wù)部門完成整理后，提前三個工作日通過檔案系統(tǒng)提交《移交申請》，上傳掃描版目錄及自檢報告。4.4.2檔案中心在兩個工作日內(nèi)完成現(xiàn)場清點(diǎn)，逐頁核對頁碼、密級、完整性，無誤后生成《移交憑證》一式三份，雙方簽字并加蓋騎縫章。第五章保管與防護(hù)5.1庫房建設(shè)5.1.1選址：獨(dú)立樓層，避開給排水、燃?xì)?、高壓電纜，墻體為C50鋼筋混凝土，厚度≥400毫米。5.1.2結(jié)構(gòu)：設(shè)緩沖區(qū)、核心區(qū)、珍品區(qū)，緩沖區(qū)安裝60分鐘防火防切割保險門，核心區(qū)配置120分鐘防火保險柜。5.1.3環(huán)境：溫度14℃—16℃，相對濕度45%—55%，日波動≤±2℃，月波動≤±5%；安裝Vesda極早期煙霧探測、IG541潔凈氣體滅火系統(tǒng)。5.2實(shí)體防護(hù)5.2.1雙人雙鎖：機(jī)械鎖+電子鎖，鑰匙分人保管，開鎖需兩人同時在場并刷卡留痕。5.2.2震動光纖：沿庫房內(nèi)墻頂部布設(shè)，靈敏度可調(diào)，報警信號接入24小時值班室。5.2.3視頻監(jiān)控：采用星光級攝像頭，分辨率4K，每秒25幀，錄像保存不少于365天，禁止遠(yuǎn)程云臺控制。5.3電子防護(hù)5.3.1三員分立：系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)賬戶生命周期，安全保密員負(fù)責(zé)策略配置，審計(jì)員負(fù)責(zé)日志審查，任何一人無法單獨(dú)完成數(shù)據(jù)導(dǎo)出。5.3.2加密體系：采用SM4國密算法對檔案包進(jìn)行加密，密鑰托管于硬件加密機(jī)，加密機(jī)啟動需插入三人各自持有的USBKey并輸入PIN碼。5.3.3容災(zāi)備份：實(shí)行“兩地三中心”架構(gòu)，生產(chǎn)中心、同城容災(zāi)中心、異地容災(zāi)中心，RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘，備份數(shù)據(jù)同樣加密并分片存儲。第六章利用與借閱6.1借閱權(quán)限6.1.1絕密級：僅黨組書記、局長、總工三人可提出借閱申請，需保密委員會主任書面批準(zhǔn)，借閱時間不超過4小時，現(xiàn)場閱覽，不得摘抄。6.1.2機(jī)密級：分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、法務(wù)合規(guī)人員可申請，借閱時間不超過2個工作日，需部門正職簽字。6.1.3秘密級及以下：因工作需要，涉密崗位員工均可申請，借閱時間不超過5個工作日。6.2審批流程檔案系統(tǒng)內(nèi)置“四級審批”引擎：申請人→部門保密員→部門負(fù)責(zé)人→檔案中心→保密辦；系統(tǒng)根據(jù)密級自動匹配審批鏈，任何節(jié)點(diǎn)可駁回并填寫原因。6.3現(xiàn)場管理6.3.1閱覽專區(qū)：安裝半封閉式隔音艙，桌面嵌入信號屏蔽器，手機(jī)、平板、智能手表統(tǒng)一存放于屏蔽柜。6.3.2全程監(jiān)控：攝像頭對準(zhǔn)閱覽桌，記錄翻頁、拍照、抄寫行為；檔案中心人員每30分鐘巡查一次。6.3.3離崗檢查：借閱人離席時，文件裝入專用文件袋，由管理員加貼一次性防拆標(biāo)簽，回座時檢查完整性。6.4復(fù)制與摘錄6.4.1絕密級禁止復(fù)制；機(jī)密級經(jīng)保密委員會審批后可復(fù)制指定頁，使用檔案中心專用加密打印機(jī)，輸出文件加蓋“復(fù)制件”章并編號。6.4.2摘錄內(nèi)容使用檔案中心提供的防復(fù)印紙，每頁植入微縮文字，復(fù)印件放大8倍可見“COPY”字樣。6.4.3復(fù)制、摘錄件在歸還時當(dāng)面銷毀，使用5毫米級顆粒粉碎機(jī)，粉碎后紙屑混漿回收。第七章鑒定與銷毀7.1鑒定周期保密檔案自形成之日起滿2年、5年、10年、20年、30年節(jié)點(diǎn)，由檔案中心發(fā)起批量鑒定；特殊情況可提前或延后，但需書面說明。7.2鑒定小組由保密辦、業(yè)務(wù)部門、檔案中心、法務(wù)、紀(jì)檢五方組成，人數(shù)為單數(shù)且不少于5人，實(shí)行票決制，2/3以上同意方可通過。7.3銷毀方式7.3.1紙質(zhì)：采用符合保密局B級標(biāo)準(zhǔn)的銷毀設(shè)備，刀組間距≤2毫米，每小時處理能力≥500公斤，出料尺寸≤2×15毫米。7.3.2光盤：先物理破碎為4毫米×4毫米顆粒，再投入1300℃高溫爐焚燒30分鐘，爐渣經(jīng)磁選后按固廢處理。7.3.3硬盤：先消磁（磁場強(qiáng)度≥10000高斯），再鉆孔（孔徑≥8毫米，貫穿盤體），最后粉碎至顆粒度≤3毫米。7.4銷毀見證全程錄像并刻錄一次性光盤，由銷毀人員、監(jiān)銷人員、紀(jì)檢人員三方簽字，光盤與《銷毀報告》一并存入珍品區(qū)，保存期限30年。第八章外包與協(xié)作8.1準(zhǔn)入評估外包單位須具備國家保密局授予的相應(yīng)甲級或乙級資質(zhì)，近三年內(nèi)無失泄密不良記錄；檔案中心對其人員背景、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、設(shè)備介質(zhì)、運(yùn)輸路線進(jìn)行盡職調(diào)查，形成《風(fēng)險評估報告》。8.2合同約束8.2.1保密協(xié)議：單獨(dú)簽訂，期限不少于業(yè)務(wù)結(jié)束后5年，違約金不低于合同總金額的50%。8.2.2技術(shù)條款：要求使用本單位提供的加密工具、VPN隧道、一次性光盤，禁止使用個人郵箱、社交軟件傳輸。8.3現(xiàn)場監(jiān)督外包人員進(jìn)入保密區(qū)域須佩戴一次性RFID標(biāo)簽，全程由內(nèi)部員工陪同；操作終端安裝屏幕錄像軟件，錄像回傳至檔案系統(tǒng)，保存3年。8.4退出機(jī)制項(xiàng)目結(jié)束后，外包單位須提交《數(shù)據(jù)清除報告》，由第三方測評機(jī)構(gòu)出具證明，檔案中心現(xiàn)場抽檢30%終端，確認(rèn)無殘留數(shù)據(jù)后方可支付尾款。第九章應(yīng)急與災(zāi)備9.1事件分級Ⅰ級（特別重大）：絕密檔案丟失、被竊、失控超過2小時；Ⅱ級（重大）：機(jī)密檔案失控或系統(tǒng)被入侵；Ⅲ級（較大）：秘密及以下檔案誤發(fā)、誤放；Ⅳ級（一般）：庫房環(huán)境異常但未造成失控。9.2響應(yīng)流程9.2.1發(fā)現(xiàn)人立即口頭報告保密辦，同步啟動“熔斷”機(jī)制：檔案系統(tǒng)強(qiáng)制下線所有遠(yuǎn)程端口，庫房斷電落鎖。9.2.2保密辦30分鐘內(nèi)組織技術(shù)溯源，定位泄露范圍；2小時內(nèi)向分管領(lǐng)導(dǎo)和上級保密局電話報告，24小時內(nèi)提交書面報告。9.2.3Ⅰ級事件由國家級保密技術(shù)研究所參與現(xiàn)場取證，任何人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得重裝系統(tǒng)、格式化硬盤。9.3恢復(fù)演練每半年組織一次“黑盒”演練：隨機(jī)抽取5%檔案，模擬火災(zāi)、水浸、電磁泄漏、勒索病毒場景，驗(yàn)證備份可用性、人員響應(yīng)速度、業(yè)務(wù)連續(xù)性；演練報告納入年度績效考核。第十章監(jiān)督與問責(zé)10.1日常巡查檔案中心每日9:00、16:00兩次巡檢，填寫《庫房日檢表》；信息中心每兩小時檢查系統(tǒng)CPU、內(nèi)存、磁盤、網(wǎng)絡(luò)異常流量，自動生成健康度評分。10.2內(nèi)部審計(jì)審計(jì)與風(fēng)控部每季度對檔案系統(tǒng)日志、審批鏈、權(quán)限變更、復(fù)制記錄進(jìn)行全量掃描，使用自研腳本比對哈希值，發(fā)現(xiàn)異常立即凍結(jié)賬戶并啟動調(diào)查。10.3責(zé)任追究10.3.1輕微違規(guī)：如未及時歸檔、標(biāo)簽錯誤，扣減當(dāng)月績效10%，并在部門例會通報。10.3.2一般違規(guī)：如擅自拍照、復(fù)制未審批，給予警告處分，調(diào)離涉密崗位，一年內(nèi)不得晉升。10.3.3嚴(yán)重違規(guī)：如造成秘密級檔案失控，予以記過、降職或解除勞動合同；涉及犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)。10.3.4領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：對失泄密事件隱瞞不報、壓案不查的，按“一案雙查”追究分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，給予組織處理或紀(jì)律處分。第十一章培訓(xùn)與考核11.1培訓(xùn)體系新員工入職一周內(nèi)完成“保密檔案應(yīng)知應(yīng)會”線上課程并通過考試，未通過不得辦理門禁授權(quán)；在職員工每年接受不少于4學(xué)時復(fù)訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋新修訂法規(guī)、技術(shù)攻防案例、應(yīng)急演練腳本。11.2考核方式采用“線上理論+場景實(shí)操+紅藍(lán)對抗”三維模式，滿分100分，90分合格；考核成績與個人績效、部門評優(yōu)、晉升資格掛鉤，不合格人員30日內(nèi)補(bǔ)考，仍不合格調(diào)離涉密崗位。11.3培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃、簽到表、課件、考試卷、現(xiàn)場照片、考核成績?nèi)考{入檔案系統(tǒng)“培訓(xùn)專類