材料與臺賬管理制度一、總則1.目的為加強公司材料與臺賬管理，規(guī)范材料采購、使用、存儲及臺賬記錄流程，確保材料供應(yīng)的及時性、準確性和合理性，提高公司運營效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類材料采購、使用、存儲及臺賬管理工作。3.基本原則歸口管理原則：各類材料根據(jù)其用途和性質(zhì)，歸口至相應(yīng)部門進行管理。計劃采購原則：材料采購應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前制定采購計劃，避免盲目采購。賬實相符原則：臺賬記錄應(yīng)與實際材料庫存、使用情況保持一致，確保數(shù)據(jù)真實、準確。安全存儲原則：材料存儲應(yīng)符合安全、環(huán)保要求，確保材料質(zhì)量不受損。二、材料管理職責(zé)分工1.采購部門負責(zé)制定材料采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保材料按時、按質(zhì)、按量到貨。負責(zé)采購材料的驗收工作，對不合格材料及時辦理退換貨手續(xù)。2.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，提出材料需求申請。負責(zé)領(lǐng)用材料的使用管理，確保材料合理使用，避免浪費。配合采購部門和倉庫管理部門進行材料盤點工作。3.倉庫管理部門負責(zé)材料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。建立健全材料庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。負責(zé)倉庫的安全管理，做好防火、防潮、防盜等工作。4.財務(wù)部門負責(zé)審核材料采購發(fā)票，辦理付款手續(xù)。對材料采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。參與材料盤點工作，監(jiān)督盤點結(jié)果的處理。三、材料采購管理1.采購計劃制定使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前[X]天填寫《材料需求申請表》，詳細注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，提交至歸口管理部門審核。歸口管理部門對使用部門提交的《材料需求申請表》進行審核，結(jié)合庫存情況，確定采購數(shù)量和采購時間，審核通過后交采購部門。采購部門根據(jù)歸口管理部門審核后的《材料需求申請表》，編制月度采購計劃，明確采購材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、采購時間等內(nèi)容，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行評估和審核。定期對合格供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄。采購部門在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先選擇名錄內(nèi)的合格供應(yīng)商，如有特殊情況需要選擇名錄外供應(yīng)商，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交至歸口管理部門、倉庫管理部門和財務(wù)部門備案。4.采購訂單跟蹤與驗收采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保材料按時、按質(zhì)、按量到貨。材料到貨后，采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門和使用部門共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等，驗收合格后填寫《材料驗收單》。如發(fā)現(xiàn)材料存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)，并做好記錄。四、材料存儲管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)材料的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、不合格品區(qū)等。對易燃易爆、有毒有害等危險材料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施。2.材料入庫管理材料到貨后，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)《材料驗收單》對材料進行驗收，核對材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與采購合同一致。驗收合格的材料應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《材料入庫單》，注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息，并將材料存放到指定的存儲區(qū)域。對驗收不合格的材料，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門處理，不得辦理入庫手續(xù)。3.材料存儲保管倉庫管理部門應(yīng)按照材料的特性和存儲要求，對材料進行分類存放，采取相應(yīng)的保管措施，如防潮、防火、防盜、防蟲等。定期對倉庫進行巡查，檢查材料的存儲狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對易損、易變質(zhì)的材料，應(yīng)定期進行盤點和檢查，確保材料質(zhì)量不受影響。4.材料發(fā)放管理使用部門應(yīng)填寫《材料領(lǐng)用單》，注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后交倉庫管理部門。倉庫管理部門根據(jù)《材料領(lǐng)用單》發(fā)放材料，發(fā)放時應(yīng)核對材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保與領(lǐng)用單一致。發(fā)放完畢后，倉庫管理部門應(yīng)在《材料領(lǐng)用單》上簽字確認，并更新材料庫存臺賬。對貴重材料、限量材料等，應(yīng)實行限額領(lǐng)料制度，嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量。五、臺賬管理1.臺賬設(shè)置采購部門應(yīng)建立采購臺賬，記錄采購材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、采購日期、采購價格、付款情況等信息。倉庫管理部門應(yīng)建立庫存臺賬，記錄材料的入庫、出庫、庫存數(shù)量、存儲位置等信息。使用部門應(yīng)建立使用臺賬，記錄領(lǐng)用材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用用途等信息。財務(wù)部門應(yīng)建立財務(wù)臺賬，記錄材料采購成本、付款情況、庫存價值等信息。2.臺賬記錄要求臺賬記錄應(yīng)及時、準確、完整，不得漏記、錯記。記錄內(nèi)容應(yīng)清晰、規(guī)范，字跡工整，不得隨意涂改。臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保賬賬相符、賬實相符。3.臺賬保管與查閱臺賬應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)臺賬管理，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)印臺賬資料。因工作需要查閱臺賬資料的，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人批準，并辦理查閱登記手續(xù)。六、盤點管理1.盤點計劃制定倉庫管理部門應(yīng)定期組織材料盤點工作，原則上每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。根據(jù)盤點計劃，倉庫管理部門應(yīng)提前[X]天制定《材料盤點計劃》，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等內(nèi)容，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.盤點實施盤點人員應(yīng)按照《材料盤點計劃》的要求，對倉庫內(nèi)的材料進行逐一清點，記錄實際庫存數(shù)量。在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《材料盤點差異表》，注明差異材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、差異原因等信息。3.盤點結(jié)果處理倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果，編制《材料盤點報告》，分析盤點差異原因，提出處理意見和建議。對盤盈的材料，應(yīng)查明原因后辦理入庫手續(xù)；對盤虧的材料，應(yīng)查明責(zé)任，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)《材料盤點報告》調(diào)整相關(guān)賬目，確保賬實相符。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對材料與臺賬管理情況進行審計，檢查采購計劃執(zhí)行情況、采購合同簽訂與執(zhí)行情況、材料驗收與入庫情況、庫存管理情況、臺賬記錄情況等。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。