工作群發(fā)送資料的登記審查制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》等法律法規(guī)，以及國(guó)家相關(guān)行業(yè)準(zhǔn)則和集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的總體要求，結(jié)合企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下工作群作為信息傳遞關(guān)鍵渠道的實(shí)際情況制定。為規(guī)范工作群發(fā)送資料的行為，有效防范信息泄露、數(shù)據(jù)濫用等專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)信息安全防護(hù)能力，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位全體員工，以及所有涉及通過(guò)企業(yè)工作群（包括但不限于企業(yè)微信、釘釘、騰訊會(huì)議等即時(shí)通訊工具）發(fā)送公司內(nèi)部文件、數(shù)據(jù)、圖片、音視頻等資料的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。具體場(chǎng)景包括但不限于：日常工作溝通、項(xiàng)目協(xié)作、會(huì)議紀(jì)要傳輸、培訓(xùn)資料分享、對(duì)外業(yè)務(wù)交流等。第三條本制度下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）XX專項(xiàng)管理：指企業(yè)為應(yīng)對(duì)特定領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)而建立的一整套管理機(jī)制，包括制度規(guī)范、組織保障、流程控制、技術(shù)防護(hù)、監(jiān)督考核等要素的系統(tǒng)性管理活動(dòng)。（二）XX風(fēng)險(xiǎn)：指在工作中因資料發(fā)送不當(dāng)可能導(dǎo)致的法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)、商業(yè)秘密泄露風(fēng)險(xiǎn)、輿情傳播風(fēng)險(xiǎn)等潛在危害。（三）XX合規(guī)：指企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、操作行為符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、內(nèi)部制度及國(guó)際條約的要求，確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)合法合規(guī)。第四條XX專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：確保所有工作群資料發(fā)送活動(dòng)納入管理范圍，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程、全方位管控。（二）責(zé)任到人原則：明確各級(jí)管理人員、業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員等各崗位的專項(xiàng)管理職責(zé)，建立責(zé)任追溯機(jī)制。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)場(chǎng)景和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估專項(xiàng)管理有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時(shí)優(yōu)化制度流程和技術(shù)手段。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司XX專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)專項(xiàng)管理工作負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)組織落實(shí)公司相關(guān)決策部署。第六條公司設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，作為專項(xiàng)管理工作的決策與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃XX專項(xiàng)管理工作，審議重大管理制度和決策事項(xiàng)。（二）協(xié)調(diào)解決XX專項(xiàng)管理中的重大問(wèn)題，監(jiān)督指導(dǎo)各部門工作落實(shí)。（三）定期聽取專項(xiàng)管理工作匯報(bào)，評(píng)估管理成效，提出改進(jìn)要求。第七條設(shè)立XX專項(xiàng)管理辦公室（可設(shè)在XX牽頭部門），作為領(lǐng)導(dǎo)小組的常設(shè)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)以下職責(zé)：（一）起草XX專項(xiàng)管理制度和操作規(guī)程，組織制度宣貫和培訓(xùn)。（二）組織開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查和評(píng)估，發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息。（三）監(jiān)督檢查XX專項(xiàng)管理工作落實(shí)情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處置。（四）協(xié)調(diào)技術(shù)部門提供XX專項(xiàng)管理所需的系統(tǒng)支持和技術(shù)保障。第八條XX牽頭部門（通常為信息技術(shù)部或綜合管理部）主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌XX專項(xiàng)管理制度體系建設(shè)，協(xié)調(diào)各部門落實(shí)管理要求。（二）組織識(shí)別XX專項(xiàng)管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，完善風(fēng)險(xiǎn)防控措施。（三）監(jiān)督指導(dǎo)各部門XX專項(xiàng)管理工作，組織開展專項(xiàng)考核。（四）組織開展XX專項(xiàng)管理培訓(xùn)，提升全員合規(guī)意識(shí)。第九條XX專責(zé)部門（通常為法務(wù)合規(guī)部或信息安全部）主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)XX專項(xiàng)管理業(yè)務(wù)合規(guī)審核，提供專業(yè)法律支持。（二）組織XX專項(xiàng)管理流程優(yōu)化，提升管理效率。（三）牽頭XX專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)處置工作，完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案。（四）監(jiān)督XX專項(xiàng)管理合規(guī)情況，提出改進(jìn)建議。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位主要職責(zé)包括：（一）落實(shí)XX專項(xiàng)管理要求，開展本領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)防控。（二）組織開展XX專項(xiàng)管理培訓(xùn)，確保員工掌握操作規(guī)范。（三）配合XX專項(xiàng)管理檢查，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。（四）建立XX專項(xiàng)管理臺(tái)賬，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)情況。第十一條基層執(zhí)行崗主要職責(zé)包括：（一）嚴(yán)格遵守XX專項(xiàng)管理制度，按規(guī)范發(fā)送資料。（二）履行崗位合規(guī)承諾，不得違規(guī)發(fā)送敏感資料。（三）及時(shí)上報(bào)XX專項(xiàng)管理風(fēng)險(xiǎn)隱患，協(xié)助處置風(fēng)險(xiǎn)事件。（四）配合開展XX專項(xiàng)管理培訓(xùn)，提升自身合規(guī)能力。第三章XX管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條資料分類分級(jí)管理。各部門應(yīng)根據(jù)資料敏感程度，建立公司內(nèi)部資料分類分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，明確不同級(jí)別資料的保存、使用、傳輸?shù)裙芾硪?。工作群發(fā)送資料應(yīng)遵循最小必要原則，不得超出業(yè)務(wù)需要傳輸敏感資料。第十三條發(fā)送審批管理。涉及重要業(yè)務(wù)、敏感信息、涉外資料等工作群發(fā)送，必須經(jīng)過(guò)適當(dāng)級(jí)別的審批。審批流程應(yīng)根據(jù)資料敏感程度和業(yè)務(wù)場(chǎng)景確定，一般資料可由部門負(fù)責(zé)人審批，重要資料需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，特別敏感資料需經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。第十四條資料脫敏處理。發(fā)送前應(yīng)對(duì)敏感資料進(jìn)行脫敏處理，刪除無(wú)關(guān)信息，縮小傳播范圍。具體脫敏要求應(yīng)按照公司資料脫敏操作指南執(zhí)行，確保既滿足業(yè)務(wù)需求，又降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。第十五條安全傳輸措施。禁止通過(guò)個(gè)人工作群或非公司指定平臺(tái)發(fā)送公司資料。工作群傳輸敏感資料時(shí)應(yīng)采取加密措施，重要資料建議使用公司指定加密工具或郵件系統(tǒng)傳輸，并確保傳輸過(guò)程安全可控。第十六條接收端管理。接收資料后，接收方應(yīng)確認(rèn)資料用途，不得擅自轉(zhuǎn)發(fā)或擴(kuò)散。發(fā)送方應(yīng)跟進(jìn)資料接收情況，確保資料使用符合要求。對(duì)于重要資料，發(fā)送方可要求接收方簽署保密承諾。第十七條復(fù)制與保存管理。工作群傳輸?shù)馁Y料不得隨意復(fù)制、下載或打印。確需保存的，應(yīng)在指定位置保存，并定期清理過(guò)期資料。保存資料應(yīng)履行審批手續(xù)，并采取相應(yīng)安全措施。第十八條禁止性行為管理。嚴(yán)禁通過(guò)工作群發(fā)送涉密資料、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息；嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自發(fā)送重要業(yè)務(wù)資料；嚴(yán)禁通過(guò)工作群進(jìn)行利益輸送、關(guān)聯(lián)交易等違規(guī)活動(dòng)；嚴(yán)禁惡意篡改、損毀或泄露工作群資料。第十九條XX風(fēng)險(xiǎn)防控。重點(diǎn)防控以下XX風(fēng)險(xiǎn)：（一）信息泄露風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)工作群泄露公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)、客戶信息等敏感信息。（二）數(shù)據(jù)濫用風(fēng)險(xiǎn)：未經(jīng)授權(quán)使用、傳播公司數(shù)據(jù)，違反數(shù)據(jù)安全法規(guī)。（三）操作失誤風(fēng)險(xiǎn)：因操作不當(dāng)導(dǎo)致資料發(fā)送錯(cuò)誤、范圍擴(kuò)大等后果。（四）輿情傳播風(fēng)險(xiǎn)：因工作群不當(dāng)發(fā)言或資料泄露引發(fā)負(fù)面輿情。（五）系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)：工作群平臺(tái)被攻擊、篡改，導(dǎo)致資料被竊取或破壞。第四章XX管理運(yùn)行機(jī)制第二十條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。XX牽頭部門應(yīng)定期評(píng)估XX專項(xiàng)管理制度有效性，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)變化、行業(yè)準(zhǔn)則調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展需求等因素，及時(shí)修訂完善制度。制度修訂應(yīng)經(jīng)過(guò)必要的論證程序，并履行審批手續(xù)。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制。XX專責(zé)部門應(yīng)定期開展XX專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，采用問(wèn)卷調(diào)查、訪談座談、案例分析等方法，識(shí)別XX風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知，并提出防控建議。第二十二條合規(guī)審查機(jī)制。將XX專項(xiàng)審查嵌入業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則。具體審查環(huán)節(jié)包括：（一）資料發(fā)送前審查：發(fā)送方應(yīng)確認(rèn)資料必要性、合規(guī)性，必要時(shí)履行審批手續(xù)。（二）接收端審查：接收方應(yīng)確認(rèn)資料用途，不得擅自轉(zhuǎn)發(fā)或擴(kuò)散。（三）傳輸過(guò)程審查：監(jiān)控傳輸過(guò)程是否安全可控，防止資料泄露。（四）保存使用審查：定期檢查資料保存情況，確保符合要求。第二十三條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制。根據(jù)XX風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，建立分級(jí)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：由業(yè)務(wù)部門/下屬單位負(fù)責(zé)處置，XX專責(zé)部門監(jiān)督指導(dǎo)。（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：由XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭處置，相關(guān)部門協(xié)同配合。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括但不限于：立即停止違規(guī)行為、召回或銷毀敏感資料、約談責(zé)任人員、加強(qiáng)XX管理措施等。處置過(guò)程應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任分工和處置流程。第二十四條責(zé)任追究機(jī)制。建立XX違規(guī)行為責(zé)任追究制度，明確違規(guī)情形、處罰標(biāo)準(zhǔn)和追責(zé)程序。違規(guī)情形包括但不限于：未經(jīng)審批發(fā)送敏感資料、擅自轉(zhuǎn)發(fā)工作群資料、泄露公司信息等。處罰標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度確定，可采取批評(píng)教育、績(jī)效考核扣分、紀(jì)律處分等措施。責(zé)任追究應(yīng)與績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，形成有效震懾。第二十五條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制。XX專項(xiàng)管理辦公室應(yīng)每年對(duì)XX管理體系有效性開展評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括制度完善程度、流程優(yōu)化情況、風(fēng)險(xiǎn)防控效果等。評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，提出改進(jìn)措施，持續(xù)優(yōu)化XX管理體系。第五章XX管理保障措施第二十六條組織保障。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)切實(shí)履行XX管理推進(jìn)責(zé)任，將XX管理納入重要議事日程。建立XX管理聯(lián)席會(huì)議制度，定期研究解決XX管理中的重大問(wèn)題。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)XX管理工作，確保各項(xiàng)要求落實(shí)到位。第二十七條考核激勵(lì)機(jī)制。將XX合規(guī)情況納入部門年度考核和評(píng)優(yōu)評(píng)先，考核內(nèi)容包括XX管理制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控成效、培訓(xùn)參與度等。對(duì)XX管理表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)XX管理存在問(wèn)題的部門和個(gè)人，進(jìn)行約談或通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)責(zé)任。第二十八條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。分層級(jí)開展XX管理培訓(xùn)，對(duì)管理層重點(diǎn)開展合規(guī)履職培訓(xùn)，提升其XX管理意識(shí)和決策能力；對(duì)業(yè)務(wù)層重點(diǎn)開展操作規(guī)范培訓(xùn)，提升其XX管理技能；對(duì)基層員工重點(diǎn)開展風(fēng)險(xiǎn)防范培訓(xùn)，提升其合規(guī)意識(shí)和責(zé)任感。通過(guò)內(nèi)部宣傳平臺(tái)、知識(shí)競(jìng)賽、案例警示等形式，營(yíng)造XX管理文化氛圍。第二十九條信息化支撐。加強(qiáng)XX管理信息化建設(shè)，開發(fā)XX管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以下功能：（一）資料分類分級(jí)管理：自動(dòng)識(shí)別資料敏感程度，提示合規(guī)要求。（二）發(fā)送審批管理：在線提交審批申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化。（三）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理：實(shí)時(shí)監(jiān)控XX風(fēng)險(xiǎn)，自動(dòng)發(fā)布預(yù)警通知。（四）行為審計(jì)管理：記錄XX管理行為，實(shí)現(xiàn)可追溯管理。第三十條文化建設(shè)。加強(qiáng)XX管理文化建設(shè)，通過(guò)以下措施營(yíng)造全員合規(guī)氛圍：（一）發(fā)布XX管理手冊(cè)，明確XX管理要求和操作規(guī)范。（二）組織簽訂XX合規(guī)承諾書，強(qiáng)化員工合規(guī)意識(shí)。（三）開展XX管理主題活動(dòng)，提升全員XX管理參與度。（四）樹立XX管理先進(jìn)典型，發(fā)揮示范引領(lǐng)作用。第三十一條報(bào)告制度。建立XX管理報(bào)告制度，明確以下報(bào)告要求：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：發(fā)生XX風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)立即上報(bào)XX專責(zé)部門，并按規(guī)定程序處置。（二）年度管理報(bào)告：每年年底，各部門應(yīng)提交XX