建筑施工合同備案制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國建筑法》《中華人民共和國合同法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例》等國家法律法規(guī)，參照《建筑工程施工發(fā)包與承包違法行為認(rèn)定查處管理辦法》《房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工分包管理辦法》等行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的要求，以及公司為規(guī)范建筑施工合同管理、防控法律風(fēng)險(xiǎn)、提升業(yè)務(wù)質(zhì)效的內(nèi)部管理需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬各單位及全體員工在建筑施工項(xiàng)目合同簽訂、履行、變更、解除等全流程管理活動(dòng)，涵蓋但不限于工程承包、分包、采購、勞務(wù)合作等業(yè)務(wù)場(chǎng)景。第三條本制度下列術(shù)語定義如下：（一）建筑施工合同備案管理：指公司對(duì)建筑施工合同依法進(jìn)行登記、備案，并實(shí)施全流程風(fēng)險(xiǎn)防控、合規(guī)審查、履約跟蹤的管理活動(dòng)。（二）建筑施工合同風(fēng)險(xiǎn)：指在合同簽訂、履行過程中可能引發(fā)法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失或安全責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)，包括但不限于合同效力風(fēng)險(xiǎn)、履約風(fēng)險(xiǎn)、分包轉(zhuǎn)包風(fēng)險(xiǎn)等。（三）建筑施工合同合規(guī)：指合同管理活動(dòng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求，確保業(yè)務(wù)合法合規(guī)。（四）建筑施工合同專項(xiàng)管理：指公司針對(duì)建筑施工合同管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定專項(xiàng)管理制度、落實(shí)防控措施、開展監(jiān)督考核的系統(tǒng)性管理活動(dòng)。第四條建筑施工合同專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：覆蓋建筑施工合同管理的所有環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)場(chǎng)景，確保無死角、無遺漏。（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)管理主體和崗位人員的職責(zé)，確保責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以風(fēng)險(xiǎn)防控為核心，優(yōu)先識(shí)別、評(píng)估和處置重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整和管理實(shí)踐，動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)建筑施工合同備案管理負(fù)總責(zé)，主持決策層會(huì)議研究重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，審定專項(xiàng)管理制度和年度管理計(jì)劃。分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，統(tǒng)籌日常管理，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作，監(jiān)督制度執(zhí)行。第六條公司設(shè)立建筑施工合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括法務(wù)合規(guī)部、工程管理部、財(cái)務(wù)部、采購部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)合同備案管理，研究決策重大事項(xiàng)，監(jiān)督考核專項(xiàng)工作成效。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌制定和完善建筑施工合同備案管理制度，明確管理目標(biāo)、流程和標(biāo)準(zhǔn)；（二）協(xié)調(diào)解決跨部門管理難題，確保制度有效落地；（三）定期聽取專項(xiàng)工作匯報(bào)，決策重大風(fēng)險(xiǎn)處置方案；（四）組織開展年度管理評(píng)估，提出優(yōu)化建議。第八條牽頭部門職責(zé)：（一）法務(wù)合規(guī)部為建筑施工合同備案管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制度體系建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、合規(guī)審查、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫等工作；（二）牽頭部門需每季度編制管理報(bào)告，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)小組審閱；（三）牽頭部門應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫，定期更新風(fēng)險(xiǎn)清單。第九條專責(zé)部門職責(zé)：（一）工程管理部負(fù)責(zé)審核合同技術(shù)條款、施工方案，監(jiān)督合同履約質(zhì)量；（二）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核合同資金支付計(jì)劃、發(fā)票合規(guī)性，監(jiān)督資金使用安全；（三）采購部負(fù)責(zé)審核合同供應(yīng)商資質(zhì)、招標(biāo)流程，監(jiān)督采購合規(guī)性；（四）專責(zé)部門需建立合同審查臺(tái)賬，記錄審查意見和整改情況。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)：（一）工程管理部下屬項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集合同資料、跟蹤履約進(jìn)度，及時(shí)上報(bào)異常情況；（二）下屬單位需建立本領(lǐng)域合同臺(tái)賬，定期開展自查，確保符合公司制度要求；（三）業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合牽頭部門開展培訓(xùn)宣貫，確保一線員工掌握操作規(guī)范。第十一條基層執(zhí)行崗位責(zé)任：（一）合同經(jīng)辦人員需簽署崗位合規(guī)承諾書，嚴(yán)格執(zhí)行合同簽署、備案流程；（二）發(fā)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)或違規(guī)行為，應(yīng)立即上報(bào)并配合調(diào)查處置；（三）未經(jīng)合規(guī)審核的合同，不得對(duì)外簽署或履行。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條合同簽訂管理：（一）業(yè)務(wù)部門應(yīng)于合同簽署前完成供應(yīng)商盡職調(diào)查，核查資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)等；（二）重大合同需經(jīng)過招標(biāo)程序，確保程序合法、結(jié)果公正；（三）合同文本需經(jīng)法務(wù)合規(guī)部審核，明確權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款。第十三條合同備案管理：（一）合同簽訂后X日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門需提交備案申請(qǐng)，附合同原件及電子版；（二）備案材料包括但不限于合同文本、招投標(biāo)證明、供應(yīng)商資質(zhì)證明等；（三）備案完成后，法務(wù)合規(guī)部出具備案證明，并錄入合同管理系統(tǒng)。第十四條合同履行監(jiān)控：（一）項(xiàng)目部需每月提交履約報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括進(jìn)度、質(zhì)量、安全、資金等；（二）發(fā)現(xiàn)履約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即制定應(yīng)對(duì)方案并上報(bào)；（三）重大變更需經(jīng)原審批部門重新審核。第十五條分包轉(zhuǎn)包管理：（一）嚴(yán)禁違規(guī)轉(zhuǎn)包、違法分包，分包單位需具備相應(yīng)資質(zhì)；（二）分包合同需經(jīng)工程管理部審核，確保不違反總包合同約定；（三）分包資金支付需嚴(yán)格按合同約定執(zhí)行，嚴(yán)禁墊資。第十六條違約責(zé)任管控：（一）明確違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)，并在合同中約定爭(zhēng)議解決方式；（二）發(fā)生違約事件，應(yīng)第一時(shí)間收集證據(jù)，啟動(dòng)法律程序；（三）對(duì)違約方采取法律手段追償，最大限度挽回?fù)p失。第十七條法律合規(guī)審查：（一）合同條款需符合《建筑法》《合同法》等法律法規(guī)要求；（二）禁止設(shè)置“霸王條款”，確保公平合理；（三）涉外合同需符合外匯管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等特殊要求。第十八條風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：（一）防范合同效力風(fēng)險(xiǎn)，確保合同主體適格、程序合法；（二）防范履約風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)進(jìn)度、質(zhì)量、安全管控；（三）防范分包轉(zhuǎn)包風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行資質(zhì)審查和合同備案；（四）防范法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)，完善爭(zhēng)議解決機(jī)制。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）法務(wù)合規(guī)部每年評(píng)估制度有效性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂；（二）重大制度修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并發(fā)布實(shí)施通知；（三）制度修訂后，組織全員培訓(xùn)，確保應(yīng)知盡知。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）法務(wù)合規(guī)部每月開展風(fēng)險(xiǎn)排查，分級(jí)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)需發(fā)布預(yù)警通知，明確防控措施；（三）建立風(fēng)險(xiǎn)臺(tái)賬，跟蹤整改落實(shí)情況。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）合同簽署需經(jīng)過“業(yè)務(wù)初審-專責(zé)部門審查-法務(wù)審核-領(lǐng)導(dǎo)審批”四級(jí)審查；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的合同，不得簽署或履行；（三）審查意見需書面記錄，存檔備查。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)需領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)解決；（二）制定應(yīng)急預(yù)案，明確處置流程、責(zé)任分工；（三）風(fēng)險(xiǎn)事件處置完畢后，需形成報(bào)告并上報(bào)。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)簽訂合同，視情節(jié)輕重給予警告、降級(jí)、撤職等處分；（二）因合同管理失職導(dǎo)致?lián)p失的，需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（三）處罰決定需經(jīng)公司紀(jì)律委員會(huì)審議，并公示結(jié)果。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年開展專項(xiàng)管理評(píng)估，考核制度執(zhí)行情況；（二）評(píng)估結(jié)果與績效考核掛鉤，并作為制度優(yōu)化依據(jù)；（三）評(píng)估報(bào)告需報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并公開部分內(nèi)容。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需定期研究合同管理事項(xiàng)，確保制度有效落地；（二）法務(wù)合規(guī)部牽頭建立管理臺(tái)賬，跟蹤各級(jí)責(zé)任落實(shí)情況；（三）重大風(fēng)險(xiǎn)事件需召開專題會(huì)議研究處置。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將合同管理納入部門年度考核，考核結(jié)果與績效掛鉤；（二）優(yōu)秀合同管理案例需在內(nèi)部推廣，并給予獎(jiǎng)勵(lì)；（三）連續(xù)兩年考核不合格的部門，需進(jìn)行專項(xiàng)整改。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層需接受合規(guī)履職培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；（二）一線員工需接受操作規(guī)范培訓(xùn)，考核合格后方可經(jīng)辦合同；（三）定期發(fā)布合同管理簡(jiǎn)報(bào)，通報(bào)典型案例和風(fēng)險(xiǎn)提示。第二十八條信息化支撐：（一）開發(fā)合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子簽約、備案管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能；（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)需與財(cái)務(wù)、工程、采購等系統(tǒng)對(duì)接，確保信息共享；（三）定期開展系統(tǒng)維護(hù)，保障數(shù)據(jù)安全。第二十九條文化建設(shè)：（一）編制《建筑施工合同合規(guī)手冊(cè)》，發(fā)布管理規(guī)范和操作指南；（二）組織全員簽訂合規(guī)承諾書，營造合規(guī)氛圍；（三）設(shè)立合規(guī)舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工監(jiān)督違規(guī)行為。第三十條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事件后X小時(shí)內(nèi)，需上報(bào)簡(jiǎn)要情況，24小時(shí)內(nèi)提交詳細(xì)報(bào)告；（二）年度管理報(bào)告：每年X月X日前，需提交年度管理報(bào)告，內(nèi)容包括風(fēng)險(xiǎn)事