建設(shè)施工合同備案制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國建筑法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等國家相關(guān)法律法規(guī)，以及《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的指導(dǎo)意見，為規(guī)范公司建設(shè)工程施工合同備案管理，強(qiáng)化過程風(fēng)險(xiǎn)管控，提升合同履約質(zhì)量，特制定本制度。公司內(nèi)部各部門、下屬單位及全體員工均須遵照?qǐng)?zhí)行，適用于公司承接的各類建設(shè)工程項(xiàng)目從合同簽訂到備案歸檔的全生命周期管理。第二條本制度所稱“建設(shè)工程施工合同備案”，是指公司承接的房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施等工程施工項(xiàng)目，在合同簽訂后依法向相關(guān)行政管理部門報(bào)送合同文本及附件，并獲取備案證明的行為。適用范圍包括但不限于工程總承包、施工總承包、專業(yè)分包等業(yè)務(wù)場(chǎng)景，覆蓋公司工程管理部、法務(wù)合規(guī)部、財(cái)務(wù)部、下屬施工單位等關(guān)聯(lián)單位。第三條本制度下列術(shù)語定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”指公司針對(duì)建設(shè)工程施工合同備案全過程建立的管理體系，涵蓋風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、合規(guī)審查、動(dòng)態(tài)監(jiān)控、責(zé)任追究等環(huán)節(jié)，旨在實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化與精細(xì)化。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指在合同備案過程中可能出現(xiàn)的政策合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、操作流程風(fēng)險(xiǎn)、履約信用風(fēng)險(xiǎn)等，需通過專項(xiàng)管理措施進(jìn)行有效防范。（三）“XX合規(guī)”指公司及全體員工在合同備案工作中必須遵守法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及內(nèi)部制度的行為準(zhǔn)則，確保備案行為合法有效。第四條建設(shè)工程施工合同備案管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則：（一）全面覆蓋：所有建設(shè)工程項(xiàng)目均須納入備案管理范疇，確保無遺漏；（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各部門在備案工作中的具體職責(zé)，實(shí)行責(zé)任追究；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以風(fēng)險(xiǎn)防控為核心，優(yōu)先處理重大合規(guī)問題；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估備案管理有效性，優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司建設(shè)工程施工合同備案管理工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策重大合規(guī)事項(xiàng)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)專項(xiàng)管理制度，審批關(guān)鍵環(huán)節(jié)的合規(guī)方案。第六條設(shè)立建設(shè)工程施工合同備案管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，工程管理部、法務(wù)合規(guī)部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司建設(shè)工程施工合同備案管理工作；（二）審批備案管理制度的修訂與重大合規(guī)方案；（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)各部門備案管理履職情況。第七條各部門職責(zé)劃分如下：（一）工程管理部作為牽頭部門，負(fù)責(zé)：1.統(tǒng)籌制定和修訂合同備案管理制度；2.組織開展備案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與宣貫；3.監(jiān)督檢查備案流程執(zhí)行情況；4.建立備案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析機(jī)制。（二）法務(wù)合規(guī)部作為專責(zé)部門，負(fù)責(zé)：1.審核合同備案的合規(guī)性，出具法律意見；2.優(yōu)化合同備案審核流程，識(shí)別管理漏洞；3.處置合同備案中的重大法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）財(cái)務(wù)部作為協(xié)作部門，負(fù)責(zé)：1.審核備案涉及的資金支付合規(guī)性；2.提供合同備案的稅務(wù)合規(guī)支持；3.建立備案資金動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制。（四）下屬施工單位作為業(yè)務(wù)部門，負(fù)責(zé)：1.落實(shí)本單位的合同備案主體責(zé)任；2.開展備案前的內(nèi)部自查與風(fēng)險(xiǎn)排查；3.及時(shí)上報(bào)備案異常情況。第八條各級(jí)管理人員職責(zé)明確如下：（一）項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的合同備案負(fù)首要責(zé)任，確保備案資料完整、合規(guī)；（二）技術(shù)負(fù)責(zé)人協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成備案的技術(shù)文件審核；（三）專職合規(guī)員負(fù)責(zé)備案流程的跟蹤與協(xié)調(diào)。第九條基層執(zhí)行崗須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽訂崗位合規(guī)承諾書，明確備案操作紅線；（二）主動(dòng)識(shí)別并上報(bào)備案過程中的風(fēng)險(xiǎn)隱患；（三）拒絕執(zhí)行違反備案規(guī)定的指令。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十條合同簽訂階段：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：必須采用公司統(tǒng)一模板簽訂合同，明確工程范圍、價(jià)款、工期等核心條款；（二）禁止行為：嚴(yán)禁在合同中設(shè)置排他性不合規(guī)條款；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)審核合同主體資質(zhì)、項(xiàng)目審批手續(xù)是否完備。第十一條資質(zhì)審查環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：承包商資質(zhì)必須滿足國家及地方要求，分包單位須報(bào)備總包同意函；（二）禁止行為：嚴(yán)禁使用掛靠資質(zhì)或超越資質(zhì)范圍承攬工程；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立承包商黑名單制度，動(dòng)態(tài)監(jiān)控資質(zhì)有效期。第十二條備案材料準(zhǔn)備：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：必須提交完整的備案材料，包括但不限于合同文本、身份證明、項(xiàng)目批文等；（二）禁止行為：嚴(yán)禁提供虛假備案材料或偽造印章；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：對(duì)關(guān)鍵材料進(jìn)行交叉驗(yàn)證，確保真實(shí)有效。第十三條預(yù)付款支付：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：預(yù)付款比例須符合合同約定及行業(yè)規(guī)范，財(cái)務(wù)部門同步審核資金用途；（二）禁止行為：嚴(yán)禁超比例支付預(yù)付款或挪作他用；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立資金支付臺(tái)賬，實(shí)時(shí)監(jiān)控支付進(jìn)度。第十四條進(jìn)度款審核：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：按合同約定分階段審核進(jìn)度款，施工單位提交驗(yàn)收單及發(fā)票；（二）禁止行為：嚴(yán)禁未經(jīng)竣工驗(yàn)收支付進(jìn)度款；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：聯(lián)合法務(wù)部抽查付款依據(jù)真實(shí)性。第十五條分包管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：分包合同須報(bào)備總包單位，并納入統(tǒng)一管理臺(tái)賬；（二）禁止行為：嚴(yán)禁擅自轉(zhuǎn)包或違法分包；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：對(duì)分包單位資質(zhì)及履約情況開展定期評(píng)估。第十六條竣工驗(yàn)收：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：完成竣工驗(yàn)收后30日內(nèi)提交備案申請(qǐng)，附完整質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；（二）禁止行為：嚴(yán)禁未經(jīng)驗(yàn)收擅自交付使用；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：組織多部門聯(lián)合驗(yàn)收，確保資料齊全。第十七條爭(zhēng)議處理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：合同爭(zhēng)議須通過協(xié)商、仲裁等合規(guī)途徑解決，并報(bào)備處理結(jié)果；（二）禁止行為：嚴(yán)禁惡意拖欠款項(xiàng)或采取極端維權(quán)行為；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立爭(zhēng)議預(yù)警機(jī)制，提前介入調(diào)解。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）工程管理部每年對(duì)備案管理制度進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合法規(guī)變化及業(yè)務(wù)實(shí)踐提出修訂建議；（二）法務(wù)合規(guī)部對(duì)重大修訂方案提供法律支持；（三）領(lǐng)導(dǎo)小組審定修訂內(nèi)容，確保制度與時(shí)俱。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每月開展備案風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注資質(zhì)異常、資金風(fēng)險(xiǎn)等；（二）建立風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)清單，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)發(fā)布預(yù)警通知；（三）風(fēng)險(xiǎn)信息納入公司統(tǒng)一風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：（一）合同備案必須經(jīng)過工程管理部、法務(wù)合規(guī)部雙重審核；（二）實(shí)行“一票否決制”，未通過審核不得提交備案；（三）審查意見納入個(gè)人年度考核指標(biāo)。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)啟動(dòng)跨部門應(yīng)急小組；（二）明確應(yīng)急流程：風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)→評(píng)估分級(jí)→責(zé)任部門處置→領(lǐng)導(dǎo)小組跟蹤；（三）重大風(fēng)險(xiǎn)事件須在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：包括但不限于材料造假、超權(quán)限備案、未及時(shí)上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)等；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：輕微違規(guī)通報(bào)批評(píng)，重大違規(guī)取消評(píng)優(yōu)資格，涉嫌違法移交司法機(jī)關(guān)；（三）建立責(zé)任追究臺(tái)賬，與績(jī)效考核系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每季度對(duì)備案管理有效性開展評(píng)估，包括流程效率、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率等；（二）評(píng)估結(jié)果作為制度優(yōu)化的重要依據(jù)；（三）定期向領(lǐng)導(dǎo)小組提交評(píng)估報(bào)告。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部須在月度會(huì)議中強(qiáng)調(diào)備案管理要求；（二）設(shè)立備案管理聯(lián)絡(luò)員制度，明確各環(huán)節(jié)對(duì)接人；（三）重大備案問題由領(lǐng)導(dǎo)小組專題研究。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將備案合規(guī)情況納入部門年度考核，占比不低于10%；（二）對(duì)備案工作優(yōu)秀的個(gè)人授予“XX合規(guī)標(biāo)兵”稱號(hào)；（三）違規(guī)行為與績(jī)效獎(jiǎng)金直接掛鉤。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層須接受合規(guī)履職培訓(xùn)，每年不少于8學(xué)時(shí)；（二）一線員工每月開展操作規(guī)范培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；（三）制作備案管理手冊(cè)，張貼關(guān)鍵流程圖。第二十七條信息化支撐：（一）開發(fā)合同備案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)線上申請(qǐng)、流程監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警；（二）系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)材料完整性，減少人工干預(yù)；（三）數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步至財(cái)務(wù)、審計(jì)等關(guān)聯(lián)系統(tǒng)。第二十八條文化建設(shè)：（一）每半年發(fā)布《XX合規(guī)案例匯編》，樹立正面典型；（二）組織合規(guī)承諾簽字儀式，全員簽訂合規(guī)書；（三）設(shè)立合規(guī)金點(diǎn)子獎(jiǎng)，鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議。第二十九條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：須在2小時(shí)內(nèi)提交簡(jiǎn)