形事一體化視野中的犯罪記錄封存制度第一章總則第一條依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國(guó)刑法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部防控犯罪記錄風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范人力資源管理的要求，為建立健全犯罪記錄封存制度，保障員工合法權(quán)益，維護(hù)企業(yè)合規(guī)運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。本制度遵循集團(tuán)母公司關(guān)于人員背景審查及合規(guī)管理的指導(dǎo)意見，旨在通過系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)犯罪記錄封存工作的合法合規(guī)、高效有序。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：?jiǎn)T工入職背景審查、崗位晉升背景核查、合規(guī)審計(jì)、關(guān)聯(lián)方盡職調(diào)查等涉及犯罪記錄查詢與封存的業(yè)務(wù)活動(dòng)。任何部門及個(gè)人均須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，不得擅自變更或規(guī)避。第三條本制度涉及的核心術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）犯罪記錄封存專項(xiàng)管理：指企業(yè)為規(guī)范犯罪記錄查詢、封存及使用行為，建立全流程管控機(jī)制，包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、制度制定、操作執(zhí)行、監(jiān)督考核等系統(tǒng)性管理活動(dòng)。（二）專項(xiàng)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：指因犯罪記錄管理不當(dāng)可能引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)、聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)或運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，如違規(guī)查詢侵犯員工隱私、封存流程不合規(guī)導(dǎo)致處罰等。（三）合規(guī)操作：指所有涉及犯罪記錄封存的業(yè)務(wù)行為均須符合國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保目的正當(dāng)、程序合法、權(quán)限受控、結(jié)果可溯。第四條專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下原則：（一）全面覆蓋：確保所有場(chǎng)景下的犯罪記錄查詢與封存活動(dòng)均納入管理范疇，不留盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各崗位的職責(zé)權(quán)限，建立責(zé)任追溯機(jī)制。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：優(yōu)先防控重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)一般風(fēng)險(xiǎn)實(shí)行常態(tài)化管理。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度，提升管理效能。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司犯罪記錄封存專項(xiàng)管理工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策、資源配置及重大風(fēng)險(xiǎn)處置；分管人力資源、法務(wù)、風(fēng)控的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織協(xié)調(diào)與監(jiān)督落實(shí)。第六條設(shè)立犯罪記錄封存專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，成員包括人力資源部、法務(wù)合規(guī)部、風(fēng)控部及業(yè)務(wù)相關(guān)單位代表。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌制定、修訂本制度及相關(guān)實(shí)施細(xì)則；（二）審批重大犯罪記錄封存事項(xiàng)及風(fēng)險(xiǎn)處置方案；（三）定期審議管理成效，提出優(yōu)化建議。第七條明確三類主體的職責(zé)分工：（一）人力資源部（牽頭部門）：1.統(tǒng)籌犯罪記錄查詢、封存制度的落地實(shí)施；2.每半年開展一次專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)；3.負(fù)責(zé)員工背景審查標(biāo)準(zhǔn)的制定與更新；4.組織全員合規(guī)培訓(xùn)及考核。（二）法務(wù)合規(guī)部（專責(zé)部門）：1.審核犯罪記錄查詢的合法性，提供法律支持；2.優(yōu)化封存流程，減少合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；3.跟蹤監(jiān)管政策變化，及時(shí)調(diào)整制度。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位（執(zhí)行主體）：1.落實(shí)本領(lǐng)域犯罪記錄查詢需求，確保合規(guī)申請(qǐng)；2.保存查詢記錄，配合調(diào)查時(shí)提供完整材料；3.每季度上報(bào)封存使用情況至人力資源部。（四）基層執(zhí)行崗（責(zé)任主體）：1.崗位簽署合規(guī)承諾書，明確保密義務(wù)；2.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或風(fēng)險(xiǎn)隱患時(shí)，須立即上報(bào)至部門負(fù)責(zé)人。第八條建立責(zé)任倒查機(jī)制，對(duì)因管理缺位導(dǎo)致的違規(guī)事件，按責(zé)任鏈條追責(zé)，包括但不限于直接責(zé)任人、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條入職背景審查：1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：招聘前必須完成犯罪記錄查詢，需員工本人簽署授權(quán)書，查詢范圍限定與崗位直接相關(guān)的違法犯罪行為；2.禁止性行為：嚴(yán)禁通過非官方渠道獲取記錄，不得泄露查詢結(jié)果或用于無關(guān)用途；3.重點(diǎn)防控：核查授權(quán)書有效性，防止員工虛假承諾。第十條封存范圍與程序：1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)因犯罪記錄被列入封存名單的員工，人力資源部須制作封存記錄臺(tái)賬，注明封存依據(jù)、期限及解除條件；2.禁止性行為：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批不得擅自解封，不得因封存影響員工正常權(quán)益；3.重點(diǎn)防控：封存期限與法律規(guī)定同步，超過法定期限自動(dòng)失效，需重新審批。第十一條查詢權(quán)限管理：1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：查詢需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)合規(guī)部雙重審批，并記錄用途、范圍及審批人；2.禁止性行為：嚴(yán)禁跨部門濫用查詢權(quán)限，嚴(yán)禁對(duì)離職員工進(jìn)行無理由查詢；3.重點(diǎn)防控：建立權(quán)限分級(jí)制度，核心崗位查詢需領(lǐng)導(dǎo)小組復(fù)核。第十二條關(guān)聯(lián)方審查：1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)合作方的背景調(diào)查須包含犯罪記錄核查，需提供合規(guī)證明或授權(quán)書；2.禁止性行為：不得要求合作方提供涉及隱私的敏感記錄；3.重點(diǎn)防控：核查第三方查詢資質(zhì)，確保其符合《個(gè)人信息保護(hù)法》要求。第十三條封存記錄管理：1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：封存檔案由人力資源部專人保管，設(shè)置物理隔離或加密電子存儲(chǔ)，存檔期限為封存期結(jié)束后3年；2.禁止性行為：不得向無關(guān)人員提供封存記錄，不得用于績(jī)效考核或獎(jiǎng)懲；3.重點(diǎn)防控：每年開展一次檔案盤點(diǎn)，確保完整無損。第十四條解封與救濟(jì)：1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：封存員工可申請(qǐng)復(fù)審，需提供整改證明或社會(huì)影響力證明，由領(lǐng)導(dǎo)小組審批；2.禁止性行為：不得設(shè)置不合理復(fù)審條件，不得因解封拖延員工權(quán)益恢復(fù)；3.重點(diǎn)防控：建立救濟(jì)渠道，對(duì)不公處理可向法務(wù)合規(guī)部申訴。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十五條動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：每年6月，人力資源部牽頭評(píng)估法規(guī)政策變化（如《數(shù)據(jù)安全法》新增義務(wù)），修訂制度，并自發(fā)布后30日內(nèi)組織全員培訓(xùn)。第十六條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每季度開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)檢查：1.查詢授權(quán)書是否完整；2.查詢記錄是否超期銷毀；3.權(quán)限審批流程是否合規(guī)。（二）分級(jí)評(píng)估：1.一般風(fēng)險(xiǎn)：每月匯總上報(bào)至人力資源部；2.重大風(fēng)險(xiǎn)：立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，24小時(shí)內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。第十七條合規(guī)審查機(jī)制：（一）嵌入關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：1.入職審查嵌入體檢環(huán)節(jié)；2.崗位變更審查嵌入審批流程；3.合作方審查嵌入合同簽訂前流程。（二）實(shí)施“一票否決”：未經(jīng)合規(guī)審查的記錄使用行為，一律撤銷并追責(zé)。第十八條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：由業(yè)務(wù)部門制定整改計(jì)劃，人力資源部跟蹤；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：?jiǎn)?dòng)“雙線響應(yīng)”：1.內(nèi)部：封存相關(guān)業(yè)務(wù)權(quán)限，約談責(zé)任人；2.外部：如涉嫌違法，委托法務(wù)合規(guī)部處理。（三）上報(bào)要求：重大風(fēng)險(xiǎn)事件須在4小時(shí)內(nèi)上報(bào)至分管領(lǐng)導(dǎo)，48小時(shí)內(nèi)提交處置報(bào)告。第十九條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：1.未授權(quán)查詢；2.泄露封存記錄；3.濫用查詢結(jié)果影響員工權(quán)益。（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：1.一般違規(guī)：通報(bào)批評(píng)，績(jī)效考核扣分；2.重大違規(guī)：解除勞動(dòng)合同，涉嫌犯罪的移送司法機(jī)關(guān)。（三）聯(lián)動(dòng)機(jī)制：處罰結(jié)果與績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，公示于部門內(nèi)部。第二十條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年12月，領(lǐng)導(dǎo)小組組織第三方（如外部律師事務(wù)所）開展體系評(píng)估，重點(diǎn)考核：（一）制度執(zhí)行覆蓋率；（二）風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生率；（三）員工滿意度。評(píng)估報(bào)告需提交管理層審議，并作為次年制度修訂依據(jù)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十一條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部須在年初簽署《專項(xiàng)管理責(zé)任書》，明確年度目標(biāo)；（二）人力資源部配備2名專職管理人員，負(fù)責(zé)日常操作。第二十二條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）部門考核：將封存合規(guī)率納入部門KPI，占比不低于10%；（二）個(gè)人激勵(lì)：對(duì)提出合規(guī)建議或阻止重大風(fēng)險(xiǎn)的員工，給予不超過5000元獎(jiǎng)勵(lì)。第二十三條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層：每年3月開展合規(guī)履職培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋法律責(zé)任與審批流程；（二）一線員工：每月更新操作手冊(cè)，通過E-learning系統(tǒng)考核，合格率須達(dá)95%以上；（三）發(fā)布年度合規(guī)報(bào)告，列舉典型案例及改進(jìn)措施。第二十四條信息化支撐：（一）開發(fā)“犯罪記錄管理平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)：1.申請(qǐng)人在線提交授權(quán)書；2.系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)審批流程；3.電子臺(tái)賬實(shí)時(shí)監(jiān)控封存狀態(tài)。（二）與第三方數(shù)據(jù)接口對(duì)接，確保查詢時(shí)效性。第二十五條文化建設(shè)：（一）設(shè)立“合規(guī)月”，通過內(nèi)部刊物宣傳“記錄查詢五不準(zhǔn)”（不越權(quán)、不泄密、不歧視、不拖延、不濫用）；（二）員工入職時(shí)簽署《合規(guī)承諾書》，包含對(duì)犯罪記錄管理的具體要求。第二十六條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：須包括事件經(jīng)過、處置措施、改進(jìn)建議；（二）年度報(bào)告：需匯總?cè)攴獯媸褂么螖?shù)、風(fēng)險(xiǎn)事件數(shù)量、培訓(xùn)覆蓋率等指標(biāo)；（三）報(bào)告時(shí)限：風(fēng)險(xiǎn)事件即時(shí)上報(bào)，年度報(bào)