貿(mào)易公司合同管理規(guī)范及范本（一）總則1.目的：為規(guī)范公司合同行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本規(guī)范。2.適用范圍：本規(guī)范適用于公司對外簽訂、履行的各類貿(mào)易合同，包括但不限于買賣合同、購銷合同、代理合同、服務(wù)合同等。公司各部門及員工在從事合同相關(guān)活動(dòng)時(shí)，均須遵守本規(guī)范。3.基本原則：合同管理應(yīng)遵循合法合規(guī)、平等自愿、公平誠信、審慎嚴(yán)謹(jǐn)、效益優(yōu)先的原則。（二）合同簽訂前管理1.市場調(diào)研與合作方評估：*在尋求合作前，應(yīng)對目標(biāo)市場進(jìn)行充分調(diào)研，了解市場需求、價(jià)格走勢及潛在風(fēng)險(xiǎn)。*對潛在合作方（包括供應(yīng)商及客戶）進(jìn)行背景調(diào)查和信用評估，重點(diǎn)關(guān)注其工商信息、經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、商業(yè)信譽(yù)、履約能力及有無不良記錄等。必要時(shí)，可要求對方提供相關(guān)資質(zhì)證明、財(cái)務(wù)報(bào)表或銀行資信證明。2.合同談判：*合同談判應(yīng)指定專人或成立談判小組進(jìn)行。談判人員應(yīng)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)知識、法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。*談判前應(yīng)明確談判目標(biāo)、底線及策略。重要合同的談判，應(yīng)有法務(wù)人員或公司法律顧問參與。*談判過程中應(yīng)做好記錄，對達(dá)成的共識及時(shí)予以確認(rèn)。3.合同形式：*除即時(shí)結(jié)清的小額交易外，均應(yīng)采用書面形式訂立合同。書面形式包括合同書、信件、電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。*對于金額較大、履行周期較長或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，應(yīng)以正式合同書形式簽訂。（三）合同起草與審核1.合同起草：*合同起草應(yīng)優(yōu)先使用公司制定的標(biāo)準(zhǔn)合同范本。如無標(biāo)準(zhǔn)范本，可由業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果及交易實(shí)際情況起草，或委托法務(wù)人員/法律顧問起草。*合同內(nèi)容應(yīng)完整、明確、具體，條款之間應(yīng)邏輯清晰、無矛盾。一般應(yīng)包括以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等。根據(jù)交易特點(diǎn)，還可包括包裝、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、檢驗(yàn)、知識產(chǎn)權(quán)、保密、不可抗力等條款。2.合同審核：*合同簽訂前必須經(jīng)過審核程序。業(yè)務(wù)部門為合同的第一審核部門，應(yīng)對合同的真實(shí)性、可行性及業(yè)務(wù)條款的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。*法務(wù)部門（或指定的法務(wù)專員/外聘法律顧問）負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性、條款完整性、權(quán)利義務(wù)對等性、風(fēng)險(xiǎn)控制等進(jìn)行法律審核。*涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的合同，須經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，重點(diǎn)關(guān)注價(jià)格、支付方式、稅務(wù)處理、票據(jù)等。*審核人員應(yīng)在合同審核單上簽署明確的審核意見。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與起草部門溝通修改。未經(jīng)審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的合同，不得簽訂。（四）合同簽訂1.簽約權(quán)限：公司應(yīng)明確各層級人員的合同簽約權(quán)限。超出權(quán)限的合同，須報(bào)請相應(yīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。嚴(yán)禁越權(quán)簽約。2.當(dāng)事人資格審查：簽約前應(yīng)再次確認(rèn)對方簽約人的身份及授權(quán)權(quán)限，核對對方公章或合同專用章的真實(shí)性。必要時(shí)，可要求對方提供授權(quán)委托書。3.合同簽署：合同文本應(yīng)使用不易褪色的墨水或打印，當(dāng)事人應(yīng)在合同指定位置簽字并加蓋公章或合同專用章。多頁合同應(yīng)加蓋騎縫章或由各方逐頁小簽。4.合同份數(shù)：合同一般應(yīng)簽訂一式多份，合同當(dāng)事人各方至少執(zhí)一份，公司存檔至少一份。（五）合同履行1.履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，確保合同各方嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)。2.通知與催告：在合同履行過程中，對于重要的履行節(jié)點(diǎn)（如發(fā)貨、付款、驗(yàn)收等），應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出書面通知或催告，并保留相關(guān)憑證。3.變更與解除：如因客觀情況發(fā)生變化需變更或解除合同，應(yīng)與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議，按原合同審核程序履行審批手續(xù)。4.資料收集與保管：合同履行過程中產(chǎn)生的所有單據(jù)、函電、通知、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等文件資料，均應(yīng)妥善收集、整理、歸檔。（六）合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防：在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識，規(guī)范操作，盡量預(yù)防糾紛的發(fā)生。2.糾紛報(bào)告：發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。3.糾紛處理：合同糾紛應(yīng)優(yōu)先通過友好協(xié)商或調(diào)解解決。協(xié)商或調(diào)解不成的，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式（仲裁或訴訟）及時(shí)采取法律措施，維護(hù)公司合法權(quán)益。法務(wù)部門應(yīng)提供法律支持。（七）合同歸檔與管理1.合同歸檔：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)審核文件、履行過程中的重要資料及時(shí)移交檔案管理部門（或指定專人）統(tǒng)一歸檔保管。2.檔案管理：檔案管理部門應(yīng)建立健全合同檔案管理制度，對合同進(jìn)行分類、編號、登記，確保合同檔案的完整、安全和查閱方便。3.合同保密：公司員工應(yīng)對合同內(nèi)容及履行情況予以保密，不得擅自泄露給無關(guān)第三方。（八）監(jiān)督與責(zé)任1.監(jiān)督檢查：公司應(yīng)定期或不定期對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.責(zé)任追究：對于在合同管理過程中因故意或重大過失導(dǎo)致公司損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、貿(mào)易公司常用合同范本（貨物買賣合同）貨物買賣合同合同編號：[自行編制]買方（甲方）：名稱：[甲方公司全稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[甲方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼]法定代表人/負(fù)責(zé)人：[甲方法定代表人姓名]住所：[甲方注冊地址]聯(lián)系人：[甲方聯(lián)系人姓名]聯(lián)系電話：[甲方聯(lián)系電話]電子郵箱：[甲方電子郵箱]賣方（乙方）：名稱：[乙方公司全稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[乙方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼]法定代表人/負(fù)責(zé)人：[乙方法定代表人姓名]住所：[乙方注冊地址]聯(lián)系人：[乙方聯(lián)系人姓名]聯(lián)系電話：[乙方聯(lián)系電話]電子郵箱：[乙方電子郵箱]甲乙雙方本著平等互利、誠實(shí)信用的原則，經(jīng)友好協(xié)商，就甲方向乙方購買貨物事宜，達(dá)成如下協(xié)議，以茲共同遵守。第一條標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款及交（提）貨時(shí)間序號產(chǎn)品名稱品牌/規(guī)格型號生產(chǎn)廠家單位數(shù)量單價(jià)（元）總金額（元）交（提）貨時(shí)間備注:---:-------:------------:-------:---:---:---------:------------:-------------:---12...**合計(jì)****人民幣（大寫）：**[總金額大寫]元整（￥[總金額小寫]）（注：上述單價(jià)及總金額均為[含稅/不含稅]價(jià)格，稅率為[具體稅率]%，增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票。）第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.乙方所提供貨物的質(zhì)量應(yīng)符合[國家/行業(yè)]標(biāo)準(zhǔn)：[標(biāo)準(zhǔn)名稱及編號]（如無國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，可約定為：符合乙方提供的產(chǎn)品說明書/樣品所標(biāo)明的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，或雙方另行約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：[具體約定內(nèi)容]）。2.乙方應(yīng)保證其提供的貨物是全新的、未使用過的，并符合相關(guān)質(zhì)量要求，不存在任何潛在的缺陷。3.甲方有權(quán)在收到貨物后按照上述質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，乙方應(yīng)予以配合。第三條包裝標(biāo)準(zhǔn)、包裝物的供應(yīng)與回收1.乙方應(yīng)按照[行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)/甲方要求/雙方約定]對貨物進(jìn)行包裝，確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.包裝費(fèi)用由[乙方/甲方]承擔(dān)。3.包裝物[不回收/按雙方約定方式回收]。第四條交付方式與運(yùn)輸1.交付地點(diǎn)：[詳細(xì)的交付地址，例如：甲方指定倉庫地址或港口名稱]。2.運(yùn)輸方式：[例如：公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、海運(yùn)、空運(yùn)或雙方協(xié)商確定]，由[乙方/甲方]負(fù)責(zé)安排運(yùn)輸，運(yùn)輸費(fèi)用由[乙方/甲方]承擔(dān)。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：貨物毀損、滅失的風(fēng)險(xiǎn)，在貨物[交付甲方簽收前/交付至甲方指定地點(diǎn)并經(jīng)甲方簽收后/按約定的貿(mào)易術(shù)語（如FOB、CIF等）規(guī)定的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移點(diǎn)]由乙方承擔(dān)，之后由甲方承擔(dān)。4.乙方應(yīng)在貨物發(fā)運(yùn)后[X]日內(nèi)將發(fā)運(yùn)詳情（包括但不限于運(yùn)單號、運(yùn)輸工具信息、發(fā)運(yùn)日期等）書面通知甲方。第五條驗(yàn)收1.甲方在收到貨物后[X]個(gè)工作日內(nèi)，按照本合同第二條約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及合同約定的數(shù)量對貨物進(jìn)行驗(yàn)收。2.如甲方在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量不符、包裝破損或質(zhì)量不符合約定，應(yīng)在驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題后[X]個(gè)工作日內(nèi)書面通知乙方，列明不符合項(xiàng)。乙方應(yīng)在收到通知后[X]個(gè)工作日內(nèi)予以答復(fù)并提出解決方案，逾期未答復(fù)視為認(rèn)可甲方提出的異議。3.對于驗(yàn)收不合格的貨物，甲方有權(quán)要求乙方[免費(fèi)更換/退貨/降價(jià)處理]，因此產(chǎn)生的費(fèi)用由乙方承擔(dān)，且乙方仍需承擔(dān)逾期交付的違約責(zé)任。第六條價(jià)款支付1.支付方式：[例如：電匯（T/T）、信用證（L/C）、承兌匯票等]。*如為電匯：（1）合同簽訂后[X]日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總金額的[X]%作為預(yù)付款，即人民幣[具體金額]元。（2）貨物驗(yàn)收合格后[X]日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總金額的[X]%，即人民幣[具體金額]元。（3）剩余[X]%作為質(zhì)保金，在質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題后[X]日內(nèi)付清，即人民幣[具體金額]元。*如為信用證：甲方應(yīng)在合同簽訂后[X]日內(nèi)通過甲方銀行開立以乙方為受益人的不可撤銷信用證，信用證條款應(yīng)與本合同約定相符。2.乙方收款賬戶信息：開戶銀行：[乙方開戶銀行全稱]銀行賬號：[乙方銀行賬號]賬戶名稱：[乙方公司全稱]3.乙方應(yīng)在甲方付款前[X]日內(nèi)向甲方提供符合甲方要求的[增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票]。第七條質(zhì)量保證期1.貨物的質(zhì)量保證期為自甲方驗(yàn)收合格之日起[X]個(gè)月/年。2.在質(zhì)量保證期內(nèi)，如貨物發(fā)生質(zhì)量問題，乙方應(yīng)在接到甲方通知后[X]日內(nèi)負(fù)責(zé)[免費(fèi)維修、更換或退貨]，并承擔(dān)由此給甲方造成的直接損失（雙方另有約定的除外）。第八條違約責(zé)任1.甲方逾期付款的，每逾期一日，應(yīng)按逾期付款金額的[千分之X]向乙方支付違約金，但累計(jì)違約金不超過合同總金額的[X]%。2.乙方逾期交付貨物的，每逾期一日，應(yīng)按逾期交付貨物金額的[千分之X]向甲方支付違約金。逾期超過[X]日的，甲方有權(quán)單方解除合同，乙方應(yīng)退還甲方已支付的款項(xiàng)，并賠償甲方因此遭受的損失。3.乙方交付的貨物質(zhì)量不符合合同約定的，按本合同第五條第3款處理，并承擔(dān)由此給甲方造成的損失。4.乙方違反本合同項(xiàng)下的任何其他義務(wù)，經(jīng)甲方書面催告后[X]日內(nèi)仍未糾正的，甲方有權(quán)要求乙方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.本合同約定的違約金不足以彌補(bǔ)守約方實(shí)際損失的，違約方應(yīng)賠償守約方的實(shí)際損失。第九條不可抗力1.任何一方由于不可抗力原因不能履行合同時(shí)，應(yīng)在不可抗力事件發(fā)生后[X]日內(nèi)向?qū)Ψ酵▓?bào)，以減輕可能給對方造成的損失，在取得有關(guān)機(jī)構(gòu)的不可抗力證明后，允許延期履行、部分履行或者不履行合同，并根據(jù)情況可部分或全部免予承擔(dān)違約責(zé)任。2.遭遇不可抗力的一方應(yīng)采取一切必要措施減少損失，并在事件消除后立即恢復(fù)履行合同義務(wù)。第十條知識產(chǎn)權(quán)1.乙方保證其提供的貨物及相關(guān)技術(shù)資料不侵犯任何第三方的知識產(chǎn)權(quán)。2.如因乙方提供的貨物或其使用侵犯第三方知識產(chǎn)權(quán)導(dǎo)致甲方遭受索賠或訴訟，乙方應(yīng)承擔(dān)全部責(zé)任，并賠償甲方因此遭受的全部損失。第十一條保密雙方應(yīng)對本合同內(nèi)容及在合同履行過程中獲悉的對方商業(yè)秘密（包括但不限于技術(shù)信息、經(jīng)營信息、客戶資料等）承擔(dān)保密義務(wù)。除法律規(guī)定或雙方另有約定外，未經(jīng)對方書面同意，不得向任何第三方泄露。本保密義務(wù)在本合同終止后[X]年內(nèi)持續(xù)有效。第十二條爭議解決1.本合同在履行過程中發(fā)生的爭議，由雙方當(dāng)事人協(xié)商解決；協(xié)商不成的，按下列第[X]種方式解決：（1）提交[某仲裁委員會(huì)名稱]仲裁，仲裁地點(diǎn)為[仲裁地點(diǎn)]，仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力。（2）依法向[甲方所在地/乙方所在地/合同簽訂地/合同履行地]人民法院提起訴訟。2.在爭議解決期間，除爭議事項(xiàng)外，雙方應(yīng)繼續(xù)履行本合同其他條款。第十三條通知與送達(dá)1.本合同項(xiàng)下的所有通知、文件往來及與本合同有關(guān)的爭議的法律文書，均應(yīng)按照本合同首頁所列的地址、聯(lián)系方式進(jìn)行送達(dá)。2.任何一方變更通訊地址或聯(lián)系方式，應(yīng)提前[X]日書面通知對方。未及時(shí)通知導(dǎo)致未能收到相關(guān)文件或通知的，責(zé)任由該方自行承擔(dān)。3.通過郵寄方式送達(dá)的，以郵件寄出后[國內(nèi)郵件X日/國際郵件Y日]視為送達(dá)；通過傳真或電子郵件方式送達(dá)的，以成功發(fā)送視為送達(dá)（應(yīng)有發(fā)送成功憑證）。第十四條其他1.本合同自雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）之日起生效。2.本合同未盡事宜，雙方可另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。3.本合同附件（如有）是本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等法律效力。4.本合同一式[肆]份，甲方執(zhí)[貳]份，乙方執(zhí)[貳]份，具有同等法律效力。5.本合同的任何修改、變更，均需雙方簽署書面文件方能生效。（以下無正文）甲方（買方）：（蓋章）法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：年月日乙方（賣方）：（蓋章）法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：年月日---使用說明：1.本范本為貨物買賣合同的通用模板，僅供貿(mào)易公司參考。2.