公司會(huì)議管理制度一、總則會(huì)議作為公司內(nèi)部信息傳遞、決策研討、問題解決及工作部署的重要溝通方式，其質(zhì)量與效率直接影響公司的運(yùn)營(yíng)成效。為規(guī)范公司會(huì)議管理，提升會(huì)議質(zhì)量與效率，確保各項(xiàng)決策高效落實(shí)，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。本制度適用于公司及各部門組織的各類正式會(huì)議。全體員工均有責(zé)任和義務(wù)遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，共同營(yíng)造規(guī)范、高效、務(wù)實(shí)的會(huì)議氛圍。會(huì)議管理應(yīng)遵循以下基本原則：1.必要性與目的性原則：召開會(huì)議必須有明確的目的和預(yù)期成果，避免無(wú)意義的會(huì)議。2.效率性原則：控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，優(yōu)化會(huì)議流程，確保會(huì)議高效進(jìn)行。3.成果導(dǎo)向原則：會(huì)議應(yīng)聚焦問題解決與決策制定，力求達(dá)成明確共識(shí)或形成具體行動(dòng)方案。4.權(quán)責(zé)清晰原則：明確會(huì)議的組織者、主持人、記錄人和參會(huì)人員的職責(zé)。二、會(huì)議的組織與籌備（一）會(huì)議提議與審批1.各部門根據(jù)工作需要提議召開會(huì)議，需明確會(huì)議主題、目的、擬參會(huì)人員、建議時(shí)長(zhǎng)及大致議程。2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、重要程度及影響范圍，報(bào)請(qǐng)相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批。常規(guī)例會(huì)按既定周期執(zhí)行，臨時(shí)會(huì)議需單獨(dú)申請(qǐng)。（二）會(huì)議通知2.通知應(yīng)確保及時(shí)送達(dá)所有相關(guān)人員，預(yù)留充足的會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間。對(duì)于重要會(huì)議，可采用多種方式提醒，并確認(rèn)參會(huì)情況。（三）會(huì)前準(zhǔn)備1.會(huì)議材料準(zhǔn)備：組織者或議題提出人應(yīng)提前準(zhǔn)備好相關(guān)會(huì)議材料，如匯報(bào)PPT、背景資料、待決策事項(xiàng)清單等，并在會(huì)前適當(dāng)時(shí)間分發(fā)給參會(huì)人員，以便其提前審閱。2.場(chǎng)地與設(shè)備準(zhǔn)備：確保會(huì)議場(chǎng)地整潔、安靜，所需的投影設(shè)備、音響、網(wǎng)絡(luò)、白板、文具等設(shè)施完好可用。線上會(huì)議需提前測(cè)試平臺(tái)穩(wěn)定性及參會(huì)人員接入情況。3.議程確認(rèn)：主持人應(yīng)與組織者及主要議題負(fù)責(zé)人提前溝通，明確會(huì)議議程的順序和各議題的預(yù)計(jì)討論時(shí)間，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。三、會(huì)議的召開與進(jìn)行（一）會(huì)議主持1.會(huì)議應(yīng)設(shè)主持人，主持人負(fù)責(zé)掌控會(huì)議節(jié)奏、引導(dǎo)議題討論、確保參會(huì)人員充分發(fā)表意見、維持會(huì)議秩序，并最終形成會(huì)議結(jié)論或決議。2.主持人應(yīng)在會(huì)議開始時(shí)明確會(huì)議主題、議程和預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)，提醒參會(huì)人員聚焦議題。3.討論過程中，主持人應(yīng)鼓勵(lì)積極發(fā)言，確保不同意見得到表達(dá)，但需避免跑題或個(gè)人長(zhǎng)篇大論，控制每人發(fā)言時(shí)間，確保會(huì)議效率。（二）參會(huì)人員1.參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，因故無(wú)法參會(huì)者，需提前向會(huì)議組織者或主持人請(qǐng)假，并可根據(jù)情況安排合適人員代為參會(huì)或提交書面意見。2.參會(huì)人員應(yīng)提前閱讀會(huì)議材料，做好發(fā)言準(zhǔn)備，積極參與討論，圍繞議題發(fā)表建設(shè)性意見。3.發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，觀點(diǎn)明確，尊重他人發(fā)言，不隨意打斷。4.會(huì)議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)狀態(tài)，非緊急情況不處理與會(huì)議無(wú)關(guān)的事務(wù)，保持專注。（三）會(huì)議紀(jì)律1.嚴(yán)禁遲到、早退。確需提前離場(chǎng)者，應(yīng)向主持人示意并說(shuō)明情況。2.會(huì)議期間應(yīng)保持安靜，不交頭接耳，不從事與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)。3.尊重會(huì)議決議，即使有不同意見，在決議形成后也應(yīng)服從并積極配合執(zhí)行，或通過正當(dāng)渠道向上級(jí)反映。四、會(huì)議記錄與分發(fā)（一）會(huì)議記錄1.每次會(huì)議均需指定專人負(fù)責(zé)記錄，重要會(huì)議可安排專人錄音（需事先告知參會(huì)人員）作為記錄輔助。2.會(huì)議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，主要內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員（及缺席人員）、會(huì)議議題、各議題討論要點(diǎn)、形成的決議、待辦事項(xiàng)（含責(zé)任人、完成時(shí)限）等。3.記錄人應(yīng)在會(huì)議過程中認(rèn)真記錄，對(duì)關(guān)鍵信息和決策要點(diǎn)應(yīng)重點(diǎn)標(biāo)注。（二）記錄整理與分發(fā)1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（通常為會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)）整理完成會(huì)議紀(jì)要，并提交主持人審閱。2.經(jīng)主持人審核確認(rèn)無(wú)誤后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)干系人，確保信息同步。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)存檔備查，作為后續(xù)工作跟進(jìn)和追溯的依據(jù)。五、會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤1.對(duì)于會(huì)議形成的決議事項(xiàng)，應(yīng)明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、具體要求和完成時(shí)限，并在會(huì)議紀(jì)要中清晰列出。2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議積極推進(jìn)相關(guān)工作，并定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或在后續(xù)會(huì)議中匯報(bào)進(jìn)展情況。3.會(huì)議組織者或相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促和檢查，確保各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處。對(duì)于未能按時(shí)完成的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)了解原因并協(xié)調(diào)解決。4.建立會(huì)議決議執(zhí)行反饋機(jī)制，確保信息暢通，問題能夠得到及時(shí)處理。六、附則1.本制度由公司[指定部門，如：行政部或總經(jīng)理辦公室]負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.各部門可根據(jù)本制度精神，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定相應(yīng)的內(nèi)部會(huì)議管理細(xì)則。3.本制度自發(fā)布之日起正式施行。公司以往有關(guān)會(huì)議管