技術(shù)文件管理制度一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司技術(shù)文件的管理，確保技術(shù)信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和可追溯性，促進(jìn)技術(shù)交流與知識(shí)共享，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司質(zhì)量管理體系要求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司所有與產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、工藝、檢驗(yàn)、服務(wù)、維護(hù)及項(xiàng)目實(shí)施等相關(guān)的技術(shù)文件的編制、審批、發(fā)布、分發(fā)、使用、保管、更改、作廢和銷毀等全過(guò)程管理。公司各部門及所有員工在涉及技術(shù)文件的活動(dòng)中，均須遵守本制度。1.3基本原則技術(shù)文件管理應(yīng)遵循以下原則：規(guī)范性原則：技術(shù)文件的編制、格式、編號(hào)、審批等應(yīng)符合本制度及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：技術(shù)文件內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，符合技術(shù)要求和實(shí)際情況。完整性原則：技術(shù)文件應(yīng)完整反映所描述對(duì)象的全部技術(shù)信息。一致性原則：不同層級(jí)、不同類型的技術(shù)文件之間應(yīng)保持內(nèi)容的協(xié)調(diào)一致，避免矛盾?？勺匪菪栽瓌t：技術(shù)文件的編制、審批、更改等過(guò)程應(yīng)有記錄，確保其歷史狀態(tài)可追溯。安全性原則：采取有效措施，防止技術(shù)文件的丟失、泄露、篡改和損壞。二、組織與職責(zé)2.1管理部門公司指定技術(shù)管理部門（或根據(jù)公司實(shí)際情況確定具體部門，如研發(fā)部、總工辦等）作為技術(shù)文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)本制度的組織實(shí)施、監(jiān)督檢查以及公司級(jí)技術(shù)文件的統(tǒng)籌管理。2.2相關(guān)部門職責(zé)技術(shù)管理部門：負(fù)責(zé)制定和修訂技術(shù)文件管理制度；組織公司級(jí)重要技術(shù)文件的編制與審核；負(fù)責(zé)技術(shù)文件編號(hào)規(guī)則的制定與管理；監(jiān)督各部門技術(shù)文件管理工作的執(zhí)行情況；協(xié)調(diào)處理技術(shù)文件管理中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門相關(guān)技術(shù)文件的編制、校對(duì)、會(huì)簽、評(píng)審、分發(fā)、使用、保管和更改申請(qǐng)等工作；確保本部門技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、完整性和安全性；指定專人（通常為部門文檔管理員或兼職資料員）負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件的日常管理。質(zhì)量管理部門：參與相關(guān)技術(shù)文件（如檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃等）的審核，對(duì)技術(shù)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合技術(shù)文件要求。生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)生產(chǎn)過(guò)程中所需技術(shù)文件的領(lǐng)用、保管和執(zhí)行，并及時(shí)反饋文件使用中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。行政或IT部門：協(xié)助提供文件存儲(chǔ)（包括電子文檔服務(wù)器）、打印、復(fù)印等硬件設(shè)施支持，并保障電子文件存儲(chǔ)環(huán)境的安全與穩(wěn)定。三、技術(shù)文件的分類與構(gòu)成3.1文件分類技術(shù)文件可根據(jù)其性質(zhì)、用途和管理層級(jí)進(jìn)行分類，常見(jiàn)的分類方式包括：按生命周期階段：可分為規(guī)劃類、設(shè)計(jì)類、工藝類、制造類、檢驗(yàn)類、服務(wù)類等。按內(nèi)容性質(zhì)：產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：如產(chǎn)品圖樣（零件圖、裝配圖、總圖）、設(shè)計(jì)說(shuō)明書、BOM表（物料清單）、產(chǎn)品規(guī)范、設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告等。工藝技術(shù)文件：如工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝流程卡、工裝夾具設(shè)計(jì)圖、工位布置圖等。檢驗(yàn)與試驗(yàn)文件：如檢驗(yàn)規(guī)范、試驗(yàn)大綱、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、抽樣方案等。設(shè)備與工具文件：如設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)、工具使用說(shuō)明書等。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范：包括引用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。技術(shù)報(bào)告與記錄：如可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)更改記錄等。服務(wù)與維護(hù)文件：如產(chǎn)品使用說(shuō)明書、安裝手冊(cè)、維修手冊(cè)、用戶培訓(xùn)資料等。3.2文件構(gòu)成各類技術(shù)文件一般應(yīng)包含以下基本要素（根據(jù)文件類型可有所側(cè)重）：文件名稱、文件編號(hào)、版本號(hào)、編制日期、頁(yè)碼、編制人、校對(duì)人、審核人、批準(zhǔn)人、更改記錄（或修訂歷史）、正文內(nèi)容等。四、技術(shù)文件的編制與審批4.1編制要求技術(shù)文件的編制應(yīng)遵循相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司內(nèi)部規(guī)定的格式和要求。內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、計(jì)量單位應(yīng)統(tǒng)一。應(yīng)充分考慮文件的可操作性和可追溯性。對(duì)于重復(fù)性較高的文件內(nèi)容，可采用引用或附錄的形式，避免不必要的重復(fù)。4.2審批流程技術(shù)文件編制完成后，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的技術(shù)文件不得生效和使用。審批流程一般包括：1.編制：由指定人員（通常為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)技術(shù)人員）完成文件初稿。2.校對(duì)：編制人完成初稿后，應(yīng)提交給相關(guān)專業(yè)人員（或部門負(fù)責(zé)人）進(jìn)行校對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、無(wú)錯(cuò)別字及語(yǔ)法錯(cuò)誤。3.審核：校對(duì)后的文件，根據(jù)其重要程度和涉及范圍，提交給部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)技術(shù)領(lǐng)域?qū)＜疫M(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件的技術(shù)可行性、先進(jìn)性、合規(guī)性及與其他文件的協(xié)調(diào)性。4.會(huì)簽：對(duì)于涉及多個(gè)部門的技術(shù)文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，確保文件內(nèi)容得到各相關(guān)方的認(rèn)可。5.批準(zhǔn)：經(jīng)審核、會(huì)簽通過(guò)的文件，提交給具有相應(yīng)批準(zhǔn)權(quán)限的管理者（如部門經(jīng)理、總工程師、總經(jīng)理等）進(jìn)行最終批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件的整體質(zhì)量和有效性負(fù)責(zé)。不同級(jí)別和類型的技術(shù)文件，其審批權(quán)限和流程可根據(jù)公司實(shí)際情況在《技術(shù)文件審批權(quán)限表》中予以明確規(guī)定。五、技術(shù)文件的編號(hào)與版本控制5.1編號(hào)規(guī)則所有技術(shù)文件均應(yīng)有唯一的編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)科學(xué)、系統(tǒng)、易于識(shí)別和追溯。技術(shù)文件的編號(hào)由技術(shù)管理部門統(tǒng)一制定，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。編號(hào)通常包含部門代碼、文件類別代碼、項(xiàng)目代號(hào)（若有）、順序號(hào)等要素。例如，某公司產(chǎn)品圖紙編號(hào)可設(shè)定為：“GC-XXX-YYYY”，其中“GC”代表“公司產(chǎn)品”，“XXX”代表產(chǎn)品系列代號(hào)，“YYYY”代表圖紙順序號(hào)。5.2版本控制技術(shù)文件實(shí)行版本控制，以區(qū)分文件的不同修訂狀態(tài)。版本號(hào)通常由主版本號(hào)和次版本號(hào)組成（如V1.0、V1.1、V2.0等）。首次發(fā)布的文件版本為初始版本（如V1.0）。當(dāng)文件內(nèi)容發(fā)生重大修改或結(jié)構(gòu)調(diào)整時(shí)，主版本號(hào)遞增；當(dāng)文件內(nèi)容僅有局部修改或文字性修訂，不影響核心技術(shù)要求時(shí)，次版本號(hào)遞增。每次文件更改后，均應(yīng)在文件的修訂歷史記錄中清晰記錄更改版本號(hào)、更改日期、更改內(nèi)容摘要、更改人及審批人等信息。六、技術(shù)文件的分發(fā)、領(lǐng)用與保管6.1分發(fā)技術(shù)文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，由編制部門或技術(shù)管理部門根據(jù)文件使用需求清單進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)應(yīng)履行簽收手續(xù)，填寫《技術(shù)文件分發(fā)/領(lǐng)用登記表》，明確分發(fā)對(duì)象、份數(shù)、日期等信息。對(duì)于電子文件，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部安全的網(wǎng)絡(luò)渠道（如共享服務(wù)器、指定郵箱）進(jìn)行分發(fā)，并確保接收人可有效獲取。6.2領(lǐng)用使用部門或個(gè)人因工作需要領(lǐng)用技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件管理部門（或本部門文檔管理員處）辦理領(lǐng)用手續(xù)，并在領(lǐng)用登記表上簽字。技術(shù)文件一般不外借，確因工作需要借出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。6.3保管技術(shù)文件（包括紙質(zhì)和電子版）應(yīng)妥善保管，確保其清晰、完整、安全。紙質(zhì)文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)的場(chǎng)所，并進(jìn)行分類、有序存放，便于查閱。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或共享磁盤中，建立清晰的文件夾目錄結(jié)構(gòu)，并定期進(jìn)行備份。重要電子文件應(yīng)采取加密或訪問(wèn)權(quán)限控制等安全措施，防止非授權(quán)訪問(wèn)、修改或刪除。個(gè)人不得私自復(fù)印、復(fù)制、摘錄、傳播未經(jīng)授權(quán)的技術(shù)文件，嚴(yán)禁將公司技術(shù)文件帶離工作場(chǎng)所或泄露給外部無(wú)關(guān)人員。員工調(diào)離崗位或離職時(shí)，必須將所保管的全部技術(shù)文件（包括紙質(zhì)版和電子版拷貝）如數(shù)交還所在部門或技術(shù)管理部門，并辦理交接手續(xù)。七、技術(shù)文件的更改7.1更改申請(qǐng)當(dāng)技術(shù)文件需要修改時(shí)，由文件使用部門、編制部門或發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的相關(guān)人員填寫《技術(shù)文件更改申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明更改原因、更改內(nèi)容、涉及的相關(guān)文件等，并提交給原審批部門或技術(shù)管理部門。7.2更改評(píng)審與批準(zhǔn)《技術(shù)文件更改申請(qǐng)單》應(yīng)按照原文件的審批流程進(jìn)行評(píng)審和批準(zhǔn)。必要時(shí)，應(yīng)組織相關(guān)專家進(jìn)行專題評(píng)審，評(píng)估更改對(duì)產(chǎn)品、工藝、質(zhì)量、成本等方面可能產(chǎn)生的影響。若更改涉及多個(gè)部門或?qū)Ξa(chǎn)品有重大影響，更改申請(qǐng)應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。7.3更改實(shí)施與通知更改申請(qǐng)批準(zhǔn)后，由原編制部門或指定人員負(fù)責(zé)實(shí)施更改。更改后的文件應(yīng)重新履行審批手續(xù)。文件更改完成并批準(zhǔn)后，應(yīng)及時(shí)將更改后的新版本文件分發(fā)給所有原文件持有人，并收回作廢的舊版本文件。同時(shí)，應(yīng)以適當(dāng)方式（如發(fā)布更改通知）告知所有相關(guān)部門和人員文件已更改。八、技術(shù)文件的作廢與銷毀8.1文件作廢當(dāng)技術(shù)文件因新版本發(fā)布、產(chǎn)品停產(chǎn)、標(biāo)準(zhǔn)更新或其他原因不再適用時(shí)，應(yīng)予以作廢。文件作廢由原使用部門或編制部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后，由技術(shù)管理部門統(tǒng)一發(fā)布作廢通知。作廢文件應(yīng)在文件封面或醒目位置加蓋“作廢”印章（紙質(zhì)版），或在電子文檔管理系統(tǒng)中標(biāo)注“作廢”狀態(tài)。8.2文件銷毀對(duì)于已作廢且無(wú)保留價(jià)值的紙質(zhì)技術(shù)文件，由文件管理部門統(tǒng)一登記后，采取安全方式（如碎紙機(jī)粉碎）進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。具有重要?dú)v史參考價(jià)值或法律法規(guī)要求必須存檔的作廢文件，應(yīng)單獨(dú)封存管理，并明確標(biāo)識(shí)“作廢存檔”。作廢的電子文件，應(yīng)從active的共享目錄中刪除，但可根據(jù)需要在備份介質(zhì)中保留一定期限。九、電子文件管理特別規(guī)定公司應(yīng)建立安全、可靠的電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）或指定專用服務(wù)器存儲(chǔ)電子技術(shù)文件。電子文件的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于檢索。電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管并定期檢查其有效性。嚴(yán)禁在非公司授權(quán)的個(gè)人計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中存儲(chǔ)、處理公司核心技術(shù)電子文件。使用個(gè)人設(shè)備處理工作文件需遵守公司信息安全管理規(guī)定。十、監(jiān)督與責(zé)任技術(shù)管理部門應(yīng)定期或不定期對(duì)各部門的技術(shù)文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改要求。對(duì)于在技術(shù)文件管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成效顯著的部門和個(gè)人，公司可給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本制度規(guī)定，造成技術(shù)文件泄密、丟失、損壞或管理混亂，從而導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究相應(yīng)法律責(zé)任。十一、附則本制度由公司技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)解釋。各部門可根據(jù)本制度，結(jié)合自身實(shí)際情況制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則。本制度自發(fā)布之日起施行。以往相關(guān)