PAGE公司行政運營制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政運營管理，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務的順利開展，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司行政運營相關的各類活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保公司行政運營活動合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化行政流程，提高工作效率，以快速響應公司業(yè)務需求。3.規(guī)范化原則：建立標準化的行政運營流程和規(guī)范，確保各項工作有序進行。4.服務性原則：以服務公司員工和業(yè)務部門為宗旨，提供優(yōu)質、高效的行政服務。二、行政組織架構與職責（一）行政部門組織架構行政部門設部門經理一名，下轄行政專員、后勤專員、檔案管理專員等崗位。（二）各崗位職責1.部門經理全面負責行政部門的管理工作，制定行政工作計劃和目標。協(xié)調行政部門與其他部門之間的工作關系，確保行政工作的順利開展。審核行政費用預算，控制行政成本。負責行政團隊的建設和培訓，提高團隊整體素質。2.行政專員負責公司各類文件、通知的起草、審核、印發(fā)和存檔工作。組織公司會議、活動的策劃與實施，做好會議記錄和活動總結。負責公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理。協(xié)助處理公司對外聯(lián)絡、接待工作。3.后勤專員負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護和安全管理。管理公司車輛，安排車輛調度和維修保養(yǎng)。負責公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理。4.檔案管理專員負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。建立檔案管理制度，確保檔案的完整性和保密性。提供檔案查詢和借閱服務，滿足公司內部需求。三、行政工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內容應符合公司政策和相關法律法規(guī)要求。2.文件審核：起草完成的文件提交至行政部門，行政專員進行格式、內容審核，確保文件規(guī)范、準確。3.文件審批：審核通過的文件按照公司審批流程提交相關領導審批。4.文件印發(fā)：審批通過的文件由行政專員負責印發(fā)，并按照規(guī)定進行存檔。5.文件存檔：文件印發(fā)后，檔案管理專員及時將文件進行分類存檔，建立電子和紙質檔案。（二）會議管理流程1.會議籌備：會議發(fā)起部門提前填寫會議申請表，明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息，提交行政部門。行政專員根據(jù)會議申請表進行會議安排，包括會議室預訂、會議資料準備等。2.會議通知：行政專員提前將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內容包括會議時間、地點、主題、議程等。3.會議組織：會議當天，行政專員負責會議現(xiàn)場的布置、設備調試等工作，確保會議順利進行。會議期間，行政專員做好會議記錄，記錄會議討論內容、決議等。4.會議紀要：會議結束后，行政專員及時整理會議紀要，經會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關部門。5.會議跟進：相關部門根據(jù)會議決議負責跟進落實工作，行政部門對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。（三）辦公用品管理流程1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品需求申請表，提交至行政部門。2.采購審批：行政專員對辦公用品需求申請表進行審核，匯總后提交部門經理審批。審批通過后，行政專員根據(jù)公司采購制度進行采購。3.采購執(zhí)行：行政專員選擇合格的供應商進行辦公用品采購，確保采購物品質量合格、價格合理。4.物品入庫：采購回來的辦公用品由后勤專員負責驗收、入庫，并進行登記管理。5.物品發(fā)放：各部門根據(jù)實際需求到行政部門領取辦公用品，領取時需填寫領用登記表。（四）車輛管理流程1.車輛調度：員工因工作需要使用車輛，提前填寫車輛使用申請表，提交至行政部門。行政專員根據(jù)車輛使用情況進行調度安排，并通知駕駛員。2.車輛使用：駕駛員接到調度通知后，按時將車輛開到指定地點，確保車輛性能良好、安全行駛。車輛使用過程中，駕駛員要嚴格遵守交通規(guī)則，做好車輛的日常維護和清潔工作。3.車輛維修：車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員及時向行政部門報告。行政部門安排車輛維修，選擇合格的維修廠家進行維修，并對維修費用進行審核。4.車輛保養(yǎng)：行政部門按照車輛保養(yǎng)規(guī)定，定期安排車輛進行保養(yǎng)，確保車輛性能始終處于良好狀態(tài)。（五）檔案管理流程1.檔案收集：各部門在工作過程中形成的各類文件、資料等及時移交至檔案管理專員。2.檔案整理：檔案管理專員對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.檔案歸檔：整理好的檔案按照檔案管理制度進行歸檔，建立電子和紙質檔案目錄。4.檔案保管：檔案管理專員負責檔案的安全保管，確保檔案存放環(huán)境適宜，防止檔案損壞、丟失。5.檔案查詢與借閱：公司內部人員因工作需要查詢或借閱檔案，填寫檔案查詢/借閱申請表，經部門負責人審批后到檔案管理專員處辦理查詢或借閱手續(xù)。檔案管理專員做好查詢或借閱記錄，并及時收回檔案。四、行政費用管理（一）費用預算行政部門每年根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需求和行政工作實際情況，編制行政費用預算，包括辦公用品費用、會議費用、車輛費用、后勤保障費用等。預算經公司領導審批后執(zhí)行。（二）費用報銷1.員工因行政工作產生的費用，按照公司財務報銷制度進行報銷。報銷時需提供真實、合法的發(fā)票和相關審批文件。2.行政專員負責對員工報銷費用進行初審，審核費用的合理性、合規(guī)性。審核通過后提交部門經理復審，復審通過后提交財務部門進行報銷。3.財務部門對報銷費用進行最終審核，確保費用報銷符合公司財務制度和相關法律法規(guī)要求。（三）費用控制1.行政部門定期對行政費用支出情況進行統(tǒng)計分析，對比預算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)費用支出異常情況并采取措施進行調整。2.嚴格控制行政費用開支，杜絕浪費現(xiàn)象。對于不必要的行政費用支出，要進行嚴格審核和把關。五、行政資產管理（一）資產登記行政部門對公司所有行政資產進行登記管理，包括辦公設備、家具、車輛等。建立行政資產臺賬，記錄資產的名稱、型號、數(shù)量、購置時間、使用部門等信息。（二）資產使用與維護1.各部門負責本部門行政資產的日常使用和維護，確保資產正常運行。2.行政部門定期組織對行政資產進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并解決資產存在的問題。對于需要維修或更新的資產，按照公司相關規(guī)定進行處理。（三）資產盤點行政部門每年定期組織行政資產盤點工作，確保賬實相符。盤點結果形成報告，對盤盈、盤虧的資產進行分析和處理。（四）資產處置對于閑置、報廢的行政資產，行政部門按照公司資產處置制度進行處置。處置過程中要嚴格履行審批手續(xù)，確保資產處置合法合規(guī)。六、后勤保障管理（一）辦公區(qū)域管理1.后勤專員負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，定期進行清掃、消毒等工作。2.加強辦公區(qū)域的安全管理，設置安全警示標識，配備消防器材等安全設施。定期組織安全檢查，及時消除安全隱患。3.維護辦公區(qū)域的秩序，禁止無關人員隨意進入辦公區(qū)域。（二）食堂管理1.選擇合格的餐飲供應商，確保食堂食品衛(wèi)生安全。2.制定食堂菜譜，合理搭配膳食，滿足員工用餐需求。3.加強食堂工作人員管理，規(guī)范服務行為，提高服務質量。4.定期對食堂進行清潔消毒，保持食堂環(huán)境整潔。（三）宿舍管理1.為員工提供安全、舒適的宿舍環(huán)境。2.制定宿舍管理制度，規(guī)范員工住宿行為。3.定期對宿舍進行檢查，確保宿舍設施完好，水電安全。七、行政工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立行政工作監(jiān)督小組，由公司領導、各部門負責人等組成，負責對行政部門工作進行監(jiān)督檢查。2.行政部門定期向監(jiān)督小組匯報行政工作進展情況，接受監(jiān)督小組的指導和監(jiān)督。3.員工對行政部門工作有意見或建議的，可以通過公司內部溝通渠道向行政部門或監(jiān)督小組反映。（二）考核制度1.行政部門制定本部門員工績