PAGE供應商合作合規(guī)運營制度一、總則（一）目的為了加強公司與供應商合作過程中的合規(guī)管理，確保合作活動合法、合規(guī)、有序進行，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與所有供應商開展的各類合作業(yè)務，包括但不限于采購、銷售、服務提供等合作項目。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部規(guī)定，確保合作行為合法合規(guī)。2.誠信合作原則：與供應商建立誠信、公平、公正的合作關系，共同維護良好的商業(yè)秩序。3.風險防控原則：對合作過程中的風險進行全面識別、評估和防控，保障公司利益不受損害。4.信息保密原則：在合作過程中，對涉及的商業(yè)秘密、技術秘密等信息予以嚴格保密。二、供應商選擇與準入（一）供應商篩選標準1.資質審查：供應商應具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照，經營范圍應符合合作項目要求。2.信譽評估：通過查詢供應商的信用記錄、行業(yè)口碑等方式，評估其信譽狀況，優(yōu)先選擇信譽良好的供應商。3.生產能力與質量保證：考察供應商的生產設備、技術水平、生產規(guī)模等，確保其具備滿足合作項目需求的生產能力；要求供應商具備完善的質量保證體系，能夠提供符合質量標準的產品或服務。4.財務狀況：評估供應商的財務穩(wěn)定性，避免因供應商財務問題導致合作中斷或產生風險。（二）供應商準入流程1.供應商申請：供應商向公司提交合作申請，包括公司基本情況、資質證明、產品或服務介紹、合作意向等資料。2.初步審核：公司采購部門或相關業(yè)務部門對供應商提交的申請資料進行初步審核，篩選出符合基本要求的供應商。3.實地考察：對于重要合作項目或初步審核通過但存在疑問的供應商，安排實地考察，了解其實際運營情況、生產能力、質量控制等方面的情況。4.審批決策：根據初步審核和實地考察結果，由采購部門或相關業(yè)務部門提出供應商準入建議，報公司管理層審批。5.準入備案：經公司管理層批準準入的供應商，由采購部門負責建立供應商檔案，記錄其基本信息、合作項目等情況，并進行備案管理。三、合作合同管理（一）合同簽訂流程1.合同起草：根據合作項目需求，由公司相關業(yè)務部門或法務部門起草合作合同，明確雙方的權利義務、合作內容、質量標準、價格條款、付款方式、違約責任等關鍵條款。2.合同審核：合同起草完成后，提交公司法務部門進行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；同時，提交相關業(yè)務部門進行業(yè)務審核，確保合同條款與合作項目實際需求相符。3.合同談判：對于重要合作項目或合同條款存在爭議的情況，組織公司與供應商進行合同談判，協商確定雙方都能接受的合同條款。4.合同簽訂：經審核和談判通過的合同，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂書面合同，并加蓋雙方公章或合同專用章。（二）合同履行與變更1.合同履行：合同簽訂后，雙方應按照合同約定履行各自的義務。公司相關業(yè)務部門負責跟蹤合同履行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。2.合同變更：如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（三）合同終止與結算1.合同終止：合同履行完畢或因法定原因終止后，雙方應按照合同約定辦理終止手續(xù)。公司相關業(yè)務部門負責對合同履行情況進行總結和評估，清理相關債權債務。2.合同結算：合同終止后，按照合同約定的結算方式進行結算。公司財務部門負責審核結算資料，確保結算金額準確無誤，并及時辦理款項支付或收取手續(xù)。四、采購業(yè)務合規(guī)管理（一）采購計劃制定1.根據公司生產經營需求，由相關業(yè)務部門制定采購計劃，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、采購時間等內容。2.采購計劃應經過嚴格的審批流程，確保其合理性和必要性。（二）采購實施1.采購部門根據批準的采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應嚴格按照公司規(guī)定的采購流程進行操作，確保采購行為公開、公平、公正。2.采購人員應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進度和質量情況，確保采購物資或服務按時、按質、按量供應。（三）采購驗收1.采購物資或服務到貨后，由公司相關業(yè)務部門組織驗收。驗收人員應按照合同約定的質量標準和驗收流程進行驗收，確保采購物資或服務符合要求。2.對于驗收不合格的采購物資或服務，應及時與供應商協商解決，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。五、銷售業(yè)務合規(guī)管理（一）銷售合同簽訂1.銷售部門與客戶簽訂銷售合同前，應確保客戶具備合法的經營資質和信用狀況良好。2.銷售合同應明確雙方的權利義務、產品或服務內容、價格條款、付款方式、交貨時間、違約責任等關鍵條款，避免因合同條款不明確導致糾紛。（二）銷售發(fā)貨與收款1.銷售部門按照銷售合同約定組織發(fā)貨，確保貨物按時、按質、按量送達客戶指定地點。發(fā)貨過程中，應做好貨物的運輸、保管等工作，確保貨物安全。2.財務部門負責跟蹤銷售款項的回收情況，及時與客戶溝通催款，確保公司資金及時回籠。對于逾期未付款的客戶，應按照合同約定采取相應的催款措施，必要時通過法律途徑解決。（三）銷售退貨與換貨1.對于客戶提出的退貨或換貨要求，銷售部門應按照公司規(guī)定的流程進行處理。在處理過程中，應核實退貨或換貨的原因，確保符合公司規(guī)定和合同約定。2.對于同意退貨或換貨的情況，銷售部門應及時安排相關事宜，如辦理退貨手續(xù)、安排換貨發(fā)貨等，并做好相應的記錄和賬務處理。六、服務合作業(yè)務合規(guī)管理（一）服務合同簽訂1.服務部門與服務供應商簽訂服務合同前，應明確服務內容、服務標準、服務期限、服務費用等關鍵條款，確保服務合同的完整性和可操作性。2.服務合同應明確雙方的權利義務、違約責任等內容，保障公司在服務合作過程中的合法權益。（二）服務實施與監(jiān)督1.服務供應商按照服務合同約定提供服務，服務部門應安排專人對服務實施過程進行監(jiān)督和檢查，確保服務質量符合合同要求。2.在服務過程中，如發(fā)現服務供應商存在服務質量問題或違反合同約定的行為，服務部門應及時與服務供應商溝通協商，要求其采取整改措施，直至服務質量達到合同標準為止。（三）服務驗收與結算1.服務結束后，由服務部門組織對服務質量進行驗收。驗收合格后，按照服務合同約定辦理結算手續(xù)。2.服務結算應嚴格按照合同約定的結算方式和金額進行，確保結算準確無誤。財務部門負責審核服務結算資料，及時辦理款項支付手續(xù)。七、信息管理與保密（一）信息收集與整理1.在與供應商合作過程中，公司相關業(yè)務部門應收集、整理與合作項目有關的各類信息，包括供應商基本信息、合作合同、采購訂單、銷售記錄、服務記錄等。2.信息收集應確保真實、準確、完整，并按照公司規(guī)定的信息管理流程進行分類、存儲和保管。（二）信息共享與使用1.公司內部各部門之間應根據工作需要，在授權范圍內共享與供應商合作相關的信息，確保信息的有效傳遞和利用。2.對于涉及供應商商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息，未經供應商書面同意，公司任何部門和個人不得擅自對外披露或使用。（三）信息保密措施1.公司應建立健全信息保密制度，明確信息保密責任人和保密措施。對涉及供應商的敏感信息，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施進行保護。2.加強對員工的保密教育和培訓，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導致信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督機制1.公司建立內部監(jiān)督機制，定期對與供應商合作業(yè)務進行檢查和評估，及時發(fā)現和糾正存在的問題。2.采購部門應定期對采購業(yè)務進行自查，包括采購流程執(zhí)行情況、合同履行情況、供應商管理情況等；銷售部門應定期對銷售業(yè)務進行自查，包括銷售合同簽訂、發(fā)貨收款、客戶管理等情況；服務部門應定期對服務合作業(yè)務進行自查，包括服務合同簽訂、服務實施、服務驗收等情況。（二）審計與評估1.公司審計部門定期對與供應商合作業(yè)務進行審計，審查合作項目的合規(guī)性、財務收支情況、內部控制執(zhí)行情況等。2.定期對供應商進行評估，評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、售后服務、價格水平等方面，根據評估結果對供應商進行分類管理，對表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商采取相應的措施，如警告、暫停合作、終止合作等。九、違規(guī)處理與責任追究（一）違規(guī)行為界定1.明確與供應商合作過程中可能出現的違規(guī)行為，包括但不限于違反法律法規(guī)規(guī)定、違反合同約定、商業(yè)賄賂、信息泄露等。2.對違規(guī)行為進行詳細描述，以便在實際操作中能夠準確判斷和認定。（二）違規(guī)處理措施1.對于發(fā)現的供應商違規(guī)行為，根據情節(jié)輕重采取相應的處理措施，如警告、罰款、暫停合作、終止合作等。2.對于公司內部員工在與供應商合作過程中存