PAGE運營辦公用品清關制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司運營辦公用品的清關流程，確保辦公用品順利通關，保障公司日常運營不受影響，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及運營辦公用品清關的活動，包括但不限于辦公用品的進口、出口及轉關等操作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴格遵守國家及地方關于進出口貨物清關的法律法規(guī)、政策規(guī)定，確保清關行為合法合規(guī)。2.準確性原則提供準確、完整的清關資料，如實申報辦公用品的品名、數(shù)量、價值、原產地等信息，避免因申報不實導致的清關延誤或其他問題。3.高效性原則優(yōu)化清關流程，提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和時間損耗，確保辦公用品及時通關投入使用。4.責任明確原則明確各部門及人員在清關過程中的職責，做到責任到人，確保清關工作有序進行。二、清關流程（一）進口清關流程1.采購申請與審批各部門根據(jù)實際需求填寫辦公用品采購申請單，詳細注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。采購申請單經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對采購申請進行匯總整理，結合庫存情況進行綜合評估，報公司管理層審批。2.供應商選擇與合同簽訂采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應商。在選擇供應商時，應充分考慮供應商的信譽、產品質量、價格、交貨期等因素。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利義務，包括辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、交貨地點、付款方式等條款。將采購合同副本交至清關部門備案。3.清關資料準備清關部門根據(jù)采購合同及相關法律法規(guī)要求，準備進口清關所需的資料。一般包括但不限于商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、原產地證書、質量檢驗證書、進口許可證（如需）等。對清關資料進行審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，及時與供應商或相關部門溝通協(xié)調，進行修改補充。4.報關申報在辦公用品預計到貨前，清關部門安排專人負責向海關進行報關申報。報關申報應按照海關規(guī)定的格式和要求填寫報關單，如實申報辦公用品的各項信息。將準備好的清關資料隨報關單一并提交給海關。5.海關查驗海關根據(jù)報關申報情況，可能對進口辦公用品進行查驗。清關部門應積極配合海關查驗工作，提前做好準備，確保查驗順利進行。如海關在查驗過程中發(fā)現(xiàn)問題，如貨物與申報不符、存在質量問題等，清關部門應及時與供應商溝通，協(xié)助解決問題，并按照海關要求進行整改。6.繳納稅費根據(jù)海關核定的稅費金額，清關部門及時辦理稅費繳納手續(xù)。繳納稅費的方式可根據(jù)公司實際情況選擇，如銀行轉賬、電子支付等。保留好稅費繳納憑證，以備后續(xù)查詢核對。7.放行提貨經海關審核無誤，且稅費繳納完畢后，海關予以放行。清關部門憑海關放行通知，及時通知物流公司或提貨人前往指定地點提貨。提貨時，應核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質量等是否與報關申報及合同約定一致，如有問題及時與相關方聯(lián)系解決。（二）出口清關流程1.訂單確認與備貨銷售部門接到客戶關于辦公用品的訂單后，及時與客戶確認訂單細節(jié)，包括產品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等信息。將訂單信息傳遞給生產部門或倉庫，安排備貨。生產部門按照訂單要求組織生產，倉庫根據(jù)庫存情況進行發(fā)貨準備。2.清關資料準備清關部門根據(jù)出口訂單及相關法律法規(guī)要求，準備出口清關所需的資料。一般包括但不限于商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、原產地證書、質量檢驗證書、出口許可證（如需）等。對清關資料進行審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，及時與相關部門溝通協(xié)調，進行修改補充。3.報關申報在辦公用品備貨完成后，清關部門安排專人負責向海關進行報關申報。報關申報應按照海關規(guī)定的格式和要求填寫報關單，如實申報辦公用品的各項信息。將準備好的清關資料隨報關單一并提交給海關。4.海關查驗海關根據(jù)報關申報情況，可能對出口辦公用品進行查驗。清關部門應積極配合海關查驗工作，提前做好準備，確保查驗順利進行。如海關在查驗過程中發(fā)現(xiàn)問題，如貨物與申報不符、存在質量問題等，清關部門應及時與相關部門溝通，協(xié)助解決問題，并按照海關要求進行整改。5.繳納稅費根據(jù)海關核定的稅費金額，清關部門及時辦理稅費繳納手續(xù)。繳納稅費的方式可根據(jù)公司實際情況選擇，如銀行轉賬、電子支付等。對于符合出口退稅政策的辦公用品，及時辦理出口退稅申請手續(xù)。保留好稅費繳納憑證及出口退稅相關資料，以備后續(xù)查詢核對。6.放行裝船經海關審核無誤，且稅費繳納完畢后，海關予以放行。清關部門憑海關放行通知，及時通知物流公司將貨物運往指定港口裝船出口。在裝船過程中，應監(jiān)督物流公司做好貨物的裝卸、運輸?shù)裙ぷ?，確保貨物安全、及時裝船。（三）轉關清關流程1.轉關申請因業(yè)務需要，需將辦公用品進行轉關操作時，相關部門應提前向海關提出轉關申請。轉關申請應注明轉關原因、轉關方式（提前報關轉關、直轉轉關、中轉轉關）、轉關貨物的詳細信息等。提交轉關申請時，應同時提供相關的證明材料，如運輸合同、提貨單、裝箱單等。2.海關審核海關對轉關申請進行審核，審核內容包括轉關申請的真實性、轉關原因的合理性、轉關方式的適用性等。如海關審核通過，出具轉關核準通知書；如審核不通過，應及時通知申請部門說明原因，并要求其進行整改或重新申請。3.轉關資料準備根據(jù)海關核準通知書及轉關方式的要求，清關部門準備轉關所需的資料。一般包括但不限于轉關申報單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、監(jiān)管貨物載貨清單等。對轉關資料進行審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，及時與相關部門溝通協(xié)調，進行修改補充。4.轉關申報與運輸清關部門按照海關規(guī)定的時間和要求，向海關進行轉關申報。轉關申報應如實填寫轉關申報單，提交準備好的轉關資料。根據(jù)轉關方式的不同，安排貨物的運輸。提前報關轉關的，應在電子數(shù)據(jù)申報之日起5日內，向進境地海關辦理轉關手續(xù)；直轉轉關的，應在運輸工具申報進境之日起14日內，向進境地海關辦理轉關手續(xù)；中轉轉關的，應在承運人向進境地海關辦理該批貨物的轉關手續(xù)前，向指運地海關錄入并提交進口貨物報關單電子數(shù)據(jù)。5.轉關查驗與放行進境地海關對轉關貨物進行查驗，查驗內容包括貨物的真實性、完整性、一致性等。清關部門應積極配合海關查驗工作，提前做好準備，確保查驗順利進行。如海關在查驗過程中發(fā)現(xiàn)問題，如貨物與申報不符、存在質量問題等，清關部門應及時與相關部門溝通，協(xié)助解決問題，并按照海關要求進行整改。經海關查驗無誤后，予以放行。轉關貨物運抵指運地后，清關部門應及時向指運地海關辦理報關手續(xù)，完成最終的清關流程。三、清關責任分工（一）采購部門1.負責辦公用品采購申請的匯總整理及審批跟進，確保采購需求合理、合規(guī)。2.選擇合適的供應商，簽訂采購合同，并及時將采購合同副本交至清關部門備案。3.協(xié)助清關部門與供應商溝通協(xié)調，解決因采購合同履行過程中產生的與清關相關的問題，如資料提供、貨物退換等。（二）清關部門1.制定清關工作計劃，安排專人負責清關資料準備、報關申報、海關溝通協(xié)調等具體清關工作。2.審核清關資料的真實性、準確性和完整性，確保清關申報信息與實際貨物情況相符。3.按照海關規(guī)定的時間和要求，及時辦理報關申報手續(xù)，積極配合海關查驗、征稅等工作，確保辦公用品順利通關。4.負責清關過程中各類問題的協(xié)調解決，如與供應商、物流公司、海關等相關方的溝通協(xié)調，及時反饋清關進展情況。5.整理、歸檔清關過程中產生的各類文件資料，建立清關檔案，以備后續(xù)查詢和審計。（三）生產部門1.根據(jù)銷售訂單要求，按時、按質完成辦公用品的生產任務，確保產品符合合同約定及相關質量標準。2.協(xié)助清關部門提供與產品生產相關的證明文件，如質量檢驗報告、生產工藝說明等，以滿足清關資料要求。（四）倉庫部門1.根據(jù)采購部門的發(fā)貨通知，及時做好辦公用品的備貨工作，確保貨物數(shù)量準確、包裝完好。2.配合清關部門進行貨物的清點、核對等工作，提供貨物實際庫存情況及相關信息，協(xié)助清關申報。3.在貨物放行提貨后，負責安排貨物的存儲、保管及發(fā)貨運輸?shù)群罄m(xù)工作，確保貨物安全、及時送達目的地。（五）銷售部門1.及時與客戶確認辦公用品訂單細節(jié)，確保訂單信息準確無誤，并將訂單信息及時傳遞給相關部門。2.協(xié)助清關部門處理因客戶原因導致的與清關相關的問題，如訂單變更、交貨期調整等，確保清關工作順利進行。四、清關資料管理（一）資料收集1.清關部門負責收集各類清關所需資料，包括但不限于商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、原產地證書、質量檢驗證書、許可證等。2.在收集資料過程中，應明確資料的提供方及提供時間要求，確保資料按時、準確提供。（二）資料審核1.清關部門對收集到的清關資料進行審核，審核內容包括資料的真實性、準確性、完整性及合規(guī)性。2.審核人員應仔細核對資料中的各項信息，如貨物名稱、數(shù)量、價值、原產地、貿易方式等，確保與采購合同、實際貨物情況一致。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與資料提供方溝通協(xié)調，要求其進行修改補充，直至資料符合要求。（三）資料歸檔1.審核通過的清關資料應及時進行歸檔保存。歸檔資料應按照類別、時間順序進行整理，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和管理。2.清關資料檔案應妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，清關資料檔案應保存[X]年，以備海關查驗、審計等需要。3.定期對清關資料檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復和補充。五、清關風險管理（一）風險識別1.政策法規(guī)風險關注國家及地方關于進出口貨物清關的政策法規(guī)變化，如稅率調整、監(jiān)管要求變化、貿易政策調整等，及時評估對公司辦公用品清關業(yè)務的影響。2.申報風險因清關資料準備不充分、申報信息不準確、申報不及時等原因，導致海關查驗、征稅、退單等情況，影響辦公用品的通關速度和公司運營成本。3.貨物風險貨物在運輸過程中可能出現(xiàn)損壞、丟失、變質等情況，影響貨物的實際狀態(tài)與申報信息一致，從而引發(fā)清關風險。4.供應商風險供應商提供的清關資料存在虛假、錯誤等問題，或者供應商未能按時履行合同義務，導致貨物無法按時交付或清關受阻。（二）風險評估1.建立風險評估機制，定期對清關業(yè)務中存在的風險進行評估。評估指標可包括風險發(fā)生的可能性、影響程度、風險可控性等。2.根據(jù)風險評估結果，對風險進行分類分級，如高風險、中風險、低風險。對于高風險事項，應制定專項應對措施，重點關注和監(jiān)控。（三）風險應對1.政策法規(guī)風險應對加強對政策法規(guī)的研究和學習，及時了解政策法規(guī)變化動態(tài)。安排專人關注海關官方網站、新聞媒體等渠道發(fā)布的政策法規(guī)信息，定期組織內部培訓和交流，確保公司員工熟悉相關政策法規(guī)要求。根據(jù)政策法規(guī)變化，及時調整公司的清關策略和操作流程，確保清關業(yè)務合法合規(guī)。如遇重大政策法規(guī)調整，應提前與海關、行業(yè)專家等進行溝通咨詢，制定應對預案。2.申報風險應對加強清關資料管理，嚴格審核清關資料，確保資料準確、完整、真實。建立清關資料審核標準和流程，明確審核責任人和審核要點，對審核過程進行記錄和存檔。加強與海關的溝通協(xié)調，及時了解海關的審核要求和關注點。對于海關提出的疑問和問題，應積極配合解答，提供詳細準確的說明和證明材料，爭取海關的理解和支持。提高申報人員的業(yè)務水平和責任心，加強申報培訓和考核，確保申報信息準確無誤、申報及時。建立申報差錯統(tǒng)計和分析機制，對頻繁出現(xiàn)的申報問題進行重點整改。3.貨物風險應對加強貨物運輸過程中的監(jiān)控和管理，選擇信譽良好、服務質量高的物流公司進行合作。要求物流公司提供貨物運輸保險，確保貨物在運輸過程中的安全。在貨物交付前，對貨物進行全面檢查，確保貨物的數(shù)量、質量、包裝等符合合同約定和清關要求。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，及時與供應商溝通解決，避免因貨物問題導致清關受阻。建立貨物損壞、丟失等情況的應急預案，一旦發(fā)生問題，能夠及時采取措施進行處理，如更換貨物、補辦相關證明文件等，確保清關工作不受影響。4.供應商風險應對在選擇供應商時，充分考察供應商的信譽、資質、生產能力等情況，建立供應商評估體系，對供應商進行定期評估和考