合同檔案管理制度第一章總則1.1為統(tǒng)一公司合同檔案的收集、整理、保管、利用與銷毀標(biāo)準(zhǔn)，防范法律與商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》及公司《檔案管理辦法》，特制定本制度。1.2本制度所稱“合同檔案”系指公司對外簽署、履行、變更、解除或終止過程中形成的、具有保存價(jià)值的全部紙質(zhì)及電子文件，包括但不限于合同正本、附件、補(bǔ)充協(xié)議、會議紀(jì)要、審批單、授權(quán)書、履行憑證、驗(yàn)收報(bào)告、往來函電、糾紛處理記錄等。1.3本制度適用于公司總部、各分支機(jī)構(gòu)、控股子公司及以公司名義對外簽署合同的項(xiàng)目部；參股公司可參照執(zhí)行。1.4合同檔案管理實(shí)行“誰承辦、誰立卷”“誰審批、誰審核”“誰保管、誰負(fù)責(zé)”的三級責(zé)任制，確保每一份合同檔案來源可溯、去向可查、責(zé)任可究。第二章組織與職責(zé)2.1法務(wù)與合規(guī)部為合同檔案的業(yè)務(wù)主管部門，履行以下職責(zé)：2.1.1制定并動態(tài)修訂合同檔案分類表、保管期限表、元數(shù)據(jù)方案及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；2.1.2組織合同檔案年度檢查與專項(xiàng)審計(jì)，對違規(guī)行為提出整改及問責(zé)建議；2.1.3統(tǒng)籌合同檔案信息化平臺建設(shè)，確保電子文件真實(shí)性、完整性、可用性與安全性“四性”檢測達(dá)標(biāo)；2.1.4負(fù)責(zé)超期保管檔案的鑒定與銷毀審批。2.2檔案中心為合同檔案的實(shí)體保管部門，履行以下職責(zé)：2.2.1提供符合十防（防火、防盜、防水、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防污染）標(biāo)準(zhǔn)的庫房與裝具；2.2.2對接收的合同檔案進(jìn)行清點(diǎn)、消毒、編目、排架、統(tǒng)計(jì)與日常巡查；2.2.3建立檔案出入庫臺賬，執(zhí)行雙人雙鎖、雙人進(jìn)出制度；2.2.4定期組織檔案修復(fù)、數(shù)字化轉(zhuǎn)換及異地備份。2.3合同承辦部門（以下簡稱“承辦部門”）指發(fā)起合同談判、起草、履行的前端業(yè)務(wù)部門，履行以下職責(zé)：2.3.1在合同立項(xiàng)階段即指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)預(yù)立卷工作；2.3.2確保合同簽署后三個(gè)工作日內(nèi)完成紙質(zhì)原件與電子文件同步歸檔；2.3.3對履行過程中產(chǎn)生的過程文件進(jìn)行實(shí)時(shí)收集，禁止個(gè)人保管、分散留存；2.3.4配合法務(wù)與合規(guī)部完成年度歸檔率考核，指標(biāo)不低于98%。2.4財(cái)務(wù)部、采購部、工程部、信息技術(shù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)提供合同履行對應(yīng)的付款、收貨、驗(yàn)收、系統(tǒng)權(quán)限等佐證材料，并對本業(yè)務(wù)鏈條產(chǎn)生文件的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。第三章歸檔范圍與保管期限3.1必須歸檔的文件3.1.1合同訂立階段：立項(xiàng)申請表、可行性研究報(bào)告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、談判記錄、價(jià)格對比表、廉潔承諾書、授權(quán)委托書、印章使用審批單、合同正本及全部附件。3.1.2合同履行階段：變更、補(bǔ)充、解除協(xié)議，交貨單、收貨單、驗(yàn)收單、質(zhì)檢報(bào)告、結(jié)算單、發(fā)票復(fù)印件、資金支付審批單、保函、保險(xiǎn)單、運(yùn)輸記錄、現(xiàn)場簽證、會議紀(jì)要、進(jìn)度報(bào)告、照片及音視頻資料。3.1.3合同終結(jié)階段：尾款支付憑證、質(zhì)保金退還記錄、履約評價(jià)表、售后服務(wù)記錄、糾紛處理記錄、訴訟仲裁文書、執(zhí)行完畢證明、合同關(guān)閉確認(rèn)書。3.2選擇性歸檔文件3.2.1內(nèi)部郵件、即時(shí)通訊截圖如含有實(shí)質(zhì)性權(quán)利義務(wù)變更內(nèi)容，應(yīng)打印并加蓋騎縫章后歸檔；純流程性通知可不予歸檔。3.2.2重復(fù)性、模板性文件僅歸檔首次蓋章版本，后續(xù)相同版本在備注中說明即可。3.3保管期限劃分3.3.1永久：土地使用權(quán)出讓合同、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、公司并購合同、融資合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議、涉外合同、具有研究或歷史價(jià)值的合同。3.3.2長期（30年）：工程建設(shè)合同、重大采購合同、租賃合同、技術(shù)許可合同、能源管理合同。3.3.3短期（10年）：一般物資采購、市場推廣、咨詢服務(wù)、差旅服務(wù)、零星維修合同。3.3.4臨時(shí)（3年）：金額低于人民幣5萬元且即時(shí)結(jié)清的日常消耗品采購合同，保管期滿后可直接銷毀，但須留存銷毀清單。第四章立卷與整理規(guī)則4.1立卷原則4.1.1一份合同編號對應(yīng)一卷，不得分散；合同變更、補(bǔ)充文件隨原卷合并立卷，不得另設(shè)新卷。4.1.2涉外合同如存在中英文版本，以中文版本為正本，英文版本作為附件；若合同約定以英文為準(zhǔn)，則英文為正本，中文為附件。4.2文件排列順序4.2.1卷內(nèi)目錄→合同正本→補(bǔ)充協(xié)議→附件清單→授權(quán)文件→評審意見→履行憑證→糾紛處理→關(guān)閉確認(rèn)→備考表。4.2.2履行憑證按時(shí)間倒序排列，最新單據(jù)置于最前，方便快速查閱最新狀態(tài)。4.3頁碼編制4.3.1使用黑色自動號碼機(jī)，正面右下角、背面左下角打號，空頁不編號，但需在備考表注明“第×頁為空頁”。4.3.2出現(xiàn)錯號、重號、跳號時(shí)，整卷重新打號，禁止手工涂改。4.4裝訂要求4.4.1采用不銹鋼訂書釘左側(cè)三點(diǎn)一線裝訂，釘腳長度不超過8mm，避免影響掃描。4.4.2厚度超過3cm的分冊裝訂，并在封面注明“共×冊第×冊”。4.5封面與脊背4.5.1封面要素：合同編號、合同名稱、對方單位、合同金額、承辦部門、承辦人、起止日期、保管期限、密級。4.5.2脊背要素：合同編號+年度，采用三號黑體，居中打印，便于立式排架快速定位。第五章編號與命名規(guī)范5.1合同編號結(jié)構(gòu)：公司代碼—部門代碼—年份—流水號—版本號，示例：ZK-CG-2024-0089-V1。5.2電子文件命名：合同編號_文件類型_日期_版本，示例：ZK-CG-2024-0089-V1_Contract_20240315_V1.pdf。5.3掃描件分辨率不低于300dpi，彩色模式，PDF/A-2b格式，啟用全文檢索圖層，文件大小控制在10M以內(nèi)，超過時(shí)分卷命名并建立文件夾。5.4元數(shù)據(jù)要求：必填字段包括合同編號、合同名稱、對方名稱、幣種、金額、簽署日期、生效日期、終止日期、承辦人、審批人、密級、關(guān)鍵詞；選填字段包括項(xiàng)目編號、預(yù)算編號、采購方式、稅率、質(zhì)保期。第六章紙質(zhì)檔案移交與接收6.1移交時(shí)點(diǎn)6.1.1合同蓋章生效后三個(gè)工作日內(nèi)，承辦部門兼職檔案員將預(yù)立卷移交檔案中心；6.1.2履行階段產(chǎn)生的補(bǔ)充文件，應(yīng)在文件生成后五個(gè)工作日內(nèi)完成增量移交；6.1.3合同關(guān)閉后十五個(gè)工作日內(nèi)完成最終移交并關(guān)閉借閱權(quán)限。6.2移交手續(xù)6.2.1填寫《合同檔案移交清單》一式兩份，列明序號、文件題名、頁數(shù)、日期、備注；6.2.2檔案中心逐件清點(diǎn)，抽檢比例不低于30%，抽檢合格率在98%以上方可簽收；6.2.3移交清單經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份，保存期限不低于5年。6.3拒收情形6.3.1合同正本未加蓋騎縫章或印章模糊無法辨識；6.3.2關(guān)鍵頁缺失、破損、污漬面積達(dá)2cm2以上；6.3.3電子文件與紙質(zhì)內(nèi)容不一致且未附書面說明；6.3.4編號、命名、頁碼、裝訂不符合本制度要求且未限期整改。第七章電子檔案管理7.1系統(tǒng)架構(gòu)7.1.1采用本地私有云+異地容災(zāi)雙活架構(gòu)，主數(shù)據(jù)中心與容災(zāi)中心RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘；7.1.2合同檔案系統(tǒng)與OA、ERP、SRM、財(cái)務(wù)共享平臺打通，通過API接口實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)自動抓取，減少人工錄入。7.2四性檢測7.2.1真實(shí)性：采用CA證書+時(shí)間戳+哈希值三重固化，任何改動即觸發(fā)報(bào)警；7.2.2完整性：通過BagIt封裝校驗(yàn)，缺失文件自動紅色標(biāo)注；7.2.3可用性：每季度隨機(jī)抽取3%電子文件進(jìn)行可讀性測試，無法打開即啟動遷移；7.2.4安全性：啟用國密SM4加密存儲，密鑰托管在硬件加密機(jī)，離職人員權(quán)限當(dāng)日凍結(jié)。7.3版本管理7.3.1合同變更時(shí)，系統(tǒng)保留歷史版本，自動生成版本對比報(bào)告，高亮顯示差異條款；7.3.2任何下載、打印、截屏操作自動生成日志，日志保存期限不低于合同期滿后三年。第八章庫房與設(shè)備管理8.1庫房選址8.1.1遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕、易污染源，地面荷載≥1200kg/㎡，凈高≥2.8m；8.1.2設(shè)置獨(dú)立防火分區(qū)，耐火極限不低于4小時(shí)，安裝潔凈氣體滅火系統(tǒng)，嚴(yán)禁使用水噴淋。8.2溫濕度控制8.2.1溫度14℃—24℃，相對濕度45%—60%，日波動幅度溫度≤±2℃、濕度≤±5%；8.2.2安裝雙向調(diào)節(jié)除濕加濕一體機(jī)，傳感器每10分鐘自動記錄，數(shù)據(jù)保存不少于三年。8.3安防系統(tǒng)8.3.1紅外雙鑒、震動、煙感、水浸四合一報(bào)警裝置，信號同步至24小時(shí)值班室；8.3.2出入口設(shè)置雙人雙鎖門禁，采用指紋+動態(tài)密碼，進(jìn)出記錄保存十年；8.3.3監(jiān)控?cái)z像頭實(shí)現(xiàn)無死角覆蓋，錄像保存不少于六個(gè)月，調(diào)取需經(jīng)法務(wù)與檔案中心雙審批。第九章借閱與利用9.1借閱權(quán)限9.1.1絕密級：僅公司董事、監(jiān)事、高級管理人員及案件代理律師可申請，借閱時(shí)間不超過2小時(shí)，現(xiàn)場閱覽；9.1.2機(jī)密級：部門經(jīng)理及以上人員可申請，借閱時(shí)間不超過5個(gè)工作日；9.1.3秘密級：項(xiàng)目組成員可申請，借閱時(shí)間不超過10個(gè)工作日；9.1.4內(nèi)部級：全體員工可申請，借閱時(shí)間不超過15個(gè)工作日。9.2審批流程9.2.1線上系統(tǒng)提交《合同檔案借閱申請單》，經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)與合規(guī)部、檔案中心三級審批；9.2.2外單位人員借閱須出具單位介紹信、身份證、保密協(xié)議，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)特批；9.2.3借出前由檔案管理員與借閱人當(dāng)面清點(diǎn)頁數(shù)、檢查裝具，拍照留存。9.3使用要求9.3.1禁止涂改、圈劃、拆頁、拍照、復(fù)印、掃描，確需復(fù)制須另行提出復(fù)制申請；9.3.2絕密級文件復(fù)制須經(jīng)董事會批準(zhǔn)，復(fù)制件加蓋“復(fù)制件”藍(lán)色水印，視同原件管理；9.3.3借閱到期前一日系統(tǒng)發(fā)送短信提醒，逾期每天按0.5‰收取滯納金，從部門預(yù)算中扣除。第十章鑒定與銷毀10.1鑒定組織10.1.1成立由法務(wù)、檔案、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢組成的鑒定小組，組長由法務(wù)與合規(guī)部分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任；10.1.2鑒定周期：短期保管檔案每三年一次，長期檔案每五年一次，永久檔案每十年一次；10.1.3鑒定結(jié)論需經(jīng)三分之二以上成員同意方可生效。10.2銷毀程序10.2.1編制《合同檔案銷毀清冊》，列明編號、名稱、份數(shù)、頁數(shù)、保管期限、到期日期；10.2.2銷毀清冊在公司內(nèi)網(wǎng)公示五個(gè)工作日，無異議后報(bào)董事長審批；10.2.3紙質(zhì)檔案采用符合保密局標(biāo)準(zhǔn)的碎紙機(jī)，顆粒度≤2×2mm，現(xiàn)場兩人監(jiān)督，全程錄像；10.2.4電子檔案采用國密SM3算法進(jìn)行覆寫，覆寫次數(shù)≥7次，生成銷毀報(bào)告并上傳區(qū)塊鏈存證。第十一章信息化與統(tǒng)計(jì)11.1統(tǒng)計(jì)指標(biāo)11.1.1歸檔率=（實(shí)際歸檔份數(shù)/應(yīng)歸檔份數(shù)）×100%，目標(biāo)值≥98%；11.1.2完整率=（符合整理規(guī)范卷數(shù)/總卷數(shù)）×100%，目標(biāo)值≥99%；11.1.3借閱及時(shí)歸還率=（按期歸還件數(shù)/總借閱件數(shù)）×100%，目標(biāo)值≥95%；11.1.4數(shù)字化率=（已掃描頁數(shù)/總頁數(shù)）×100%，目標(biāo)值100%。11.2報(bào)表生成11.2.1月度報(bào)表：次月第五個(gè)工作日自動生成，推送至部門負(fù)責(zé)人郵箱；11.2.2季度分析：對歸檔延遲、借閱逾期、高頻查閱關(guān)鍵詞進(jìn)行可視化分析，形成改進(jìn)建議；11.2.3年度公報(bào)：納入公司年度合規(guī)報(bào)告，對外披露不涉及商業(yè)秘密的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。第十二章培訓(xùn)與考核12.1培訓(xùn)體系12.1.1新員工入職一周內(nèi)完成《合同檔案管理》e-learning課程，時(shí)長不少于45分鐘，考試90分合格；12.1.2兼職檔案員每年參加不少于8學(xué)時(shí)的線下實(shí)操培訓(xùn)，涵蓋立卷、掃描、四性檢測、系統(tǒng)操作；12.1.3法務(wù)與合規(guī)部每季度發(fā)布典型案例通報(bào)，提升全員風(fēng)險(xiǎn)意識。12.2考核方式12.2.1部門年度KPI設(shè)置“合同歸檔率”權(quán)重不低于10%，未達(dá)標(biāo)扣減績效獎金；12.2.2個(gè)人違規(guī)行為計(jì)入年度誠信檔案，與晉升、評優(yōu)、股權(quán)激勵掛鉤；12.2.3連續(xù)兩年考核不合格的兼職檔案員取消任職資格，并在公司范圍內(nèi)通報(bào)。第十三章外包與分支機(jī)構(gòu)管理13.1外包限制13.1.1絕密級、機(jī)密級合同檔案禁止外包整理、掃描、銷毀；13.1.2秘密級以下可外包，須簽署《保密協(xié)議》《服務(wù)質(zhì)量協(xié)議》，并繳納不低于合同金額10%的保密保證金；13.1.3外包人員須通過背景審查，佩戴臨時(shí)門禁卡，工作區(qū)域安裝監(jiān)控，離場時(shí)進(jìn)行USB端口檢查。13.2分支機(jī)構(gòu)13.2.1異地項(xiàng)目部應(yīng)在所在地租用符合十防標(biāo)準(zhǔn)的臨時(shí)庫房，接受總部年度飛行檢查；13.2.2每季度末將永久、長期檔案原件郵寄至總部檔案中心，郵寄采用EMS保價(jià)、密碼箱、封條管理；13.2.3分支機(jī)構(gòu)銷毀檔案須提前30日書面申請，由總部派員現(xiàn)場監(jiān)督。第十四章應(yīng)急與災(zāi)備14.1應(yīng)急預(yù)案14.1.1制定《合同檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》，涵蓋火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、網(wǎng)絡(luò)攻擊、疫情封閉等場景；14.1.2每年組織不少于一次實(shí)戰(zhàn)演練，演練時(shí)間不少于2小時(shí)，覆蓋報(bào)警、疏散、搶救、報(bào)告、恢復(fù)全流程；14.1.3建立應(yīng)急物資庫，配備防火毯、呼吸器、防水袋、應(yīng)急燈、備用電源、硬盤拷貝工具。14.2數(shù)據(jù)災(zāi)備14.2.1采用“3-2-1”策略：至少3份副本，2種介質(zhì)，1份異地，每季度進(jìn)行災(zāi)備切換演練；14.2.2主數(shù)據(jù)中心發(fā)生故障時(shí)，30分鐘內(nèi)切換至容災(zāi)中心，丟失數(shù)據(jù)不超過15分鐘；14.2.3災(zāi)備恢復(fù)后24小時(shí)內(nèi)完成數(shù)據(jù)一致性校驗(yàn)，出具報(bào)告并提交審計(jì)部備案。第十五章責(zé)任追究與獎懲15.1違規(guī)行為15.