貿(mào)易公司規(guī)章制度與員工管理條例第一章總則1.1為建立公平、透明、高效的內(nèi)部治理體系，保障公司、客戶、供應商與員工四方權益，特制定本條例。1.2本條例所稱“公司”指依法注冊、主營進出口貿(mào)易、供應鏈服務及相關增值業(yè)務的獨立法人；“員工”指與公司簽訂正式勞動合同、勞務協(xié)議或實習協(xié)議的全部人員。1.3公司文化核心：合規(guī)先行、數(shù)據(jù)說話、結果導向、共享成長。任何制度不得與上述核心沖突。1.4本條例經(jīng)職工代表大會表決通過、董事會批準后生效，與勞動合同具同等法律效力；若與國家新頒布法律法規(guī)沖突，以法律法規(guī)為準，并及時修訂。第二章組織架構與崗位設置2.1公司設股東會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)營層四級治理結構；經(jīng)營層下設貿(mào)易事業(yè)部、供應鏈事業(yè)部、財務資金中心、風控合規(guī)中心、人力資源中心、數(shù)字信息中心六大一級部門。2.2崗位序列分管理（M）、專業(yè)（P）、項目（Proj）、操作（O）四大序列，每序列設七至九個職級，職級與薪酬、福利、股權、培訓資源直接掛鉤。2.3任何部門新增、合并、撤銷須提前30日由人力資源中心發(fā)布“組織變更通知書”，同步更新崗位說明書與KPI庫，確保“責、權、利”對等。2.4公司實行“雙通道”晉升：管理通道面向團隊規(guī)?！?人的部門負責人；專業(yè)通道面向無下屬但影響力跨部門的高級專家。員工可每年4月或10月?lián)褚煌ǖ郎暾?，不得重復。第三章招聘與入職3.1用人需求須提前一個季度在“人力預算系統(tǒng)”鎖定headcount，超編需求需CEO與董事會雙重特批。3.2招聘流程：需求申請→HRBP評估→用人部門筆試→結構化面試→背景調(diào)查→薪酬委員會定薪→Offer審批→體檢→入職。3.3背景調(diào)查須覆蓋最近兩段工作經(jīng)歷、一段教育經(jīng)歷、金融征信與訴訟記錄；關鍵崗位增加“商業(yè)利益沖突”排查，若隱瞞持股、兼職、競業(yè)情形，公司可無償解除勞動合同并保留追償權。3.4入職當日須完成電子勞動合同、保密協(xié)議、知識產(chǎn)權歸屬協(xié)議、反商業(yè)賄賂承諾、OA與ERP賬號開通、工位與門禁權限配置六大節(jié)點，缺少任一節(jié)點視為未正式入職，不得進入業(yè)務系統(tǒng)。3.5新員工設“90天融合期”，期間考核權重：文化融入30%、專業(yè)技能40%、業(yè)績貢獻30%。未達標者公司可延長試用期30天或終止合同。第四章考勤與休假4.1標準工時：周一至周五9:00–18:00，午休12:30–13:30；供應鏈事業(yè)部因時差需求實行“核心時段”制，確保每日10:00–16:00在線即可，其余時間自主安排。4.2遲到、早退、忘打卡：每月前兩次免罰，第三次起扣當月績效2%/次；忘打卡需在24小時內(nèi)提交佐證，逾期視為曠工。4.3加班須提前在“工時系統(tǒng)”申請，經(jīng)兩級審批后生效；工作日加班按1.5倍結算，節(jié)假日按3倍結算，調(diào)休須在加班后60日內(nèi)使用完畢，逾期清零。4.4休假類別與天數(shù)：A.法定年假：工齡1–10年5天，10–20年10天，20年以上15天；B.公司福利假：轉正即享3天，每滿一年加1天，上限10天；C.全薪病假：全年6天，超出部分按地區(qū)最低工資80%發(fā)放；D.親子假：子女0–3歲，父母各享10天/年；E.公益假：參加政府備案志愿活動，每年2天。4.5請假流程：OA提交→直屬上級→部門負責人→HRBP備案；≥3天假期須提前1周提交并安排職務代理人，確保客戶郵件24小時內(nèi)響應。第五章薪酬、獎金與股權5.1薪酬結構：固定工資60%＋績效獎金30%＋年終獎10%；績效獎金按季度發(fā)放，年終獎根據(jù)公司EBITDA達成率及個人年度績效系數(shù)浮動0–3倍。5.2薪酬保密：員工不得打探、透露、討論本人或他人薪酬，違者第一次警告并降薪10%，第二次無償解除勞動合同。5.3項目獎金：獨立核算的訂單或項目，毛利≥8%部分可提取10%作為項目獎金池，由項目負責人按貢獻度分配，報財務中心備案后發(fā)放。5.4股權激勵：公司設“虛擬股權池”占總股本15%，分四年歸屬，每年歸屬25%，離職后未歸屬部分自動作廢；若公司IPO或被并購，虛擬股權可按最新估值一次性兌現(xiàn)。5.5福利補貼：通訊200元/月、交通600元/月、餐補30元/出勤日、高溫補貼按國家標準、外派津貼按地區(qū)系數(shù)1.2–2.5、子女教育補貼實報實銷上限2萬元/年。第六章績效考核6.1考核周期：季度小考、年度大考；考核工具采用OKR＋KPI雙軌制，O設定挑戰(zhàn)性，KR量化可衡量，KPI與預算直接掛鉤。6.2績效等級：S（卓越）10%、A（優(yōu)秀）20%、B（良好）50%、C（待改進）15%、D（不合格）5%，強制分布，部門人數(shù)＜8人時與同類部門合并計算。6.3結果應用：A.績效獎金系數(shù)：S=1.5、A=1.2、B=1、C=0.6、D=0；B.職級晉升：近兩年至少1次S或2次A；C.培訓資源：S/A級員工優(yōu)先獲得外部峰會、商學院名額；D.末位管理：連續(xù)兩次D或累計三次C啟動PIP（績效改進計劃），90天內(nèi)仍不達標公司可降薪、調(diào)崗或解除勞動合同。6.4員工對結果有異議，可在績效發(fā)布5個工作日內(nèi)向“績效申訴委員會”提交書面申訴，委員會由HRD、財務總監(jiān)、員工代表三人組成，7日內(nèi)給出終局裁決。第七章培訓與發(fā)展7.1年度培訓預算不低于工資總額3%，其中40%用于專業(yè)技能，30%用于領導力，20%用于合規(guī)與ESG，10%用于員工自選課程。7.2培訓形式：內(nèi)部講師、外部公開課、在線學習平臺、海外輪崗、影子計劃；所有培訓須在“學習云”建檔，完成后自動同步至人力資源系統(tǒng)，作為晉升、加薪依據(jù)。7.3公司實行“導師制＋學分制”雙軌：新員工入職1周內(nèi)分配導師，6個月內(nèi)須修滿30學分；導師享每月500元津貼，學員結業(yè)后導師可獲0.5倍月薪一次性獎勵。7.4外部培訓費用≥1萬元須簽訂《培訓協(xié)議》，約定服務期，未滿年限按剩余月份比例賠償；員工取得CFA、CPA、法律職業(yè)資格、報關員等證書，公司一次性獎勵5000–20000元并報銷考試費。7.5關鍵崗位繼任計劃：每個M5/P7以上崗位須配備2名繼任者，繼任者每半年接受一次“情景模擬＋商業(yè)案例”評估，評估不合格即更換人選，確保組織韌性。第八章員工行為規(guī)范8.1職業(yè)形象：周一至周四商務正裝，周五商務休閑；客戶拜訪須佩戴工牌、使用公司統(tǒng)一名片模板、禁止私人手機號聯(lián)系客戶。8.2禮品與招待：對外贈送禮品單次限額500元、年度限額2000元；宴請標準人均300元，超出部分須個人承擔并書面說明；禁止現(xiàn)金、購物卡、貴金屬、旅游等變相賄賂。8.3信息安全：所有電子文檔按“公開、內(nèi)部、機密、絕密”四級分類，機密級以上文件須加密存儲、水印打印、限時銷毀；外發(fā)郵件須通過“DLP數(shù)據(jù)防泄漏系統(tǒng)”掃描，違規(guī)即凍結賬號并立案調(diào)查。8.4社交媒體：未經(jīng)品牌部授權，員工不得以公司名義開設公眾號、抖音、LinkedIn賬號；個人賬號發(fā)布涉公司內(nèi)容須加注“觀點僅代表個人”；泄露未公開財報、訂單、并購信息者，公司可追究民事及刑事責任。8.5反歧視與反騷擾：公司禁止基于種族、性別、宗教、殘障、地域的任何歧視與性騷擾；員工遇到此類情況可向“合規(guī)熱線”匿名舉報，24小時內(nèi)由風控合規(guī)中心啟動調(diào)查，7日內(nèi)給予處理結果，確保舉報人不受打擊報復。第九章保密與知識產(chǎn)權9.1保密信息包括但不限于：供應商報價、客戶名單、采購成本、物流費率、軟件源碼、算法模型、薪酬數(shù)據(jù)、并購計劃。9.2員工在職期間及離職后三年內(nèi)均負有保密義務；公司按員工上一年度工資總額30%作為保密補償，隨年終獎發(fā)放；若員工違約，違約金計算方式為：給公司造成損失金額×3，最低不少于50萬元。9.3所有職務成果（含專利、商標、著作權、商業(yè)秘密）歸公司所有；員工享有署名權，但收益權、處置權歸公司；公司按專利授權收入10%獎勵發(fā)明團隊，商標與著作權一次性獎勵5000–50000元。9.4離職交接：員工須填寫《知識資產(chǎn)交接表》，列明所有電子及紙質文件、賬號密碼、客戶往來記錄；交接完成前公司可暫扣未結費用；若發(fā)現(xiàn)刪除、損毀、隱匿數(shù)據(jù)，公司有權拒絕開具離職證明并保留追訴權。第十章獎懲與紀律10.1獎勵類別：A.總經(jīng)理特別獎：一次性5–20萬元；B.最佳創(chuàng)新獎：項目毛利≥100萬元且流程優(yōu)化≥30%，獎勵3萬元；C.客戶之星：季度客戶滿意度≥98%，獎勵1萬元；D.安全運營獎：全年零事故、零索賠，團隊獎勵5萬元。10.2懲罰類別：A.口頭警告；B.書面警告；C.記過（影響晉升與獎金）；D.降職降薪；E.無償解除勞動合同；F.移送司法機關。10.3典型違紀行為及對應懲罰：A.虛假報銷：金額＜1000元記過，≥1000元無償解除勞動合同并追回款項；B.飛單：私自將訂單轉移至關聯(lián)公司，一經(jīng)查實無償解除勞動合同并索賠200%毛利損失；C.泄露工資：第一次書面警告并降薪10%，第二次無償解除勞動合同；D.打架斗毆：無論對錯，雙方均記過，情節(jié)嚴重者無償解除勞動合同；E.曠工：連續(xù)2天或月度累計3天，無償解除勞動合同。10.4獎懲流程：部門負責人收集證據(jù)→HRBP與風控合規(guī)中心聯(lián)合調(diào)查→員工書面申辯→獎懲委員會裁決→結果公示3日→財務執(zhí)行。第十一章離職與退休11.1辭職：正式員工須提前30日、試用期員工提前3日提交書面申請；項目關鍵崗位（如大客戶經(jīng)理、報關主管）須提前60日；未經(jīng)批準擅自離崗按曠工處理。11.2辭退：公司須提前30日書面通知或支付代通知金；經(jīng)濟補償按《勞動合同法》執(zhí)行；若因員工違紀被無償解除，公司不支付補償。11.3協(xié)商解除：雙方就補償、保密、競業(yè)達成一致后簽署《協(xié)商解除協(xié)議》，補償可高于法定標準，但不得低于法定標準。11.4退休：男性60歲、女性干部55歲、女性工人50歲；高級專家可申請延遲退休，每次1年，最多延遲5年；退休后公司可返聘，簽訂勞務協(xié)議，不再繳納社保。11.5離職面談：HRBP與員工進行30–60分鐘結構化面談，收集對管理、流程、文化建議，輸出《離職分析報告》，每月匯總至董事會。第十二章競業(yè)限制與關聯(lián)交易12.1競業(yè)限制適用于M4/P6以上、掌握核心客戶名單或核心技術的員工；限制期最長24個月，公司按員工離職前12個月平均工資30%按月支付補償；違約罰金為補償金總額的3倍。12.2競業(yè)范圍：與公司主營業(yè)務相同或相似的進出口產(chǎn)品、同類供應鏈服務、同一海外目標市場；員工在限制期內(nèi)不得直接或以配偶、直系親屬名義投資、任職、提供咨詢。12.3關聯(lián)交易：員工及直系親屬與公司發(fā)生交易須提前書面申報，經(jīng)風控合規(guī)中心與CEO雙重審批；交易須按市場公允價進行，且每年度匯總向董事會報告；隱瞞不報者視為嚴重違紀。第十三章健康、安全與環(huán)境13.1公司設EHS委員會，由分管副總裁任主任，每季度召開一次例會；各部門設兼職安全員，納入績效考核。13.2辦公區(qū)域：嚴禁私拉電線、使用大功率電器；消防通道保持暢通；每半年組織一次消防演練，員工參與率≥90%。13.3倉庫與物流：嚴格執(zhí)行“人車分流”、叉車持證上崗、危化品雙人雙鎖管理；重大危險源須安裝24小時溫濕度與煙感監(jiān)控，數(shù)據(jù)直連EHS平臺。13.4心理健康：公司簽約第三方EAP機構，提供7×24小時心理咨詢熱線；年度組織一次全員匿名心理測評，高風險人員由HRBP一對一跟進。13.5綠色貿(mào)易：優(yōu)先采購符合FSC、PEFC、ISO14001認證的包裝物料；海外供應商須簽署《環(huán)保與社會責任承諾》，違反者列入黑名單三年。第十四章內(nèi)部投訴與舉報14.1投訴渠道：A.直屬上級；B.HRBP；C.合規(guī)熱線（電話、郵箱、匿名APP）；D.董事會審計信箱。14.2處理時限：一般案件15個工作日，重大案件30個工作日；需延長時須向舉報人說明理由。14.3保護機制：舉報人可選擇匿名，公司采取代碼管理；任何打擊報復行為一經(jīng)查實，直接責任人無償解除勞動合同，管理者連帶降職。14.4獎勵機制：實名舉報且經(jīng)查屬實，按挽回損失或罰款金額1–5%獎勵，最低不少于1000元，最高不超過50萬元。第十五章數(shù)據(jù)治理與系統(tǒng)使用15.1公司數(shù)據(jù)分主數(shù)據(jù)（客戶、供應商、商品）、交易數(shù)據(jù)（訂單、運單、提單）、財務數(shù)據(jù)（成本、毛利、現(xiàn)金流）、行為數(shù)據(jù)（登錄、審批、考勤）四大類，實行“誰產(chǎn)生、誰負責、誰審批”原則。15.2系統(tǒng)賬號實行“最小權限＋定期回收”機制，員工轉崗或請假超過15日須臨時凍