服裝公司檔案管理質(zhì)量辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）、《檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》、ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、ISO27001信息安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)及《聯(lián)合國(guó)教科文組織關(guān)于保護(hù)世界文化和自然遺產(chǎn)公約》等相關(guān)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國(guó)際公約制定。針對(duì)服裝公司檔案管理中存在的分類(lèi)混亂、保管不善、利用效率低、風(fēng)險(xiǎn)隱患突出等問(wèn)題，旨在通過(guò)規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效利用、風(fēng)險(xiǎn)防控能力提升及運(yùn)營(yíng)效率優(yōu)化。

1.1.2核心目標(biāo)

（1）規(guī)范檔案全生命周期管理，確保檔案完整性、真實(shí)性、可用性及安全性；

（2）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，防范因檔案管理不善導(dǎo)致的法律訴訟、知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)及商業(yè)秘密泄露風(fēng)險(xiǎn)；

（3）提升檔案利用效率，通過(guò)數(shù)字化手段支持產(chǎn)品研發(fā)、供應(yīng)鏈協(xié)同及合規(guī)決策；

（4）適配國(guó)際化經(jīng)營(yíng)需求，統(tǒng)一跨國(guó)業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，滿(mǎn)足多法域合規(guī)要求。

1.2適用范圍與對(duì)象

1.2.1適用范圍

本制度覆蓋公司所有部門(mén)及關(guān)聯(lián)人員，包括但不限于設(shè)計(jì)部、生產(chǎn)部、采購(gòu)部、市場(chǎng)部、法務(wù)部、人力資源部及境外分支機(jī)構(gòu)。檔案類(lèi)型涵蓋經(jīng)營(yíng)決策、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、供應(yīng)鏈管理、客戶(hù)服務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、人力資源及行政事務(wù)等全領(lǐng)域文件。

1.2.2適用對(duì)象

（1）正式員工需嚴(yán)格遵守本制度，承擔(dān)相應(yīng)檔案管理責(zé)任；

（2）外包單位及合作單位涉及公司檔案管理事項(xiàng)時(shí)，需簽訂保密協(xié)議并遵守本制度相關(guān)要求；

（3）例外場(chǎng)景包括但不限于涉密檔案（需另行制定專(zhuān)項(xiàng)管理辦法）及臨時(shí)性項(xiàng)目檔案（需在項(xiàng)目結(jié)束后按制度要求歸檔）。

1.2.3例外適用場(chǎng)景及審批權(quán)限

（1）因業(yè)務(wù)緊急需臨時(shí)留存檔案的，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，最長(zhǎng)不超過(guò)3個(gè)工作日，事后及時(shí)歸檔；

（2）境外分支機(jī)構(gòu)檔案管理需符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，超出本制度規(guī)定的需經(jīng)法務(wù)部及當(dāng)?shù)睾弦?guī)官雙重審核。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

檔案管理活動(dòng)需符合國(guó)家及地區(qū)相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案合法生成、收集、存儲(chǔ)及處置。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則

檔案管理責(zé)任與崗位職責(zé)掛鉤，每項(xiàng)檔案管理任務(wù)需明確責(zé)任主體，避免責(zé)任真空。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則

重點(diǎn)管控高風(fēng)險(xiǎn)檔案類(lèi)型（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同、合規(guī)記錄），通過(guò)分級(jí)管理降低風(fēng)險(xiǎn)敞口。

1.3.4效率優(yōu)先原則

優(yōu)化流程設(shè)計(jì)，減少不必要的審批環(huán)節(jié)，通過(guò)數(shù)字化工具提升檔案利用效率。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則

定期評(píng)估檔案管理效果，結(jié)合業(yè)務(wù)變化及技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度。

1.3.6國(guó)際化適配原則

跨國(guó)業(yè)務(wù)檔案管理需符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)及行業(yè)慣例，確?？缇承畔鬟f合規(guī)。

1.4制度地位與銜接

1.4.1制度層級(jí)

本制度為公司基礎(chǔ)性專(zhuān)項(xiàng)管理制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《公司合同管理辦法》《公司信息安全管理制度》等制度構(gòu)成管理閉環(huán)，沖突時(shí)以本制度為準(zhǔn)。

1.4.2制度銜接

（1）財(cái)務(wù)部需確保財(cái)務(wù)檔案與業(yè)務(wù)檔案的銜接，如成本核算檔案需與生產(chǎn)記錄檔案建立關(guān)聯(lián)；

（2）法務(wù)部需確保法律事務(wù)檔案與知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的閉環(huán)管理，如專(zhuān)利申請(qǐng)檔案需與研發(fā)檔案同步歸檔。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司檔案管理實(shí)行董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理負(fù)責(zé)、內(nèi)控部監(jiān)督、各部門(mén)執(zhí)行的管理體系。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大檔案管理事項(xiàng)決策，總經(jīng)理辦公會(huì)審議年度檔案管理工作報(bào)告，內(nèi)控部負(fù)責(zé)檔案管理內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)，各部門(mén)按職責(zé)承擔(dān)檔案管理責(zé)任。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)

負(fù)責(zé)檔案管理制度頂層設(shè)計(jì)及重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案審批。

2.2.2董事會(huì)

審議年度檔案管理工作報(bào)告，批準(zhǔn)重大檔案管理投入。

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)

（1）審批年度檔案管理計(jì)劃；

（2）決策重大檔案處置方案；

（3）協(xié)調(diào)跨部門(mén)檔案管理爭(zhēng)議。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1內(nèi)控部

（1）檔案管理內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)及監(jiān)督；

（2）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及優(yōu)化建議；

（3）重大檔案事件處置協(xié)調(diào)。

2.3.2各業(yè)務(wù)部門(mén)

（1）設(shè)計(jì)部：確保產(chǎn)品研發(fā)檔案完整歸檔，高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)包括專(zhuān)利設(shè)計(jì)文檔（高風(fēng)險(xiǎn)）；

（2）生產(chǎn)部：確保生產(chǎn)記錄檔案真實(shí)可追溯，高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)包括質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告（中風(fēng)險(xiǎn)）；

（3）采購(gòu)部：確保供應(yīng)商檔案合規(guī)完整，高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)包括合同違約記錄（中風(fēng)險(xiǎn)）；

（4）市場(chǎng)部：確保市場(chǎng)調(diào)研檔案保密完整，高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)包括客戶(hù)數(shù)據(jù)（高風(fēng)險(xiǎn)）。

2.3.3檔案管理員（各部門(mén)指定）

（1）負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案日常管理；

（2）執(zhí)行檔案分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)及借閱；

（3）定期向內(nèi)控部匯報(bào)檔案管理情況。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

（1）通過(guò)數(shù)據(jù)分析及現(xiàn)場(chǎng)核查監(jiān)督檔案管理執(zhí)行情況；

（2）嵌入三個(gè)關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：檔案收集完整性校驗(yàn)（中風(fēng)險(xiǎn)）、電子檔案存儲(chǔ)安全核查（高風(fēng)險(xiǎn)）、檔案銷(xiāo)毀合規(guī)性審核（中風(fēng)險(xiǎn)）。

2.4.2審計(jì)部

（1）每年至少開(kāi)展一次專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)；

（2）審計(jì)結(jié)果作為績(jī)效考核及管理層決策依據(jù)。

2.4.3合規(guī)部

（1）確保境外分支機(jī)構(gòu)檔案管理符合當(dāng)?shù)胤桑?/p>

（2）提供檔案管理合規(guī)咨詢(xún)及培訓(xùn)。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

2.5.1跨部門(mén)協(xié)調(diào)

（1）建立檔案管理聯(lián)席會(huì)議，每月至少一次，由內(nèi)控部牽頭；

（2）重大檔案管理事項(xiàng)需經(jīng)聯(lián)席會(huì)議審議。

2.5.2信息共享

（1）通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息跨部門(mén)共享；

（2）境外分支機(jī)構(gòu)檔案信息需經(jīng)合規(guī)部加密傳輸。

2.5.3爭(zhēng)議解決

（1）檔案管理爭(zhēng)議由內(nèi)控部協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)不成的提交總經(jīng)理辦公會(huì)裁決；

（2）涉外爭(zhēng)議需同時(shí)符合中國(guó)及當(dāng)?shù)胤伞?/p>

第三章專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1管理目標(biāo)

（1）檔案完整率≥99%；

（2）檔案合規(guī)率100%；

（3）檔案利用效率提升20%；

（4）重大檔案事件發(fā)生率≤0.1%。

3.1.2核心KPI

（1）檔案收集及時(shí)性：業(yè)務(wù)完成后的5個(gè)工作日內(nèi)完成檔案收集（中風(fēng)險(xiǎn)）；

（2）電子檔案可用性：系統(tǒng)故障率≤0.1%；

（3）檔案借閱審批時(shí)效：常規(guī)≤2個(gè)工作日，緊急≤4小時(shí)（高風(fēng)險(xiǎn)）。

3.2專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

（1）一級(jí)類(lèi)：經(jīng)營(yíng)決策檔案（高風(fēng)險(xiǎn)）；

（2）二級(jí)類(lèi)：產(chǎn)品研發(fā)檔案（高風(fēng)險(xiǎn)）、生產(chǎn)制造檔案（中風(fēng)險(xiǎn)）、供應(yīng)鏈管理檔案（中風(fēng)險(xiǎn)）、客戶(hù)服務(wù)檔案（中風(fēng)險(xiǎn)）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案（高風(fēng)險(xiǎn)）、人力資源檔案（中風(fēng)險(xiǎn)）、行政事務(wù)檔案（低風(fēng)險(xiǎn)）。

3.2.2檔案管理規(guī)范

（1）紙質(zhì)檔案：采用A4規(guī)格，左裝訂，加封面及目錄；

（2）電子檔案：統(tǒng)一存儲(chǔ)于ERP系統(tǒng)，雙備份于異地服務(wù)器（高風(fēng)險(xiǎn)）；

（3）涉外檔案：需附中文及外文版本，外文翻譯由合規(guī)部審核（高風(fēng)險(xiǎn)）。

3.2.3風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及防控措施

（1）專(zhuān)利設(shè)計(jì)文檔：建立雙人復(fù)核機(jī)制（高風(fēng)險(xiǎn)）；

（2）客戶(hù)數(shù)據(jù)：簽訂保密協(xié)議，定期脫敏（高風(fēng)險(xiǎn)）；

（3）合同檔案：采用電子簽章及水印技術(shù)（中風(fēng)險(xiǎn)）。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：覆蓋檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀全流程；

（2）風(fēng)險(xiǎn)矩陣：通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)概率及影響評(píng)估管控等級(jí)；

（3）PDCA循環(huán)：定期復(fù)盤(pán)優(yōu)化檔案管理流程。

3.3.2管理工具

（1）ERP系統(tǒng)：存儲(chǔ)經(jīng)營(yíng)決策、財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈等核心檔案（高風(fēng)險(xiǎn)）；

（2）OA系統(tǒng)：管理人力資源、行政等事務(wù)檔案（中風(fēng)險(xiǎn)）；

（3）CRM系統(tǒng)：存儲(chǔ)客戶(hù)服務(wù)檔案（高風(fēng)險(xiǎn)）。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

4.1.1收集環(huán)節(jié)

（1）業(yè)務(wù)部門(mén)在事項(xiàng)完成后3個(gè)工作日內(nèi)移交檔案；

（2）檔案管理員進(jìn)行完整性校驗(yàn)，不合格的退回補(bǔ)充。

4.1.2整理環(huán)節(jié)

（1）紙質(zhì)檔案按分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、編目；

（2）電子檔案通過(guò)OCR技術(shù)自動(dòng)識(shí)別，人工校驗(yàn)錯(cuò)誤率≤1%（中風(fēng)險(xiǎn)）。

4.1.3存儲(chǔ)環(huán)節(jié)

（1）紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)于恒溫恒濕檔案室，雙份異地保管；

（2）電子檔案存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，定期備份（高風(fēng)險(xiǎn)）。

4.1.4利用環(huán)節(jié)

（1）內(nèi)部借閱需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；

（2）外部借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，涉密檔案禁止外借（高風(fēng)險(xiǎn)）。

4.1.5銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)

（1）定期編制銷(xiāo)毀清單，經(jīng)內(nèi)控部及法務(wù)部雙重審核；

（2）紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀，電子檔案通過(guò)專(zhuān)業(yè)軟件銷(xiāo)毀（高風(fēng)險(xiǎn)）。

4.2子流程說(shuō)明

4.2.1電子檔案管理子流程

（1）系統(tǒng)操作需雙重認(rèn)證（高風(fēng)險(xiǎn)）；

（2）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，成功率≥99.9%（高風(fēng)險(xiǎn)）。

4.2.2涉外檔案管理子流程

（1）外文翻譯需經(jīng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)認(rèn)證；

（2）跨境傳輸需符合GDPR等國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（高風(fēng)險(xiǎn)）。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

4.3.1檔案收集控制

（1）通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)抓取關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如ERP訂單數(shù)據(jù)）；

（2）紙質(zhì)檔案需雙人核對(duì)，差錯(cuò)率≤0.5%（中風(fēng)險(xiǎn)）。

4.3.2檔案存儲(chǔ)控制

（1）紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境溫度濕度控制范圍：溫度18-24℃，濕度45-60%；

（2）電子檔案存儲(chǔ)需采用RAID5冗余技術(shù)（高風(fēng)險(xiǎn)）。

4.3.3檔案利用控制

（1）借閱記錄需系統(tǒng)自動(dòng)生成；

（2）涉密檔案借閱需全程視頻監(jiān)控（高風(fēng)險(xiǎn)）。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

4.4.1優(yōu)化發(fā)起條件

（1）業(yè)務(wù)部門(mén)提出需求；

（2）內(nèi)控部評(píng)估必要性。

4.4.2優(yōu)化評(píng)估流程

（1）跨部門(mén)論證；

（2）試點(diǎn)運(yùn)行。

4.4.3優(yōu)化審批權(quán)限

（1）常規(guī)優(yōu)化由內(nèi)控部提交總經(jīng)理辦公會(huì)；

（2）重大優(yōu)化需董事會(huì)審議。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

5.1.1檔案收集權(quán)限

（1）業(yè)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)檔案原始收集；

（2）檔案管理員：審核收集完整性。

5.1.2檔案存儲(chǔ)權(quán)限

（1）內(nèi)控部：審批存儲(chǔ)方案；

（2）檔案管理員：執(zhí)行存儲(chǔ)操作。

5.1.3檔案利用權(quán)限

（1）業(yè)務(wù)部門(mén)：申請(qǐng)內(nèi)部借閱；

（2）檔案管理員：執(zhí)行借閱操作。

5.1.4檔案銷(xiāo)毀權(quán)限

（1）內(nèi)控部：編制銷(xiāo)毀清單；

（2）法務(wù)部：審核清單合規(guī)性；

（3）總經(jīng)理：最終審批。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1內(nèi)部借閱審批

（1）常規(guī)檔案：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；

（2）涉密檔案：總經(jīng)理審批（高風(fēng)險(xiǎn)）。

5.2.2外部借閱審批

（1）常規(guī)檔案：法務(wù)部審批；

（2）涉密檔案：董事會(huì)審批（高風(fēng)險(xiǎn)）。

5.2.3銷(xiāo)毀審批

（1）一般檔案：內(nèi)控部審批；

（2）涉密檔案：董事會(huì)審批（高風(fēng)險(xiǎn)）。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

5.3.1授權(quán)條件

（1）臨時(shí)性崗位空缺；

（2）長(zhǎng)期休假。

5.3.2授權(quán)范圍

（1）僅限于檔案管理部分權(quán)限；

（2）授權(quán)期限最長(zhǎng)不超過(guò)6個(gè)月。

5.3.3授權(quán)備案

（1）書(shū)面?zhèn)浒赣趦?nèi)控部；

（2）授權(quán)書(shū)需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)。

5.4異常審批流程

5.4.1緊急審批

（1）通過(guò)電話(huà)或OA系統(tǒng)申請(qǐng)；

（2）審批時(shí)效≤4小時(shí)（高風(fēng)險(xiǎn)）。

5.4.2越權(quán)審批

（1）審批人需注明越權(quán)理由；

（2）內(nèi)控部定期抽查越權(quán)審批合規(guī)性。

5.4.3補(bǔ)批要求

（1）發(fā)現(xiàn)審批遺漏需及時(shí)補(bǔ)批；

（2）補(bǔ)批記錄需附于檔案中。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1操作規(guī)范

（1）紙質(zhì)檔案需加封面、目錄及頁(yè)碼；

（2）電子檔案需命名規(guī)范，如“2023-合同-采購(gòu)部-001”。

6.1.2表單填報(bào)

（1）借閱申請(qǐng)表需雙簽；

（2）銷(xiāo)毀清單需附照片證據(jù)。

6.1.3信息錄入

（1）ERP系統(tǒng)錄入需實(shí)時(shí)同步；

（2）電子檔案錄入需雙人校驗(yàn)，差錯(cuò)率≤0.1%（高風(fēng)險(xiǎn)）。

6.1.4痕跡留存

（1）紙質(zhì)檔案需有流轉(zhuǎn)記錄；

（2）電子檔案需系統(tǒng)自動(dòng)生成操作日志。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1日常監(jiān)督

（1）內(nèi)控部每周抽查檔案管理執(zhí)行情況；

（2）抽查比例不低于20%。

6.2.2專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督

（1）每年至少開(kāi)展一次檔案管理專(zhuān)項(xiàng)檢查；

（2）重點(diǎn)檢查專(zhuān)利、客戶(hù)數(shù)據(jù)等高風(fēng)險(xiǎn)檔案。

6.2.3突擊檢查

（1）內(nèi)控部可隨時(shí)抽查電子檔案存儲(chǔ)情況；

（2）突擊檢查比例不低于10%（高風(fēng)險(xiǎn)）。

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1檢查內(nèi)容

（1）檔案完整性；

（2）存儲(chǔ)合規(guī)性；

（3）利用效率。

6.3.2審計(jì)頻次

（1）專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)每年至少一次；

（2）常規(guī)檢查每月不少于一次。

6.3.3審計(jì)方法

（1）數(shù)據(jù)比對(duì)；

（2）現(xiàn)場(chǎng)核查。

6.3.4審計(jì)報(bào)告

（1）形成正式報(bào)告，提交總經(jīng)理辦公會(huì)；

（2）審計(jì)結(jié)果與績(jī)效考核掛鉤。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

6.4.1報(bào)告主體

（1）內(nèi)控部負(fù)責(zé)編制年度報(bào)告；

（2）各部門(mén)提供月度數(shù)據(jù)。

6.4.2報(bào)告周期

（1）月度報(bào)告：每月10日前提交；

（2）年度報(bào)告：次年1月31日前提交。

6.4.3報(bào)告內(nèi)容

（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（如檔案數(shù)量、借閱量）；

（2）風(fēng)險(xiǎn)事件及整改情況；

（3）改進(jìn)建議。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

7.1.1考核指標(biāo)體系

（1）檔案完整率（權(quán)重20%）；

（2）檔案合規(guī)率（權(quán)重30%）；

（3）檔案利用效率（權(quán)重30%）；

（4）風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生率（權(quán)重20%）。

7.1.2評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

（1）優(yōu)秀：各項(xiàng)指標(biāo)達(dá)100%；

（2）良好：各項(xiàng)指標(biāo)≥95%；

（3）合格：各項(xiàng)指標(biāo)≥90%。

7.1.3考核對(duì)象

（1）內(nèi)控部年度考核；

（2）各部門(mén)月度考核。

7.2評(píng)估周期與方法

7.2.1評(píng)估周期

（1）月度評(píng)估：由內(nèi)控部組織；

（2）年度評(píng)估：由總經(jīng)理辦公會(huì)組織。

7.2.2評(píng)估方法

（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；

（2）現(xiàn)場(chǎng)核查。

7.2.3評(píng)估重點(diǎn)

（1）高風(fēng)險(xiǎn)檔案管理情況；

（2）制度執(zhí)行偏差。

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

7.3.1整改流程

（1）發(fā)現(xiàn)-立項(xiàng)-整改-復(fù)核-銷(xiāo)號(hào)；

（2）一般問(wèn)題7個(gè)工作日內(nèi)整改完成。

7.3.2整改分類(lèi)

（1）一般問(wèn)題：由業(yè)務(wù)部門(mén)整改；

（2）重大問(wèn)題：由內(nèi)控部牽頭整改。

7.3.3整改問(wèn)責(zé)

（1）整改不到位，部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任；

（2）重大問(wèn)題，追究相關(guān)責(zé)任人。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

7.4.1改進(jìn)建議收集

（1）通過(guò)OA系統(tǒng)征集；

（2）每季度匯總一次。

7.4.2改進(jìn)評(píng)估

（1）內(nèi)控部組織論證；

（2）評(píng)估可行性及必要性。

7.4.3改進(jìn)審批

（1）常規(guī)改進(jìn)由內(nèi)控部提交總經(jīng)理辦公會(huì)；

（2）重大改進(jìn)需董事會(huì)審議。

7.4.4改進(jìn)跟蹤

（1）內(nèi)控部定期跟蹤落實(shí)情況；

（2）改進(jìn)效果納入績(jī)效考核。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形

（1）檔案管理創(chuàng)新；

（2）重大風(fēng)險(xiǎn)防控；

（3）制度執(zhí)行突出。

8.1.2獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)型

（1）精神獎(jiǎng)勵(lì)：通報(bào)表?yè)P(yáng)；

（2）物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)：獎(jiǎng)金1000-5000元；

（3）晉升獎(jiǎng)勵(lì)：優(yōu)先提拔。

8.1.3獎(jiǎng)勵(lì)程序

（1）提名-審核-審批-公示-發(fā)放；

（2）公示期不少于3個(gè)工作日。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)

（1）檔案收集不及時(shí)；

（2）電子檔案命名不規(guī)范。

8.2.2較重違規(guī)

（1）檔案損毀；

（2）未經(jīng)審批借閱檔案。

8.2.3嚴(yán)重違規(guī)

（1）涉密檔案泄露；

（2）客戶(hù)數(shù)據(jù)外泄。

8.2.4判定標(biāo)準(zhǔn)

（1）結(jié)合違規(guī)后果及頻率判定；

（2）參照《公司獎(jiǎng)懲管理辦法》執(zhí)行。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.3.1處罰類(lèi)型

（1）警告；

（2）罰款（最高5000元）；

（3）降級(jí)；

（4）解除勞動(dòng)合同。

8.3.2處罰程序

（1）調(diào)查取證-告知-審批-執(zhí)行；

（2）罰款需經(jīng)法務(wù)部審核。

8.3.3處罰標(biāo)準(zhǔn)

（1）一般違規(guī)：警告；

（2）較重違規(guī)：罰款1000-3000元；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：解除勞動(dòng)合同。

8.4申訴與復(fù)議

8.4.1申訴條件

（1）收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)；

（2）需提供書(shū)面申訴材料。

8.4.2申訴流程

（1）提交內(nèi)控部復(fù)核；

（2）復(fù)核結(jié)果5個(gè)工作日內(nèi)出具。

8.4.3復(fù)議條件

（1）對(duì)復(fù)核結(jié)果不服；

（2）需提供書(shū)面復(fù)議材料。

8.4.4復(fù)議流程

（1）提交總經(jīng)理辦公會(huì)裁決；

（2）復(fù)議結(jié)果5個(gè)工作日內(nèi)出具。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

9.1.1應(yīng)急預(yù)案

（1）檔案火災(zāi)預(yù)案：?jiǎn)?dòng)備用檔案室，系統(tǒng)備份恢復(fù)；

（2）系統(tǒng)癱瘓預(yù)案：?jiǎn)⒂脗溆梅?wù)器，優(yōu)先恢復(fù)核心檔案（高風(fēng)險(xiǎn)）。

9.1.2危機(jī)處理

（1）成立危機(jī)處理小組，由總經(jīng)理牽頭；

（2）境外危機(jī)需同時(shí)符合中國(guó)及當(dāng)?shù)胤伞?/p>

9.2例外情況處理

9.2.1例外場(chǎng)景

（1）不可抗力（如自然災(zāi)害）；

（2）臨時(shí)性項(xiàng)目檔案。

9.2.2審批權(quán)限

（1）一般例外：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；

（2）重大例外：總經(jīng)理審批。

9.2.3風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

（1）