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文檔簡介
紡織公司銷售合同作廢制度第一章總則
1.1制定依據(jù)與目的
1.1.1制定依據(jù)
本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民法典》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》、國際商會(huì)《國際商事合同通則》、聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會(huì)《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》等法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國際公約制定,結(jié)合公司國際化經(jīng)營戰(zhàn)略及數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求,旨在規(guī)范銷售合同作廢管理,防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),提升運(yùn)營效率,保障公司合法權(quán)益。
1.1.2制定目的
針對公司銷售合同作廢管理中存在的流程不規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不足、部門協(xié)同不暢、系統(tǒng)支撐薄弱等痛點(diǎn),本制度通過構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán),實(shí)現(xiàn)以下核心目標(biāo):
(1)規(guī)范合同作廢審批流程,確保決策科學(xué)、操作合規(guī);
(2)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控能力,降低合同作廢引發(fā)的信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);
(3)提升管理效率,縮短合同作廢周期,優(yōu)化資源配置;
(4)適配數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求,通過信息系統(tǒng)固化管理標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)智能化監(jiān)控與預(yù)警。
1.2適用范圍與對象
1.2.1適用范圍
本制度適用于公司所有業(yè)務(wù)單元(含銷售、采購、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門)涉及的銷售合同作廢事項(xiàng),覆蓋合同簽訂生效后的全部作廢場景,包括但不限于因客戶違約、市場變化、政策調(diào)整、產(chǎn)品召回等原因?qū)е碌暮贤獬蚪K止。
1.2.2適用對象
(1)決策層:股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì);
(2)執(zhí)行層:銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及崗位人員;
(3)監(jiān)督層:審計(jì)部、合規(guī)部、內(nèi)控部;
(4)關(guān)聯(lián)方:合作單位、外包機(jī)構(gòu)等第三方。
1.2.3例外適用場景
(1)金額低于公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的簡易合同作廢,可由業(yè)務(wù)部門自行處理并報(bào)備內(nèi)控部;
(2)緊急情況下的合同作廢,需經(jīng)總經(jīng)理特別授權(quán),但須在授權(quán)后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。
1.3核心原則
1.3.1合規(guī)性原則
合同作廢管理須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范,確保所有操作合法合規(guī),防范法律糾紛。
1.3.2權(quán)責(zé)對等原則
明確各部門及崗位的職責(zé)權(quán)限,確保權(quán)責(zé)清晰、責(zé)任到人,禁止越權(quán)審批或違規(guī)操作。
1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則
聚焦合同作廢過程中的重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),實(shí)施差異化管控措施,優(yōu)先防范高影響風(fēng)險(xiǎn)。
1.3.4效率優(yōu)先原則
在確保風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下,優(yōu)化審批流程,減少不必要的環(huán)節(jié),提升合同作廢效率。
1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則
建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制,根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展及風(fēng)險(xiǎn)變化持續(xù)優(yōu)化制度標(biāo)準(zhǔn),適應(yīng)市場環(huán)境。
1.3.6平等自愿原則
合同作廢須基于雙方協(xié)商一致,確保交易公平,維護(hù)公司商業(yè)信譽(yù)。
1.4制度地位與銜接
1.4.1制度層級
本制度為公司專項(xiàng)管理制度,處于公司制度體系第三層級,服從于《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《公司合同管理辦法》。
1.4.2制度銜接
本制度與以下制度存在銜接關(guān)系:
(1)《公司合同管理辦法》(文號(hào):企法字〔2023〕15號(hào)),本制度補(bǔ)充合同作廢管理細(xì)則;
(2)《公司財(cái)務(wù)管理辦法》(文號(hào):企財(cái)字〔2023〕20號(hào)),本制度涉及財(cái)務(wù)結(jié)算條款需與財(cái)務(wù)制度銜接;
(3)《公司內(nèi)控手冊》(文號(hào):企內(nèi)控字〔2023〕5號(hào)),本制度嵌入內(nèi)控手冊第8章風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié)。
1.4.3沖突處理規(guī)則
若本制度與其他制度存在沖突,以本制度為準(zhǔn),但重大事項(xiàng)需經(jīng)董事會(huì)審議確認(rèn)。
第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工
2.1管理組織架構(gòu)
公司銷售合同作廢管理實(shí)行“董事會(huì)主導(dǎo)、總經(jīng)理統(tǒng)籌、部門協(xié)同、監(jiān)督制衡”的層級架構(gòu):
(1)董事會(huì)作為最高決策機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)重大合同作廢事項(xiàng)的最終審批;
(2)總經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)一般合同作廢事項(xiàng)的決策及管理監(jiān)督;
(3)銷售部作為執(zhí)行主體,負(fù)責(zé)合同作廢的日常申請與推進(jìn);
(4)法務(wù)部作為法律支持,負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與合規(guī)審核;
(5)財(cái)務(wù)部作為結(jié)算主體,負(fù)責(zé)款項(xiàng)清收與賬務(wù)處理;
(6)內(nèi)控部、審計(jì)部作為監(jiān)督機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)流程合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。
2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)
2.2.1股東會(huì)
職責(zé):審議年度合同作廢管理報(bào)告,制定重大合同作廢的最終決策規(guī)則。
2.2.2董事會(huì)
職責(zé):批準(zhǔn)合同作廢管理制度,審批金額超過500萬元人民幣或涉及重大商業(yè)利益的合同作廢申請。
議事規(guī)則:按《公司章程》規(guī)定召開,三分之二以上董事出席方為有效,三分之二以上同意方為通過。
2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)
2.3.1銷售部
職責(zé):提交合同作廢申請,協(xié)調(diào)客戶協(xié)商條款,跟進(jìn)作廢執(zhí)行情況。
責(zé)任主體:銷售部經(jīng)理為第一責(zé)任人,合同管理員為直接責(zé)任人。
2.3.2法務(wù)部
職責(zé):出具法律風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告,審核作廢條款的合規(guī)性。
責(zé)任主體:法務(wù)總監(jiān)為第一責(zé)任人,合同審核員為直接責(zé)任人。
2.3.3財(cái)務(wù)部
職責(zé):執(zhí)行款項(xiàng)結(jié)算,處理保證金退還,更新財(cái)務(wù)記錄。
責(zé)任主體:財(cái)務(wù)總監(jiān)為第一責(zé)任人,應(yīng)收/應(yīng)付會(huì)計(jì)為直接責(zé)任人。
2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)
2.4.1內(nèi)控部
職責(zé):嵌入合同作廢關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié),包括:
(1)發(fā)起階段:審核申請人的權(quán)限與資料完整性(高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),需雙人復(fù)核);
(2)審批階段:監(jiān)控審批路徑的合規(guī)性(中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn));
(3)執(zhí)行階段:核查保證金退還與款項(xiàng)結(jié)算的準(zhǔn)確性(高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),需財(cái)務(wù)與銷售雙重確認(rèn))。
責(zé)任主體:內(nèi)控經(jīng)理為第一責(zé)任人,內(nèi)控專員為直接責(zé)任人。
2.4.2審計(jì)部
職責(zé):每年開展合同作廢專項(xiàng)審計(jì),重點(diǎn)關(guān)注重大作廢事項(xiàng)的決策程序與風(fēng)險(xiǎn)控制。
責(zé)任主體:審計(jì)總監(jiān)為第一責(zé)任人,審計(jì)經(jīng)理為直接責(zé)任人。
2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制
2.5.1跨部門協(xié)調(diào)機(jī)制
建立合同作廢聯(lián)席會(huì)議制度,由總經(jīng)理指定牽頭部門(銷售部),每月召開1次,協(xié)調(diào)跨部門事項(xiàng)。
2.5.2信息共享機(jī)制
2.5.3涉外業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)機(jī)制
涉及國際業(yè)務(wù)的合同作廢,需增設(shè)屬地法務(wù)支持環(huán)節(jié),由法務(wù)部指定人員對接,確保符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)。
第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)
3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)
3.1.1管理目標(biāo)
(1)合同作廢審批時(shí)效:常規(guī)業(yè)務(wù)≤3個(gè)工作日,緊急業(yè)務(wù)≤1個(gè)工作日;
(2)違約金結(jié)算準(zhǔn)確率:≥99%;
(3)保證金退還及時(shí)率:≥98%。
3.1.2核心KPI
(1)合同作廢申請合規(guī)率:100%;
(2)合同作廢風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別率:≥90%;
(3)跨部門協(xié)同滿意度:≥85%。
3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范
3.2.1合同作廢類型與條件
(1)協(xié)商解除:雙方協(xié)商一致,需提供書面協(xié)議;
(2)單方解除:符合《民法典》第563條等法定情形,需提供證據(jù)材料;
(3)不可抗力解除:需提供權(quán)威機(jī)構(gòu)證明。
3.2.2風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及防控措施
(1)高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn):違約金計(jì)算與支付(防控措施:法務(wù)部復(fù)核,財(cái)務(wù)部雙簽);
(2)中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn):保證金退還(防控措施:系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)退還條件,雙人確認(rèn));
(3)低風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn):合同歸檔(防控措施:電子與紙質(zhì)同步歸檔,定期盤點(diǎn))。
3.3管理方法與工具
3.3.1管理方法
(1)全生命周期管理:覆蓋合同作廢前、中、后各階段;
(2)風(fēng)險(xiǎn)矩陣法:對作廢場景進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分級(高/中/低),制定差異化管控策略;
(3)PDCA循環(huán):通過計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-改進(jìn)持續(xù)優(yōu)化管理。
3.3.2管理工具
(1)ERP系統(tǒng):固化審批流程,自動(dòng)生成結(jié)算單據(jù);
(2)OA系統(tǒng):實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)同,記錄審批痕跡;
(3)CRM系統(tǒng):跟蹤客戶反饋,優(yōu)化后續(xù)合作。
第四章業(yè)務(wù)流程管理
4.1主流程設(shè)計(jì)
(1)發(fā)起階段:銷售部提交合同作廢申請,附《合同作廢申請表》(見附件1),經(jīng)銷售經(jīng)理審核;
(2)審核階段:法務(wù)部出具法律意見書,財(cái)務(wù)部評估結(jié)算方案,內(nèi)控部審核權(quán)限與資料;
(3)審批階段:按金額/風(fēng)險(xiǎn)等級提交至總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審批;
(4)執(zhí)行階段:審批通過后,銷售部通知客戶,法務(wù)部確認(rèn)解除條款,財(cái)務(wù)部結(jié)算款項(xiàng);
(5)歸檔階段:相關(guān)文件歸檔至ERP系統(tǒng),紙質(zhì)材料由檔案室管理。
4.2子流程說明
4.2.1緊急合同作廢流程
(1)銷售部提交《緊急合同作廢申請表》(見附件2),附風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告;
(2)總經(jīng)理口頭授權(quán)后,立即啟動(dòng)審批流程,審批通過后2小時(shí)內(nèi)通知客戶;
(3)后續(xù)補(bǔ)辦審批手續(xù),最長不超過3個(gè)工作日。
4.2.2違約金爭議流程
(1)爭議發(fā)生時(shí),銷售部提交《違約金爭議處理表》(見附件3);
(2)法務(wù)部組織調(diào)解,調(diào)解不成的,啟動(dòng)仲裁或訴訟程序;
(3)結(jié)算時(shí),財(cái)務(wù)部暫扣爭議款項(xiàng),待爭議解決后按結(jié)果執(zhí)行。
4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)
(1)申請資料審核:銷售部提交資料后,法務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)出具意見;
(2)審批權(quán)限校驗(yàn):系統(tǒng)自動(dòng)比對申請人權(quán)限,不符合需退回重填;
(3)保證金退還確認(rèn):財(cái)務(wù)部與銷售部共同簽署《保證金退還確認(rèn)單》(見附件4),系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)結(jié)算。
4.4流程優(yōu)化機(jī)制
每年6月30日前,內(nèi)控部牽頭組織各相關(guān)部門對流程進(jìn)行復(fù)盤,重點(diǎn)優(yōu)化以下內(nèi)容:
(1)審批節(jié)點(diǎn)及時(shí)限;
(2)系統(tǒng)功能適配性;
(3)跨部門協(xié)同效率。
第五章權(quán)限與審批管理
5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)
按金額/風(fēng)險(xiǎn)等級劃分審批權(quán)限:
(1)金額≤50萬元/低風(fēng)險(xiǎn):銷售部經(jīng)理審批;
(2)50萬元<金額≤200萬元/中風(fēng)險(xiǎn):法務(wù)總監(jiān)審批;
(3)金額>200萬元/高風(fēng)險(xiǎn):總經(jīng)理辦公會(huì)審批;
(4)金額>1000萬元/極高風(fēng)險(xiǎn):董事會(huì)審批。
5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)
5.2.1常規(guī)審批路徑
銷售部→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→總經(jīng)理→財(cái)務(wù)部執(zhí)行
5.2.2特殊審批路徑
(1)緊急業(yè)務(wù):銷售部→法務(wù)部→總經(jīng)理→財(cái)務(wù)部執(zhí)行;
(2)跨境業(yè)務(wù):銷售部→法務(wù)部(含屬地法務(wù))→財(cái)務(wù)部→總經(jīng)理→財(cái)務(wù)部執(zhí)行。
5.3授權(quán)與代理機(jī)制
(1)授權(quán)條件:崗位空缺或臨時(shí)任務(wù)需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn);
(2)授權(quán)范圍:明確授權(quán)事項(xiàng)、期限及權(quán)限層級;
(3)代理要求:臨時(shí)代理需備案,授權(quán)書存檔,代理期限≤15個(gè)工作日。
5.4異常審批流程
(1)越權(quán)審批:需補(bǔ)辦審批手續(xù),并說明原因;
(2)補(bǔ)批要求:審批過程中發(fā)生流程變更,需經(jīng)原審批機(jī)構(gòu)同意;
(3)加急通道:金額>1000萬元且情況緊急,經(jīng)董事長批準(zhǔn)可跳過一級審批。
第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理
6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)
6.1.1操作規(guī)范
(1)合同作廢需通過OA系統(tǒng)提交,禁止線下流轉(zhuǎn);
(2)表單填寫需完整,附件需掃描歸檔;
(3)電子數(shù)據(jù)需與紙質(zhì)材料一致,雙備份保存。
6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)
6.2.1日常監(jiān)督
內(nèi)控部每日抽查審批記錄,重點(diǎn)關(guān)注:
(1)審批時(shí)效是否超標(biāo);
(2)權(quán)限是否符合矩陣要求。
6.2.2專項(xiàng)監(jiān)督
每年3月、9月由審計(jì)部開展專項(xiàng)監(jiān)督,重點(diǎn)檢查:
(1)重大合同作廢的決策程序;
(2)違約金結(jié)算準(zhǔn)確性。
6.3檢查與審計(jì)
6.3.1檢查頻次
(1)日常檢查:內(nèi)控部每周不少于2次;
(2)專項(xiàng)檢查:審計(jì)部每季度不少于1次。
6.3.2審計(jì)要求
審計(jì)部每年至少開展1次合同作廢專項(xiàng)審計(jì),形成《審計(jì)報(bào)告》(見附件5),明確整改要求。
6.4執(zhí)行情況報(bào)告
每月5日前,銷售部提交《合同作廢執(zhí)行報(bào)告》(見附件6),內(nèi)容含:
(1)當(dāng)月作廢合同數(shù)量、金額;
(2)風(fēng)險(xiǎn)事件及處理情況;
(3)流程優(yōu)化建議。
第七章考核與改進(jìn)管理
7.1績效考核指標(biāo)
7.1.1考核指標(biāo)體系
(1)銷售部:合同作廢審批時(shí)效、違約金結(jié)算準(zhǔn)確率;
(2)法務(wù)部:法律風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別率;
(3)財(cái)務(wù)部:保證金退還及時(shí)率。
7.1.2評分標(biāo)準(zhǔn)
采用百分制,權(quán)重分配:
(1)時(shí)效指標(biāo):40分;
(2)合規(guī)指標(biāo):30分;
(3)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo):30分。
7.2評估周期與方法
7.2.1評估周期
(1)月度評估:由內(nèi)控部匯總數(shù)據(jù),銷售部確認(rèn);
(2)年度評估:由總經(jīng)理辦公會(huì)審議。
7.2.2評估方法
(1)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì):ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)表;
(2)現(xiàn)場核查:隨機(jī)抽取合同作廢案例,驗(yàn)證流程執(zhí)行情況。
7.3問題整改機(jī)制
7.3.1整改流程
(1)發(fā)現(xiàn):內(nèi)控部、審計(jì)部提出問題清單;
(2)立項(xiàng):責(zé)任部門制定整改方案;
(3)整改:限期完成,責(zé)任人簽字確認(rèn);
(4)復(fù)核:內(nèi)控部抽查驗(yàn)證;
(5)銷號(hào):存檔備查。
7.3.2分類管理
(1)一般問題:整改時(shí)限≤7個(gè)工作日;
(2)重大問題:整改時(shí)限≤30個(gè)工作日;
(3)緊急問題:立即整改,3個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)結(jié)果。
7.4持續(xù)改進(jìn)流程
7.4.1改進(jìn)建議收集
7.4.2評估與審批
(1)內(nèi)控部評估建議可行性;
(2)總經(jīng)理辦公會(huì)審批,重大建議需董事會(huì)審議。
7.4.3跟蹤實(shí)施
(1)責(zé)任部門實(shí)施,內(nèi)控部跟蹤;
(2)每季度評估效果,形成閉環(huán)。
第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制
8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序
8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形
(1)合同作廢效率突出;
(2)風(fēng)險(xiǎn)防控成效顯著;
(3)優(yōu)化制度貢獻(xiàn)突出。
8.1.2獎(jiǎng)勵(lì)類型
(1)精神獎(jiǎng)勵(lì):通報(bào)表揚(yáng);
(2)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì):獎(jiǎng)金500-2000元;
(3)晉升獎(jiǎng)勵(lì):優(yōu)先提拔。
8.1.3獎(jiǎng)勵(lì)程序
(1)申報(bào):部門提交《獎(jiǎng)勵(lì)申請表》(見附件7);
(2)審核:內(nèi)控部評估;
(3)審批:總經(jīng)理辦公會(huì)決定;
(4)公示:OA系統(tǒng)公示,期限≥3個(gè)工作日。
8.2違規(guī)行為界定
8.2.1一般違規(guī)
(1)審批超時(shí)未及時(shí)匯報(bào);
(2)表單填寫不完整。
8.2.2較重違規(guī)
(1)越權(quán)審批未補(bǔ)辦手續(xù);
(2)違約金計(jì)算錯(cuò)誤導(dǎo)致?lián)p失。
8.2.3嚴(yán)重違規(guī)
(1)泄露商業(yè)秘密;
(2)造成重大經(jīng)濟(jì)損失。
8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序
8.3.1處罰類型
(1)警告:書面批評;
(2)罰款:100-5000元;
(3)降級:情節(jié)嚴(yán)重者。
8.3.2處罰程序
(1)調(diào)查:內(nèi)控部或?qū)徲?jì)部調(diào)查取證;
(2)告知:書面告知當(dāng)事人,保障申辯權(quán);
(3)審批:人力資源部執(zhí)行。
8.4申訴與復(fù)議
8.4.1申訴條件
收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)提出。
8.4.2復(fù)議流程
(1)受理:人力資源部審核申請;
(2)復(fù)議:總經(jīng)理辦公會(huì)審議;
(3)結(jié)果:5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議決定,存檔備查。
第九章應(yīng)急與例外管理
9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理
9.1.1重大違約預(yù)案
(1)啟動(dòng)條件:客戶拖欠金額>1000萬元且惡意違約;
(2)處置措施:法務(wù)部立即起訴,財(cái)務(wù)部凍結(jié)對方賬戶,銷售部協(xié)商和解。
9.1.2系統(tǒng)故障預(yù)案
(1)啟動(dòng)條件:ERP系統(tǒng)故障導(dǎo)致無法審批;
(2)處置措施:啟用紙質(zhì)審批流程,3小時(shí)內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)。
9.2例外情況處理
9.2.1例外場景
(1)自然災(zāi)害導(dǎo)致合同無法履行;
(2)政府政策強(qiáng)制干預(yù)。
9.2.2處理要求
(1)提交《例外情況申請表》(見附件8);
(2)附權(quán)威證明材料;
(3)經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
9.3危機(jī)公關(guān)與善后
9.3.1責(zé)
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