珠寶公司供應(yīng)商評價管控規(guī)定第一章總綱

1.1制定依據(jù)與目的

本規(guī)定依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國反不正當競爭法》《珠寶玉石質(zhì)量鑒別國家標準》（GB16552）、《國際商會跨國公司行為守則》及相關(guān)國際公約制定，旨在規(guī)范珠寶公司供應(yīng)商評價管控流程，有效防控采購風險，提升供應(yīng)鏈管理效率，實現(xiàn)價值創(chuàng)造與風險防控的動態(tài)平衡，適配企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型與國際化經(jīng)營需求。針對當前供應(yīng)商評價管理中存在的標準不統(tǒng)一、流程不透明、風險識別滯后、協(xié)同效率低下等痛點，核心目標在于構(gòu)建覆蓋“制度-流程-表單-責任”四維一體管理閉環(huán)，通過科學評價與動態(tài)管理，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，降低采購成本，保障產(chǎn)品質(zhì)量與合規(guī)性。

1.2適用范圍與對象

本規(guī)定適用于公司所有涉及珠寶原材料采購、生產(chǎn)輔料、加工服務(wù)、物流運輸?shù)葮I(yè)務(wù)的采購部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門。適用對象包括但不限于采購專員、質(zhì)量檢驗員、財務(wù)審批人員、業(yè)務(wù)主管及總經(jīng)理以上管理人員。外包合作單位及境外關(guān)聯(lián)供應(yīng)商的評價管理參照本規(guī)定執(zhí)行。例外適用場景包括：戰(zhàn)略合作伙伴的長期合作供應(yīng)商、僅提供標準化非核心材料的供應(yīng)商，此類供應(yīng)商的評價可由業(yè)務(wù)部門自行管理，但需報采購部備案，并接受內(nèi)控部抽查。重大例外場景需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批，審批權(quán)限由董事會授予。

1.3核心原則

本規(guī)定遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準和國際公約，確保評價過程與結(jié)果合法合規(guī)；

（2）權(quán)責對等原則：明確各層級、各部門及崗位的職責權(quán)限，確保責任主體可追溯；

（3）風險導(dǎo)向原則：聚焦高價值、高風險供應(yīng)商的評價管理，實施差異化管控策略；

（4）效率優(yōu)先原則：優(yōu)化評價流程，縮短評價周期，通過數(shù)字化工具提升評價效率；

（5）持續(xù)改進原則：基于評價結(jié)果動態(tài)調(diào)整供應(yīng)商管理策略，推動供應(yīng)商能力提升；

（6）平等自愿原則：在合同管理中強調(diào)平等自愿、公平誠信，保障雙方合法權(quán)益。

1.4制度地位與銜接

本規(guī)定為公司基礎(chǔ)性專項管理制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《財務(wù)審批管理辦法》《績效考核管理辦法》等制度形成協(xié)同。在沖突時，以本規(guī)定為準，涉及國際業(yè)務(wù)時優(yōu)先適用目標市場所在地法律法規(guī)。與關(guān)聯(lián)制度銜接時，財務(wù)部負責供應(yīng)商付款信用評價數(shù)據(jù)接入，內(nèi)控部負責評價流程合規(guī)性監(jiān)督，人力資源部負責供應(yīng)商違規(guī)行為處理。

第二章領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)與職責

2.1管理組織架構(gòu)

公司供應(yīng)商評價管控實行董事會領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理負責、采購部主導(dǎo)、多部門協(xié)同的治理架構(gòu)。董事會負責重大供應(yīng)商戰(zhàn)略布局審批，總經(jīng)理辦公會審議年度供應(yīng)商評價結(jié)果及重大供應(yīng)商合作方案，采購部負責評價體系構(gòu)建與執(zhí)行，質(zhì)量部負責技術(shù)指標評價，財務(wù)部負責信用評價，內(nèi)控部負責全流程監(jiān)督。各層級職責邊界清晰，執(zhí)行層通過跨部門協(xié)作機制確保評價結(jié)果落地。

2.2決策機構(gòu)與職責

（1）股東會：審議供應(yīng)商評價管理制度的頂層設(shè)計及重大供應(yīng)商合作戰(zhàn)略；

（2）董事會：審批供應(yīng)商評價標準、重大供應(yīng)商準入及退出方案，授權(quán)總經(jīng)理辦公會決策；

（3）總經(jīng)理辦公會：審議年度供應(yīng)商評價報告，決策重大風險供應(yīng)商的處置措施；

決策機構(gòu)通過書面決議或會議紀要明確責任，重大事項需三分之二以上成員同意。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責

（1）采購部：主導(dǎo)供應(yīng)商評價全流程，包括標準制定、數(shù)據(jù)收集、結(jié)果應(yīng)用；

（2）質(zhì)量部：負責原材料、加工服務(wù)的質(zhì)量評價，出具技術(shù)評價意見；

（3）財務(wù)部：提供供應(yīng)商付款信用數(shù)據(jù)，參與高價值供應(yīng)商財務(wù)風險評估；

（4）法務(wù)部：參與國際供應(yīng)商合規(guī)性審查，出具法律風險評估報告；

跨部門協(xié)同通過“供應(yīng)商評價工作小組”機制實現(xiàn)，組長由采購部牽頭，各相關(guān)部門派員參與，定期召開聯(lián)席會議。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責

（1）內(nèi)控部：負責評價流程的合規(guī)性、內(nèi)控有效性監(jiān)督，每年開展專項檢查；

（2）審計部：每年對供應(yīng)商評價結(jié)果的合理性及風險處置措施進行獨立審計；

（3）合規(guī)部：監(jiān)督國際供應(yīng)商的合規(guī)性評價，確保滿足目標市場法律要求；

監(jiān)督結(jié)果納入相關(guān)部門及人員的績效考核，重大問題提交總經(jīng)理辦公會決策。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“采購部-質(zhì)量部-財務(wù)部”常態(tài)化協(xié)調(diào)機制，每月召開聯(lián)席會議，解決評價標準差異問題。涉外業(yè)務(wù)增設(shè)“駐外法務(wù)支持小組”，由法務(wù)部牽頭，配合當?shù)睾弦?guī)部門完成供應(yīng)商盡職調(diào)查。信息共享通過ERP系統(tǒng)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)模塊實現(xiàn)，確保數(shù)據(jù)實時同步。爭議解決通過內(nèi)部調(diào)解機制先行解決，必要時提請外部仲裁。

第三章供應(yīng)商評價管理標準

3.1管理目標與核心指標

（1）管理目標：建立“紅黃藍”三色分級供應(yīng)商庫，核心供應(yīng)商履約率≥98%，重大違約事件發(fā)生率≤0.5%；

（2）核心指標：評價周期≤30個工作日，評價數(shù)據(jù)準確率≥99%，供應(yīng)商改進計劃完成率≥85%，合規(guī)檢查通過率≥95%；

（3）統(tǒng)計口徑：供應(yīng)商評價數(shù)據(jù)統(tǒng)一納入ERP系統(tǒng)“供應(yīng)商評價模塊”，由采購部定期匯總分析。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

（1）質(zhì)量標準：依據(jù)《珠寶玉石質(zhì)量鑒別國家標準》（GB16552）及行業(yè)最佳實踐制定，高風險供應(yīng)商需通過ISO9001認證；

（2）合規(guī)標準：國際供應(yīng)商需滿足《反腐敗法》《數(shù)據(jù)保護條例》等目標市場法規(guī)要求；

（3）風險分類：按“價格風險（高）、質(zhì)量風險（中）、合規(guī)風險（高）、交付風險（中）”標注管控等級，高風險點需雙重校驗（如質(zhì)量部交叉復(fù)核）。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用PDCA循環(huán)管理，通過“評價-反饋-改進-再評價”閉環(huán)提升供應(yīng)商能力；

（2）管理工具：ERP系統(tǒng)供應(yīng)商評價模塊（對接質(zhì)量管理系統(tǒng)QMS）、供應(yīng)商關(guān)系管理（SRM）平臺（國際業(yè)務(wù)）；

（3）應(yīng)用場景：新供應(yīng)商準入評價、年度綜合評價、動態(tài)風險監(jiān)控。

第四章供應(yīng)商評價業(yè)務(wù)流程

4.1主流程設(shè)計

（1）發(fā)起：采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起評價申請，填寫《供應(yīng)商評價申請表》（電子版）；

（2）收集：采購部通過ERP系統(tǒng)自動采集交易數(shù)據(jù)（金額、交付及時率等），質(zhì)量部現(xiàn)場抽取樣品檢驗；

（3）評價：采購部組織多部門打分（質(zhì)量30%、合規(guī)20%、交付20%、價格30%），生成《供應(yīng)商評價報告》；

（4）應(yīng)用：采購部根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整合作策略（如優(yōu)先采購、降級使用或淘汰），并反饋供應(yīng)商改進要求；

（5）歸檔：評價報告及相關(guān)證據(jù)歸檔至ERP系統(tǒng)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)模塊，保存期限≥5年。

4.2子流程說明

（1）新供應(yīng)商評價：增加“資質(zhì)預(yù)審”環(huán)節(jié)，由法務(wù)部出具合規(guī)性預(yù)審意見；

（2）動態(tài)監(jiān)控：對核心供應(yīng)商每月抽查交易數(shù)據(jù)，觸發(fā)《供應(yīng)商評價預(yù)警表》自動生成；

（3）重大違約處置：觸發(fā)《供應(yīng)商違約處置預(yù)案》，啟動雙倍抽樣檢驗及法律咨詢程序。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）評價標準統(tǒng)一性：采購部制定《供應(yīng)商評價指標體系》（見附件一），由質(zhì)量部、財務(wù)部會審；

（2）數(shù)據(jù)真實性：財務(wù)部對交易數(shù)據(jù)抽查復(fù)核，發(fā)現(xiàn)差異需追溯交易記錄；

（3）結(jié)果應(yīng)用閉環(huán)：采購部需在《供應(yīng)商改進計劃》（見附件二）中明確改進措施及驗收標準。

4.4流程優(yōu)化機制

（1）優(yōu)化發(fā)起：基于年度審計結(jié)果、業(yè)務(wù)部門建議及系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，由采購部提出優(yōu)化方案；

（2）評估方式：通過“專家打分法”（占60%）與系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析（占40%）相結(jié)合評估；

（3）審批權(quán)限：優(yōu)化方案需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議，重大調(diào)整需董事會批準。

第五章供應(yīng)商評價權(quán)限與審批

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

（1）評價發(fā)起權(quán)限：采購專員可發(fā)起一般供應(yīng)商評價，金額≥500萬元項目需采購總監(jiān)審批；

（2）評價結(jié)果應(yīng)用權(quán)限：紅標供應(yīng)商（高風險）淘汰需總經(jīng)理審批，藍標供應(yīng)商（低風險）降級使用需采購部會審；

（3）系統(tǒng)操作權(quán)限：采購部操作員需通過ERP系統(tǒng)權(quán)限管理系統(tǒng)授權(quán)，財務(wù)部、質(zhì)量部按需開放數(shù)據(jù)查詢權(quán)限。

5.2審批權(quán)限標準

（1）金額標準：金額≥100萬元項目需財務(wù)部聯(lián)合審批，金額≥1000萬元項目需總經(jīng)理辦公會審議；

（2）風險標準：紅標供應(yīng)商合作需經(jīng)法務(wù)部合規(guī)性復(fù)審；

（3）時效標準：常規(guī)評價審批周期≤3個工作日，緊急情況需加急審批，審批意見需書面記錄。

5.3授權(quán)與代理機制

（1）授權(quán)條件：采購部負責人因故無法履職時，需提前向總經(jīng)理提交授權(quán)書；

（2）授權(quán)范圍：僅限本部門業(yè)務(wù)范圍，授權(quán)期限≤15個工作日；

（3）代理備案：臨時代理需在ERP系統(tǒng)備案，結(jié)束后3個工作日內(nèi)撤銷。

5.4異常審批流程

（1）緊急審批：觸發(fā)《供應(yīng)商緊急審批申請表》，加急通道審批時效≤1個工作日；

（2）補批程序：發(fā)現(xiàn)審批遺漏需填寫《補批申請表》，按原審批路徑補辦；

（3）風險評估：異常審批需附《供應(yīng)商異常情況評估報告》，由內(nèi)控部復(fù)核。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

（1）操作規(guī)范：供應(yīng)商評價全程在ERP系統(tǒng)完成，禁止手工單據(jù)；

（2）表單填報：需填寫《供應(yīng)商評價表》（見附件三），附件需掃描上傳；

（3）痕跡留存：電子審批流、檢驗報告需自動歸檔，紙質(zhì)證據(jù)由檔案室雙備份保存。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）監(jiān)督范圍：覆蓋評價全流程，包括數(shù)據(jù)采集、評分、結(jié)果應(yīng)用；

（2）監(jiān)督方式：內(nèi)控部通過“數(shù)據(jù)抽樣+現(xiàn)場核查”相結(jié)合的方式開展監(jiān)督，每年至少4次；

（3）內(nèi)控環(huán)節(jié)嵌入：

-關(guān)鍵控制點1：供應(yīng)商評價結(jié)果應(yīng)用需經(jīng)采購部、質(zhì)量部雙重確認；

-關(guān)鍵控制點2：重大違約處置需法務(wù)部參與，審計部跟蹤；

-關(guān)鍵控制點3：ERP系統(tǒng)供應(yīng)商評價模塊需通過IT部安全驗收。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：日常檢查每月不少于2次，專項檢查每季度1次；

（2）審計要求：年度專項審計需覆蓋全部供應(yīng)商類型，審計報告需提交董事會；

（3）整改跟蹤：內(nèi)控部對整改措施落實情況進行“釘釘式”跟蹤，整改無效需上報總經(jīng)理。

6.4執(zhí)行情況報告

（1）報告周期：月度報告由采購部提交至總經(jīng)理，季度報告需經(jīng)審計部復(fù)核；

（2）報告內(nèi)容：含評價完成率、紅標率、改進案例、風險預(yù)警；

（3）應(yīng)用方向：作為供應(yīng)商績效考核、預(yù)算分配的依據(jù)。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

（1）考核對象：采購部、質(zhì)量部、財務(wù)部及相關(guān)人員；

（2）考核指標：

-采購部：評價及時率（100%）、數(shù)據(jù)準確率（≥99%）；

-質(zhì)量部：技術(shù)評價通過率（≥95%）；

-財務(wù)部：信用評價覆蓋率（100%）；

（3）考核權(quán)重：評價結(jié)果應(yīng)用（40%）、風險防控（30%）、流程優(yōu)化（30%）。

7.2評估周期與方法

（1）評估周期：月度考核、季度復(fù)盤、年度審計；

（2）評估方法：ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計（60%）、現(xiàn)場核查（40%）。

7.3問題整改機制

（1）整改分類：一般問題（7個工作日內(nèi)整改）、重大問題（30個工作日內(nèi)整改）、緊急問題（立即整改）；

（2）責任追溯：整改未落實的，按《績效考核管理辦法》對責任部門降級；

（3）銷號標準：整改完成后需質(zhì)量部驗收，ERP系統(tǒng)生成整改完成標記。

7.4持續(xù)改進流程

（1）改進建議來源：供應(yīng)商反饋、審計問題、系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析；

（2）評估標準：改進建議需經(jīng)“技術(shù)可行性+業(yè)務(wù)價值”雙評估；

（3）跟蹤機制：采購部每月跟蹤改進效果，評估結(jié)果納入季度復(fù)盤。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

（1）獎勵情形：供應(yīng)商改進顯著（如質(zhì)量合格率提升10%）、提供優(yōu)質(zhì)改進建議；

（2）獎勵類型：精神獎勵（通報表揚）、物質(zhì)獎勵（項目返點上限10%）、晉升（年度優(yōu)秀供應(yīng)商評選）；

（3）程序要求：采購部提出獎勵建議，人力資源部審核，總經(jīng)理審批，公示3個工作日后發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：評價數(shù)據(jù)漏填、審批超期未補辦；

（2）較重違規(guī)：評價結(jié)果失實、未按期反饋改進要求；

（3）嚴重違規(guī)：泄露供應(yīng)商商業(yè)秘密、導(dǎo)致重大經(jīng)濟損失。

8.3處罰標準與程序

（1）處罰等級：

-一般違規(guī)：通報批評；

-較重違規(guī)：降級使用或罰款500-2000元；

-嚴重違規(guī)：解除勞動合同并追究法律責任；

（2）程序要求：需填寫《違規(guī)行為處理表》，由內(nèi)控部調(diào)查取證，人力資源部審批，被處罰人有權(quán)申辯。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰通知后3個工作日內(nèi)提出；

（2）受理部門：人力資源部設(shè)立申訴辦公室，由部門主管牽頭；

（3）復(fù)議結(jié)果：5個工作日內(nèi)出具復(fù)議決定，復(fù)議決定為最終結(jié)果。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）重大質(zhì)量危機：觸發(fā)《供應(yīng)商重大質(zhì)量事件應(yīng)急預(yù)案》，啟動雙倍抽樣檢驗，暫停合作直至溯源完成；

（2）國際合規(guī)危機：由駐外法務(wù)團隊啟動“合規(guī)危機處置清單”，48小時內(nèi)向總部匯報；

（3）資源保障：應(yīng)急資金由財務(wù)部專項準備，金額≥500萬元項目需提前儲備。

9.2例外情況處理

（1）例外場景：自然災(zāi)害、政策突變導(dǎo)致的供應(yīng)商臨時停業(yè)；

（2）審批權(quán)限：需附《供應(yīng)商例外情況評估表》，由采購部、質(zhì)量部會審，金額≥200萬元項目需總經(jīng)理審批；

（3）跟蹤要求：例外處理結(jié)束后需提交《例外情況處置報告》，ERP系統(tǒng)生成記錄。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）責任主體：市場部牽頭，法務(wù)部、采購部配合；

（2）溝通口徑：由公關(guān)總監(jiān)統(tǒng)一發(fā)布，禁止部門自行發(fā)聲；

（3）善后措施：采購部暫停合作供應(yīng)商后續(xù)訂單，質(zhì)量部加強同類產(chǎn)品抽檢。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本規(guī)定由采購部負責解釋，解釋意見需形成書面文件并報總經(jīng)理辦公會備案。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》（文號：內(nèi)控辦字〔2023〕1號）；

（2）《財務(wù)審批管理辦法》（文號：財字〔2023〕2號）；

（3）《供應(yīng)商關(guān)系管理平臺使用規(guī)范》（文號：ERP字〔2023〕3號）。

10.3修訂與廢止程序

（1）修訂條件：法律法規(guī)變更、業(yè)務(wù)模式調(diào)整、系統(tǒng)升級；

（2）審批權(quán)限：修訂草案需經(jīng)法務(wù)部、內(nèi)控部會審，重大修訂由董事會