珠寶公司印章使用管控辦法珠寶公司印章使用管控辦法

第一章總綱

1.1制定依據(jù)與目的

1.本辦法依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國企業(yè)法人登記管理?xiàng)l例》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第14號——業(yè)務(wù)外包》等相關(guān)國家法律法規(guī)制定。

2.遵循《珠寶玉石首飾行業(yè)規(guī)范》《國際商號保護(hù)公約》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與國際公約，適應(yīng)公司跨國經(jīng)營需求。

3.針對公司印章管理中存在的印章保管混亂、使用審批不規(guī)范、風(fēng)險隱患突出等問題，制定本辦法旨在：

-規(guī)范印章管理流程

-降低印章使用風(fēng)險

-提升印章使用效率

-實(shí)現(xiàn)印章數(shù)字化管控

1.2適用范圍與對象

1.本辦法適用于公司所有部門、全體正式員工及授權(quán)的外包單位、合作單位。

2.涵蓋公司業(yè)務(wù)印章（包括但不限于合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人章等）的刻制、保管、領(lǐng)用、使用、登記、變更、廢止等全生命周期管理。

3.例外場景：公司重大決策類印章（如股東會印章、董事會印章）按照公司《重大決策管理辦法》執(zhí)行，不適用本辦法。

4.特殊審批權(quán)限：涉及境外業(yè)務(wù)印章使用需經(jīng)法務(wù)部與當(dāng)?shù)乇O(jiān)管機(jī)構(gòu)合規(guī)確認(rèn)，審批權(quán)限由總經(jīng)理辦公會決定。

1.3核心原則

1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度

2.權(quán)責(zé)對等原則：印章使用權(quán)限與崗位職責(zé)相匹配

3.風(fēng)險導(dǎo)向原則：重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險業(yè)務(wù)場景的印章管理

4.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批流程，保障業(yè)務(wù)正常開展

5.持續(xù)改進(jìn)原則：定期評估印章管理效果，優(yōu)化管理機(jī)制

6.跨境適配原則：境外印章管理需符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)

1.4制度地位與銜接

1.本辦法為公司基礎(chǔ)性管理制度，與公司《內(nèi)部控制手冊》《合同管理辦法》《授權(quán)管理辦法》等制度構(gòu)成印章管理協(xié)同體系。

2.制度沖突時，以本辦法為準(zhǔn)；與更高層級制度沖突時，需報(bào)董事會審議調(diào)整。

3.本辦法與財(cái)務(wù)、內(nèi)控、法務(wù)等制度存在以下銜接關(guān)系：

-財(cái)務(wù)專用章使用與《財(cái)務(wù)管理辦法》銜接

-合同專用章使用與《合同管理辦法》銜接

-境外印章管理需經(jīng)《海外經(jīng)營管理辦法》合規(guī)審核

第二章領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.1管理組織架構(gòu)

1.公司印章管理實(shí)行董事會領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理負(fù)責(zé)、法務(wù)部監(jiān)督、各部門執(zhí)行的管理體制。

2.董事會負(fù)責(zé)重大印章管理制度制定與審批權(quán)屬，重大印章刻制需董事會專項(xiàng)審議。

3.總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)一般印章管理制度執(zhí)行監(jiān)督及年度印章管理評審。

4.法務(wù)部作為印章管理歸口部門，承擔(dān)印章使用合規(guī)性監(jiān)督責(zé)任。

5.各部門負(fù)責(zé)人為本部門印章管理第一責(zé)任人，指定專人負(fù)責(zé)印章日常使用登記。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

1.股東會：行使公司印章的最高審批權(quán)，僅限于公司營業(yè)執(zhí)照、公司章程等基礎(chǔ)性印章刻制與變更。

2.董事會：審批年度印章使用預(yù)算、重大印章刻制申請、境外印章管理制度及重大印章使用爭議決策。

3.總經(jīng)理辦公會：審批一般業(yè)務(wù)印章使用權(quán)限、印章使用異常情況處理、印章管理制度修訂。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

1.法務(wù)部：

-負(fù)責(zé)印章管理制度制定與修訂

-審核各部門印章使用申請

-監(jiān)督印章使用合規(guī)性

-重大印章使用爭議調(diào)解

2.行政部：

-負(fù)責(zé)印章刻制、保管與安全

-建立印章臺賬

-保管印章使用登記簿

3.各業(yè)務(wù)部門：

-負(fù)責(zé)本部門印章使用申請

-確保印章使用符合業(yè)務(wù)流程

-填寫印章使用記錄

4.財(cái)務(wù)部：

-負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章使用監(jiān)督

-審核印章使用與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一致性

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

1.內(nèi)控部：每年開展印章管理專項(xiàng)內(nèi)控測試，重點(diǎn)核查印章使用審批、登記、保管等環(huán)節(jié)。

2.審計(jì)部：每年對印章管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，出具審計(jì)報(bào)告。

3.合規(guī)部：監(jiān)督境外印章使用符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)要求。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機(jī)制

1.建立印章管理聯(lián)席會議制度，由法務(wù)部牽頭，每季度召開一次，協(xié)調(diào)解決印章使用問題。

2.境外印章管理增設(shè)屬地合規(guī)協(xié)調(diào)小組，由法務(wù)部、行政部及當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)共同組成。

3.建立印章使用異常快速響應(yīng)機(jī)制，遇重大異常情況立即啟動多部門協(xié)同處理。

第三章印章管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

1.印章管理目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)印章使用合規(guī)率100%、印章使用及時率98%、印章安全事故零發(fā)生。

2.核心KPI指標(biāo)：

-合同專用章審批時效≤3個工作日

-財(cái)務(wù)專用章使用準(zhǔn)確率100%

-境外印章使用合規(guī)率≥95%

-印章保管安全事件發(fā)生率≤0.1%

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

1.印章刻制標(biāo)準(zhǔn)：

-公司名稱印章需與營業(yè)執(zhí)照一致

-印章材質(zhì)符合《印章管理規(guī)范》要求

-境外印章需經(jīng)當(dāng)?shù)毓C機(jī)構(gòu)備案

2.印章分類標(biāo)準(zhǔn)：

-按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、行政類、境外類

-按使用范圍分為部門專用章、公司通用章

3.高風(fēng)險控制點(diǎn)（高風(fēng)險）：

-財(cái)務(wù)專用章使用

-境外印章使用

-公司基礎(chǔ)性印章刻制

-印章保管交接環(huán)節(jié)

4.防控措施：

-印章刻制需提供刻制申請、制度依據(jù)、審批記錄

-境外印章使用需經(jīng)合規(guī)評估

-建立印章保管雙人雙鎖制度

-印章使用實(shí)行審批授權(quán)制

3.3管理方法與工具

1.管理方法：

-全生命周期管理：覆蓋印章從刻制到廢止全過程

-風(fēng)險矩陣管理：對印章使用場景進(jìn)行風(fēng)險評級

-PDCA循環(huán)管理：持續(xù)改進(jìn)印章管理效果

2.管理工具：

-建立電子印章管理系統(tǒng)（ERP集成）

-使用電子簽章平臺處理跨境業(yè)務(wù)

-印章使用登記系統(tǒng)（OA集成）

-境外印章使用區(qū)塊鏈追溯系統(tǒng)

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

1.印章使用申請流程：

-業(yè)務(wù)部門填寫《印章使用申請表》

-按權(quán)限逐級審批（部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→法務(wù)部）

-法務(wù)部審核通過后交行政部領(lǐng)用

-行政部登記備案后交付使用

2.印章使用流程：

-領(lǐng)用人填寫《印章使用登記表》

-實(shí)際使用人簽字確認(rèn)

-用后立即歸還并登記使用事由

3.印章保管流程：

-建立印章保管箱制度

-每日雙人核對保管情況

-每月盤點(diǎn)存檔

4.印章變更流程：

-印章刻制需提供業(yè)務(wù)需求說明

-法務(wù)部出具合規(guī)意見

-董事會審批

-行政部辦理刻制手續(xù)

-建立印章廢止制度

4.2子流程說明

1.特殊業(yè)務(wù)場景流程：

-急救類印章使用：需經(jīng)總經(jīng)理特批

-境外緊急使用：需經(jīng)當(dāng)?shù)睾弦?guī)確認(rèn)

-印章交接流程：需雙人核對、登記

2.高風(fēng)險場景流程：

-財(cái)務(wù)專用章使用需經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)雙重審核

-境外印章使用需經(jīng)屬地合規(guī)部門確認(rèn)

3.表單要求：

-印章使用申請表需附業(yè)務(wù)背景說明

-印章使用登記表需注明使用時間、事由、領(lǐng)用人

-印章交接記錄需雙方簽字確認(rèn)

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

1.印章審批控制點(diǎn)（中風(fēng)險）：

-審批權(quán)限與崗位職責(zé)匹配

-審批意見需明確記錄

-嚴(yán)禁越權(quán)審批

2.印章領(lǐng)用控制點(diǎn)（中風(fēng)險）：

-雙人雙鎖保管

-使用登記完整

3.印章使用控制點(diǎn)（高風(fēng)險）：

-使用范圍符合授權(quán)

-重要文件需多人復(fù)核

4.印章交接控制點(diǎn)（中風(fēng)險）：

-交接記錄完整

-雙方簽字確認(rèn)

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

1.優(yōu)化發(fā)起條件：

-部門年度印章使用評估

-業(yè)務(wù)流程變更申請

-技術(shù)系統(tǒng)升級建議

2.評估流程：

-法務(wù)部組織多部門評估

-風(fēng)險影響分析

-成本效益分析

3.審批權(quán)限：

-一般流程由總經(jīng)理審批

-重大流程由董事會審批

4.復(fù)盤機(jī)制：

-每年12月開展全流程復(fù)盤

-重點(diǎn)評估高風(fēng)險環(huán)節(jié)

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

1.按業(yè)務(wù)類型：

-合同類印章使用權(quán)限由法務(wù)部負(fù)責(zé)審批

-財(cái)務(wù)類印章使用權(quán)限由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審批

-行政類印章使用權(quán)限由行政部負(fù)責(zé)審批

2.按金額等級：

-金額≤10萬元：部門負(fù)責(zé)人審批

-10萬元<金額≤100萬元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批

-金額>100萬元：總經(jīng)理審批

3.按崗位層級：

-一般員工：無直接使用權(quán)限，需申請

-部門負(fù)責(zé)人：審批本部門一般使用

-分管領(lǐng)導(dǎo)：審批本部門重大使用

4.權(quán)限范圍：

-查詢權(quán)限：全體員工

-操作權(quán)限：授權(quán)管理員

-審批權(quán)限：按授權(quán)矩陣執(zhí)行

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

1.審批層級：

-部門申請→部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→法務(wù)部→總經(jīng)理

2.審批時限：

-一般業(yè)務(wù)≤2個工作日

-重大業(yè)務(wù)≤5個工作日

3.審批路徑：

-逐級審批，嚴(yán)禁越級

-審批意見需明確記錄

4.特殊審批：

-緊急情況需加急審批

-權(quán)限外使用需特別說明

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

1.授權(quán)條件：

-崗位職責(zé)需要

-員工績效考核良好

2.授權(quán)范圍：

-具體印章類型

-使用場景

-金額限制

3.授權(quán)期限：

-一般6個月

-特殊情況不超過1年

4.授權(quán)備案：

-向法務(wù)部備案

-在OA系統(tǒng)登記

5.代理規(guī)定：

-臨時代理最長15個工作日

-需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)

-代理權(quán)限不得轉(zhuǎn)借

5.4異常審批流程

1.異常場景：

-緊急使用

-權(quán)限外使用

-補(bǔ)充審批

2.路徑設(shè)置：

-緊急使用：部門負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理

-權(quán)限外使用：申請部門→法務(wù)部→總經(jīng)理

-補(bǔ)充審批：按原流程重新審批

3.審批要求：

-需附風(fēng)險評估報(bào)告

-需說明特殊情況

-需留存使用痕跡

4.責(zé)任追溯：

-異常審批需記錄審批人意見

-定期開展異常審批分析

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

1.操作規(guī)范：

-印章使用需在辦公區(qū)域進(jìn)行

-重要文件需多人復(fù)核

-使用后立即歸位登記

2.表單填報(bào)：

-使用統(tǒng)一表格

-信息完整準(zhǔn)確

3.痕跡留存：

-電子印章使用需系統(tǒng)記錄

-紙質(zhì)印章使用需登記備案

4.執(zhí)行不到位判定：

-未履行審批程序

-登記信息不完整

-越權(quán)使用

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

1.監(jiān)督范圍：

-印章保管情況

-印章使用記錄

-審批流程執(zhí)行

2.監(jiān)督方式：

-日常抽查

-專項(xiàng)檢查

-突擊檢查

3.內(nèi)控環(huán)節(jié)嵌入：

-印章刻制控制

-印章使用雙簽控制

-印章保管雙人控制

4.落地要求：

-檢查結(jié)果需記錄存檔

-發(fā)現(xiàn)問題需及時整改

6.3檢查與審計(jì)

1.日常檢查：

-每月由行政部開展

-重點(diǎn)檢查保管情況

-檢查頻次每月不少于1次

2.專項(xiàng)檢查：

-法務(wù)部每季度開展

-重點(diǎn)檢查審批流程

-檢查頻次每季度不少于1次

3.審計(jì)要求：

-內(nèi)控部每年開展專項(xiàng)測試

-審計(jì)部每年開展全面審計(jì)

4.結(jié)果應(yīng)用：

-形成檢查報(bào)告

-明確整改要求

-落實(shí)責(zé)任追究

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

1.報(bào)告主體：

-行政部負(fù)責(zé)匯總

-法務(wù)部審核

2.報(bào)告周期：

-月度報(bào)告

-季度分析

-年度總結(jié)

3.報(bào)告內(nèi)容：

-使用次數(shù)統(tǒng)計(jì)

-風(fēng)險事件分析

-改進(jìn)建議

4.應(yīng)用路徑：

-作為績效考核依據(jù)

-作為制度修訂依據(jù)

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績效考核指標(biāo)

1.考核指標(biāo)體系：

-印章使用合規(guī)率（權(quán)重30%）

-印章使用及時率（權(quán)重20%）

-印章保管安全（權(quán)重30%）

-制度執(zhí)行效果（權(quán)重20%）

2.評分標(biāo)準(zhǔn)：

-優(yōu)秀：100-90分

-良好：90-80分

-合格：80-70分

-不合格：70分以下

3.考核對象：

-法務(wù)部（歸口部門）

-行政部（執(zhí)行部門）

-各業(yè)務(wù)部門（使用部門）

4.指標(biāo)關(guān)聯(lián)：

-掛鉤業(yè)務(wù)目標(biāo)

-掛鉤風(fēng)險管控

7.2評估周期與方法

1.評估周期：

-月度評估

-季度分析

-年度考核

2.評估方法：

-數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

-現(xiàn)場核查

-問卷調(diào)查

3.評估重點(diǎn)：

-月度：使用頻次統(tǒng)計(jì)

-季度：風(fēng)險事件分析

-年度：全面評估

7.3問題整改機(jī)制

1.整改流程：

-發(fā)現(xiàn)問題→立項(xiàng)分析→制定措施→落實(shí)整改→跟蹤驗(yàn)證→銷號歸檔

2.分類管理：

-一般問題：7個工作日內(nèi)整改

-重大問題：30個工作日內(nèi)整改

-緊急問題：立即整改

3.責(zé)任落實(shí)：

-部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)

-法務(wù)部監(jiān)督

-總經(jīng)理審核

4.問責(zé)機(jī)制：

-整改不力按管理規(guī)定處理

-重大問題嚴(yán)肅追責(zé)

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

1.改進(jìn)發(fā)起：

-考核發(fā)現(xiàn)問題

-審計(jì)建議

-業(yè)務(wù)需求

2.評估流程：

-法務(wù)部組織多部門評估

-風(fēng)險效益分析

-成本效益分析

3.審批權(quán)限：

-一般改進(jìn)由總經(jīng)理審批

-重大改進(jìn)由董事會審批

4.跟蹤機(jī)制：

-建立改進(jìn)臺賬

-定期跟蹤效果

-滾動優(yōu)化

第八章獎懲機(jī)制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

1.獎勵情形：

-制度執(zhí)行突出

-風(fēng)險防控有效

-管理創(chuàng)新顯著

2.獎勵類型：

-精神獎勵：通報(bào)表揚(yáng)

-物質(zhì)獎勵：獎金

-晉升獎勵：優(yōu)先晉升

3.獎勵標(biāo)準(zhǔn)：

-根據(jù)貢獻(xiàn)大小確定

-參照公司相關(guān)規(guī)定

4.程序要求：

-申報(bào)→審核→審批→公示→發(fā)放

8.2違規(guī)行為界定

1.分類標(biāo)準(zhǔn)：

-一般違規(guī)：未履行審批程序

-較重違規(guī)：越權(quán)使用

-嚴(yán)重違規(guī)：違規(guī)刻制、偽造印章

2.判定標(biāo)準(zhǔn)：

-按金額大小

-按風(fēng)險等級

-按情節(jié)嚴(yán)重程度

3.違規(guī)情形：

-未審批使用

-越權(quán)使用

-保管不當(dāng)

-使用登記不完整

-印章外借

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

1.處罰等級：

-一般違規(guī)：通報(bào)批評

-較重違規(guī)：降級或罰款

-嚴(yán)重違規(guī)：解除勞動合同

2.處罰標(biāo)準(zhǔn)：

-按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行

-情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)

3.程序要求：

-調(diào)查取證

-告知當(dāng)事人

-聽取申辯

-審批處罰

-執(zhí)行處罰

8.4申訴與復(fù)議

1.申訴條件：

-收到處罰通知

-認(rèn)為處罰不當(dāng)

2.申訴流程：

-書面申訴→部門復(fù)核→法務(wù)部受理→總經(jīng)理審批

3.時限規(guī)定：

-收到通知后3個工作日內(nèi)

4.復(fù)議結(jié)果：

-5個工作日內(nèi)出具

-保留全過程記錄

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

1.應(yīng)急預(yù)案：

-印章遺失預(yù)案

-印章被盜預(yù)案

-印章?lián)p壞預(yù)案

-境外印章緊急使用預(yù)案

2.組織機(jī)構(gòu)：

-成立應(yīng)急小組

-明確責(zé)任分工

3.處置措施：

-立即停止使用

-啟動替代措施

-按規(guī)定報(bào)告

-查明原因

-嚴(yán)肅處理

4.資源保障：

-建立應(yīng)急印章

-準(zhǔn)備替代方案

9.2例外情況處理

1.例外場景：

-境外分支機(jī)構(gòu)緊急使用

-重大突發(fā)事件

2.處理程序：

-立即報(bào)告

-合規(guī)評估

-專項(xiàng)審批

-留存記錄

3.風(fēng)險控制：

-附風(fēng)險評估報(bào)告

-明確責(zé)任主體

-納入制度優(yōu)化