化工公司樣品管理規(guī)定細則第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本規(guī)定依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《危險化學(xué)品安全管理條例》《聯(lián)合國關(guān)于化學(xué)品管理基礎(chǔ)框架的協(xié)定》（基礎(chǔ)框架協(xié)定）、《歐盟化學(xué)品注冊、評估、許可和限制法規(guī)》（REACH）等國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國際公約制定，結(jié)合本公司國際化經(jīng)營戰(zhàn)略與內(nèi)部治理需求，旨在規(guī)范化工公司樣品管理全流程，有效防控安全、環(huán)保、合規(guī)風(fēng)險，提升樣品流轉(zhuǎn)效率，保障價值鏈穩(wěn)定運行。針對當(dāng)前樣品管理中存在的信息不透明、責(zé)任不清、風(fēng)險管控不足等痛點，核心目標(biāo)在于構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、高效的管理體系，實現(xiàn)“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體閉環(huán)管理。

1.2適用范圍與對象

本規(guī)定適用于本公司所有化工樣品的采集、存儲、流轉(zhuǎn)、使用、處置等全生命周期管理活動，覆蓋技術(shù)研發(fā)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部、倉儲部、銷售部、采購部、法務(wù)合規(guī)部等相關(guān)部門及全體員工，包括正式員工、外包服務(wù)單位及合作單位相關(guān)人員。關(guān)聯(lián)方（如供應(yīng)商、客戶）涉及樣品交接行為的，應(yīng)遵守本規(guī)定相關(guān)條款。例外場景包括但不限于：實驗室內(nèi)部純理論研究樣品（非生產(chǎn)用）、一次性消耗樣品（總量≤10克且使用后立即處置）等，此類場景需經(jīng)質(zhì)量部及安全環(huán)保部聯(lián)合審批備案。涉及跨境樣品流轉(zhuǎn)的，需額外符合《中華人民共和國進出口商品檢驗法》《國際危險化學(xué)品運輸協(xié)議》（IMDGCode）等涉外法規(guī)要求。

1.3核心原則

本規(guī)定遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：嚴格遵守國家及屬地法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際公約，確保所有活動合法合規(guī)；

（2）權(quán)責(zé)對等原則：明確各層級、各部門、各崗位權(quán)責(zé)邊界，實現(xiàn)責(zé)任全覆蓋；

（3）風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險環(huán)節(jié)（如劇毒品、易制爆品樣品管理），實施差異化管控；

（4）效率優(yōu)先原則：在保障安全的前提下，優(yōu)化流程節(jié)點，減少無效等待；

（5）持續(xù)改進原則：定期復(fù)盤管理效果，動態(tài)調(diào)整制度與流程；

（6）全生命周期管理原則：覆蓋樣品從創(chuàng)建至銷毀的全過程，確保無遺漏管控。

1.4制度地位與銜接

本規(guī)定為公司基礎(chǔ)性專項管理制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《財務(wù)報銷管理辦法》《信息安全管理制度》等制度形成協(xié)同。若本規(guī)定與其他制度存在沖突，以本規(guī)定為準(zhǔn)；若涉及涉外條款，優(yōu)先適用屬地法規(guī)。制度修訂需經(jīng)內(nèi)控部組織評估，確保與其他制度銜接順暢。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司樣品管理實行“董事會-總經(jīng)理-專業(yè)管控委員會-執(zhí)行部門”四級架構(gòu)。董事會負責(zé)重大事項決策；總經(jīng)理辦公會審議年度樣品管理計劃；專業(yè)管控委員會（由質(zhì)量部、安全環(huán)保部、倉儲部、技術(shù)研發(fā)部等部門代表組成）統(tǒng)籌全流程管理；執(zhí)行部門按職責(zé)分工落實具體操作。各層級通過“信息共享-協(xié)同決策-監(jiān)督反饋”機制形成閉環(huán)，確保權(quán)責(zé)貫通。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

（1）股東會：審議年度樣品管理預(yù)算及重大風(fēng)險處置方案；

（2）董事會：審批重大樣品采購、委托第三方檢測等事項；

（3）總經(jīng)理辦公會：決策樣品管理年度目標(biāo)、跨部門資源協(xié)調(diào)方案及異常事件處置預(yù)案。

決策機構(gòu)均需建立議事規(guī)則，確保決策程序合規(guī)、可追溯。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

（1）技術(shù)研發(fā)部：負責(zé)研發(fā)樣品的創(chuàng)建、測試及數(shù)據(jù)歸檔，主責(zé)人需具備化工專業(yè)背景；

（2）生產(chǎn)部：負責(zé)生產(chǎn)用樣品的交接核對，需與質(zhì)量部雙重確認數(shù)量、規(guī)格；

（3）倉儲部：主責(zé)人負責(zé)樣品入庫、存儲、發(fā)放，需通過專業(yè)培訓(xùn)考核；

（4）質(zhì)量部：統(tǒng)籌全流程合規(guī)性審核，高風(fēng)險樣品需雙簽確認；

（5）銷售部/采購部：涉及樣品交接時需配合倉儲部完成記錄，異常情況立即上報。

跨部門協(xié)同需建立“主責(zé)牽頭、配合補位”機制，例如樣品銷毀需倉儲部主責(zé)、安全環(huán)保部配合，確保責(zé)任無真空。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：嵌入三個關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)，包括“樣品出入庫雙人核對”“高風(fēng)險樣品使用前審批”“年度盤點抽檢”；核查標(biāo)準(zhǔn)需符合《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》要求；

（2）審計部：每年至少開展一次專項審計，重點關(guān)注劇毒品、易制爆品管理；

（3）合規(guī)部：負責(zé)涉外樣品流轉(zhuǎn)的合規(guī)性審查，需通過《REACH》《GHS》等標(biāo)準(zhǔn)驗證。

監(jiān)督結(jié)果需納入部門及個人績效考核，并形成閉環(huán)整改。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立跨部門“樣品管理聯(lián)席會議”（每月一次），協(xié)調(diào)重大事項；建立信息共享平臺（對接ERP系統(tǒng)），實現(xiàn)樣品信息實時可見；爭議解決通過“部門協(xié)商-分管領(lǐng)導(dǎo)裁決-總經(jīng)理辦公會復(fù)核”三級路徑，涉外爭議需符合屬地爭議解決規(guī)則。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）管理目標(biāo)：實現(xiàn)樣品全流程可追溯、風(fēng)險零容忍、效率對標(biāo)行業(yè)先進水平；

（2）核心KPI：

-樣品交接差錯率≤0.1%，由倉儲部主責(zé)統(tǒng)計；

-高風(fēng)險樣品使用審批時效≤2個工作日，質(zhì)量部監(jiān)控；

-年度盤點準(zhǔn)確率≥99%，內(nèi)控部抽檢。

統(tǒng)計口徑以ERP系統(tǒng)記錄為準(zhǔn)。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

（1）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：參照ISO9001要求，樣品標(biāo)識需包含“批號、成分、危險性分類、有效期”等關(guān)鍵信息；

（2）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：劇毒品按《危險化學(xué)品安全管理條例》管理，易制爆品按《易制爆化學(xué)品治安管理辦法》管理；

（3）國際適配標(biāo)準(zhǔn)：跨境樣品需符合《聯(lián)合國危險貨物規(guī)則》（UNDG）包裝規(guī)范，并完成《化學(xué)品安全數(shù)據(jù)表》（SDS）本地化翻譯。

高風(fēng)險控制點及防控措施：

-高風(fēng)險點1（劇毒品）：需雙人雙鎖管理，使用前經(jīng)安全環(huán)保部現(xiàn)場核查；

-高風(fēng)險點2（易制爆品）：運輸需專用車輛，全程GPS監(jiān)控；

-高風(fēng)險點3（交叉污染）：不同類別樣品需分區(qū)存儲，使用前后清潔消毒。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用PDCA循環(huán)管理，風(fēng)險矩陣法評估等級；

（2）管理工具：

-ERP系統(tǒng)：記錄樣品全生命周期數(shù)據(jù)；

-OA系統(tǒng)：審批流程電子化；

-CRM系統(tǒng)：跟蹤客戶樣品使用反饋。

工具使用需納入全員培訓(xùn)考核。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

樣品管理主流程為“創(chuàng)建-入庫-存儲-領(lǐng)用-使用-處置”六節(jié)點閉環(huán)：

（1）創(chuàng)建：技術(shù)研發(fā)部填寫《樣品創(chuàng)建申請表》，需明確用途、數(shù)量、危險性；

（2）入庫：倉儲部核對實物與單據(jù)后，錄入ERP系統(tǒng)，高風(fēng)險樣品需安全環(huán)保部現(xiàn)場確認；

（3）存儲：按“分類分區(qū)、標(biāo)識清晰、溫濕度監(jiān)控”原則，紙質(zhì)記錄與電子臺賬同步更新；

（4）領(lǐng)用：領(lǐng)用人填寫《樣品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)主管及部門負責(zé)人雙簽，倉儲部核減庫存；

（5）使用：使用部門記錄實驗數(shù)據(jù)，需留存原始記錄；

（6）處置：按《危險廢物名錄》分類處置，需第三方資質(zhì)證明，內(nèi)控部備案。

各環(huán)節(jié)均需明確責(zé)任主體及操作時限，例如入庫確認需在2小時內(nèi)完成。

4.2子流程說明

（1）緊急樣品領(lǐng)用：需經(jīng)總經(jīng)理審批，倉儲部加急操作，但需確保安全核查無誤；

（2）樣品銷毀：需編制《樣品銷毀清單》，經(jīng)專業(yè)部門雙簽，由具備資質(zhì)單位實施，全程錄像存檔。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）入庫環(huán)節(jié)：倉儲部需核對“單證相符、標(biāo)識清晰、包裝完好”，不合格樣品退回；

（2）領(lǐng)用環(huán)節(jié)：質(zhì)量部需抽查領(lǐng)用記錄，異常需追溯源頭；

（3）處置環(huán)節(jié)：安全環(huán)保部需驗證處置報告，確保符合《固廢法》要求。

高風(fēng)險點增設(shè)雙重校驗，如劇毒品領(lǐng)用需實驗室負責(zé)人與安全員雙重簽字。

4.4流程優(yōu)化機制

每年12月由內(nèi)控部牽頭，相關(guān)部門參與，對全流程運行數(shù)據(jù)進行分析，提出優(yōu)化建議，次年1月由總經(jīng)理辦公會審議。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

按“業(yè)務(wù)類型+金額/等級+崗位層級”分配權(quán)限，例如：

-采購劇毒品樣品（金額＞10萬元）：需部門負責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理三級審批；

-常規(guī)樣品領(lǐng)用（金額≤5萬元）：部門主管單簽，系統(tǒng)自動校驗。

權(quán)限分配需通過OA系統(tǒng)固化，禁止口頭授權(quán)。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）審批層級：小額（≤1萬元）由部門主管審批，中額（1-10萬元）分管副總審批，大額（＞10萬元）總經(jīng)理審批；

（2）審批時效：常規(guī)業(yè)務(wù)≤3個工作日，緊急業(yè)務(wù)≤1個工作日，系統(tǒng)自動計時；

（3）禁止越權(quán)：審批人需在權(quán)限范圍內(nèi)操作，越權(quán)需逐級報批。

5.3授權(quán)與代理機制

授權(quán)需通過OA系統(tǒng)備案，授權(quán)期限最長6個月，臨時代理需經(jīng)原授權(quán)人書面同意，最長15個工作日。

5.4異常審批流程

緊急審批需附《緊急情況說明》，經(jīng)審批人評估風(fēng)險等級；權(quán)限外審批需逐級上報至總經(jīng)理辦公會，加急通道僅限突發(fā)安全事件。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）操作規(guī)范：所有表單需按《檔案管理制度》要求雙備份，電子版上傳ERP，紙質(zhì)版歸檔至檔案室；

（2）信息錄入：ERP系統(tǒng)錄入需實時校驗，禁止手工修改，修改需經(jīng)財務(wù)部審核；

（3）痕跡留存：所有審批流程需留痕，視頻監(jiān)控覆蓋關(guān)鍵區(qū)域。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

建立“日常+專項+突擊”三位一體監(jiān)督：

（1）日常監(jiān)督：倉儲部每日自查，內(nèi)控部每周抽查；

（2）專項監(jiān)督：每年6月由審計部聯(lián)合安全環(huán)保部開展；

（3）突擊監(jiān)督：針對高風(fēng)險環(huán)節(jié)，不提前通知。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：專項審計每年≥1次，日常檢查每月≥2次；

（2）檢查方法：數(shù)據(jù)比對、現(xiàn)場核查、訪談驗證；

（3）結(jié)果應(yīng)用：審計報告需提交董事會審議，整改項納入責(zé)任部門考核。

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前由倉儲部提交《樣品管理月報》，包含數(shù)據(jù)統(tǒng)計、風(fēng)險事件、改進建議等，作為績效考核依據(jù)。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標(biāo)

（1）考核指標(biāo)：涵蓋“KPI達標(biāo)率、風(fēng)險事件數(shù)、流程優(yōu)化建議采納率”；

（2）評分標(biāo)準(zhǔn)：采用100分制，關(guān)鍵指標(biāo)占比60%，定性指標(biāo)占比40%；

（3）考核對象：部門及個人均需考核，部門考核結(jié)果與年度獎金掛鉤。

7.2評估周期與方法

（1）評估周期：月度考核由內(nèi)控部統(tǒng)計，季度考核由總經(jīng)理辦公會審議；

（2）評估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計、標(biāo)桿比對、員工訪談。

7.3問題整改機制

（1）整改流程：發(fā)現(xiàn)-立項（≤1個工作日）-整改（一般≤7個工作日，重大≤30個工作日）-復(fù)核-銷號；

（2）責(zé)任追究：重大問題追究分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，屢次發(fā)生予以處罰。

7.4持續(xù)改進流程

基于PDCA循環(huán)，每年4月由技術(shù)研發(fā)部提交優(yōu)化建議，經(jīng)專業(yè)管控委員會評估后納入制度修訂。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎勵情形：提出優(yōu)化建議被采納、主動發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險等；

（2）獎勵標(biāo)準(zhǔn)：精神獎勵為主（通報表揚），物質(zhì)獎勵≤當(dāng)月工資2倍；

（3）獎勵程序：部門提名-分管副總審核-總經(jīng)理審批-公示（3個工作日）。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：違反操作規(guī)范但未造成后果；

（2）較重違規(guī)：導(dǎo)致樣品輕微損壞；

（3）嚴重違規(guī)：造成環(huán)境污染或重大經(jīng)濟損失。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰標(biāo)準(zhǔn)：按違規(guī)等級對應(yīng)罰款（一般≤1000元，較重≤5000元，嚴重≤2萬元）；

（2）處罰程序：調(diào)查取證-告知-審批-執(zhí)行，被處罰人可申請復(fù)議。

8.4申訴與復(fù)議

申訴需在收到處罰通知后3個工作日內(nèi)提出，由人力資源部受理，復(fù)議結(jié)果5個工作日內(nèi)出具。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）應(yīng)急組織：成立“樣品管理應(yīng)急小組”，總經(jīng)理任組長，相關(guān)部門負責(zé)人為成員；

（2）響應(yīng)流程：發(fā)生泄漏時，立即隔離現(xiàn)場，啟動《危險化學(xué)品事故應(yīng)急預(yù)案》；

（3）處置措施：按“先控制、后處理、再報告”原則操作，全程拍照存檔。

9.2例外情況處理

例外場景需經(jīng)專業(yè)管控委員會審批，例如：臨時性樣品借用（≤3個月），需提供風(fēng)險評估報告。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）危機公關(guān)：由法務(wù)合規(guī)部制定預(yù)案，明確溝通口徑；

（2）善后措施：評估損失，完善制度，對責(zé)任人進行培訓(xùn)。

跨國場景需適配屬地法律法規(guī)，例如歐盟需提交《歐盟化學(xué)品報告》。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本規(guī)定由內(nèi)控部負責(zé)解釋，解釋意見以書面形式發(fā)布。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》（內(nèi)控字〔2023〕1號）；

（2）《財務(wù)報銷管理辦法》（財字〔2023〕2號）；

（3）《信息安全管理制度》（信管字〔2023〕3號）。

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