化工公司銷售合同規(guī)范制度第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《化學(xué)品安全管理?xiàng)l例》《聯(lián)合國(guó)跨國(guó)公司行為守則》《OECD國(guó)際商務(wù)行為準(zhǔn)則》等法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國(guó)際公約制定，結(jié)合化工行業(yè)特性及企業(yè)國(guó)際化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略需求，旨在規(guī)范銷售合同全生命周期管理，防控法律、合規(guī)、運(yùn)營(yíng)及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升合同履約效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造與可持續(xù)發(fā)展。

管理痛點(diǎn)包括：合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致?tīng)?zhēng)議頻發(fā)、審批流程冗長(zhǎng)影響市場(chǎng)響應(yīng)速度、履約風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不足引發(fā)重大損失、跨國(guó)業(yè)務(wù)合規(guī)性難以保障等。核心目標(biāo)在于構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、智能化的合同管理體系，實(shí)現(xiàn)制度、流程、表單、責(zé)任四位一體的閉環(huán)管控。

1.2適用范圍與對(duì)象

本制度適用于公司所有銷售業(yè)務(wù)領(lǐng)域，涵蓋但不限于大宗化學(xué)品、精細(xì)化學(xué)品、化工裝備、技術(shù)服務(wù)等業(yè)務(wù)類型。適用對(duì)象包括銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、物流部、國(guó)際業(yè)務(wù)部等相關(guān)部門及崗位（正式員工、經(jīng)授權(quán)外包團(tuán)隊(duì)、合作單位需同等遵守）。例外場(chǎng)景包括：金額低于人民幣1萬(wàn)元的緊急銷售合同，需經(jīng)總經(jīng)理特批；涉及商業(yè)秘密的保密協(xié)議按專項(xiàng)制度執(zhí)行。審批權(quán)限由總經(jīng)理辦公會(huì)根據(jù)金額（≤500萬(wàn)元為常規(guī)審批、>500萬(wàn)元需董事會(huì)審批）及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保合同條款不違反反壟斷法、環(huán)境保護(hù)法等強(qiáng)制性規(guī)定。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各級(jí)審批人、執(zhí)行人責(zé)任，權(quán)力與責(zé)任匹配，禁止越權(quán)審批。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)合同（如金額≥5000萬(wàn)元、涉及環(huán)保限制、跨國(guó)交易）實(shí)施重點(diǎn)管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批流程，通過(guò)數(shù)字化工具縮短審批周期，合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)完成關(guān)鍵信息錄入。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則：每年對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合業(yè)務(wù)變化動(dòng)態(tài)調(diào)整。

1.3.6平等自愿原則：合同條款需經(jīng)雙方平等協(xié)商，禁止不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。

1.4制度地位與銜接

本制度為專項(xiàng)性管理制度，服從于《公司治理基本制度》《內(nèi)部控制手冊(cè)》《合規(guī)管理程序》等上位制度。與財(cái)務(wù)制度銜接時(shí)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同金額、付款條件的合規(guī)性審核；與內(nèi)控制度銜接時(shí)，內(nèi)控部負(fù)責(zé)嵌入合同審批的關(guān)鍵控制點(diǎn)（如金額授權(quán)、審批層級(jí)）。制度沖突時(shí)，以本制度為準(zhǔn)，特殊情況由董事會(huì)裁決。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司設(shè)立三級(jí)管控體系：

-決策層：董事會(huì)負(fù)責(zé)重大合同（金額≥1億元或涉及并購(gòu)）的最終決策權(quán)；

-執(zhí)行層：總經(jīng)理辦公會(huì)審批金額在500萬(wàn)元至1億元之間的合同，并監(jiān)督各部門執(zhí)行；

-監(jiān)督層：內(nèi)控部、審計(jì)部、合規(guī)部協(xié)同開(kāi)展全過(guò)程監(jiān)督，確保制度落地。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)：審議年度合同預(yù)算、重大合同條款及涉外合同合規(guī)方案；

2.2.2董事會(huì)：審批金額≥1億元的合同、跨國(guó)合同、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可的合同，制定合同管理制度；

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)：審批金額500萬(wàn)元至1億元的合同，決策爭(zhēng)議合同解決方案，每月召開(kāi)合同管理專題會(huì)。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1銷售部：負(fù)責(zé)合同文本擬定、客戶需求響應(yīng)，主責(zé)包括：

-合同風(fēng)險(xiǎn)初步識(shí)別（需標(biāo)注風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)）；

-客戶信用評(píng)估（配合財(cái)務(wù)部）；

-履約過(guò)程監(jiān)控。

2.3.2法務(wù)部：主責(zé)包括：

-合同條款法律審核（高風(fēng)險(xiǎn)合同需出具法律意見(jiàn)書）；

-爭(zhēng)議合同法律支持；

-跨國(guó)合同合規(guī)性評(píng)估（參考《歐盟通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例》等）。

2.3.3財(cái)務(wù)部：主責(zé)包括：

-付款條件、發(fā)票條款審核；

-合同財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)歸集（嵌入ERP系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬）。

2.3.4生產(chǎn)部：配合確認(rèn)產(chǎn)能保障（需提前15個(gè)工作日提供履約能力承諾函）。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部：嵌入三個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)：

-合同金額授權(quán)審批；

-高風(fēng)險(xiǎn)條款標(biāo)注；

-審批超期自動(dòng)預(yù)警（通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)）。

2.4.2審計(jì)部：每年開(kāi)展合同專項(xiàng)審計(jì)（含跨境合同合規(guī)性），審計(jì)結(jié)果納入績(jī)效考核。

2.4.3合規(guī)部：建立“紅黃藍(lán)”風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)，紅色風(fēng)險(xiǎn)（如出口管制化學(xué)品）需法務(wù)部雙重審核。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

設(shè)立月度合同管理聯(lián)席會(huì)，由銷售總監(jiān)牽頭，法務(wù)、財(cái)務(wù)、內(nèi)控各2名代表參與；涉外業(yè)務(wù)增設(shè)屬地法務(wù)協(xié)調(diào)崗，需在合同簽署前完成目標(biāo)市場(chǎng)合規(guī)性驗(yàn)證（參考《新加坡合同法》）。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

-合同簽署及時(shí)率≥95%；

-合同審批時(shí)效≤3個(gè)工作日（金額<100萬(wàn)元）；

-合同履約率≥98%（大宗化學(xué)品行業(yè)標(biāo)桿）；

-違約投訴率≤0.5%（年均）。

核心KPI統(tǒng)計(jì)口徑：通過(guò)CRM系統(tǒng)自動(dòng)采集，財(cái)務(wù)部按月核對(duì)。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1化工產(chǎn)品合同標(biāo)準(zhǔn)：

-必備條款：產(chǎn)品純度、包裝標(biāo)準(zhǔn)（參考ISO9001）、檢驗(yàn)檢疫要求；

-高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)標(biāo)注：

-【高】出口管制產(chǎn)品（如易制毒化學(xué)品，需附商務(wù)部批文）；

-【中】有毒有害物質(zhì)（需標(biāo)注LD50等數(shù)據(jù)）；

-【低】普通化學(xué)品。

3.2.2跨國(guó)合同專項(xiàng)要求：

-法律適用：約定爭(zhēng)議解決地（優(yōu)先選擇仲裁）；

-知識(shí)產(chǎn)權(quán)：明確專利許可范圍（參考WIPO標(biāo)準(zhǔn)）；

-物流合規(guī)：危險(xiǎn)化學(xué)品運(yùn)輸需附UN38.3認(rèn)證。

3.3管理方法與工具

-管理方法：PDCA循環(huán)（Plan-Do-Check-Act）；

-工具：

-ERP系統(tǒng)：自動(dòng)帶出采購(gòu)、庫(kù)存數(shù)據(jù)；

-OA系統(tǒng)：電子簽章+審批流；

-CRM系統(tǒng)：客戶信用評(píng)級(jí)動(dòng)態(tài)調(diào)整。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

4.1.1發(fā)起階段：銷售部錄入合同基本信息（客戶名稱、金額、產(chǎn)品代碼），系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)信用檢查（調(diào)用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）。

4.1.2審核階段：按“金額-風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)”矩陣授權(quán)（見(jiàn)5.1節(jié)），審批節(jié)點(diǎn)需逐級(jí)簽字，OA系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)時(shí)超期提醒。

4.1.3執(zhí)行階段：合同歸檔前需法務(wù)部出具《合規(guī)性確認(rèn)函》（電子版）；財(cái)務(wù)部按合同條款自動(dòng)生成發(fā)票（ERP集成）。

4.1.4歸檔階段：紙質(zhì)合同歸檔于檔案室，電子版上傳至文檔管理系統(tǒng)（雙備份，異地存儲(chǔ)）。

4.2子流程說(shuō)明

4.2.1爭(zhēng)議合同處理：銷售部→法務(wù)部→第三方調(diào)解（需記錄所有溝通記錄）；

4.2.2跨境合同審批：增加“屬地法務(wù)審核”節(jié)點(diǎn)（需2名當(dāng)?shù)芈蓭熀炞郑?/p>

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

-控制點(diǎn)1（金額授權(quán)）：ERP系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)授權(quán)額度（風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)紅色合同需總經(jīng)理雙簽）；

-控制點(diǎn)2（條款審核）：法務(wù)部需在5個(gè)工作日內(nèi)完成《風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)清單》標(biāo)注；

-控制點(diǎn)3（履約確認(rèn)）：物流部需在發(fā)貨后3日內(nèi)反饋運(yùn)輸狀態(tài)。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年6月由內(nèi)控部牽頭，收集系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)（審批耗時(shí)、駁回原因），通過(guò)“試點(diǎn)先行”原則（如先在華東區(qū)推廣電子簽章）逐步完善。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按“金額+風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)+崗位層級(jí)”三級(jí)授權(quán)：

-銷售代表：≤50萬(wàn)元低風(fēng)險(xiǎn)合同自主審批；

-銷售經(jīng)理：≤200萬(wàn)元中風(fēng)險(xiǎn)合同+50萬(wàn)元低風(fēng)險(xiǎn)合同，需財(cái)務(wù)部會(huì)簽；

-總經(jīng)理：>200萬(wàn)元合同+緊急合同+跨境合同；

-董事會(huì)：>5000萬(wàn)元合同+并購(gòu)類合同。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

審批路徑示例：

-100萬(wàn)元中風(fēng)險(xiǎn)合同：銷售部→財(cái)務(wù)部（1日）→法務(wù)部（2日）→銷售總監(jiān)（1日）；

-超期處理：系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送催辦郵件，超10日觸發(fā)專人跟進(jìn)。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

正式授權(quán)需通過(guò)OA系統(tǒng)備案（格式見(jiàn)附件A），臨時(shí)代理需直屬上級(jí)簽字，最長(zhǎng)有效期30日，代理權(quán)限不得交叉。

5.4異常審批流程

-緊急審批：金額<10萬(wàn)元可越級(jí)，需加急郵件說(shuō)明理由；

-補(bǔ)批處理：缺失審批環(huán)節(jié)需法務(wù)部出具《補(bǔ)批說(shuō)明》，總經(jīng)理辦公會(huì)審批。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

-表單填寫：合同模板嵌入ERP系統(tǒng)，關(guān)鍵字段（如金額、付款條件）必須勾選；

-痕跡留存：電子審批流+關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)手寫簽字掃描版，審計(jì)時(shí)需提供；

-雙備份要求：紙質(zhì)合同歸檔+電子合同掃描版上傳至文檔系統(tǒng)。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

-日常監(jiān)督：內(nèi)控部每周抽查10份合同審批記錄，重點(diǎn)關(guān)注金額授權(quán)、條款審核；

-專項(xiàng)監(jiān)督：每年4月對(duì)前一年出口合同開(kāi)展合規(guī)性檢查（參考《歐盟REACH法規(guī)》）。

6.3檢查與審計(jì)

-檢查頻次：財(cái)務(wù)部每月核對(duì)合同與發(fā)票一致性，內(nèi)控部每季度開(kāi)展“合同管理飛行檢查”；

-審計(jì)要求：重大違約事件需啟動(dòng)專項(xiàng)審計(jì)，審計(jì)報(bào)告需法務(wù)部確認(rèn)合規(guī)性。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

報(bào)告內(nèi)容包括：

-合同執(zhí)行數(shù)據(jù)（金額、逾期率、爭(zhēng)議數(shù)）；

-風(fēng)險(xiǎn)事件（附整改措施）；

-系統(tǒng)優(yōu)化建議。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

-關(guān)鍵指標(biāo)：合同審批及時(shí)率（權(quán)重30%）、違約投訴率（權(quán)重20%）；

-專項(xiàng)指標(biāo)：跨境合同合規(guī)率（權(quán)重25%）、系統(tǒng)使用率（權(quán)重25%）。

7.2評(píng)估周期與方法

-評(píng)估周期：月度考核+季度復(fù)盤；

-方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（系統(tǒng)自動(dòng)生成）+現(xiàn)場(chǎng)訪談。

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

整改分類標(biāo)準(zhǔn)：

-一般問(wèn)題：7日內(nèi)整改（如條款遺漏）；

-重大問(wèn)題：30日內(nèi)整改（如金額超授權(quán)）；

-緊急問(wèn)題：24小時(shí)內(nèi)整改（如客戶投訴）。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

建議收集渠道：CRM系統(tǒng)意見(jiàn)箱+月度座談會(huì)；制度修訂需經(jīng)法務(wù)部合規(guī)性評(píng)估。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

獎(jiǎng)勵(lì)情形：

-優(yōu)秀合同管理團(tuán)隊(duì)（年度）；

-合同創(chuàng)收突出貢獻(xiàn)（按貢獻(xiàn)比例獎(jiǎng)勵(lì)）。

程序：銷售部提名→法務(wù)部審核合規(guī)性→總經(jīng)理辦公會(huì)審批。

8.2違規(guī)行為界定

-一般違規(guī)：條款遺漏（如未標(biāo)注產(chǎn)品純度）；

-較重違規(guī)：審批超期未補(bǔ)救；

-嚴(yán)重違規(guī)：重大合同泄露商業(yè)秘密。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

處罰方式：警告（口頭）→經(jīng)濟(jì)處罰（金額×1%-5%）→降級(jí)（3個(gè)月以上）；

程序：審計(jì)部調(diào)查→當(dāng)事人陳述→部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)→人力資源部執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

申訴流程：收到處罰后3日內(nèi)向合規(guī)部提交書面申訴，合規(guī)部在5日內(nèi)組織復(fù)議，復(fù)議決定為最終結(jié)論。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

-重大違約預(yù)案：法務(wù)部72小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)《違約應(yīng)對(duì)手冊(cè)》（見(jiàn)附件B）；

-緊急變更：通過(guò)OA系統(tǒng)啟動(dòng)“合同變更審批綠色通道”。

9.2例外情況處理

例外場(chǎng)景：自然災(zāi)害、政策突變；

處理要求：需附《例外情況評(píng)估報(bào)告》（含風(fēng)險(xiǎn)分析），由總經(jīng)理辦公會(huì)審批。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

-責(zé)任主體：公關(guān)部牽頭，法務(wù)部提供法律支持；

-溝通口徑：通過(guò)官網(wǎng)、客戶群發(fā)布《合同履行進(jìn)展公告》；

-善后措施：對(duì)受影響客戶提供價(jià)格優(yōu)惠或延期履約。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見(jiàn)以書面形式發(fā)布。

10.2相關(guān)制度索引

-《公司治理基本制度》文號(hào)2023-005；

-《內(nèi)部控制手冊(cè)》文號(hào)2023-010。

10.3修訂與廢止程序

修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議，廢止前