家具公司檔案管理質(zhì)量辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等行業(yè)標準，參照《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》等國際公約，結合家具公司國際化經(jīng)營實際需求，旨在規(guī)范公司檔案管理行為，防控檔案管理風險，提升檔案利用效率，支撐企業(yè)價值創(chuàng)造與戰(zhàn)略發(fā)展。針對當前檔案管理存在的分散化、碎片化、數(shù)字化程度低等痛點，核心目標在于構建標準化、規(guī)范化、智能化的檔案管理體系，實現(xiàn)檔案資源有效配置與風險防控。

1.2適用范圍與對象

本制度適用于家具公司及其所有下屬子公司、事業(yè)部及關聯(lián)單位，覆蓋業(yè)務全流程檔案管理，包括但不限于產(chǎn)品設計、采購、生產(chǎn)、銷售、售后服務等環(huán)節(jié)形成的各類文件資料。適用對象涵蓋正式員工、外包服務單位及合作單位相關人員，其中涉外業(yè)務檔案管理需同時遵循目標國法律法規(guī)及本制度要求。例外適用場景包括公司授權委托第三方機構處理的檔案（需簽訂保密協(xié)議），此類檔案管理按合同約定執(zhí)行。所有檔案管理事項均需經(jīng)分管領導審批授權后方可執(zhí)行。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：檔案管理活動須符合國家及目標國法律法規(guī)、行業(yè)標準及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度。

1.3.2權責對等原則：檔案管理職責與崗位權限相匹配，禁止越權處理涉密或高風險檔案。

1.3.3風險導向原則：聚焦重大風險點，實施差異化管控措施，強化過程監(jiān)督。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化流程設計，減少不必要的審批環(huán)節(jié)，提升檔案獲取效率。

1.3.5持續(xù)改進原則：基于內(nèi)外部審計、業(yè)務需求變化及技術發(fā)展，動態(tài)優(yōu)化檔案管理體系。

1.4制度地位與銜接

本制度為家具公司基礎性專項管理制度，在《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》框架下實施。與《財務檔案管理辦法》《合同管理辦法》等關聯(lián)制度存在交叉時，以本制度為準，具體事項由檔案管理辦公室（以下簡稱“檔管辦”）協(xié)調(diào)裁決。制度修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議，確保與其他制度銜接順暢。

第二章組織架構與職責分工

2.1管理組織架構

公司檔案管理體系采用“三級管理、分層負責”模式：決策層由董事會負責，審定重大檔案管理政策；執(zhí)行層由總經(jīng)理辦公會統(tǒng)籌，審批檔案管理預算及重大事項；監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計部聯(lián)合監(jiān)督，確保制度有效落地。檔管辦作為日常管理機構，隸屬行政部，統(tǒng)籌全公司檔案管理事務。各業(yè)務部門設立檔案聯(lián)絡員，負責本部門檔案的收集與初步整理。

2.2決策機構與職責

董事會負責制定公司檔案管理戰(zhàn)略，審批檔案管理重大投入及制度修訂；總經(jīng)理辦公會負責年度檔案管理計劃審批、重大檔案處置決策及跨部門協(xié)同事項裁決。決策事項需經(jīng)三分之二以上成員同意，決策結果需納入公司治理檔案庫。

2.3執(zhí)行機構與職責

2.3.1檔管辦職責：統(tǒng)籌檔案分類標準制定、信息化平臺建設、檔案安全防護及培訓考核。

2.3.2行政部職責：審核檔案處置申請，監(jiān)督檔案庫房管理，協(xié)調(diào)跨部門檔案需求。

2.3.3業(yè)務部門職責：按檔案分類目錄收集、整理、移交檔案，確保檔案完整性。

2.3.4財務部職責：移交財務檔案至檔管辦，配合審計部開展檔案專項審計。

2.3.5法律部職責：審核涉法檔案處置，提供合規(guī)性意見。

2.4監(jiān)督機構與職責

內(nèi)控部負責檔案管理風險點識別與防控措施評估，每年開展專項內(nèi)控測試；審計部每年至少實施一次檔案管理專項審計，重點關注檔案完整性、安全性及合規(guī)性；合規(guī)部監(jiān)督涉外檔案管理是否符合目標國法律法規(guī)，出具合規(guī)性報告。監(jiān)督結果納入相關部門及人員的績效考核。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立由檔管辦牽頭，行政部、IT部、各業(yè)務部門參與的檔案管理聯(lián)席會議制度，每月召開例會，協(xié)調(diào)跨部門檔案需求。涉外業(yè)務檔案管理需與駐外機構法律顧問協(xié)同，確保符合當?shù)財?shù)據(jù)保護法規(guī)。

第三章專業(yè)領域管理標準

3.1管理目標與核心指標

檔案完整率≥99%、準確率≥98%、利用率≥80%，檔案數(shù)字化率≥70%，檔案丟失率≤0.1%。核心KPI包括：檔案移交及時性（業(yè)務完成后的15個工作日內(nèi)）、檔案查詢響應時間（常規(guī)≤2小時，緊急≤30分鐘）、電子檔案訪問成功率≥99%。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1產(chǎn)品設計檔案管理：含設計圖紙、工藝文件、測試報告等，需經(jīng)技術總監(jiān)審核后方可歸檔，高風險點包括設計變更記錄（中風險），防控措施為雙人復核。

3.2.2采購檔案管理：含供應商資質(zhì)、合同、驗收單等，需經(jīng)法務部審核（高風險點），防控措施為電子簽章加二維碼防偽。

3.2.3生產(chǎn)檔案管理：含生產(chǎn)指令、質(zhì)量檢驗報告、能耗數(shù)據(jù)等，需經(jīng)生產(chǎn)總監(jiān)簽字（中風險），防控措施為MES系統(tǒng)自動歸檔。

3.3管理方法與工具

采用全生命周期管理方法，運用ERP、OA、CRM等系統(tǒng)實現(xiàn)檔案電子化流轉(zhuǎn)，重點嵌入三個關鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：1）檔案收集環(huán)節(jié)需經(jīng)業(yè)務部門負責人雙簽確認；2）檔案銷毀需經(jīng)檔管辦、業(yè)務部門雙簽審核；3）電子檔案訪問需經(jīng)權限認證與操作日志記錄。

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

檔案管理主流程為“收集-整理-鑒定-保管-利用-銷毀”，各環(huán)節(jié)責任主體及操作標準如下：

-收集環(huán)節(jié)：業(yè)務部門檔案聯(lián)絡員負責30日內(nèi)完成收集，檔管辦審核分類標準（時限7個工作日）；

-整理環(huán)節(jié)：檔管辦統(tǒng)一采用“年度-分類-編號”體系，時限10個工作日；

-鑒定環(huán)節(jié)：由檔管辦、技術專家組成鑒定小組，每年6月集中鑒定（時限15個工作日）；

-保管環(huán)節(jié)：紙質(zhì)檔案庫房溫濕度需控制在10%-25℃、45%-60%，電子檔案需雙機熱備；

-利用環(huán)節(jié)：內(nèi)部查詢需經(jīng)部門主管審批，外部查詢需經(jīng)法務部審批；

-銷毀環(huán)節(jié)：鑒定為無保存價值的檔案需經(jīng)分管領導審批后銷毀，時限30個工作日。

4.2子流程說明

4.2.1電子檔案歸檔子流程：業(yè)務系統(tǒng)自動生成檔案需經(jīng)系統(tǒng)管理員驗證（時限2小時），檔管辦每月抽查電子檔案完整性（頻次≥10次/月）。

4.2.2涉外檔案移交子流程：需經(jīng)目標國法律顧問審核（時限10個工作日），檔案介質(zhì)需同時為紙質(zhì)及電子版，并附雙語文本說明。

4.3流程關鍵控制點

高風險點包括：1）重大設計變更檔案（設計部責任，雙重校驗）；2）涉外合同檔案（法務部責任，交叉復核）；3）電子檔案訪問日志（IT部責任，每日核查）。防控措施分別為：變更記錄需經(jīng)原設計人及分管總監(jiān)雙簽，合同檔案需加電子簽章，訪問日志需實時同步至審計系統(tǒng)。

4.4流程優(yōu)化機制

每年4月由檔管辦牽頭，組織各業(yè)務部門及內(nèi)控部開展流程復盤，重點評估檔案移交及時性、數(shù)字化率等指標。優(yōu)化方案需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議，實施后30日內(nèi)評估效果。

第五章權限與審批管理

5.1權限矩陣設計

檔案管理權限按“業(yè)務類型+涉密等級+崗位層級”三級分配：

-采購檔案（中密）：部門主管審批常規(guī)查詢，分管副總審批查閱原件；

-涉外檔案（高密）：總經(jīng)理審批查詢權限，需經(jīng)合規(guī)部備案；

-電子檔案：系統(tǒng)自動授予查詢權限，但修改需經(jīng)檔管辦審批。

5.2審批權限標準

常規(guī)檔案審批遵循“部門主管→分管副總→總經(jīng)理”路徑，時限≤3個工作日；特殊檔案（如年度報告）需經(jīng)董事會審批，時限≤7個工作日。禁止越權審批，審批過程需在OA系統(tǒng)留痕。

5.3授權與代理機制

授權需經(jīng)書面申請，有效期不超過1年，臨時代理需經(jīng)原授權人書面確認，最長不超過15個工作日。授權記錄需納入檔案管理臺賬。

5.4異常審批流程

緊急檔案需經(jīng)分管副總特批，并在3個工作日內(nèi)補辦審批手續(xù)；權限外檔案需逐級上報至總經(jīng)理，審批通過后方可執(zhí)行，審批結果需附風險評估報告。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1操作規(guī)范：紙質(zhì)檔案需統(tǒng)一裝訂、加蓋騎縫章，電子檔案需采用符合ISO19005-1標準的格式；

6.1.2表單填報：檔案移交表需包含檔案名稱、數(shù)量、責任部門等信息，由交接雙方雙簽；

6.1.3痕跡留存：所有操作需在ERP系統(tǒng)記錄，紙質(zhì)檔案需在檔案盒內(nèi)附操作日志。

6.2監(jiān)督機制設計

建立“日常+專項+突擊”三位一體監(jiān)督機制：

-日常監(jiān)督：檔管辦每日抽查檔案流轉(zhuǎn)情況（覆蓋率≥20%）；

-專項監(jiān)督：內(nèi)控部每季度抽查檔案完整性（重點環(huán)節(jié)覆蓋率≥30%）；

-突擊檢查：審計部每年至少開展兩次突擊檢查，覆蓋所有業(yè)務部門。

6.3檢查與審計

專項審計需編制審計方案，明確審計范圍、標準及方法，審計報告需經(jīng)審計委員會審議。檢查結果分為“整改、改進、達標”三類，整改項需納入月度考核。

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前由檔管辦提交執(zhí)行報告，內(nèi)容包括：檔案數(shù)量統(tǒng)計、高風險事件、改進建議等，報告需經(jīng)行政部審核、總經(jīng)理審批。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

考核指標體系包括：檔案完整率（權重30%）、響應效率（權重30%）、合規(guī)性（權重40%），考核結果與部門績效獎金掛鉤。

7.2評估周期與方法

考核周期為季度，方法包括：系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計（60%）、現(xiàn)場核查（40%），重點核查檔案移交及時性、電子檔案完整性。

7.3問題整改機制

建立“發(fā)現(xiàn)→評估→整改→驗收”閉環(huán)：

-一般問題（如分類錯誤）：7個工作日內(nèi)整改；

-重大問題（如檔案丟失）：30個工作日內(nèi)整改，由總經(jīng)理牽頭督辦。

整改結果需經(jīng)檔管辦驗收，驗收不合格需重新整改。

7.4持續(xù)改進流程

基于考核結果、審計意見及業(yè)務需求，每年3月修訂檔案管理細則，修訂稿需經(jīng)全員培訓，考核合格后方可執(zhí)行。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

獎勵情形包括：1）檔案管理創(chuàng)新（精神+物質(zhì)獎勵）；2）檔案利用顯著提升（年度考核前10%團隊）；3）風險防控突出貢獻（個人）。申報需經(jīng)部門推薦，獎勵結果在OA公示3個工作日。

8.2違規(guī)行為界定

違規(guī)行為分類及標準：

-一般違規(guī)（如分類錯誤）：通報批評；

-較重違規(guī)（如檔案遺失）：扣除績效獎金；

-嚴重違規(guī)（如泄露涉密檔案）：解除勞動合同。

8.3處罰標準與程序

處罰程序為：調(diào)查取證→告知→聽證（嚴重違規(guī)）→審批→執(zhí)行，處罰決定需書面通知當事人。

8.4申訴與復議

申訴需在收到處罰通知后3個工作日內(nèi)提出，由人力資源部受理，復議結果需在5個工作日內(nèi)出具。

第九章應急與例外管理

9.1應急預案與危機處理

制定《檔案火災應急預案》，明確：

-應急組織：總經(jīng)理為總指揮，行政部、IT部為執(zhí)行小組；

-響應流程：火情確認后立即斷電、疏散人員、啟動備用庫房；

-資源保障：配備消防設備、溫濕度監(jiān)控裝置。

9.2例外情況處理

例外場景包括自然災害、系統(tǒng)故障等，需經(jīng)分管副總審批，檔案處置需附風險評估報告。

9.3危機公關與善后

涉外檔案泄露需啟動危機公關預案，流程為：法律部評估→合規(guī)部溝通→公關部發(fā)布聲明，善后措施包括：賠償目標國受害者、修訂數(shù)據(jù)保護制度。

第十章附則

10.1制度解釋權歸屬

本制度由檔案管理辦公室負責解釋，解釋意見需書面存檔。

10.2相關制度索引

-《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》（文號2021-003）第5.2條；

-《財務檔案管理辦法》（文號2022-001）第3.4條。

10.3修訂與廢止程序

修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議